Como comparar texto no Excel: 8 métodos melhores e sem esforço

Se você estiver lidando com um enorme banco de dados em uma planilha do Excel e precisar limpar o banco de dados para entradas duplicadas, poderá usar as seguintes técnicas para comparar texto no Excel.

A planilha do Excel não é apenas para manter contas financeiras, livros de endereços ou bancos de dados de texto. Também pode ajudá-lo a analisar os dados para apagar entradas duplicadas. Além disso, você pode usar algumas fórmulas fáceis e funções lógicas da planilha do Excel para comparar células e intervalos de células para descobrir os valores específicos que você está procurando.

Embora você possa rastrear visualmente toda a planilha em busca de valores duplicados ou de destino, pode não ser o método ideal quando a planilha do Excel contém milhares de entradas. Além disso, suas várias funções de Formatação Condicional permitem destacar células automaticamente quando detecta o valor que você está procurando.

Continue lendo para aprender como comparar texto no Excel. Você também descobrirá como o Excel compara o texto em duas colunas usando a Formatação Condicional. Vamos cavar!

Por que você precisa aprender a comparar texto no Excel?

Pode haver infinitas razões para executar uma comparação de texto na função do Excel. No entanto, os seguintes são os mais frequentes que você pode enfrentar em sua vida pessoal e profissional:

• Você administra uma empresa e criou bancos de dados Excel separados para clientes de todos os 50 estados dos EUA. Agora, alguém misturou os nomes dos clientes. Aqui, em vez de esfregar manualmente a planilha, você pode usar comparar texto no Excel para encontrar nomes de clientes que se misturaram entre 50 estados.
• Sua empresa tem dois bancos de dados separados para endereços na lista negra e na lista branca para entrega de mercadorias de sua loja de comércio eletrônico. Um funcionário confundiu os endereços. Nesta situação terrível, você pode usar a função de comparação de strings do Excel.
• Você criou uma lista de compras de supermercado para o mês inteiro e misturou a lista com alguns mantimentos que comprou no mês passado. Aqui, você pode utilizar comparar texto no Excel.
• Se você for um professor do ensino médio e precisar avaliar as respostas dos alunos em relação às perguntas automaticamente, poderá usar a string do Excel para comparar colunas e linhas.
• Para fins de promoção de negócios, você está distribuindo códigos de desconto para milhares de clientes. Agora, você deseja redirecionar os clientes que usaram os códigos de desconto para lançar produtos premium e assinaturas. Você pode usar a função de comparação de texto do Excel em duas colunas para corresponder aos nomes dos clientes que usaram códigos promocionais do banco de dados mestre de clientes para os quais você enviou os e-mails promocionais.

Pode haver milhares de outros motivos para comparar valores e textos no Excel. Seja qual for o motivo, você encontrará os oito métodos a seguir para comparar texto do Excel em duas colunas úteis:

1. Comparar texto no Excel usando o operador igual

Por exemplo, você só precisa comparar duas colunas de dados para garantir que tenha todos os suprimentos necessários. Aqui, você pode corresponder os suprimentos solicitados aos entregues usando o operador de comparação sem distinção entre maiúsculas e minúsculas Equals.

Assim, você pode copiar os dados de referência de um aplicativo e colá-los na coluna de referência ou suprimentos solicitados. Em seguida, você pode importar os dados de destino de outro aplicativo e colar os dados na coluna de destino ou suprimentos recebidos.

Você não precisa pensar em combinar os casos e valores dos textos das células, embora esteja importando dados de aplicativos diferentes. Veja como funciona a comparação que não diferencia maiúsculas de minúsculas:

• Copie e cole a seguinte fórmula na célula onde deseja o resultado da comparação:

=A2=B2

• Pressione Enter e o Excel mostrará Verdadeiro ou Falso, dependendo da referência e dos dados do alvo.

