Jak tworzyć wykresy Gantta w programie Microsoft Excel

Wykresy Gantta to popularny sposób śledzenia projektów, szczególnie dla zespołów, które muszą pamiętać o czasie trwania zadania. Skutecznie korzystając z wykresu Gantta, możesz upewnić się, że różne zadania nie kolidują ze sobą, a nawet określić, kiedy jedno powinno się zakończyć, aby inne mogło się rozpocząć. 

Istnieje kilka sposobów tworzenia wykresów Gantta, ale w tym artykule pokażemy, jak to zrobić w programie, który prawdopodobnie masz dostępny: Microsoft Excel. Chociaż prawdopodobnie nie przebije oprogramowania na zamówienie przy zarządzaniu dużą liczbą zadań, dla małych projektów jest to doskonała alternatywa.

Jak tworzyć wykresy Gantta w programie Microsoft Excel

Zaletą tworzenia wykresu Gantta w programie Excel jest to, że prawdopodobnie masz już kopię arkusza kalkulacyjnego i wiesz, jak go używać. Jeśli nie, zalecamy zapoznanie się z naszym samouczkiem dotyczącym programu Excel . Najnowsze wersje programu Microsoft Excel (na potrzeby tego przewodnika korzystamy z witryny Office Online, choć można również bezpłatnie pobrać usługę Office 365 ) zawierają szablon Gantta, więc rzućmy na to okiem, zanim pokażemy, jak utworzyć własny .

Szablon Microsoft Excel Gantta

Zanim zaczniesz tworzyć wykres od podstaw, pamiętaj, że w programie Excel dostępny jest szablon Gantta. Jeśli korzystasz z usługi Office Online, jest to jeden z dostępnych skoroszytów na ekranie głównym programu Excel

Szablon wykresu Gantta jest całkiem niezły. Możesz wprowadzić swoje dane do tabeli, która następnie automatycznie wyeksportuje dane do odwróconego wykresu słupkowego. Zalecamy trochę poeksperymentować, aby zobaczyć, co jest możliwe z wykresami Gantta w programie Excel. Jednak szablon jest trochę nieelastyczny, więc jeśli nie zadziała, będziesz musiał zbudować swoje wykresy Gantta od podstaw.

Tworzenie własnego wykresu Gantta

1. Jeśli chcesz, aby wszystko wyglądało dokładnie tak, jak lubisz, musisz zacząć od pustego skoroszytu. Aby to zrobić, wybierz przycisk nowy pusty skoroszyt z najwyższego paska — po lewej stronie — i poczekaj, aż się załaduje. Po zakończeniu zostanie wyświetlony pusty arkusz kalkulacyjny.

1. Zanim będziesz mógł utworzyć wykres Gantta, musisz zebrać kilka danych. Dla celów ilustracyjnych załóżmy, że mamy pięć zadań i ponumerujmy je od 1 do 5. Te przechodzą do kolumny A. W kolumnie B dodaj kilka fikcyjnych dat rozpoczęcia czterech zadań — upewnij się, że komórki są ustawione na akceptowanie dat. Na koniec w kolumnie C ustaw czas trwania każdego zadania w dniach. 

Jeśli chcesz, możesz również dodać datę końcową w kolumnie C, a następnie automatycznie odjąć daty i wyświetlić wynikowy czas trwania w kolumnie D. Jednak tylko w celu skonfigurowania wykresu Gantta data początkowa i czas trwania są wystarczająco.

1. Gdy daty są gotowe, następnym krokiem jest utworzenie wykresu skumulowanego na podstawie daty rozpoczęcia naszych zadań. W tym celu musisz zaznaczyć wszystkie dane w tabeli, od A1 do C6, a następnie wybrać wstaw na górze strony (przeczytaj wszystko o tworzeniu wykresów w Excelu ). 

1. Pasek narzędzi zmieni się na kilka opcji wykresu, musisz przejść do opcji graficznych i kliknąć strzałkę w dół. Pojawi się długa lista opcji, pod słupkami wybierz słupek skumulowany . Upewnij się, że nie wybierasz paska o nazwie 100% stacked bar, ponieważ to nie zadziała.

1. Program Microsoft Excel zacznie działać, a na środku ekranu pojawi się nowy wykres. To są początki twojego wykresu Gantta, chociaż jeszcze tam nie jesteś.

1. Po pierwsze, prawdopodobnie będziesz musiał zmienić rozmiar okna (zrobiliśmy to już w powyższym przykładzie), a następnie zmienić nazwę wykresu, klikając pole tytułu wykresu . Podczas gdy jesteś na to,. Usuń także legendę na dole wykresu — tam, gdzie jest wpisana data rozpoczęcia i czas trwania — zaznaczając ją i naciskając klawisz Delete na klawiaturze.

1. Następnie musisz zmienić kolejność wykresu. W tej chwili zadanie 5 jest na górze, a zadanie 1 na dole, i musi być dokładnie na odwrót. Aby to naprawić, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolne miejsce na wykresie i wybierz Format w wyświetlonym oknie dialogowym.

1. Po prawej stronie ekranu otworzy się nowy pasek zadań o nazwie „Wykres”. Ze wszystkich opcji wybierz Oś pionowa .

1. W menu, które się rozwinie, zaznacz pole obok ustawienia, które mówi o kategoriach w odwrotnej kolejności . To powinno umieścić zadanie 1 na górze wykresu.

1. Po wykonaniu tej czynności pozostaje tylko jeden krok, a mianowicie usunięcie niebieskiej części — reprezentującej datę początkową — słupka z wykresu. W końcu na wykresie Gantta zależy Ci tylko na czasie trwania zadań; niebieski pasek po prostu przeszkadza.

1. Aby się go pozbyć, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny z niebieskich pasków. Pojawi się kolejne okno formatu; kliknij to. Po raz kolejny otworzy się prawe okienko. Tym razem jednak musimy kliknąć wpis dla serii „Data rozpoczęcia”.

1. W tym menu kliknij element z napisem Wypełnij , a następnie w wyświetlonym dużym kolorowym menu przejdź na sam dół i wybierz Bez wypełnienia .

Dzięki temu Twój wykres Gantta jest gotowy. Pomarańczowe pola (możesz je ponownie pokolorować za pomocą polecenia wypełniania, jeśli chcesz) pokazują, kiedy wykonywane jest określone zadanie. 

Wykresy Gantta w Excelu

To powinno wystarczyć, aby rozpocząć tworzenie własnych wykresów Gantta. Chociaż szablony oferowane przez program Excel — nie wspominając o dostosowanym oprogramowaniu do zarządzania projektami — są prawdopodobnie lepszą opcją, jeśli planujesz zarządzać wieloma zadaniami, użycie opcji homebrew, takiej jak powyżej, może być lepsze, jeśli śledzisz niewielką liczbę zadań lub chcesz dodać nieco łatwego smaku do prezentacji.