Hoje, vou mostrar dicas eficazes para organizar e-mails no Outlook.
- O trabalhador médio em tempo integral nos Estados Unidos recebe cerca de 120 e-mails por dia e passa cerca de 28% de seu dia de trabalho lendo e respondendo e-mails. Isso é muito tempo. Não é à toa que estamos ficando estressados, passando por essa onda interminável de e-mails e ainda tendo que fazer nosso trabalho real.
- É hora de cobrir algumas dicas e técnicas para você obter o controle de sua caixa de entrada. Se você pesquisou esse tópico, vai encontrar diferentes estratégias de como lidar com e-mail. Por exemplo, há caixa de entrada zero. É uma estratégia onde o objetivo é sempre manter sua caixa de entrada 100% vazia.
- No outro extremo do espectro, existem pessoas que têm milhares de e-mails em sua caixa de entrada e estão perfeitamente felizes. Eles usam ferramentas de sinalização e ferramentas de pesquisa para encontrar o que precisam.
- Agora, esses extremos não funcionam para mim. Ambos me dão ansiedade. Já tentei as duas versões. Se eu passar o dia me certificando de que minha caixa de entrada está 100% limpa, não terei muito trabalho real porque me distraio. Se por acaso eu perder um ou dois dias, acabo indo para o outro extremo, onde deixo tudo se acumular e perco o controle, porque cada e-mail para mim é como um teste que precisa ser concluído.
- Quando tenho que percorrer uma caixa de entrada inundada com toneladas de texto esperando por mim, fico estressado. Não quero mais entrar nessa caixa. O que funciona para mim e o que eu recomendo, se você quiser melhorar sua produtividade e diminuir sua ansiedade é usar um sistema que aplique ideias de ambas as estratégias.
- Também mostrarei alguns ótimos recursos do Microsoft Outlook que podem ajudá-lo a reduzir significativamente o tempo gasto em um e-mail.
Desenvolva uma rotina de e-mail
- Apesar da crença popular, nossos cérebros não são bons em multitarefas. Na verdade, a pesquisa mostrou que a multitarefa reduz a produtividade. Portanto, pare de verificar constantemente sua caixa de entrada, porque quando você está no meio de algo, leva algum tempo para voltar aos trilhos.
- Depois de verificar sua caixa de entrada, esses minutos se acumulam com o tempo e é realmente frustrante ter que reiniciar uma tarefa várias vezes.
- Eu sei que pode não ser possível para todos, mas para a maioria dos empregos. É necessário para uma resposta imediata a um e-mail? Recomende dedicar, por exemplo, dez minutos a cada hora ao seu e-mail. Apenas se concentre nos mais importantes. Quando terminar, feche sua caixa de entrada e concentre sua atenção em suas outras tarefas.
- Além disso, certifique-se de desativar as notificações do Windows para não receber pop-ups constantemente.
Para desativar as notificações:
- Selecione o botão Iniciar e, em seguida, selecione Configurações . Vá para Sistema > Notificações e ações .
- Isso levará você a notificações e ações. Ao rolar para baixo, você verá os diferentes aplicativos para os quais as notificações estão ativadas. Definitivamente, desligue o Outlook, mas também confira os outros aplicativos para ver se você realmente precisa obter pop-ups para algum deles.
- Se você não puder fechar o Outlook durante o tempo livre de email porque precisava realizar outras tarefas, alterne para o modo offline. Para mudar para offline, vá em enviar/receber na parte superior e clique em trabalhar offline na barra de status.
- Você também pode ver que está offline no momento.
- Quando chegar a hora de verificar os e-mails novamente, basta clicar em trabalhar offline novamente e sua caixa de entrada atualizará o número para criar um sistema de pastas que funcione para você.
Use o sistema de pastas baseado em ação
- Vamos falar sobre arquivar e arquivar e- mails. No passado, criei uma estrutura de pastas elaborada de vários níveis para diferentes assuntos para arquivar e-mails que eu queria manter. Funciona bem no começo, mas continuei adicionando tópicos e a lista ficou cada vez maior.
