Como fazer mala direta do Excel para o Word de 2 maneiras fáceis

Se você está lutando para enviar e-mails ou e-mails em massa para clientes e clientes personalizando o conteúdo de cada documento, a mala direta pode ajudar. Para mala direta, a melhor combinação é Excel e Word. Descubra aqui como fazer mala direta do Excel para o Word em dois métodos fáceis.

A mala direta é a forma mais acessível de automação de trabalho de escritório em computadores desktop e laptop. Você só precisa configurar o aplicativo Microsoft Word para buscar dados para textos de espaço reservado de um banco de dados como um arquivo do Excel para um documento.

Uma vez definido, você pode criar cartas personalizadas, envelopes, e-mails, diretórios, etiquetas de endereço e assim por diante com um único clique. Se você aprender a fazer uma mala direta do Excel para o Word, poderá criar faturas, contas mensais, detalhes de assinatura e muitos outros documentos oficiais para centenas e milhares de clientes com apenas alguns cliques.

Ao aprender a fazer uma mala direta no Word a partir do Excel, você pode criar e-mails e e-mails ricos em dados e evitar erros humanos que representam um risco ao criar esses documentos manualmente. Então, vamos começar com os métodos para fazer uma mala direta do Excel para o Word.

Como fazer mala direta do Excel para o Word: método manual

Existem duas maneiras de fazer uma mala direta do Excel para o Word. O primeiro é o método manual em que você mesmo adiciona os textos de espaço reservado para um documento e o Word faz o restante para o restante dos e-mails ou e-mails. Aprenda as etapas para mala direta manual aqui:

Crie a fonte de dados em uma planilha do Excel

Primeiro, você precisa criar um banco de dados a partir do qual o MS Word irá buscar dados em campos de mala direta dentro do modelo de e-mail, correio, fatura, etc. Você deve criar o banco de dados do Excel de forma que todos os dados relacionados a um destinatário sejam disponível em uma única linha.

Você pode separar vários dados em uma única linha em diferentes cabeçalhos de coluna. Esses cabeçalhos de coluna funcionarão como contrapartida para os campos de mala direta no Word. Você pode criar o cabeçalho da coluna como quiser agora. Porém, posteriormente, você deve fazer pequenas edições nos cabeçalhos das colunas para corresponder aos campos no Word.

Encontre abaixo as etapas básicas para criar um banco de dados para mala direta no Excel. Este tutorial criará uma fatura para uma empresa pequena ou doméstica, na qual você pode enviar faturas em massa e faturas mensais para milhares de clientes de maneira acessível, sem depender de soluções on-line caras ou agências terceirizadas:

• Crie um arquivo Excel em branco e renomeie o nome da planilha para Faturas .
• Você deve preencher todos os dados para mala direta nesta planilha.
• Agora crie os itens que deseja incluir no documento de mala direta como cabeçalhos de coluna . Eles funcionarão como campos de mala direta no Word.
• Digite um nome de cliente e todas as outras informações relacionadas no respectivo cabeçalho da coluna na mesma linha. Se você alterar linhas para o mesmo cliente, o Word não poderá preencher as informações corretas no documento mesclado.

O banco de dados do Excel para mala direta Excel para Word

• À medida que sua base de clientes aumenta, você pode começar a adicionar novos nomes de clientes no cabeçalho da coluna Cliente .
• Além disso, você pode adicionar novos dados para clientes novos ou existentes nos cabeçalhos das colunas específicas.
• Cada vez que você atualizar este banco de dados, a mala direta do Word criará automaticamente um novo documento de cliente para clientes adicionados, omitirá clientes se você excluir alguns e também atualizará os valores no documento de acordo com as informações do banco de dados do Excel.
• A mala direta do Word não importará a formatação numérica do Excel. Para manter os elementos de formatação de número, como decimais, símbolos de moeda, etc., você precisa inserir um código curto em campos de mala direta específicos. Mencionarei o código e o truque para usá-lo posteriormente neste tutorial.

É isso! Você criou com êxito o banco de dados do Excel para o projeto de mala direta. Bom trabalho! Vamos começar a criar o modelo de mala direta no Microsoft Word.

