Como usar a pesquisa no Outlook para encontrar e-mails rapidamente (2022)

Neste post, mostrarei como usar a pesquisa no Outlook para encontrar e-mails corretamente. Aprenderemos como restringir seus critérios de pesquisa para melhores pesquisas no Outlook. Você pode usar a pesquisa do Outlook por palavras em anexos, pesquisar por tamanho de email, por data e muito mais.

Um dos problemas que tenho com o Outlook é o tempo que gasto procurando coisas no passado, uso uma estrutura de pastas multinível para arquivar emails que queria manter, mas percebi organizando-o, como antigamente, como um arquivo com muitas gavetas diferentes não é como deveria ser usado então comecei a usar certas perspectivas, mas não funcionou do jeito que eu queria. Eu receberia centenas de resultados de volta, que tento filtrar visualmente. Você pode imaginar a frustração lá. Em algum ponto. Percebo que há muito mais para pesquisar do que apenas soltar uma palavra na caixa de pesquisa e pressionar Enter. Ele pode realmente encontrar exatamente o que você quer. Você só precisa saber como perguntar da maneira certa.

Como usar a pesquisa no Outlook?

• A Microsoft atualizou a funcionalidade de pesquisa em 2019 para o Office 365. A pesquisa agora é mais rápida e a própria pesquisa foi movida para o topo do Outlook na barra de título. Agora é o mesmo para o aplicativo de desktop e o Outlook para a Web usar a pesquisa.

• Basta clicar dentro da pesquisa com o mouse ou usar a tecla de atalho Alt + Q ou Control + E . Isso abrirá uma lista suspensa onde o Outlook fará algumas sugestões personalizadas com base em sua atividade recente.
• Não acho isso particularmente útil, mas caso você queira repetir uma pesquisa, isso pode ser útil para você.
• No passado, eu digitava minhas palavras de pesquisa e obtinha centenas de resultados de volta, mas isso é como dirigir seu carro apenas na primeira marcha. Vai levar uma eternidade para chegar a qualquer lugar.
• Há duas maneiras de usar a pesquisa: pesquisa instantânea e pesquisa avançada. Eu vou mostrar a vocês dois.

Pesquisa instantânea no Microsoft Outlook

Vamos começar com a pesquisa instantânea. Digamos que eu esteja procurando algo com a palavra-chave teste, basta digitar na caixa de pesquisa, pressionar, entrar e obter todos os resultados. Para restringir os resultados, posso ir para a guia de pesquisa com botões adicionais.

Posso refinar minha pesquisa passo a passo. Você pode restringir ou expandir o escopo de sua pesquisa. Você pode encontrar os campos abaixo.

• Caixa de correio atual – O padrão é caixa de correio. Mais tarde, mostrarei como você pode alterar seu padrão, se necessário.
• Todas as caixas de correio – Se você tiver mais contas, talvez queira expandir sua pesquisa para todas as caixas de correio.
• Pasta Atual – Outra opção para restringir sua pesquisa é reduzi-la apenas à pasta atual. Isso significa caixa de entrada excluindo subpastas.
• Subpastas – Se você selecionar subpastas, incluirá a caixa de entrada e todas as pastas abaixo dela.
• Todos os itens do Outlook – Todos os itens do Outlook são tão amplos quanto você pode obter. Ele pesquisará em todas as caixas de correio e não apenas no e-mail, mas também no calendário e nos contatos.
• Incluir itens excluídos – Nos resultados, você tem a opção de incluir itens excluídos em sua pesquisa. Dependendo da sua situação, isso pode realmente inflar seus resultados, então eu não recomendo isso. Em vez disso, você sempre pode pesquisar a pasta de itens excluídos separadamente.
• Incluir resultados mais antigos – Se sua pesquisa retornar o que você estava procurando, você pode selecionar incluir resultados mais antigos.
• De – Sua pesquisa pode demorar mais dessa forma, você pode realmente restringir seus resultados de pesquisa. A mensagem que eu estou procurando era para mim. Eu posso clicar em e digitar o nome do remetente e pressionar enter dessa maneira. Ele procura tudo com a palavra-chave Excel mais onde o usuário é o remetente.
• Assunto – Posso clicar no assunto e adicioná-lo à minha pesquisa.
• Tem Anexos – Eu sei que a mensagem tinha um anexo então eu selecionei tem anexos e talvez eu também saiba que a palavra curso foi incluída na linha de assunto.
• Categorizado – Se você categorizar seus e-mails, poderá restringir os resultados a uma determinada categoria com este menu suspenso ou enviar para você para pesquisar por destinatários.
• Sinalizado – Você pode pesquisar e-mails que você sinalizou
• Importante – Você pode pesquisar e-mails marcados como importantes. Essas opções realmente ajudaram você a encontrar o que procura.

Pesquisa avançada no Microsoft Outlook

• O segundo método é usar a pesquisa avançada. Agora, essa é uma maneira mais eficiente e oferece ainda mais opções, em vez de restringir sequencialmente a pesquisa, como fizemos na pesquisa instantânea. Você pode fazer tudo em um.
• Para obtê-lo, clique dentro da caixa de pesquisa e, em seguida, clique no menu suspenso que abrirá um menu suspenso com campos de pesquisa predefinidos.

