Como arquivar e-mails do Microsoft Outlook

Atualmente, nossas contas de e-mail tendem a ficar sobrecarregadas - cheias de coisas que não queremos ou precisamos. As caixas de entrada podem entupir rapidamente, causando dor de cabeça ao tentar encontrar algo que seja realmente importante. Eu uso principalmente minha conta do Gmail hoje em dia, mas ainda posso usar minha conta e programa do Outlook. Um dos meus endereços de e-mail mais antigos - e principais - está vinculado a ele, com uma tonelada de conexões comerciais incluídas. No entanto, como a conta de e-mail é tão antiga, você pode imaginar a quantidade de lixo que costumo receber lá.

Não faz muito tempo que encarei minha caixa de entrada com horror e joguei minhas mãos para o ar. Eu decidi que era hora - * gulp * - de limpar minha caixa de entrada do Outlook, arquivando parte do caos.

Arquivar pastas de e-mail no Outlook é muito simples. Espero que gostem deste tutorial sobre como isso é feito.

Como arquivar e-mails manualmente no Outlook

Para evitar que sua caixa de entrada fique cheia, você pode mover rapidamente o antigo e o indesejado para um arquivo. Este é um arquivo de dados completamente separado no Outlook. Você pode acessá-lo novamente de dentro do programa de e-mail a qualquer momento que desejar.

Se ainda estiver usando o Microsoft Outlook 2013, você precisará clicar em “Arquivo” , seguido de “Informações” e depois Ferramentas de limpeza ” . Por último, escolha “Arquivo” .

Para aqueles que gostam do Outlook 2016 ou 2019, clique em “Arquivo” , depois em “Informações” , depois em “Ferramentas” e, por fim, escolha “Limpar itens antigos” .

Na caixa que aparece, clique em “Arquivar esta pasta e todas as subpastas” e, em seguida, escolha a pasta que você está pronto para não ver por algum tempo. Depois disso, encontre onde diz “Archive Items Older Than” e insira uma data.

Na parte inferior da caixa, clique em ”OK” e pronto! Essas incômodas pastas cheias com as quais você não quer lidar agora estão vazias!

Como ativar o arquivamento automático de e-mail do Outlook

Com o arquivamento automático, você decide com que freqüência a ferramenta Archive será executada, onde deseja que os arquivos sejam armazenados e até por quanto tempo seu programa de e-mail irá manter os e-mails antes de arquivá-los para você. Aqui está o que você precisa fazer para ativar esse recurso e configurá-lo:

Clique em “Arquivo”, depois em “Opções” e depois em “Avançado” .

Role para baixo até “AutoArquivar” e selecione “Configurações de AutoArquivar” .

Marque a caixa que diz “Executar AutoArquivar a Cada n Dias” e escolha a freqüência com que deseja que esta ferramenta seja executada.

Passe por cada uma das outras opções e escolha as que deseja, incluindo ter os e-mails excluídos completamente em vez de enviá-los para uma pasta de arquivo para definhar para sempre.

Como desativar o arquivamento automático no Outlook

Decidiu que não deseja mais que o Outlook arquive certas pastas automaticamente? Precisa do controle de volta para escolher quando e como fazer você mesmo? Mole-mole! Basta desligar o AutoArquivar:

Selecione o botão “Arquivo” mais uma vez, escolha “Opções” , depois  “Avançado” . Encontre “AutoArquivar” e selecione o botão Configurações novamente.

Desmarque a caixa que diz “Executar AutoArquivar a cada n dias” e pronto!

Você tem alguma outra pergunta sobre o Outlook em que possa ajudá-lo? Deixe-me um comentário ou envie-nos um e-mail e farei o meu melhor para ajudar.

Feliz envio de e-mail!