Crie um e-mail ou correio para o seu cliente

Primeiro, você precisa redigir o e-mail ou correspondência da fatura que deseja enviar aos seus clientes e clientes. A carta deve conter algumas informações básicas sobre você, conforme mostrado abaixo. Estes são estáticos para todos os e-mails e e-mails.

O modelo do Word para como fazer uma mala direta no Word a partir do Excel

• Seu nome
• Nome da sua empresa
• Seu endereço comercial
• Logotipo da empresa (se houver)
• Uma linha de assinatura

Fazer mala direta do Excel para o Word

Agora que você criou o modelo do Word no qual adicionará os campos de mala direta, vamos ver as etapas abaixo:

• Clique na guia Correspondências na faixa de opções do Word e selecione Iniciar mala direta .

Criar uma mala direta de mensagens de e-mail no Word

• Na  lista suspensa , escolha o tipo de documento que deseja criar. Vamos selecionar Mensagens de e-mail .
• Agora, clique novamente em Correspondências , mas desta vez escolha Selecionar Destinatários .
• Como você deseja realizar uma mala direta do Excel para o Word, selecione a opção Usar uma lista existente .

Selecionando tabela de banco de dados de mala direta do Excel

• Agora, localize o banco de dados de mala direta criado anteriormente no Excel e selecione a planilha Faturas na caixa de diálogo Selecionar Tabela .
• Agora, você deve ver que o grupo de comandos Escrever e Inserir Campos é ativado no menu da faixa de opções do Word > Correspondências .

Até agora, você conectou o banco de dados do Excel para mala direta ao Word. A seguir, aprenderemos como preencher os campos obrigatórios no documento de modelo de mala direta abaixo:

• Clique na opção Linha de Saudações na guia Correspondências e crie a linha de saudação que deseja adicionar. O texto do espaço reservado «GreetingLine» será exibido.

Criar uma linha de saudação na mala direta para o Word

• Agora, você pode escrever uma declaração mencionando o pagamento da fatura. Esta será uma instrução estática que irá para todos os destinatários.
• Abaixo da linha de saudação, você pode adicionar outros campos de mala direta como User email «Customer_Email» ; Número da Fatura: «Número_Fatura» ; Data da Fatura: «Invoice_Date» , etc.

Criando a parte superior do e-mail de mala direta para faturas

• Em seguida, clique na opção Inserir campo de mesclagem para começar a adicionar os componentes dinâmicos do projeto de mala direta.
• O comando Inserir campo de mesclagem mostrará todos os cabeçalhos de coluna disponíveis no banco de dados do Excel que você adicionou ao documento de mala direta. Leve o seu tempo para adicionar os campos que você deseja.

Criando os principais detalhes da fatura e demonstrativo de fechamento no e-mail de mala direta

• Por exemplo, você pode adicionar estes campos de mesclagem: «Services_Line_1» ; «Data_Linha_1» ; «Valor_Linha_1» ; «Serviços_Linha_2» ; «Data_Linha_2» ; «Valor_Linha_2» ; «Valor_Total_».

Como fazer mala direta do Excel para o Word manualmente Todo o modelo de mala direta

• Agora que você adicionou todos os campos dinâmicos, pode fechar seu e-mail adicionando um comentário final e uma linha de assinatura. Novamente, isso seria um componente estático.
• Agora você pode clicar no botão Visualizar resultados na guia Correspondências para visualizar o primeiro documento mesclado.

Como você pode ver na visualização, o valor da fatura não mostra a moeda ou os pontos decimais. Para resolver isso, siga as etapas descritas aqui:

• Clique com o botão direito do mouse no campo de mala direta «Amount_Line_1» e clique em Toggle Field Codes .

Modificando os códigos de campo de alternância na mala direta do Word

• Agora, você deve ver MERGEFIELD e depois o campo.
• Digite o seguinte código conforme a imagem acima:

#$0,00

• Agora, selecione o campo novamente, clique com o botão direito e Toggle Field Codes .

Alternar códigos de campo para formatar o valor do Excel

• Em seguida, consulte a visualização para confirmar se a mala direta está importando a formatação do número ou não.
• Agora você pode inserir o código acima em outros campos de mala direta com números como «Amount_Line_2» e «Amount_Total_» .

