Jak utworzyć listę rozwijaną w programie Excel: 2 najlepsze metody w 2023 r

Aby zadania związane z wprowadzaniem danych były bezbłędne i szybkie, musisz nauczyć się tworzyć listę rozwijaną w programie Excel.

Excel to potężne oprogramowanie do wprowadzania danych. Możesz go używać do osobistych i zawodowych potrzeb związanych z wprowadzaniem danych, takich jak tworzenie list materiałów biurowych, tworzenie list artykułów gospodarstwa domowego, tworzenie spisu dla małej firmy lub domu i wiele więcej.

W każdym zadaniu wprowadzania danych musisz wpisać małe dane, takie jak nazwiska, adresy, ilości, lokalizacje, ceny itp. Kiedy ktoś kontroluje tę bazę danych, może chcieć wprowadzić komentarze, takie jak audyt, oczekujący audyt, znaleziony błąd itp.

Jeśli ty lub twój pracownik zaczniecie robić to ręcznie, osiągnięcie celu zajmie kilka dni. Dlatego musisz zautomatyzować arkusz Excela, w którym przechwytujesz dane. Polecenie listy rozwijanej programu Excel to podstawowa automatyzacja, z której można korzystać bez nauki kodowania języka Visual Basic dla programu Excel. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak utworzyć listę w programie Excel z listą rozwijaną.

Co to jest lista rozwijana w programie Microsoft Excel?

Jak utworzyć listę rozwijaną w programie Excel

Lista rozwijana programu Excel to narzędzie do sprawdzania poprawności danych w aplikacji Excel. Wymaga wybrania zakresu lub listy danych dla listy rozwijanej. Następnie po prostu zastosuj polecenie sprawdzania poprawności danych dla listy rozwijanej w komórce docelowej lub zakresach komórek, aby uzyskać sugestie dotyczące wprowadzania danych.

Listy rozwijane eliminują zgadywanie podczas wprowadzania danych. Ponadto nie popełnisz żadnych literówek ani innych błędów podczas korzystania z funkcji listy rozwijanej programu Excel. Jest to również najczęściej używane narzędzie do automatyzacji wprowadzania danych w Microsft Excel.

Kiedy można używać list rozwijanych?

Oto kilka scenariuszy, w których można zastosować to polecenie sprawdzania poprawności danych:

• Tworzysz bazę danych w programie Excel i potrzebujesz operatorów wprowadzania danych do wpisania potrzebnych danych, bez śmieci.
• Chcesz, aby operatorzy wprowadzania danych używali tylko danych skategoryzowanych podczas wprowadzania informacji w arkuszu programu Excel.
• Tworzysz bezpłatne formularze online lub offline w Excelu i chcesz, aby użytkownik wprowadzał dane dostępne tylko w formularzu i nic więcej.
• Twoja baza danych zawiera powtarzające się nazwiska, numery telefonów, adresy itp. Również w zależności od tych danych opłacasz rachunki lub faktury. Dlatego dokładność jest bardzo ważna dla projektu. W takim przypadku musisz użyć list rozwijanych w Excelu.
• Tworzysz arkusz programu Excel dla artykułów gospodarstwa domowego i chcesz, aby członkowie rodziny dokonywali wpisów tylko z dozwolonej listy pozycji.
• Twój zespół zajmujący się wprowadzaniem danych uwielbia często używać skrótów klawiaturowych, a listy rozwijane programu Excel zapewniają niezrównaną wygodę.
• Tworzysz bazę danych materiałów biurowych lub wniosków o zakupy i chcesz, aby pracownicy tworzyli tylko wnioski o zakup wstępnie zatwierdzonych artykułów papierniczych, sprzętu IT lub akcesoriów.

