Caixa de correio compartilhada no Office 365: o guia definitivo

Anteriormente nesta postagem , discutimos sobre o arquivo online no Office 365. Hoje, vou mostrar a você sobre a caixa de correio compartilhada no Office 365.

Uma caixa de correio compartilhada é uma caixa de correio do Outlook muito parecida com uma caixa de correio de usuário, no entanto, é compartilhada por várias pessoas diferentes. Isso é ótimo para uma empresa gerenciar uma carga de consultas de clientes e lidar com consultas de projetos. Quando um email é enviado de uma caixa de correio compartilhada, o endereço do remetente aparece como um endereço de email de caixa de correio compartilhada. Da mesma forma, um calendário separado está disponível para membros de caixas de correio compartilhadas para gerenciar reuniões.

Uma caixa de correio compartilhada não pode ser acessada por membros sem permissão e não possui uma senha para acessá-los, portanto, os usuários devem procurar ajuda de administradores para fornecer a permissão necessária para acessar uma caixa de correio. Feito isso, você pode acessar a caixa de correio via navegador ou Outlook.

Como criar uma caixa de correio compartilhada?

Existem algumas opções para criar uma caixa de correio compartilhada e são o Centro de administração do Microsoft 365 e o Powershell.

• Vá para " Centro de administração do Microsoft 365 "
• Na navegação à esquerda, selecione “ Tesms & Groups ”
• Selecione " Caixas de correio compartilhadas "

• Clique em “ Adicionar uma caixa de correio compartilhada ”

• Digite o nome da caixa de correio compartilhada que você deseja e o endereço de e-mail

• A caixa de correio compartilhada é criada, mas não possui membros.
• Clique em " Adicionar membros à sua caixa de correio compartilhada "

• Clique em “ Adicionar membros ”

• Pesquise usuários e adicione-os à caixa de correio compartilhada.
• Clique em “ Salvar ”

• Depois de salvo, aguarde uma hora para replicar. Após 60 minutos, tente acessar a caixa de correio usando o navegador ou o Outlook.

Como criar uma caixa de correio compartilhada usando o Powershell?

• Conecte-se ao Powershell do Exchange Online
• Execute o comando abaixo.
  Nova-Caixa de Correio -Nome "Teste Técnico" -Compartilhado

• Uma vez criado, siga os passos mencionados acima para adicionar membros e aguarde 60 minutos.

Como acessar a caixa de correio compartilhada no Outlook?

Existem algumas maneiras de acessar a caixa de correio compartilhada no Outlook. Eles estão listados abaixo.

Opção 1:

• No Outlook clique em “Arquivo ”
• Selecione “ Configurações da conta ” -> Configurações da conta
• Na guia E-mail, clique em Alterar e em Mais configurações
• vá para " Avançado "
• Clique em “ Adicionar ”
• Digite “ Nome da caixa de correio compartilhada ”
• Clique OK
• Clique em Aplicar e em OK para concluir a adição da caixa de correio compartilhada.
• Se você tiver mais de 1 você pode adicionar o resto ao mesmo tempo. Aplicar e OK para concluir a adição da(s) caixa(s) de correio compartilhada(s).
• O acesso à caixa de correio compartilhada será retomado e agora você poderá “ Enviar como ” a caixa de correio compartilhada sem obter uma falha de não entrega.

Opção 2:

• No Outlook 2013 e nas versões mais recentes, clique em Arquivo -> Clique em " Adicionar conta "
• Na tela ' Adicionar conta ', ele solicitará que você insira um endereço de e-mail. Digite o endereço de e-mail da caixa de correio compartilhada.
• Clique em “ Conectar ” e selecione “ Microsoft 365 ”
• Você será solicitado a digitar a senha
• Substitua o endereço de e-mail da caixa de correio compartilhada na página de login e digite seu endereço de e-mail e sua senha .
• Clique em “Entrar ” e aguarde de 5 a 10 minutos
• Feche o Outlook e inicie-o novamente
• A caixa de correio compartilhada aparecerá no canto esquerdo do Outlook.

Como adicionar um usuário externo à caixa de correio compartilhada?

As caixas de correio compartilhadas só podem ser acessadas por usuários internos e usuários externos não podem ser adicionados como membros. Isso ocorre principalmente porque os membros da caixa de correio compartilhada exigem uma conta do Active Directory que é impossível para usuários externos.

Como converter a caixa de correio do usuário em caixa de correio compartilhada?

Os administradores receberiam uma solicitação para converter uma caixa de correio de usuário em caixa de correio compartilhada ou vice-versa. Isso pode ser feito usando o Centro de administração do Microsoft 365 ou o PowerShell.

• Vá para " Centro de administração do Exchange "
• Na navegação à esquerda, selecione " Destinatários " e selecione " Caixas de correio "
• Pesquise uma caixa de correio e abra-a.
• Agora, clique em “Outros ” e clique em “ Converter para caixa de correio compartilhada ”

Também podemos usar o PowerShell para converter a caixa de correio.

Conecte-se ao Exchange Online PowerShell e execute o comando abaixo. Você deve estar pronto para ir.
Set-mailbox “Digite o nome da caixa de correio compartilhada ou endereço de e-mail” -Type Shared

Se você preferir converter a caixa de correio compartilhada em caixa de correio do usuário, siga estas etapas.

• Vá para " Centro de administração do Exchange "
• Na navegação à esquerda, selecione " Destinatários " e selecione " Caixas de correio "
• Pesquise uma caixa de correio e abra-a.
• Agora, clique em “Outros ” e clique em “ Converter para caixa de correio normal ”.

Para converter de uma caixa de correio compartilhada em caixa de correio de usuário, o tipo de caixa de correio deve ser Regular. O comando do PowerShell está abaixo.
Set-mailbox “Digite o nome da caixa de correio compartilhada ou endereço de e-mail” -Type Regular

Limitações de caixa de correio compartilhada do Microsoft 365

Existem algumas limitações na caixa de correio compartilhada do Microsoft 365 e estão listadas abaixo.

• Não requer nenhuma licença e certamente é gratuito para uso. Por padrão, ele vem com 50 GB de cota.
• Se for excedido, é necessária a licença de troca online.
• Os usuários licenciados do Exchange Online Kiosk não podem ser acessados.
• O arquivamento de e-mails não pode ser feito.
• O diário não pode ser suportado.
• Uma caixa de correio compartilhada não pode ter um nome de usuário e senha para que os usuários não possam entrar nela diretamente. Ele pode ser acessado somente depois que um usuário acessar sua caixa de correio usando permissões.
• Os clientes ActiveSync não podem ser acessados.

Leia também:

• Como resolver a caixa de correio compartilhada mostrando como usuário de email?
• Como agendar a reunião de equipes da caixa de correio compartilhada?

Para obter mais informações sobre caixas de correio compartilhadas, consulte o site da Microsoft .

Quer melhorar sua experiência no Exchange Online para uma melhor produtividade? Confira as dicas e truques mencionados aqui .

Agora eu gostaria de ouvir de você:

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