Explorar comparar texto no Excel usando o operador igual

• Se a fórmula parecer boa, copie e cole-a em toda a coluna para ter uma ideia instantânea sobre as mercadorias recebidas em comparação com as mercadorias encomendadas.

2. Use a função EXATA para comparar texto no Excel

Vamos considerar que você está trabalhando em um projeto em que a distinção entre maiúsculas e minúsculas é uma consideração importante ao corresponder valores entre colunas em uma planilha do Excel. Nesse cenário, você não pode usar o operador Equals para comparar texto no Excel.

Nesse cenário delicado, você pode usar a fórmula EXATA conforme abaixo:

• Crie um cabeçalho de coluna apropriado e insira os dados de referência nas linhas abaixo da coluna.
• Da mesma forma, crie a coluna de dados a serem avaliados ao lado da primeira coluna e preencha os dados nas linhas abaixo.

Aprenda a usar a função EXATA para comparar texto no Excel

• Feito isso, coloque um sinal de igual (=) na célula onde deseja o resultado da comparação, TRUE ou Fales, e digite a seguinte fórmula:

=EXATO(B2,C2) (para a mesma planilha)

=EXATO(Folha8!B2,Folha9!C2) (para planilhas diferentes)

• Você também pode selecionar os dados de referência ou destino de outra planilha da mesma pasta de trabalho do Excel.
• Pressione Enter e você obtém uma comparação rápida com base nas letras maiúsculas e minúsculas dos textos fornecidos.

3. Comparar texto no Excel usando a fórmula IF

Vamos considerar que você deseja usar a fórmula EXATA ou o operador Igual para comparar o texto, mas não deseja ver VERDADEIRO ou FALSO como resultado da comparação. Na verdade, você deseja mostrar textos como Matched e Not Matched. Nesse caso, você pode aninhar qualquer uma das fórmulas acima dentro de uma função SE conforme descrito abaixo:

• Insira um sinal de igual (=) e comece a fórmula com SE .
• Em seguida, insira qualquer uma das fórmulas acima como o desafio lógico da função SE.
• Após o desafio lógico, digite o texto a ser mostrado, como Matched entre aspas.

Como comparar texto no Excel usando a fórmula IF

• Coloque uma vírgula e, em seguida, coloque outro texto que você deseja que o Excel exiba se o desafio lógico falhar. Nesse caso, Not Matched é colocado entre aspas.
• Assim, a fórmula final fica como mostrado abaixo:

=SE(EXATO(B2,C2),"Correspondente","Não correspondente")

4. Use VLOOKUP para comparar texto no Excel

Por exemplo, você precisa encontrar os nomes dos candidatos pré-selecionados do Grupo A. Aqui, você deve corresponder os nomes do Grupo A com os nomes na coluna de todos os candidatos pré-selecionados.

Aqui, você pode usar facilmente a função VLOOKUP para permitir que o Excel compare o texto em duas colunas. Veja como é feito:

• A primeira coluna da planilha deve conter os nomes do Grupo A.
• Na próxima coluna, você pode copiar e colar os nomes dos candidatos pré-selecionados.

Comparar texto no Excel usando VLOOKUP

• Na coluna mais externa, você pode obter os resultados da comparação que mostrarão o nome dos candidatos que se classificaram no primeiro turno.
• Agora, simplesmente copie e cole a seguinte fórmula onde você deseja uma lista de comparação dos nomes do Grupo A dos nomes pré-selecionados .

=PROCV(A2,$C2:2:C$15,1,FALSO)

• Para substituir os erros #N/A pelo texto Failed, use esta fórmula mencionada abaixo:

=IFNA(PROCV(A2,$C2:2:C$15,1,FALSO),“Falha”)

5. Compare o texto para encontrar participantes ausentes rapidamente

Vamos considerar que você é o coordenador de eventos de uma conferência técnica. Você deve comparar os participantes com uma lista de pessoas registradas para enviar certificados apenas para as pessoas que compareceram ao seminário. Veja como você pode fazer isso usando a fórmula VLOOKUP e IFNA onde você está comparando o texto entre duas colunas:

• Crie um cabeçalho de coluna para Registered e coloque os nomes nas linhas abaixo.
• À direita desta coluna, crie outra coluna para as pessoas que realmente participaram do seminário.

