Se você está lutando para enviar e-mails ou e-mails em massa para clientes e clientes personalizando o conteúdo de cada documento, a mala direta pode ajudar. Para mala direta, a melhor combinação é Excel e Word. Descubra aqui como fazer mala direta do Excel para o Word em dois métodos fáceis.
A mala direta é a forma mais acessível de automação de trabalho de escritório em computadores desktop e laptop. Você só precisa configurar o aplicativo Microsoft Word para buscar dados para textos de espaço reservado de um banco de dados como um arquivo do Excel para um documento.
Uma vez definido, você pode criar cartas personalizadas, envelopes, e-mails, diretórios, etiquetas de endereço e assim por diante com um único clique. Se você aprender a fazer uma mala direta do Excel para o Word, poderá criar faturas, contas mensais, detalhes de assinatura e muitos outros documentos oficiais para centenas e milhares de clientes com apenas alguns cliques.
Ao aprender a fazer uma mala direta no Word a partir do Excel, você pode criar e-mails e e-mails ricos em dados e evitar erros humanos que representam um risco ao criar esses documentos manualmente. Então, vamos começar com os métodos para fazer uma mala direta do Excel para o Word.
Como fazer mala direta do Excel para o Word: método manual
Existem duas maneiras de fazer uma mala direta do Excel para o Word. O primeiro é o método manual em que você mesmo adiciona os textos de espaço reservado para um documento e o Word faz o restante para o restante dos e-mails ou e-mails. Aprenda as etapas para mala direta manual aqui:
Crie a fonte de dados em uma planilha do Excel
Primeiro, você precisa criar um banco de dados a partir do qual o MS Word irá buscar dados em campos de mala direta dentro do modelo de e-mail, correio, fatura, etc. Você deve criar o banco de dados do Excel de forma que todos os dados relacionados a um destinatário sejam disponível em uma única linha.
Você pode separar vários dados em uma única linha em diferentes cabeçalhos de coluna. Esses cabeçalhos de coluna funcionarão como contrapartida para os campos de mala direta no Word. Você pode criar o cabeçalho da coluna como quiser agora. Porém, posteriormente, você deve fazer pequenas edições nos cabeçalhos das colunas para corresponder aos campos no Word.
Encontre abaixo as etapas básicas para criar um banco de dados para mala direta no Excel. Este tutorial criará uma fatura para uma empresa pequena ou doméstica, na qual você pode enviar faturas em massa e faturas mensais para milhares de clientes de maneira acessível, sem depender de soluções on-line caras ou agências terceirizadas:
O banco de dados do Excel para mala direta Excel para Word
É isso! Você criou com êxito o banco de dados do Excel para o projeto de mala direta. Bom trabalho! Vamos começar a criar o modelo de mala direta no Microsoft Word.
Crie um e-mail ou correio para o seu cliente
Primeiro, você precisa redigir o e-mail ou correspondência da fatura que deseja enviar aos seus clientes e clientes. A carta deve conter algumas informações básicas sobre você, conforme mostrado abaixo. Estes são estáticos para todos os e-mails e e-mails.
O modelo do Word para como fazer uma mala direta no Word a partir do Excel
Fazer mala direta do Excel para o Word
Agora que você criou o modelo do Word no qual adicionará os campos de mala direta, vamos ver as etapas abaixo:
Criar uma mala direta de mensagens de e-mail no Word
Selecionando tabela de banco de dados de mala direta do Excel
Até agora, você conectou o banco de dados do Excel para mala direta ao Word. A seguir, aprenderemos como preencher os campos obrigatórios no documento de modelo de mala direta abaixo:
Criar uma linha de saudação na mala direta para o Word
Criando a parte superior do e-mail de mala direta para faturas
Criando os principais detalhes da fatura e demonstrativo de fechamento no e-mail de mala direta
Como fazer mala direta do Excel para o Word manualmente Todo o modelo de mala direta
Como você pode ver na visualização, o valor da fatura não mostra a moeda ou os pontos decimais. Para resolver isso, siga as etapas descritas aqui:
Modificando os códigos de campo de alternância na mala direta do Word
#$0,00
Alternar códigos de campo para formatar o valor do Excel
Você pode destacar dados importantes no modelo de e-mail agora. A mala direta do Word carregará a formatação em todos os outros documentos que você criar neste projeto de mala direta.
Finalizando a fusão no Word
Quando estiver pronto, clique em Concluir e mesclar > Editar documentos individuais > Todos na caixa de diálogo Mesclar registros . Clique em OK para criar todos os documentos mesclados para cada cliente no banco de dados do Excel.
Aprenda a fazer mala direta do Excel para o Word manualmente
A mala direta do Word criará um novo documento com os emails mesclados. Portanto, você deve salvar o arquivo separadamente ou enviar e-mails imediatamente.
Como fazer mala direta do Excel para o Word: Assistente de mala direta
A segunda maneira de fazer uma mala direta é usando o assistente de mala direta do Microsoft Word. No entanto, este é um método complicado. Você deve modificar o banco de dados de origem no Excel de acordo com os campos de mala direta disponíveis no Word. Veja o que você precisa fazer para experimentar a mala direta automática no Word:
A interface do usuário para o assistente de mala direta passo a passo
A segunda etapa da mala direta no Assistente de mala direta
Como fazer mala direta do Excel para o Word: perguntas frequentes
Como faço para mesclar dados automaticamente do Excel para o Word?
Você pode mesclar dados para o Word do Excel automaticamente usando o recurso de mala direta do Word. Para isso, você deve ter o arquivo Excel com você. Em seguida, crie um novo documento do Word e comece a escrever seu e-mail ou correspondência. Nos locais onde você precisa importar valores do Excel, clique no campo Inserir mala direta e adicione o valor necessário.
Antes de fazer isso, você deve adicionar o banco de dados do Excel acessando Correspondências > Selecionar destinatários > Usar uma lista existente e escolher o arquivo do Excel. Depois de criar o documento de modelo manualmente, finalize a mala direta e o Word criará todos os outros emails ou emails automaticamente para os respectivos destinatários.
Como faço para criar uma mala direta a partir de dados do Excel?
Você pode criar uma mala direta a partir de dados do Excel, como costuma fazer para uma nova lista de contatos ou contatos do Outlook. Mas, para utilizar dados de uma planilha do Excel, siga estas etapas:
Quais são as seis etapas da mala direta?
De acordo com o Assistente de mala direta passo a passo, a seguir estão as seis etapas para mala direta no Word:
Conclusão
Agora você sabe como fazer mala direta do Excel para o Word seguindo o método manual ou o assistente de mala direta do Word. Experimente qualquer um dos métodos, dependendo do documento de mala direta, do banco de dados e do grau de personalização de que você precisa.
Não se esqueça de comentar abaixo se você conhece algum outro método fácil sobre como fazer uma mala direta no Word a partir do Excel. Você também pode gostar de saber como imprimir etiquetas do Excel usando mala direta do MS Word e mesclar comentários e alterações de vários documentos .
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