Este post explica como criar e usar modelos de e-mail no Outlook. Se você costuma responder e-mails semelhantes no Outlook, tenho uma ótima dica para você. Você pode salvar suas respostas como modelos para poder acessá-las sempre que precisar. Dessa forma, em vez de escrever seu texto do zero toda vez, você pode economizar tempo e usar blocos de texto predefinidos com o clique de um botão.
Deixe-me te mostrar. Existem dois ótimos métodos que você pode usar para responder e-mails com um modelo de resposta salvo. O primeiro está usando o suplemento de modelos gratuitos e o segundo é o recurso de peças rápidas.
Modelos de e-mail com o suplemento Meus modelos
- Vamos começar com meus modelos agora. O que é ótimo sobre meus modelos é que eles são armazenados em sua caixa de correio para que também estejam disponíveis para você quando estiver usando outro computador ou pesquisando na web.
- Por padrão, o suplemento meus modelos deve ser ativado no Outlook desde que você tenha uma conta de troca e não esteja disponível para contas POP ou IMAP, você pode verificar se possui o suplemento clicando em Obter suplementos no topo.
- Em meus suplementos, você o verá na seção de suplementos fornecidos pela Microsoft e está disponível a partir de 2013.
- Se por algum motivo não estiver ativado, você poderá habilitá-lo.
- Como você usa esses modelos para responder a um e-mail? Quando estiver na resposta, você verá alguns modelos e a guia de mensagem na faixa de opções, clique com o botão direito e abrirá o painel de modelos.
- Ele virá com alguns exemplos de respostas. Ao passar o mouse sobre os modelos, você terá a opção de excluir e editar modelos clicando no sinal de mais aqui, para criar nossos próprios modelos.
- Para criar nosso próprio modelo, clique no sinal de adição, atribua um nome a ele.
- Você pode adicionar o texto para sua resposta. Não há opções de formatação para os modelos, portanto, você não pode alterar o tamanho da fonte, a cor ou adicionar links ao seu texto, o que, para ser honesto, é bastante limitante.
- O que você pode fazer é escrever um texto em outro aplicativo. Microsoft Word, por exemplo, e aí adicione toda a formatação que você precisa e depois copie e cole seu texto no template.
- Dessa forma, você pode até adicionar links à sua resposta quando terminar de responder, clique em salvar, que a adicionará aos modelos disponíveis.
- Agora, apenas um aviso, o suplemento Meus Modelos tem um tamanho total de 32 kilobytes para todos os modelos, caso você receba uma mensagem de erro “Este modelo é muito grande para salvar. Por favor, reduza-o e tente salvá-lo novamente.” ao tentar salvá-lo, você precisa reduzir a quantidade de conteúdo para que o tamanho combinado de todos os modelos seja inferior a 32 kilobytes. Não exagere e você deve ficar bem.
- Da próxima vez que você precisar responder a uma mensagem, basta clicar em visualizar modelos e selecionar o que deseja. Ele copiará o texto em sua resposta.
- Apenas dois cliques e pronto. Claro, você não está limitado apenas a usar esses modelos para respostas. Você também pode usá-los ao redigir uma nova mensagem.
Modelos de e-mail com partes rápidas
A outra opção é usar partes rápidas, um recurso que a Microsoft introduziu no Outlook 2007. Agora, com partes rápidas, você pode basicamente armazenar partes reutilizáveis de conteúdo e galerias. Eles podem incluir imagens de texto, tabelas e até mesmo formatação. Aqui está a coisa, no entanto. Eles estão disponíveis apenas localmente em seu computador. Eles não são sincronizados automaticamente.
- Para criar um modelo com partes rápidas, digite o texto desejado ou use o texto de uma resposta existente. Realce a parte do texto que você deseja usar como resposta padrão e, em seguida, vá para a guia inserir à direita no grupo de texto, você verá Partes rápidas. Clique nele e você terá a opção de salvar a seleção como um bloco de construção na galeria de peças rápidas.
- Você pode dar um nome a essas partes rápidas com o menu suspenso para categoria. Você pode organizar suas partes rápidas em grupos separados criando novas categorias. Agora, eu não preciso disso, então eu vou com o General. Clique em OK.
- Da próxima vez que você quiser usar este texto, ao responder a uma mensagem, basta clicar em inserir partes rápidas e selecionar o modelo desejado.
- Uma maneira mais rápida é adicionar a galeria à sua barra de ferramentas de acesso rápido. Basta clicar com o botão direito do mouse nas partes rápidas na faixa de opções e selecionar adicionar à barra de ferramentas de acesso rápido, então você pode fazer sua seleção para usar o preenchimento automático de uma maneira ainda mais rápida.
- Basta digitar o nome da parte rápida. No meu caso, é testar e apertar F3 e está lá.
- Nem é necessário digitar o nome inteiro, desde que seja único. No meu caso, basta digitar test e depois F3, a grande vantagem do Quick parts é que os blocos de construção não se limitam apenas ao texto.
- Nesse caso, digamos que estamos sem estoque para um item específico e queremos responder às solicitações dos clientes que chegam com um item alternativo.
- Na resposta recebida, incluí algum texto para responder à solicitação do cliente. Eu também adicionei uma foto deste produto alternativo e suas especificações, todos convenientemente salvos e disponíveis com apenas alguns cliques.
- Se você clicar com o botão direito em qualquer resposta recebida, terá a opção de organizar e excluir.
- Você verá todos os blocos de construção que você tem. Você pode editar suas propriedades, excluí-las ou inserir novas. Já mencionei que as peças rápidas são recebidas localmente em seu computador.
Exportar peças rápidas para um PC diferente
A última coisa que quero mostrar é como você pode exportá-los. O arquivo que eles são salvos é chamado NormalEmail.dotm
Para encontrar a localização:
- Abra o Explorador de Arquivos/Explorador do Windows.
- Digite “ %APPDATA%\Microsoft\Templates ” na barra de endereço e pressione enter.
- Você encontrará o arquivo NormalEmail.dotm.
- Este arquivo contém as configurações de todos os estilos que você adicionou ou modificou.
- Você pode copiar este arquivo para o local de backup ou para a pasta de modelos de outro computador ou usuário quando o Outlook for fechado.
É assim que você pode usar modelos de e-mail no Outlook para economizar tempo escrevendo e-mails ou respondendo a solicitações repetidas.
Para obter mais informações, visite o site da Microsoft .
Agora eu gostaria de ouvir de você:
Qual descoberta do relatório de hoje você achou mais interessante? Ou talvez você tenha uma pergunta sobre algo que eu abordei.
De qualquer forma, eu gostaria de ouvir de você. Então vá em frente e deixe um comentário abaixo.