Como comparar texto para localizar participantes ausentes rapidamente

• Na terceira coluna, insira a seguinte fórmula:

=IFNA(PROCV(A2,$C2:2:C$15,1,FALSO),"Ausente")

• Copie e cole a fórmula para baixo para obter a situação presente ou ausente das pessoas cadastradas.

O Excel corresponderá aos nomes registrados da coluna de referência para mostrar os resultados em uma terceira coluna onde você deseja os nomes. Além disso, a fórmula IFNA garantirá que, se um erro #N/A aparecer, o Excel substituirá o código de erro pelo texto Ausente.

6. Comparar texto no Excel para valores parciais

Digamos que você precise comparar textos entre as Colunas A e B, mas não está procurando uma correspondência absoluta. Nesta situação, você deve usar a fórmula FIND conforme descrito abaixo:

• Coloque os dados do texto de referência na Coluna A e os dados de destino na Coluna B .

Como usar FIND para comparar texto no Excel

• Na Coluna C , insira a seguinte fórmula para localizar e mostrar um valor para comparação de texto parcial no Excel:

=ENCONTRAR(C2,A2)

Use FIND e ISNUMBER juntos

• A função FIND retorna um erro em que não consegue encontrar uma correspondência parcial. Eu aninhei a função FIND dentro da função ISNUMBER . Agora a fórmula mostrará TRUE quando houver uma correspondência parcial e FALSE quando não houver correspondência.

=NÚMERO(ENCONTRAR(C2,A2))

7. Compare textos ou strings usando formatação condicional

Considere que você está em um escritório onde é responsável por revisar todas as compras. Você obtém diferentes requisitos de compra de vários departamentos da empresa. É seu dever garantir que sua organização não envie ordens de compra para itens duplicados.

Nesse cenário, a Formatação Condicional do Excel pode comparar duas ou mais colunas de dados e realçar células que contêm valores duplicados. Siga estas etapas para praticar este truque de comparação de texto no Excel:

• Compile um banco de dados de textos que você deseja comparar.
• Selecione todo o intervalo e clique em Formatação Condicional no menu Início da faixa de opções do Excel.

Selecione Valores Duplicados na opção Realçar Regras de Células

• Na lista suspensa, passe o cursor do mouse sobre a opção Realçar Regras da Célula .

Como comparar textos ou strings usando formatação condicional

• Várias regras de célula serão exibidas. Selecione Valores duplicados .
• No pop-up Valores duplicados, você pode selecionar o formato de realce clicando na lista suspensa Valores com .

8. Compare colunas do Excel se o texto 1 estiver dentro do texto 2

Se você precisar encontrar um conjunto de textos dentro de um grupo de textos, pode usar a função PESQUISAR conforme mostrado aqui:

• Crie uma coluna de textos para referência e outra coluna para textos de teste.
• Agora, insira a seguinte fórmula na terceira coluna:

=PESQUISAR(C2,A2)

• Pressione Enter . Agora, copie e cole a fórmula nas células da terceira coluna.

Como comparar colunas do Excel se o texto 1 estiver dentro do texto 2

• Pressione Enter para obter mais resultados.

O Excel mostrará o número do caractere de onde encontra uma correspondência para o texto de teste na coluna de referência.

Conclusão

Pode haver muitas outras fórmulas e fórmulas aninhadas para corresponder textos entre duas ou mais células ou colunas no Excel. Mas os métodos mais fáceis e amplamente utilizados são os mencionados acima neste artigo.

Se você conhece alguma outra maneira intuitiva de comparar texto no Excel, não se esqueça de mencionar o método na caixa de comentários abaixo. Enquanto isso, você pode aprender  a usar a fórmula SE-ENTÃO do Excel .