Como criptografar e-mails do Office 365 de forma eficaz?

Aqui está o que você deve saber sobre a criptografia de emails do Office 365 com a Proteção de Informações do Azure.

1 O que é a Proteção de Informações do Azure?

2 Cliente de Proteção de Informações do Azure

3 Criptografando e-mails do Office 365: configuração

3.1 Assine a Proteção de Informações do Azure

3.2 Criptografando e-mails do Office 365: Ativar

4 Criptografando e-mails do Office 365: proteção

4.1 Usando o rótulo “Criptografar”

4.2 Usando o rótulo “Não encaminhar”

4.3 Usando o rótulo “Criptografar – Proteger”

5 Protegendo Anexos

6 Protegendo um documento que não seja do Microsoft 365 Pro Plus

7 Protegendo um documento do Microsoft 365 Pro Plus

8 Gerenciando Documentos Protegidos

O que é a Proteção de Informações do Azure?

A Proteção de Informações do Azure (às vezes chamada de AIP) é uma solução baseada em nuvem que ajuda uma organização a classificar e, opcionalmente, proteger seus documentos e emails aplicando rótulos. Os rótulos podem ser aplicados automaticamente por administradores que definem regras e condições, manualmente por usuários ou uma combinação em que os usuários recebem recomendações.

Cliente de Proteção de Informações do Azure

• Para fornecer o serviço de criptografia de email, estamos aproveitando o serviço de nuvem da proteção de informações do Microsoft Azure e sua integração existente com o serviço de gerenciamento de identidade do Microsoft 365 e o pacote de software cliente do Microsoft 365 Pro Plus.
• As políticas de serviço AIP e os rótulos que definem a coleção de restrições a serem atribuídas a documentos e emails do cliente são gerenciados no serviço Azure Cloud.
• Para aproveitar essas políticas e rótulos AIP, o software cliente AIP deve ser instalado na estação de trabalho do sistema operacional Windows. Atualmente, apenas PCs com Windows 10, bem como estações de trabalho macOS, podem aplicar essas restrições a documentos ou emails.

Criptografando e-mails do Office 365: configuração

Para habilitar e configurar o Microsoft 365 Message Encryption para entrega segura de mensagens, são necessárias as seguintes etapas:

• Assine a Proteção de Informações do Azure
• Ativar OME

Assine a Proteção de Informações do Azure

• O pacote de proteção de informações do Azure é uma assinatura complementar para o Microsoft 365 que permitirá que os usuários executem algumas funções muito úteis com seus emails. Ele também se integra ao SharePoint e ao OneDrive para atuar como uma ferramenta de prevenção contra perda de dados.
• Com o AIP, os usuários podem sinalizar mensagens ou arquivos para que não possam ser copiados, encaminhados, excluídos ou uma série de outras ações comuns. Para e-mail, todas as mensagens que possuem sinalizadores de classificação específicos ou que atendem a requisitos específicos são criptografadas e empacotadas em um arquivo HTML bloqueado que é enviado ao destinatário como anexo.
• Quando o destinatário recebe a mensagem, ele precisa se registrar no Azure para receber uma chave para abrir o email.
• A chave está vinculada ao seu endereço de e-mail e, uma vez registrado, o usuário pode abrir o anexo HTML e quaisquer anexos futuros sem precisar fazer login em nada.

Novamente, se você tiver assinaturas E3 ou superior atribuídas a seus usuários, eles não precisam ter AIP. No entanto, cada usuário que enviar mensagens com informações confidenciais precisará de uma licença AIP ou E3/E5 para fazê-lo.

Para assinar o AIP, execute estas etapas:

• Inicie o “ Centro de administração do Microsoft 365 ”
• Vá para a lista “ Assinaturas ”
• Clique em “ Adicionar uma assinatura ” no canto superior direito
• Role para baixo para encontrar a Proteção de Informações do Azure
• Clique na opção Comprar agora e siga as instruções ou selecione a opção “ Iniciar avaliação gratuita ” para obter 25 licenças por 30 dias para experimentar antes de comprar
• Aguarde cerca de uma hora para que o serviço seja provisionado em seu locatário da Microsoft
• Uma vez provisionado, você pode passar para a próxima etapa do processo.

Criptografando e-mails do Office 365: ativar

Esta parte mudou muito recentemente. No passado, ativar o Office 365 Message Encryption exigia muito trabalho do Powershell e esperava que ele funcionasse corretamente. A MS alterou o método de ativação do OME para simplificar o processo e facilitar o trabalho.