Você pode destacar dados importantes no modelo de e-mail agora. A mala direta do Word carregará a formatação em todos os outros documentos que você criar neste projeto de mala direta.

Finalizando a fusão no Word

Quando estiver pronto, clique em Concluir e mesclar > Editar documentos individuais > Todos na caixa de diálogo Mesclar registros . Clique em OK para criar todos os documentos mesclados para cada cliente no banco de dados do Excel.

Aprenda a fazer mala direta do Excel para o Word manualmente

A mala direta do Word criará um novo documento com os emails mesclados. Portanto, você deve salvar o arquivo separadamente ou enviar e-mails imediatamente.

Como fazer mala direta do Excel para o Word: Assistente de mala direta

A segunda maneira de fazer uma mala direta é usando o assistente de mala direta do Microsoft Word. No entanto, este é um método complicado. Você deve modificar o banco de dados de origem no Excel de acordo com os campos de mala direta disponíveis no Word. Veja o que você precisa fazer para experimentar a mala direta automática no Word:

• Crie o modelo de documento do Word e clique em Correspondências > Iniciar mala direta > o tipo de documento que deseja produzir.

A interface do usuário para o assistente de mala direta passo a passo

• Em seguida, clique em Iniciar mala direta novamente e selecione Assistente de mala direta passo a passo .

A segunda etapa da mala direta no Assistente de mala direta

• As instruções aparecerão em seis etapas no painel de navegação do lado direito do Word.
• Você precisa executar a tarefa mostrada na primeira etapa e, em seguida, clicar em Avançar: Documento inicial para seguir o assistente.

Como fazer mala direta do Excel para o Word: perguntas frequentes

Como faço para mesclar dados automaticamente do Excel para o Word?

Você pode mesclar dados para o Word do Excel automaticamente usando o recurso de mala direta do Word. Para isso, você deve ter o arquivo Excel com você. Em seguida, crie um novo documento do Word e comece a escrever seu e-mail ou correspondência. Nos locais onde você precisa importar valores do Excel, clique no campo Inserir mala direta e adicione o valor necessário.

Antes de fazer isso, você deve adicionar o banco de dados do Excel acessando Correspondências > Selecionar destinatários > Usar uma lista existente e escolher o arquivo do Excel. Depois de criar o documento de modelo manualmente, finalize a mala direta e o Word criará todos os outros emails ou emails automaticamente para os respectivos destinatários.

Como faço para criar uma mala direta a partir de dados do Excel?

Você pode criar uma mala direta a partir de dados do Excel, como costuma fazer para uma nova lista de contatos ou contatos do Outlook. Mas, para utilizar dados de uma planilha do Excel, siga estas etapas:

• Salve o arquivo do Excel e o modelo de mala direta do Word no armazenamento local.
• Abra o arquivo do Word e clique em Correspondências.
• Agora, escolha a opção Selecionar destinatários e clique em Usar uma lista existente.
• Agora navegue até a unidade onde o arquivo do Excel existe, selecione-o e clique em Abrir.
• É isso! Você vinculou com êxito o arquivo do Excel para mala direta.

Quais são as seis etapas da mala direta?

De acordo com o Assistente de mala direta passo a passo, a seguir estão as seis etapas para mala direta no Word:

• Selecione o tipo de documento como cartas, envelopes, diretórios, etc.
• Selecione o documento inicial como o documento atual ou documento existente
• Selecione destinatários de uma lista existente (Excel), contatos do Outlook ou uma nova lista
• Escreva sua carta
• Visualizar suas cartas
• Conclua a mesclagem

Conclusão

Agora você sabe como fazer mala direta do Excel para o Word seguindo o método manual ou o assistente de mala direta do Word. Experimente qualquer um dos métodos, dependendo do documento de mala direta, do banco de dados e do grau de personalização de que você precisa.

Não se esqueça de comentar abaixo se você conhece algum outro método fácil sobre como fazer uma mala direta no Word a partir do Excel. Você também pode gostar de saber  como imprimir etiquetas do Excel usando mala direta do MS Word  e  mesclar comentários e alterações de vários documentos .