- Passei um tempo decidindo qual pasta eu deveria mover e enviei um e-mail para o líder. Quando eu estava procurando por algo muitas vezes eu não tinha mais certeza de onde eu coloquei e acabei perdendo tempo procurando por isso meio que anula o propósito.
- Agora eu uso uma estrutura de pastas mais baseada em ação e tento mantê-la em um sistema simples com apenas algumas pastas. Eu vou te mostrar como você pode configurar isso daqui a pouco.
- A outra regra importante é evitar reler e-mails. Essa é outra razão pela qual eu não gosto de uma caixa de entrada transbordando, porque se você mantiver tudo na sua caixa de entrada, você acabará relendo e-mails várias vezes.
- Aqui está o que eu faço para evitar isso. A primeira vez que leio um e-mail, decido o que fazer com ele. Se é algo que posso fazer imediatamente, eu faço. Por exemplo, se a contabilidade precisa de um recibo, esqueci de enviar. Eu envio imediatamente.
- Basicamente, qualquer coisa que eu puder fazer em alguns minutos, farei para fazê-lo. Quando termino e respondo o e-mail, decido se é algo que eu possa precisar consultar em algum momento no futuro. Ou talvez seja algo que eu precise manter por razões legais ou fiscais. Nesse caso, arquivarei o e-mail clicando em arquivar na parte superior.
- Isso moverá o e-mail da minha caixa de entrada para a pasta de arquivo. Mais tarde, se eu precisar voltar, posso usar a pesquisa para encontrá-lo.
- Se é algo que eu definitivamente não preciso mais, eu simplesmente apago. Em vez de arquivar, clico em Excluir. Isso moverá o e-mail da minha caixa de entrada para os itens excluídos.
- Eu esvazio regularmente a pasta de itens excluídos para que ela não ocupe espaço de armazenamento desnecessário. Isso é o que faço com um e-mail que sei que é rápido de concluir e armazenar e depois arquivar ou excluir.
- Obviamente, o mesmo se aplica a e-mails em que nenhuma ação é necessária. Eu decido se quero arquivar a mensagem ou mover para a lixeira imediatamente.
- Agora, o que você pode fazer quando se depara com uma mensagem que você não pode responder imediatamente? Talvez seja necessário criar um relatório ou verificar com outra pessoa ou qualquer coisa que demore mais do que alguns minutos. É aí que entra minha pasta de ações. Se depois de ler o e-mail, percebi que preciso dedicar mais tempo a ele, movo-o para uma pasta que criei.
- Para criar uma pasta, clique com o botão direito do mouse em sua caixa de correio e selecione uma nova pasta, dê um nome e pressione enter.
- Isso também funciona em pastas existentes caso você queira criar uma subpasta. No meu caso, tenho uma pasta chamada Action Required.
- Você também pode arrastar e soltar para obter suas pastas na ordem desejada para que, quando eu encontrar um e-mail, não possa excluir nem responder imediatamente.
- Eu uso etapas rápidas para mover a mensagem para a pasta de ação para configurar uma etapa rápida. Basta clicar com o botão direito do mouse na mensagem, selecionar etapas rápidas e, em seguida, nova etapa rápida e mover para a pasta.
- Dê-lhe um nome e suas ações. Selecione a pasta que você deseja que a mensagem mova na lista suspensa. Clique em Concluir que você criou o quickstep com o email destacado.
- Basta clicar na etapa rápida na guia inicial. Isso irá movê-lo para fora da caixa de entrada.
- Você também pode adicionar um atalho ao seu quickstep. Vá para o quickstep, gerencie o quickstep e edite. Escolha um atalho, combinação de teclas e salve, em seguida, use o atalho para alocar sua mensagem, mas não é aí que termina porque, caso contrário, você acabou de criar outra pasta que precisa acompanhar.
- Você pode delegar as tarefas a alguém. Você pode simplesmente encaminhar o e-mail para a pessoa para garantir que seja feito.
- Você pode sinalizá-lo usando o recurso de acompanhamento do Outlook.
- Se você não pode delegar a tarefa porque só você pode fazê-la, você deve criá-la a partir dela. O que eu faço é agendar um horário na minha agenda para fazer, porque se eu não agendar, não vai acontecer.