Aqui está o que você tem que fazer:

• Abra a opção Configurações no Portal do Administrador
• Selecione Serviços e Suplementos
• Encontre a Proteção de Informações do Azure na lista de serviços e clique nela
• Clique no link que diz "Gerenciar configurações de proteção de informações do Microsoft Azure" para abrir uma nova janela
• Selecione o botão Ativar em “Gerenciamento de direitos não está ativado”
• Escolha Ativar na janela que aparece

Feito isso, você poderá usar  o aplicativo Cliente do AIP  para marcar mensagens para gerenciamento de direitos no Outlook. Também haverá novos botões e opções no Outlook Web App que permitirão criptografar mensagens.

Criptografando e-mails do Office 365: proteção

A função básica do Serviço de Criptografia de E-mail é fornecer proteção para evitar que indivíduos indesejados possam ler o conteúdo do seu e-mail enquanto estiverem em trânsito e em repouso em uma caixa de correio. Para ter acesso ao conteúdo do seu e-mail, o destinatário deve ser validado. Ao usar aplicativos do Microsoft 365 Pro Plus, como o Microsoft Outlook, esse processo de validação é executado em segundo plano e o destinatário não é solicitado a fornecer suas credenciais. Em todos os outros casos, o destinatário será desafiado a verificar sua identidade.

Usando o rótulo "Criptografar"

• Para aplicar criptografia a um e-mail usando o aplicativo Microsoft Outlook instalado em uma estação de trabalho com sistema operacional Windows, você só precisa selecionar o rótulo “ Criptografar ” na “ Barra de Sensibilidade ” conforme mostrado abaixo:

• Este rótulo “ Criptografar ” também pode ser acessado a partir do menu suspenso Menu – Botão de mensagem da faixa de opções “ Proteger ” conforme mostrado abaixo:

• Uma vez selecionada, a Barra de Sensibilidade refletirá a escolha feita e ocultará as outras escolhas. Os detalhes das permissões atribuídas serão mostrados como uma “ dica de ferramenta ” logo abaixo da “ Barra de Sensibilidade ” no canto superior esquerdo da janela de e-mail, conforme mostrado abaixo:

• Você pode optar por modificar sua escolha de proteção clicando no ícone “ lápis ” ao lado do rótulo escolhido para revelar as outras opções conforme mostrado abaixo. Este ícone de lápis também pode ser usado para ocultar outras opções mais uma vez.

• Assim que um marcador for definido, um ícone de “ lixeira ” estará disponível além dos outros marcadores para permitir que você remova o marcador selecionado e retorne a “ sensibilidade ” do e-mail para “ não definido ”. Você será solicitado a registrar o motivo da remoção do rótulo. (Para uso futuro)

• Uma vez definido, seu e-mail estará protegido, quer esteja na pasta Rascunhos antes de enviá-lo, na pasta Itens Enviados após o envio ou na caixa de correio do destinatário. O Microsoft Outlook ajuda a identificar essa proteção usando os seguintes ícones:

• Independentemente das proteções que você escolher aplicar, você mantém os direitos de “ Controle total ” sobre o e-mail. Somente identidades nomeadas nos campos De, Para, Cc e Cco terão acesso.
• O uso da seleção “ Criptografar ” permite que o destinatário encaminhe seu e-mail para outras pessoas que também terão acesso total ao conteúdo do e-mail, sendo necessário que cada um se autentique para obter acesso. Os destinatários não poderão remover o requisito de criptografia.

Usando o rótulo "Não encaminhar"

A proteção “ Não Encaminhar ” é a proteção básica de e-mail fornecida pela Microsoft. A seleção dessa proteção impedirá que os destinatários possam fazer o seguinte:

•  Encaminhe seu e-mail para outra pessoa (assim como para evitar adicionar novos destinatários aos campos “para”, “cc” ou “bcc” ao responder)
•   Imprima seu e-mail ou copie o conteúdo do corpo do texto do e-mail para a área de transferência.

Essas proteções podem ser definidas selecionando o rótulo de sensibilidade: “ Não encaminhar .” ou selecionando o botão “ Não encaminhar ” na faixa do botão Menu – Mensagem, conforme mostrado abaixo:

Observe a “ Dica de ferramenta ” que descreve o conjunto de proteções que aparece logo abaixo da barra de sensibilidade.