• Você pode definir onde pesquisar se o que você está procurando tem um anexo ou não.
• Basicamente, todas as opções de pesquisa que vimos na guia de pesquisa você também encontra aqui e ainda tem mais opções. Por exemplo, com anexo contém, você pode procurar diretamente por palavras-chave que você sabe que estão no anexo da mensagem.
• Digamos que eu saiba que a mensagem que estou procurando tem um anexo que contém a palavra Set 1 . Coloquei entre aspas porque quero uma correspondência exata de frase. Abordaremos a sintaxe de pesquisa no final do artigo, então fique comigo.

• Isso é bem legal. Além disso, você não está limitado aos campos de pesquisa predefinidos que vimos na lista suspensa. Vamos voltar para a pesquisa avançada e observar o botão que tinha mais opções no canto.

• Chegamos às opções de pesquisa avançada, onde podemos ativar campos de pesquisa adicionais. Digamos que eu queira a opção de pesquisar especificamente por destinatários em BCC, marque a caixa BCC e clique em aplicar. Agora estamos disponíveis para pesquisa. Lembre-se dessas opções adicionais. Sempre que não conseguir encontrar os campos, você precisa restringir seus resultados para agora.

Configurações e indexação para pesquisa no Outlook

• Vamos falar sobre opções e indexação. Como sempre, com produtos de escritório, existem algumas opções de aplicação padrão que devemos explorar.
• Vá para arquivo e selecione opções e, em seguida, selecione pesquisar. Em resultados, você pode definir uma pasta padrão para a pesquisa instantânea. A segunda opção, você pode optar por incluir itens excluídos quando estiver pesquisando em todos os itens. Normalmente, eu não habilito isso. Você também pode alterar a cor do realce. Essa é a cor usada para destacar os termos de pesquisa nos resultados na parte superior.

• Também temos opções de indexação. Este é um tópico importante quando se trata de pesquisa. A indexação ajuda você a obter resultados de pesquisa mais rápidos.
• Não é relevante apenas para a pesquisa do Outlook, mas para qualquer pesquisa que você esteja fazendo no Windows, essencialmente a indexação está passando por seus arquivos, suas mensagens e qualquer outro conteúdo em seu PC. Está catalogando as informações.
• Quando a pesquisa do Outlook não encontra o que você está procurando ou apenas fornece resultados incompletos, a indexação não está funcionando corretamente.

• Há muito mais sobre indexação, mas duas coisas importantes a serem lembradas. Ao clicar nas opções de indexação, você obterá o status atual, verifique se a indexação está concluída. Número dois, certifique-se de que as perspectivas sejam incluídas como parte da indexação. Em indexar esses locais, você deverá ver o Microsoft Outlook. Caso contrário, escolha modificar e clique para habilitá-lo como último recurso.

• Se você ainda tiver problemas com resultados de pesquisa precisos ou se a indexação não for concluída, talvez seja necessário reconstruir o catálogo de pesquisa. Isso reiniciará a indexação de seus arquivos de dados.

Sintaxe e operadores de pesquisa do Outlook

• Finalmente, vamos falar sobre a sintaxe de pesquisa. Agora que entendemos os aspectos técnicos da pesquisa do Outlook. Vamos abordar alguns conceitos básicos sobre a sintaxe de pesquisa.
• A pesquisa do Outlook usa a correspondência de prefixo. Se você digitar mais na caixa de pesquisa, ele encontrará mensagens que contenham plus e plushie, mas não excel plus ou excedente. Além disso, não diferencia maiúsculas de minúsculas, portanto, encontrará mais em maiúsculas e minúsculas e mais em outros casos.

• Bem, já vimos que se você quiser procurar uma frase exata como o conjunto 1, você precisa colocá-la entre aspas. Se você não fizer isso, ele retornará todas as variações.
• Você também pode usar operadores lógicos como e, ou e não em sua pesquisa, mas precisa usar letras maiúsculas. Por exemplo, se você pesquisar Leelah e Garani, ele retornará itens contendo Lillah e Karijini, mas não necessariamente. Nessa ordem, Lillah ou Garani encontrarão itens contendo Lailah, Leyla's Garani ou qualquer outra combinação de letras maiúsculas e minúsculas. Lillah não Kirani encontrará todos os itens com Lillah que não incluam a palavra Garani.

• Você pode até usar operadores de comparação como maior que ou menor que tamanho. Por exemplo, se você digitar o tamanho da mensagem, coloque dois pontos e, em seguida, o sinal maior que 5 MB na caixa de pesquisa. Ele retornará itens maiores que cinco megabytes.

• Bem legal, certo? Se eu usar a sintaxe recebida maior do que vamos colocar em 6 de fevereiro de 2021, ela retornará todos os emails recebidos após 6 de fevereiro de 2021.

Para obter mais informações sobre a sintaxe e os operadores de pesquisa, visite o site da Microsoft .

É assim que você pode usar a pesquisa no Outlook para encontrar e-mails muito rápido.

Leia também : Visão geral da caixa de correio de arquivo do Office 365

Agora é sua vez:

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