メールの管理：Windows10でOutlookを使用してメールを送信するためのこれらのベストプラクティスを確認してください

最新のMicrosoft365の記事では、Windows上のOutlookのベストプラクティスのいくつかを説明します。

メールをOutlookのフォルダに整理する

フィルタとカテゴリを使用して、受信トレイをクリーンアップし、メッセージを見つけます

Outlookを使用してTeams会議をスケジュールする

迷惑メールオプションでスパムと迷惑メールをブロックします

最近では、学校や職場、さらにはそれらすべてのオンラインショッピングの注文に追いつくために、電子メールの受信トレイで多くの時間を費やしている可能性があります。それはあなたの受信箱が混乱していることを意味するかもしれません、それはあなたの電子メールを管理することがさらに重要なことであることを意味します。

まだ使用していない場合は、Microsoft365の一部として含まれているMicrosoftOutlookアプリは、Windows 10で電子メールを管理するための優れた方法です。これを使用すると、電子メールをフォルダーに整理したり、チーム会議を作成したりできます。などなど。そのため、最新のMicrosoft 365の記事では、Windows上のOutlookのベストプラクティスのいくつかを説明します。

フォルダを使用する

まず最初に、メールをOutlookのフォルダに整理する必要があります。これは、より明白なことの1つに思えるかもしれませんが、受信トレイをクリーンアップして自分自身を整理するのに本当に役立ちます。これを行うのは非常に簡単です。まず、Outlookを開いて、受信トレイとメッセージのリストにアクセスします。次に、そこから[受信トレイ]を右クリックして、[新しいフォルダ]を選択します。

これを行ったら、受信トレイに戻り、メッセージを右クリックして、作成したフォルダーを選択できます。削除されたアイテムが移動する削除済みアイテムフォルダーなど、Outlookのほとんどの場所にフォルダーを作成できます。これを行うと、最終的に忘れる可能性のあるメッセージを簡単に見つけることができます。また、Outlookデスクトップアプリで作成したフォルダーは、Web上のOutlook、および電話上のOutlookとも同期するため、どこにいても電子メールを整理するための優れた方法が提供されます。

フィルタとカテゴリを使用する

フォルダが機能せず、受信トレイがまだ混乱している場合は、Windows 10用のOutlookアプリに、有利に使用できるいくつかの追加のコントロールがあります。これらには、カテゴリとフィルタが含まれます。

カテゴリはフォルダによく似ていますが、メールを独自のスペースに移動する代わりに、分類した各メールは、受信トレイにとどまるときにカラーコードを取得します。デフォルトでは、いくつかのカテゴリがあります。リストには、青、緑、赤、黄、紫が含まれます。メールを右クリックして初めて分類すると、カテゴリに名前を付けるオプションが表示され、ショートカットを割り当てることもできます。メールを分類したら、[ホーム]タブにアクセスし、4色の正方形のアイコンを選択して、メールにカテゴリアイコンを表示できます。日付の上に特定の色のカテゴリが表示されます。

カテゴリに加えて、Outlookにはフィルタオプションもあります。画面の右側にある三角形として[ホーム]タブに表示されるこのオプションを使用すると、未読メッセージ、添付ファイル付きメッセージ、週、カテゴリ、さらには誰がCCされているかでメッセージをフィルタリングできます。これにより、メールを簡単に見つけることができます。

OutlookでTeamsを使用する

Microsoft TeamsはOutlookと連携し、OutlookはTeamsと連携します。しかし、Outlookから直接Teams会議を作成できることをご存知ですか？Microsoft Teamsアプリで手動で会議を作成する代わりに、Outlook自体を使用して会議を作成することもできます。これは、とにかく、通常はリンクを電子メールで送信する必要がある場所です。

これを行う方法については前に説明しましたが、要約します。繰り返しますが、それは非常に簡単です。まず、Outlookを開き、この会議で使用するアカウントに切り替えます。その後、トップタブに移動し、[ホーム]を選択します。[新着メール]の横にドロップダウン矢印が表示されます。これをクリックすると、TeamsMeetingのオプションになります。新しい会議ウィンドウが表示され、必要に応じて情報フィールドに入力できます。終了したら、[送信]をクリックできます。そのように、OutlookでTeams会議を作成するのはとても簡単です。

スパムとジャンクをブロックする

迷惑メールは危険です。受信トレイを汚染するだけでなく、誤ってクリックしてしまうと、リンクがPCに害を及ぼす可能性があります。そのため、特定の送信者をクリックすることで、Outlookの迷惑メールをブロックできます。通常、Outlook独自のスパムおよびジャンクフィルターがその役割を果たしますが、不要なメッセージが常に表示される場合は、Windows 10のOutlookアプリを使用して、特定の送信者からのメッセージをブロックできます。

メッセージをブロックするには、[ホーム]タブに移動し、続いて迷惑メールオプションに移動します。次に、新しいウィンドウが表示されます。このウィンドウでは、スパムとして識別したい送信者と電子メールを選択できます。ここから、保護レベルを変更することもできます。

低、高、安全リストのみから、さまざまなレベルがあります。ジャンクメッセージがあまり届かない場合は、通常、低が最適です。ハイは、ジャンクをたくさん受け取る場合に使用します。そして、セーフリストが最も制限されています。Microsoftは、このサポートページでこれらのそれぞれについて詳細に説明しています。

より多くのガイドがいます！

Outlookで電子メールを送信するためのベストプラクティスはほんの始まりに過ぎません。また、Outlookアプリのお気に入りのトリックのいくつかについても説明しました。これには、キーボードショートカットやメールのバックアップが含まれます。また、Web上のOutlookを最大限に活用するためのヒントとコツもいくつか紹介しました。これはすべてMicrosoft365の対象範囲の一部であり、ここで探索して、より多くのガイド、ハウツー、ニュース記事などを見つけることができます。