CUIDADO: É possível remover acidentalmente as proteções pretendidas desmarcando o botão “ Não Encaminhar ” na faixa do botão Menu – Mensagem, conforme mostrado abaixo. Observe também que a “dica da ferramenta” é removida, MAS o “ Não encaminhe ”. O rótulo ainda está definido. Este e-mail NÃO estaria protegido.

No momento, não temos um método para impedir que você desmarque o botão " Não encaminhar ", portanto, tenha cuidado.

OBSERVAÇÃO: O Microsoft Outlook permite o download de anexos independentemente dessas restrições aplicadas. Consulte “ Protegendo anexos ” mais adiante neste documento.

Usando o rótulo “Criptografar – Proteger”

• O rótulo “ Criptografar – Proteger ” é uma proteção personalizada para e-mail que adiciona uma restrição adicional para impedir que os destinatários possam editar ou modificar seu e-mail original.
• Este rótulo deve ser usado SOMENTE quando você deseja que o destinatário tenha direitos " Somente visualização " no seu e-mail. Ao responder, seu destinatário será forçado a anexar seu e-mail original como um anexo a uma nova mensagem, pois será impedido de adicionar ao tópico do seu e-mail original.
• Esta etiqueta também se aplica às restrições de impressão e cópia conforme descrito na seção Uso da etiqueta “Não encaminhar” acima.

OBSERVAÇÃO: O Microsoft Outlook permite o download de anexos independentemente dessas restrições aplicadas. Consulte “ Protegendo anexos ” mais adiante neste documento.

Protegendo anexos

O cliente da Proteção de Informações do Azure é NECESSÁRIO para descriptografar e abrir um documento protegido. Um “ leitor ” já está incluído no software Microsoft 365 Pro Plus para Windows OS, macOS, iOS e Android. No entanto, é necessário um aplicativo separado para ler documentos criptografados que não sejam do Microsoft Office Pro Plus ( disponível aqui ). O AIP Reader está disponível para PC, iPhone, iPad e Android.

Protegendo um documento que não seja do Microsoft 365 Pro Plus

• Documentos que não são do Microsoft Office podem ser protegidos usando a seleção adicional “ Hot Menu ” chamada: “ Classify and Protect ” encontrada clicando com o botão direito do mouse em um documento no Windows Explorer, conforme mostrado abaixo:

• Este aplicativo (mostrado abaixo) criará um " wrapper " para encerrar o arquivo e adicionar criptografia, bem como as proteções que você selecionar

• Para cada uso desejado, você deve primeiro selecionar o rótulo de sensibilidade desejado para seu e-mail. Este rótulo será herdado por seu e-mail assim que seu arquivo protegido for anexado. Existem duas peças necessárias para instalar as proteções desejadas: “ Permissões ” e “ Identidade ”

As “permissões” disponíveis para serem concedidas são:

• Viewer – View Only
  Esta permissão é equivalente ao Email Protection: “ Encrypt – Protect ”
• Revisor – Visualizar, Editar
  Esta permissão é equivalente à Proteção de Email: “ Não Encaminhar ”.
• Co-Autor – Visualizar, Editar, Copiar, Imprimir
  Esta permissão é equivalente ao Email Protection: “ Criptografar ”
• Co-proprietário - Permissões totais
• Essa permissão também é equivalente ao rótulo " Criptografar ", no entanto, essa permissão concede ao usuário a capacidade de remover as permissões definidas E a criptografia.
• Somente para mim – Esta configuração não tem valor para enviar documentos para outras pessoas, mas pode ser útil para você proteger seus documentos individuais.

Embora não seja recomendado para evitar confusão, é possível selecionar permissões mais restritas do que o rótulo de criptografia de e-mail desejado (por exemplo , permissões de documento “ Visualizador – Somente visualização ” com o rótulo de proteção de e-mail “ Criptografar ”). Essa combinação restringiria o documento para evitar a visualização por identidades indesejadas, bem como restringiria os destinatários de copiar, imprimir ou editar, ao mesmo tempo em que concederia ao destinatário todas as funções do corpo do texto do e-mail. Novamente, como dito acima, isso pode se tornar confuso e não é recomendado.

A “Identidade” pode ser definida para os seguintes tipos:

Usuários – Este é o endereço de e-mail do usuário individual que recebe o documento. Este é o principal método que você usará para identificar quem pode acessar seu documento.

Grupos – Este é o(s) endereço(s) de e-mail da(s) Lista(s) de Distribuição às quais os destinatários pretendidos pertencem.  ATENÇÃO : isso só funcionará para os destinatários.