Jak utworzyć listę rozwijaną w programie Excel: korzystanie z zakresu danych

Istnieją dwa sposoby tworzenia listy w programie Excel za pomocą strzałek rozwijanych. Jeden używa wstępnie skonfigurowanego zakresu danych, a inny ręcznie wpisuje opcje. Znajdź poniżej kroki dla najbardziej zautomatyzowanego menu rozwijanego w Excelu:

• Utwórz nowy arkusz w programie Excel i nadaj mu nazwę Baza danych .
• Teraz utwórz nagłówek kolumny w komórce A1 zgodnie z typem lub dowolną inną nazwą, którą lubisz. Na przykład w tym samouczku nadaję liście rozwijanej menu nagłówek kolumny Sprzęt IT .
• Teraz skopiuj i wklej dane z innego miejsca lub wpisz ręcznie, aby wypełnić komórki poniżej nagłówka kolumny elementami, które chcesz w menu rozwijanym.
• Wpisuję opcje żądania zakupu urządzeń IT, takie jak monitor, głośnik, pamięć RAM, procesor, obudowa komputera, karta graficzna, zasilacz i tak dalej.

Do tej pory pomyślnie utworzyłeś bazę danych, z której polecenie Excel Data Validation będzie wyświetlać rozwijane opcje lub wybory. Teraz utwórzmy rzeczywistą listę rozwijaną, wykonując kroki wymienione tutaj:

• Wybierz komórkę, w której chcesz utworzyć listę rozwijaną w programie Excel.
• Teraz kliknij kartę Dane w menu wstążki programu Excel .
• W sekcji poleceń Narzędzia danych kliknij strzałkę listy rozwijanej Sprawdzanie poprawności danych .
• Otworzy się menu kontekstowe z kilkoma opcjami. Wybierz Walidacja danych .
• Teraz powinieneś zobaczyć narzędzie poleceń sprawdzania poprawności danych w arkuszu, w którym chcesz dodać listę rozwijaną dla programu Excel.
• Zawiera trzy zakładki. Są to komunikat wejściowy, ustawienia i alert o błędzie.
• Kliknij Ustawienia .
• W opcji Kryteria walidacji kliknij listę rozwijaną pod menu Zezwól .
• Wybierz Lista z listy rozwijanej.
• Domyślnie pole wyboru W komórce i Ignoruj ​​puste powinno być zaznaczone. Jeśli nie, sprawdź je.
• Kliknij strzałkę w górę w polu Źródło . Okno dialogowe sprawdzania poprawności danych zostanie teraz zminimalizowane do cienkiego paska z pustym polem.
• Przejdź do arkusza bazy danych i wybierz zakres komórek z listy rozwijanej programu Excel.
• Wybierz kilka pustych komórek poniżej ostatniego elementu. Pomoże ci to rozwinąć listę bez ponownego edytowania źródła.
• Program Excel automatycznie wypełni dane źródłowe dla listy rozwijanej. Wystarczy kliknąć strzałkę w dół na cienkim pasku sprawdzania poprawności danych .
• Powinieneś teraz ponownie zobaczyć rozszerzone okno dialogowe sprawdzania poprawności danych. Jednak tym razem w polu Źródło zobaczysz zakres danych źródłowych .
• Po prostu kliknij OK i gotowe.

Gratulacje! Utworzyłeś swoją pierwszą listę rozwijaną w Excelu. Teraz po prostu skopiuj to gdziekolwiek indziej, gdzie chcesz pokazać te same elementy, gdy pracownik lub inny użytkownik wypełnia dane w arkuszu wprowadzania danych.

Możesz zablokować arkusz bazy danych, aby nikt nie mógł wprowadzać żadnych zmian na liście opcji na listach rozwijanych w arkuszu wprowadzania danych. Wykonaj te krótkie kroki, aby zabezpieczyć elementy listy:

• Wybierz zakresy komórek, które chcesz zablokować.
• Kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz polecenie Formatuj komórki .
• Przejdź do zakładki Ochrona i zaznacz opcję Zablokowane .
• Kliknij OK, aby zastosować zmiany formatu komórek .
• Teraz przejdź do karty Recenzja na wstążce programu Excel.
• Wybierz ikonę Chroń arkusz .
• W oknie dialogowym Chroń arkusz wprowadź hasło w pustym polu.
• Wprowadź ponownie hasło, a program Excel zablokuje arkusz roboczy na stałe.

Od teraz nikt nie może zmieniać elementów listy rozwijanej menu.