- Para agendar um horário, crie um compromisso diretamente da mensagem, apenas arrastando a mensagem para o ícone do calendário. Isso abrirá a janela de compromisso. Você pode usar o assistente de agendamento para agendar um horário para trabalhar no email. Dessa forma, minha tarefa tem uma boa chance de ser feita.
- Eu vou adicionar um ajuste final para isso. Vamos alterar a pasta de inicialização padrão no Outlook para a pasta de ação. Toda vez que o Outlook abre, a primeira coisa que você verá são as coisas que você precisa fazer. Isso é ótimo para mim porque me distraio facilmente com outros e-mails e posso esquecer de verificar minha pasta real.
- Para fazer a pasta padrão, vá para as opções de arquivo com antecedência, você verá o Outlook iniciar e sair. Aqui você pode selecionar a pasta que o Outlook usa como pasta inicial. Basta clicar na pasta Procurar e Selecionar Ação.
DE-Desorganizar sua caixa de entrada
- Obviamente, a maneira mais fácil de ter uma caixa de entrada limpa é ter menos mensagens para trabalhar, então cancele a inscrição de qualquer coisa que você não queira receber. Se você não conseguir que alguém pare de bombardeá-lo com e-mails, bloqueie o remetente e envie-o para a pasta de lixo eletrônico.
- Desative as notificações de e-mail de aplicativos externos e mídias sociais basicamente faça tudo o que puder para reduzir a onda de e-mails recebidos.
- Eu também recomendo usar regras no Outlook. Por exemplo, estou inscrito em vários boletins informativos nos quais estou interessado, mas não quero que essas mensagens se acumulem na minha caixa de entrada. Nesse caso, você pode criar uma pasta separada para essas mensagens e usar a regra para movê-las automaticamente para essa pasta assim que chegarem. Isso é muito simples. Clique em um dos e-mails de newsletter que você recebeu, selecione as regras na guia inicial e crie a regra.
- Agora precisamos identificar algum gatilho para a regra. Isso pode ser o remetente específico ou determinadas palavras-chave na linha de assunto.
- No meu caso, vou com o remetente, depois selecione a pasta para a qual quero movê-lo e pronto.
- Você pode obter saques realmente criativos e complexos. Basta clicar em Opções Avançadas para ver o que quero dizer. No meu caso, só preciso de uma regra simples para clicar em Ok.
- Uma última dica, isso funciona especialmente bem em um ambiente corporativo onde as pessoas enviam muitos e-mails com destinatários e CC para mantê-los informados. Agora, geralmente esses e-mails não exigem ação, então você pode usar uma regra para movê-los para uma pasta separada para poder lê-los mais tarde ou não.
- Outra maneira é codificá-los com cores para que, com essa abertura, você já saiba que essas mensagens não são endereçadas diretamente a você.
- Para configurar essa formatação condicional no Outlook, vá para a guia de exibição, selecione as configurações de exibição e, em seguida, a formatação condicional. Clique em Adicionar para configurar uma nova regra. Atribua um nome, clique no botão fonte. Você pode alterar a fonte, estilo, tamanho e cor.
- Precisamos adicionar uma condição. Você também pode ficar muito complexo, mas tudo que eu quero é aplicar às mensagens em que sou copiado, então vou marcar a caixa de onde estou e, no menu suspenso, selecionar na linha com outras pessoas. É isso. Clique OK.
- Vou enviar um e-mail para mim no CC e agora quando a mensagem chegar, vejo logo que só estou copiado neste e-mail, então aí está.
- Para resumir, desenvolva uma rotina de e-mail e pare de checar constantemente sua caixa de entrada. Crie um sistema de pastas que funcione para você e aplique uma regra de toque único para evitar reler e-mails e encher sua caixa de entrada aplicando regras e desativando notificações por e-mail. Espero que essas dicas para organizar e-mails no Outlook sejam úteis para controlar sua caixa de entrada e melhorar sua produtividade.
Para obter mais informações, visite o site da Microsoft .
Agora eu gostaria de ouvir de você:
Qual estratégia do post de hoje você vai tentar primeiro? Ou talvez você tenha uma pergunta sobre algo que eu abordei.
De qualquer forma, eu gostaria de ouvir de você, então vá em frente e deixe um comentário abaixo.