Organizações – Você também pode conceder acesso a TODOS em um domínio do Active Directory

As identidades podem ser digitadas diretamente na caixa fornecida, ou você pode selecionar seus destinatários no Catálogo de Endereços do Outlook (desde que o aplicativo Outlook já esteja iniciado e em execução) clicando no ícone " livro ".

Há um terceiro controle disponível para proteger anexos. Você pode definir uma data de expiração para as permissões concedidas digitando a data diretamente ou selecionando a data clicando no ícone “ calendário ”. Uma vez atingida a data de expiração, TODAS AS PERMISSÕES são revogadas para os usuários selecionados.

Independentemente das configurações acima, você mantém o controle total sobre seu documento. Uma vez que você “ Aplica ” as proteções ao seu documento, seu documento é SUBSTITUÍDO pelo arquivo “ embrulhado ” e a extensão do arquivo é alterada (o nome do arquivo é modificado manualmente APENAS para fins de exemplo)

O cliente da Proteção de Informações do Azure é NECESSÁRIO para descriptografar e abrir este arquivo.

Protegendo um documento do Microsoft 365 Pro Plus

Os documentos do Microsoft Office podem ser protegidos a partir do Aplicativo do Office. Assim como no Microsoft Outlook, a faixa de opções do botão Home hospeda o menu suspenso do botão “ Proteger ”. Isso permite que “ Permissões personalizadas ” sejam aplicadas a documentos do Office. A aplicação de um rótulo de confidencialidade fará com que o Outlook aplique as mesmas restrições de permissões a qualquer email ao qual o documento esteja anexado.

CUIDADO: Você deve selecionar seu rótulo de sensibilidade ANTES de atribuir suas permissões personalizadas. Caso contrário, selecionar o rótulo após o fato irá SOBRESCREVER e aplicar SOMENTE as “ permissões ” padrãodo rótulo, permitindo que QUALQUER pessoa descriptografe o documento.

Assim como em “ Protegendo um Documento Não-Microsoft 365 Pro Plus ” acima, você desejará proteger seu documento identificando a “ identidade ” da pessoa autorizada a interagir com seu documento e as “ permissões ” que deseja conceder. As opções de permissões e o processo de atribuição da identidade usam praticamente a mesma interface gráfica do usuário de quando “ Protegendo um documento que não é do Microsoft 365 Pro Plus ”.

ATENÇÃO : Uma vez protegido e salvo, observe que o tipo de arquivo NÃO É ALTERADO :

Você precisará salvar seus documentos do Office em seu formato nativo. Se você tentar salvar o arquivo em um formato “ compatível ”, as restrições que você configurou serão removidas.

Uma vez salvo, você verá uma nova barra de informações alertando para o fato de que o documento agora tem Acesso Restrito.

Gerenciando Documentos Protegidos

Depois que as proteções são definidas em um documento, você pode “ Rastrear ” as visualizações desse documento, bem como a capacidade de “ Revogar ” o acesso ao seu documento. Para um documento do Microsoft Office, você pode acessar esse recurso no aplicativo do Office.

Para um documento que não seja do Microsoft Office, você pode acessar esse recurso clicando duas vezes ou clicando com o botão direito do mouse no documento no Windows Explorer.

Ambos iniciarão seu navegador da Web e o levarão ao centro de rastreamento de documentos AIP .

A partir daqui você pode:

• Revise o Resumo da Interação do seu documento por seus destinatários
• Liste quem visualizou seu documento e a data em que foi visualizado
• Revise a linha do tempo de interação com seu documento
• Definir configurações de notificações para alertá-lo quando alguém tentar interagir com seu documento
• Revogar o acesso ao seu documento para que ele não seja mais acessível a um destinatário

Você também pode exportar essas estatísticas para um arquivo CSV.

Os usuários de Mac têm a tarefa adicional de “ Verificar credenciais ” antes que suas opções de proteção sejam recuperadas dos serviços do Microsoft Office 365 Cloud .

Uma vez definido; para remover ou alterar a proteção, você deve definir a seleção “ Sem restrições ” no botão Proteção.

Para definir proteções em um documento do Microsoft 365, use o botão “ Restringir permissão ” no menu “ Revisar ”.

Selecione a opção de menu “ Acesso Restrito… ” para conceder o acesso personalizado desejado.

Use o botão “Mais opções…” para definir as permissões de impressão e cópia.

Parabéns! Agora você sabe como criptografar emails do Office 365 com a Proteção de Informações do Azure. Se você tiver mais perguntas, por favor me avise.

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