Como configurar regras no Outlook no Windows 10 para limpar e organizar sua caixa de entrada

Se sua caixa de entrada estiver uma bagunça, você pode configurar regras no aplicativo Outlook no Windows 10 para mover, sinalizar e responder automaticamente às mensagens de e-mail. Veja como.

• Crie uma regra a partir de uma mensagem clicando com o botão direito e escolhendo Regras. E, em seguida, escolhendo Criar regra. Você poderá escolher as condições.
• Crie uma regra a partir de um modelo selecionando o menu Arquivo e escolhendo Gerenciar Regras e Alertas. Em seguida, você deseja clicar em Nova regra. A partir daí, selecione um modelo. Existem vários modelos que você pode escolher para se manter organizado e atualizado.

Se sua caixa de entrada estiver uma bagunça, há muitas maneiras de gerenciá-la pelo Outlook. Embora já tenhamos discutido como você pode usar pastas, filtros e categorias, tudo isso muda após o fato, uma vez que seu e-mail chega até você. Se você realmente deseja uma caixa de entrada limpa, pode configurar regras no aplicativo Outlook no Windows 10 para mover, sinalizar e responder automaticamente às mensagens de e-mail. Veja como.

Criar uma regra a partir de uma mensagem

Uma das maneiras mais fáceis de criar uma regra no Outlook é por meio de uma de suas mensagens. Você pode começar clicando com o botão direito do mouse na mensagem, escolhendo Regras e, em seguida, escolhendo Criar regra. Haverá algumas condições que você poderá escolher, mas também poderá encontrar outras adicionais clicando em Opções avançadas. Como exemplo e cenário padrão, você pode configurar o Outlook para mover mensagens desse título ou remetente para uma pasta, basta marcar a caixa de seleção para Assunto contém e, em seguida, a caixa de seleção para Mover o item para uma pasta.

Existem muitas regras que iremos explicar na próxima seção. Mas, quando estiver satisfeito, você pode escolher um. Em seguida, clique em OK. Depois disso, você pode escolher usar a regra imediatamente. Basta escolher a caixa de seleção Executar esta nova regra agora nas mensagens que já estão na pasta atual e selecionar OK. Você deve ver que a mensagem agora será movida para a pasta que você selecionou.

Criação de uma regra a partir de um modelo

Além de criar uma regra a partir de uma mensagem, você também pode criar uma regra a partir de um modelo. Para fazer isso, selecione o menu Arquivo e escolha Gerenciar regras e alertas. Em seguida, você deseja clicar em Nova regra. A partir daí, selecione um modelo. Existem vários modelos que você pode escolher para se manter organizado e atualizado. Há até um que você pode escolher do zero também.

Os modelos Mantendo-se Organizado podem ajudá-lo a mover mensagens, sinalizar mensagens. Os modelos para se manter atualizado podem ajudá-lo a exibir e-mails de alguém em uma janela de alerta, ou reproduzir um som ou enviar um alerta para o seu telefone.

Neste exemplo, selecionaremos Sinalizar mensagens de alguém para acompanhamento. Você vai querer clicar no modelo, editar a descrição clicando nos valores sublinhados, alterando-os e clicando em OK. Depois disso, você deve selecionar Avançar, selecionar as condições, adicionar as informações relevantes e clicar em Avançar. Em seguida, você pode concluir a configuração dando um nome, revisando e selecionando Concluir.

Notas sobre regras

Existem dois tipos de regras no Outlook. O primeiro é baseado em servidor e o segundo é apenas para cliente. Regras baseadas em servidor são executadas em sua caixa de correio no servidor sempre que o Outlook não estiver em execução. Elas se aplicam às mensagens que vão primeiro para sua caixa de entrada e as regras não são executadas até que passem pelo servidor. Enquanto isso, as regras somente para cliente são executadas no seu computador. Essas são regras que são executadas no Outlook em vez de no servidor e só serão executadas quando o Outlook estiver em execução. Você pode aprender mais sobre as diferenças na página de suporte da Microsoft.