Como usar mala direta no Word para criar cartas, etiquetas e envelopes

A mala direta é um recurso do Microsoft Word que ajuda a simplificar a criação de cartas, etiquetas, envelopes, e-mails e um diretório personalizados. Como a mala direta não está entre os recursos mais usados ​​do MS Word, alguns usuários podem não saber como fazer uma mala direta no Word para criar cartas, etiquetas e envelopes. 

Se você está tentando economizar tempo gasto na personalização manual de cada carta, etiqueta ou outros documentos, a mala direta pode ser útil. Mesmo que você nunca tenha tentado criar uma carta de mala direta, o processo é bastante direto e nós o orientamos em cada etapa abaixo.

Como criar cartas de mala direta

O Microsoft Word tem um assistente que orienta você na criação de cartas de mala direta . O assistente solicitará a carta que você gostaria de usar e os destinatários da carta ao longo do caminho, portanto, certifique-se de ter uma lista de destinatários pronta para inserir. Caso contrário, nada demais, você sempre pode adicionar uma lista de destinatários manualmente.

1. Abra um documento do Word e digite sua mensagem. Deixe de fora os elementos personalizados (por exemplo, título, nome, cidade, etc.). Por enquanto, você pode apenas deixar um espaço em branco onde deseja inserir esses elementos, assim:

1. Quando seu modelo estiver pronto, selecione Correspondências > Iniciar mala direta > Assistente de mala direta passo a passo na faixa de opções superior.

1. Um novo painel aparecerá ao longo da borda direita da janela do MS Word. Este é o assistente que o guiará pelo processo. Como primeiro passo, você precisará selecionar o tipo de documento em que está trabalhando. Selecione Cartas e escolha Avançar: Documento inicial .

1. Você precisará escolher o documento que deseja usar para mala direta a seguir.
   Se você já digitou algum conteúdo para sua carta, selecione Usar o documento atual .
   Se quiser usar um modelo pronto para uso, selecione Iniciar a partir de um modelo. Depois de escolher um documento inicial, clique em Selecionar destinatários . 

1. O próximo passo é selecionar os destinatários. Supondo que você tenha uma planilha do Excel preenchida com os dados do destinatário, você pode importar os dados selecionando a opção Usar um arquivo existente e selecionando Procurar na seção subsequente. 

Navegue até a planilha que contém a lista de destinatários usando o explorer, selecione a planilha e selecione Abrir . 

Ao selecionar a planilha, você verá a janela Selecionar Tabela . Selecione a(s) tabela(s) relevante(s). Certifique-se de marcar a caixa ao lado do texto Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna se isso for verdade para seus dados e selecione OK .

Em seguida, você verá a lista de destinatários que o Word usará em sua mesclagem. Se tudo estiver correto, selecione OK . 

Depois de adicionar a planilha do Excel, selecione Avançar: Escreva sua carta .

1. Agora você está pronto para adicionar espaços reservados em sua carta. Traga o cursor para onde deseja adicionar o espaço reservado e selecione Mais itens no painel de mala direta.

A caixa de diálogo Inserir campo de mesclagem será aberta, onde você poderá selecionar o espaço reservado relevante e selecionar Inserir para adicioná-lo à sua carta.

1. Depois de inserir todos os campos de mesclagem, selecione Avançar: Visualizar suas cartas .

Isso mostrará uma visualização de todas as cartas geradas com mala direta. Você pode usar os botões de seta no painel de mala direta para alternar a visualização das letras.

1. Selecione Avançar: Conclua a mesclagem . Na etapa seguinte, selecione Imprimir (se quiser imprimir todas as cartas) ou Editar cartas individuais > Todas (se for mesclar as cartas em um único documento).

Como criar etiquetas de mala direta

É sempre uma boa ideia compilar sua lista de mala direta organizadamente em uma planilha do Excel para que você não se sinta tonto quando precisar dos detalhes da mala direta de alguém. No entanto, se você quiser imprimir as etiquetas, sua compilação de planilhas do Excel não será suficiente. Em vez disso, você precisará criar etiquetas de mala direta no MS Word.

