Como compartilhar ou colaborar em um documento do Word com outras pessoas

Procurando uma maneira de colaborar com outras pessoas em um documento do Word? Nesse caso, você pode fazer isso facilmente no próprio Word. O recurso existe há algumas versões do Office e funciona mesmo que o destinatário não tenha o Word instalado em seu sistema.

Observe que, para começar a compartilhar documentos no Word, você deve salvar seus documentos na nuvem. Não todos os seus documentos, mas pelo menos aquele que vai ser compartilhado. Isso significa que você precisa primeiro configurar uma conta do OneDrive e depois fazer login na sua conta da Microsoft a partir do Word.

Compartilhar documento do Word

Depois de configurar o OneDrive corretamente no Word, vá em frente e clique no botão Compartilhar no canto superior direito da tela.

Isso abrirá um painel no lado direito da tela. Se o documento ainda não foi salvo na nuvem, você terá que clicar no botão Salvar na nuvem .

Isso abrirá a caixa de diálogo Salvar como , que já deve estar definida como OneDrive. Dê um nome ao seu arquivo e salve-o.

Uma vez salvo e carregado na nuvem, volte para a caixa de diálogo Compartilhar e agora você poderá convidar pessoas para participar. Digite um endereço de e-mail, escolha se eles podem editá-lo ou apenas visualizá-lo e incluir uma mensagem opcional.

No lado receptor, chegará um e-mail que inclui um link para o documento armazenado na conta do OneDrive do remetente:

Quando o usuário clicar no link, ele o levará a uma versão do navegador do Word chamada Word Online, onde o documento pode ser editado.

Clique no botão Editar no navegador e você obterá a interface familiar da faixa de opções do programa Word da área de trabalho. O usuário pode editar o documento sem precisar do Word instalado ou de ter uma conta no OneDrive.

O documento é salvo automaticamente, então o usuário não precisa se preocupar em tentar salvar o documento por conta própria. Do seu lado, você verá uma mensagem pop-up dizendo que outras pessoas estão editando o documento e perguntando se você deseja compartilhar automaticamente as alterações à medida que elas acontecem. Eu recomendo clicar em Sim aqui.

Observe que você não verá as alterações de outros usuários até salvar o documento. Se você clicar em Arquivo, verá uma nova mensagem na guia Informações que diz Atualizações de documentos disponíveis .

Vá em frente e salve seu documento e você receberá outra mensagem explicando que novas alterações feitas por outras pessoas serão mostradas com uma sobreposição verde.

Clique em OK e navegue pelo seu documento. Qualquer coisa em verde é o que foi alterado ou adicionado por outra pessoa. Nos meus testes, se alguém excluiu algo do documento, não apareceu nada em verde.

Observe que depois de salvar o documento, o destaque verde desaparecerá até que novas alterações sejam feitas. Se você quiser acompanhar quais alterações estão sendo feitas, você deve habilitar o Track Changes no documento antes de compartilhá-lo, caso contrário, é meio difícil dizer o que está acontecendo, especialmente se várias pessoas estiverem editando o documento.

Acima, habilitei Controlar alterações  na guia Revisão e agora, além do texto realçado em verde, também tenho as barras verticais vermelhas na coluna da esquerda. Como as exclusões não aparecem em verde, você só pode vê-las rastreando as alterações. Clique na linha vermelha e ela mostrará o conteúdo excluído tachado.

No geral, o Word é uma ótima ferramenta para colaborar em tempo real com vários autores ou editores e o aspecto de sincronização funciona muito bem. Um recurso que notei é que, quando outra pessoa está editando um determinado parágrafo, isso impede que outras pessoas editem essa seção até que a primeira pessoa termine. Isso garante que as pessoas não substituam as mesmas seções ao mesmo tempo. Se você tiver alguma dúvida, sinta-se à vontade para comentar. Apreciar!