Como criar rótulos no Word a partir de uma planilha do Excel

Se você deseja criar e imprimir etiquetas de qualquer tipo, não procure mais do que Microsoft Word e Excel. Você pode armazenar os dados de sua etiqueta no Excel e, em seguida, buscar esses dados no Word para salvar ou imprimir suas etiquetas.

Neste guia, você aprenderá a criar uma planilha de etiquetas no Excel compatível com o Word, configurar suas etiquetas e salvá-las ou imprimi-las.

1. Insira os dados para suas etiquetas em uma planilha do Excel

O primeiro passo é criar uma planilha Excel com os dados da sua etiqueta. Você atribuirá um cabeçalho apropriado a cada campo de dados para poder recuperá-los no Word.

Para o exemplo a seguir, criaremos uma planilha com os seguintes campos:

• Primeiro nome
• Sobrenome
• Endereço da Rua
• Cidade
• Estado
• Código postal

Para começar a criar sua planilha do Excel:

1. Inicie o Microsoft Excel no seu computador Windows ou Mac e crie uma nova planilha.
2. Na tela da planilha do Excel, selecione a primeira célula na primeira linha e digite First Name .

1. Selecione a primeira célula na coluna B e digite Sobrenome . Da mesma forma, adicione Street Address , City , State e ZIP Code às primeiras linhas das colunas C , D , E e F , respectivamente.
2. Agora adicione os dados abaixo de cada cabeçalho que você acabou de criar. Sua planilha deve ficar mais ou menos assim:

1. Quando terminar de adicionar dados, salve sua planilha selecionando Arquivo na parte superior.
2. Selecione Salvar na barra lateral esquerda.
3. Selecione Procurar no painel à direita.

1. Escolha uma pasta para salvar sua planilha, insira um nome para ela no campo Nome do arquivo e selecione Salvar na parte inferior da janela.

1. Feche a janela do Excel.

Sua planilha do Excel está pronta.

2. Configurar rótulos no Word

O segundo passo é configurar as dimensões das suas etiquetas no Word. Existem vários layouts de etiquetas predefinidos que você pode escolher. Você pode até criar sua própria etiqueta com dimensões personalizadas, se desejar.

1. Inicie o Microsoft Word no seu computador Windows ou Mac e inicie um novo documento em branco.
2. Na tela de edição do documento, selecione a guia Correspondências na barra de ferramentas superior.
3. Na guia Correspondências , selecione Iniciar mala direta e escolha Etiquetas no menu.

1. Na janela que se abre, selecione um fornecedor de etiquetas no menu suspenso Fornecedores de etiquetas . Em seguida, selecione um tipo de etiqueta na lista Número do produto . Finalmente, selecione OK .

1. Se você quiser criar uma etiqueta personalizada, selecione o botão Nova etiqueta e especifique as dimensões da etiqueta na janela a seguir.

1. Seu layout de etiqueta agora está configurado e mantenha este documento aberto no Word.

3. Traga os dados do Excel para o documento do Word

Agora que seus rótulos estão configurados, importe os dados salvos em sua planilha do Excel para o documento do Word. Você não precisa abrir o Excel para fazer isso.

Para iniciar:

1. Enquanto o documento do Word ainda estiver aberto, selecione a guia Correspondências na parte superior.
2. Na guia Correspondências , selecione Selecionar destinatários e escolha Usar uma lista existente . Você está dizendo ao Word que deseja usar uma lista predefinida para seus rótulos.

1. Na janela do File Explorer que se abre, navegue até a pasta que contém a planilha do Excel que você criou acima. Clique duas vezes na planilha para importá-la para o seu documento do Word.

1. O Word abrirá uma janela Selecionar tabela . Aqui, selecione a planilha que contém os dados da etiqueta.
2. Marque a opção Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna e selecione OK .

4. Adicionar rótulos do Excel a um documento do Word

Agora você especificará os campos que gostaria de usar em seus rótulos.

Fazer isso:

1. Verifique se você ainda está no documento de etiquetas no Word.
2. Selecione a guia Correspondências na parte superior e, na seção Escrever e inserir campos , selecione a opção Bloco de endereços .

1. Na janela Inserir Bloco de Endereço que se abre, selecione o botão Corresponder Campos .

1. O Word abre uma janela de campos de correspondência . Aqui, certifique-se de que cada campo no Bloco Obrigatório para Endereço corresponda ao campo apropriado em sua planilha. Por exemplo, o Endereço 1 deve ser definido para usar o Endereço da sua planilha e assim por diante.

1. Selecione OK para fechar a janela.
2. De volta à janela Inserir Bloco de Endereço , você pode ver uma prévia da sua etiqueta. Certifique-se de que esta visualização represente os rótulos reais que você deseja criar. Em seguida, selecione OK na parte inferior da janela.

1. No seu documento do Word, você notará que o primeiro rótulo agora diz > .
2. Selecione a guia Correspondências na parte superior e selecione Atualizar etiquetas .

1. Todos os rótulos em seu documento agora devem dizer > .

5. Crie rótulos do Excel em um documento do Word

O Word agora tem todos os dados necessários para gerar suas etiquetas. Agora você terminará o processo e o Word exibirá os dados reais de cada etiqueta:

1. Na guia Correspondências do Word, selecione a opção Concluir e mesclar e escolha Editar documentos individuais no menu.

1. Na janela que se abre, escolha Todos e selecione OK .

1. Seu documento do Word agora deve exibir todos os seus rótulos com seus dados individuais.

Agora você pode salvar este documento de etiquetas, gerar um PDF a partir dele ou imprimir fisicamente o documento (etiquetas).

6. Salve rótulos do Word criados a partir do Excel como PDF

Você não precisa usar uma ferramenta de terceiros para salvar o documento de etiqueta do Word como PDF:

1. Selecione a guia Arquivo na parte superior da janela do Word.
2. Na barra lateral à esquerda, selecione Salvar como .
3. Escolha Procurar no painel direito.

1. Selecione uma pasta para salvar seu PDF, insira um nome para seu PDF no campo Nome do arquivo , escolha PDF no menu suspenso Salvar como tipo e selecione Salvar .

7. Imprimir etiquetas do Word criadas a partir do Excel

Você pode imprimir suas etiquetas diretamente do Word. Certifique-se de que a impressora esteja conectada ao computador ao imprimir:

1. Selecione a guia Arquivo na parte superior da janela do Word.
2. Selecione Imprimir na barra lateral esquerda.

1. Escolha uma impressora no menu Impressora no painel direito e selecione Imprimir na parte superior.

E está tudo pronto.

Como você pode ver acima, o Word e o Excel ajudam você a criar quase todos os tipos de etiquetas em seus computadores Windows e Mac. Se isso ajudou você a gerar o tipo de rótulo que você queria no Excel, informe-nos nos comentários abaixo.