1. Se você já possui uma planilha do Excel com detalhes de correspondência, pode pular para a próxima etapa. Caso contrário, organize sua lista de mala direta em uma planilha do Excel. Adicione alguns cabeçalhos (Nome, Sobrenome, Endereço, etc.) e classifique sua lista.
2. Mude para o MS Word. Use o assistente para criar etiquetas. Abra um documento em branco e selecione Correspondências > Selecionar mala direta > Assistente de mala direta passo a passo . 

1. Selecione Etiquetas e, em seguida, Avançar: Documento inicial . 

1. Na tela seguinte, selecione Alterar layout do documento . Em seguida, selecione Opções de etiqueta para definir o número do produto e a marca da etiqueta.

Depois de selecionar OK , você verá os rótulos contornados em seu documento. Caso contrário, vá para Table Design > Borders e selecione View Gridlines.

1. Volte para a guia Correspondências no MS Word e selecione Selecionar destinatários > Usar uma lista existente. 

Navegue até o arquivo do Excel que contém a lista de e-mail. Selecione o arquivo e selecione Abrir .

1. Você verá a janela Selecionar Tabela . Se você tiver várias planilhas em sua pasta de trabalho, verá mais de um item aqui. Selecione aquele que contém sua lista de e-mails. Marque a caixa ao lado do texto Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna e selecione OK . 

1. O MS Word importa a lista de discussão. Selecione Bloco de endereços . Olhe para a visualização à direita. 

Se não estiver como você deseja, selecione Campos de correspondência. Certifique-se de que todos os detalhes correspondam a um cabeçalho apropriado de sua planilha e selecione OK .

Olhe para a visualização novamente. Se estiver bom, selecione OK .

1. Agora você verá > no rótulo. Acesse Correspondências > Atualizar etiquetas para adicionar > a todas as etiquetas.

1. Os rótulos agora estão prontos para serem mesclados. Vá para Correspondências > Concluir e Mesclar > Editar Documentos Individuais . 

Você verá uma pequena janela aparecer. Selecione Todos e, em seguida , OK .

1. Agora você verá todos os seus rótulos mesclados.

Como criar envelopes de mala direta

A criação de envelopes de mala direta é praticamente a mesma que para etiquetas, mas com alguns ajustes. 

Novamente, clique em Correspondências > Iniciar mala direta > Assistente de mala direta passo a passo , mas desta vez, selecione Envelopes e, em seguida, selecione Avançar: Iniciando o documento na parte inferior.

1. Você será solicitado a selecionar um documento inicial. Selecione Opções de envelope para selecionar o tamanho do envelope e a posição do endereço de entrega/devolução (consulte a próxima etapa) e selecione Avançar: Selecionar destinatários .

1. Ao selecionar as opções de envelope , você verá uma pequena janela pop-up. Selecione o tamanho de envelope de sua preferência e selecione a fonte e o local para entrega e endereço de retorno.

1. A próxima etapa do assistente é selecionar os destinatários. Selecione Usar uma lista existente (supondo que você já tenha uma planilha do Excel contendo os dados do destinatário) e selecione Procurar para procurar o arquivo . Selecione o arquivo relevante e clique em Avançar: Organize seu envelope . 

1. Na próxima tela, selecione Bloco de endereço , observe a visualização para garantir que esteja como você deseja e selecione OK .

Agora você verá > aparecer no envelope. 

1. Selecione Avançar: Visualizar seus envelopes . Você verá a mesma visualização que viu na etapa anterior, mas em seu documento. Você pode usar os botões de seta no painel do assistente para alternar entre os envelopes.

Seus envelopes agora estão prontos para serem mesclados. Selecione Avançar: Conclua a mesclagem .

1. Na tela seguinte, você verá uma opção para Editar envelopes individuais . Selecione-o, selecione Todos para mesclar todos os registros e selecione OK .

Agora você verá todos os envelopes mesclados em um único documento.

Impressão em massa e e-mails facilitados

O uso da mala direta pode economizar muito tempo que você gastaria personalizando suas cartas, etiquetas ou envelopes. Isso não é tudo que você pode fazer com o MS Word. Você também pode criar cartões comemorativos , livretos e fichas .

A mala direta já existe há algum tempo, mas se você deseja tornar seus processos eficientes, o Microsoft Office 2019 introduziu alguns recursos interessantes que você pode querer examinar.