Jak utworzyć listę rozwijaną w programie Excel: korzystanie z elementów listy

Jeśli potrzebujesz krótkiego menu rozwijanego, takiego jak Tak/Nie, Audytowane/Niekontrolowane, Przypisane/Otwarte, Kompletne/Niekompletne itp., możesz użyć listy ręcznej zamiast metody zakresu danych. Oszczędza czas. Oto jak utworzyć listę rozwijaną w programie Excel przy użyciu elementów listy:

• Kliknij komórkę, aby wypełnić menu rozwijane.
• Wybierz Sprawdzanie poprawności danych z karty Dane w menu wstążki.
• W menu Zezwalaj kliknij Lista .
• Teraz po prostu wpisz listę elementów w polu Źródło .
• Pamiętaj, aby oddzielić każdy element przecinkiem.
• Kliknij OK , aby zastosować listę rozwijaną.

Jest to najłatwiejsza i najszybsza metoda tworzenia prostej listy rozwijanej w programie Excel. Jednak pierwsza metoda jest bardziej niezawodna, gdy będziesz często korzystać z list rozwijanych.

Jak utworzyć listę rozwijaną w programie Excel: wyświetlanie wiadomości wejściowej

Pusta lista rozwijana może niewiele powiedzieć operatorom wprowadzania danych. Musisz dodać szczegółowe instrukcje, aby nie popełniały żadnych błędów. Oto jak możesz dodać komunikat z instrukcją do list rozwijanych w programie Excel:

• Kliknij dowolną komórkę zawierającą aktywne polecenie sprawdzania poprawności danych .
• Teraz przejdź do karty Dane > Sprawdzanie poprawności danych > kliknij Sprawdzanie poprawności danych .
• W oknie dialogowym Sprawdzanie poprawności danych kliknij kartę Wiadomość wejściowa .
• Wpisz mały tekst Tytułu , a następnie szczegółową wiadomość w polu Wiadomość wejściowa .
• Kliknij OK , aby zastosować zmiany.

Teraz, gdy użytkownik wybierze komórkę z aktywną listą rozwijaną Polecenie sprawdzania poprawności danych, zobaczy komunikat o tym, jak wypełnić komórkę elementami z listy rozwijanej.

Jak utworzyć listę rozwijaną w programie Excel: Wyświetl alert o błędzie

Jeśli ktoś popełni błąd podczas korzystania z list rozwijanych w arkuszu wprowadzania danych programu Excel, możesz również wyświetlić komunikat o błędzie. Dzięki temu użytkownik podejmie działania w celu rozwiązania błędu i nie pominie komórki. Oto kroki, aby aktywować opcję Wyświetl alert o błędzie:

• Postępuj zgodnie z krokami wymienionymi wcześniej, aż pojawi się okno dialogowe Sprawdzanie poprawności danych .
• Teraz wybierz zakładkę Ostrzeżenie o błędzie .
• Wybierz Styl błędu spośród trzech opcji: Stop, Ostrzeżenie i Informacja.
• Następnie wpisz krótki tekst Tytuł alertu o błędzie .
• Teraz wprowadź szczegółową wiadomość w polu Komunikat o błędzie .

Świetna robota! Przy włączonej opcji Wyświetl alert o błędzie arkusz roboczy wyświetli okno dialogowe błędu, jeśli ktoś wpisze coś innego niż elementy wymienione na liście rozwijanej w programie Excel.

Lista rozwijana w programie Excel: ostatnie słowa

Teraz wiesz, jak utworzyć listę w Excelu z listą rozwijaną na dwa różne sposoby. Możesz wypróbować sposoby tworzenia rozwijanych list Excela i tworzyć formularze wprowadzania danych, aby pomóc swoim pracownikom.

Możesz także utworzyć intuicyjną listę artykułów gospodarstwa domowego dla artykułów spożywczych, sprzętu, odzieży, narzędzi i nie tylko, korzystając z list rozwijanych w programie Excel.

Nie zapomnij skomentować poniżej, jeśli znasz inny fajny sposób na utworzenie listy rozwijanej w programie Excel.

Następnie naucz się  odkrywać wiersze lub kolumny w programie Excel  i niektóre  szablony kalendarzy programu Excel na dowolny rok .