Encontre tempo para reuniões no Outlook: o melhor guia (2022)

Neste post, vou me aprofundar no que este Find Time for Meeting in Outlook oferece.

Então, sem mais delongas, vamos começar.

1 O que é a perspectiva FindTime?

2 Como o FindTime funciona?

3 Quem pode usar o Outlook FindTime?

4 Como usar o Outlook FindTime?

5 Usando a perspectiva FindTime

6 Por que sua empresa precisa do FindTime?

7 FindTime vs Doodle

7.1 O que o Doodle oferece?

7.2 Rabisco 1: 1

7.3 O aplicativo Doodle

O que é a perspectiva FindTime?

• O FindTime Outlook é um suplemento gratuito que ajuda os funcionários a estabelecer um consenso sobre o melhor momento para realizar uma reunião.
• A ferramenta pesquisa os potenciais participantes da reunião para determinar suas preferências e classifica a oportunidade de reunião disponível mais favorável.
• Uma vez que um consenso se forma, FindTime pode criar a reunião em seu nome e enviar convites automaticamente, economizando tempo e aborrecimentos.
• Esse recurso é especialmente útil ao tentar agendar reuniões com pessoas fora das organizações.

Como o FindTime funciona?

• Os convites para votar nos horários das reuniões podem ser enviados para vários endereços de e-mail. Isso inclui Yahoo, Gmail e outros provedores.
• Com os dados fornecidos pelos usuários, o FindTime pode descobrir rapidamente quais dias e horários funcionarão melhor.
• O programa pode encontrar vagas na agenda de cada pessoa que funcionará para reuniões.
• O indivíduo que envia os convites pode então propor vários horários selecionados para a reunião. Os participantes que receberam convites votarão no horário que quiserem.
• Depois que um horário de reunião é escolhido, FindTime envia um aviso para cada participante.

Quem pode usar o Outlook FindTime?

• Para usar o FindTime, é necessário que o indivíduo ou a empresa que organiza a reunião tenha o Microsoft 365 Apps for Business.
• Também pode ser usado com uma conta Enterprise que tenha o Exchange Online .
• É importante saber que os destinatários das reuniões agendadas usando FindTime não precisam ter o suplemento instalado.
• Se uma pessoa receber uma solicitação de alguém que tenha FindTime, essa pessoa ainda poderá votar nos horários das reuniões sem realmente ter o aplicativo. Na verdade, eles nem precisam do Microsoft 365. Basta ter um email para ser um destinatário.

Como usar o Outlook FindTime?

A instalação é incrivelmente fácil. Tudo o que uma pessoa precisa é do Microsoft 365 Apps for Business. Ele também pode ser instalado no Exchange Online por meio de uma conta Enterprise. De acordo com  o suporte da Microsoft , é necessário seguir os seguintes passos para instalar o FindTime Outlook Web.

Abra o Outlook e selecione “ Obter suplementos ” na faixa inicial.

Pesquise ou localize “ FindTime ” e clique em Adicionar . Quando terminar, feche a janela Add-Ins.

O suplemento FindTime agora está instalado. Nas visualizações da Caixa de entrada ou do Calendário, clique em mais opções (…) e você verá o botão FindTime. Clique neste botão para começar.

Para usar a enquete de resposta com reunião, selecione o e-mail e clique em mais opções e clique em “ Responder com enquete de reunião ”

Usando a perspectiva FindTime

Você pode selecionar a opção FindTime ao redigir uma nova mensagem de e-mail OU ao responder a uma opção de e-mail existente.

• Em um novo email, clique em mais opções (…) e selecione  Nova Enquete  de Reunião na seção FindTime na faixa de opções no canto superior direito.

• Ao responder a um email existente, clique em mais opções e clique em “ Responder com  enquete de reunião ” na seção FindTime na faixa de opções no canto superior direito.
• Quando você clica no botão FindTime (“ Nova enquete de reunião ” ou “ Responder com enquete de reunião ”), o FindTime pesquisará seu calendário e o de qualquer outro funcionário e sugerirá as melhores datas e horários de reunião disponíveis.

• Os ícones de pessoas mostram se os convidados são necessários e sua disponibilidade

Informação adicional:

• As reuniões online são habilitadas por padrão, marque a caixa de seleção Reunião Online para desativá-la.
• Quando a Reunião Online for selecionada, o FindTime agendará uma reunião do Microsoft Teams .
• FindTime usará o que foi definido pela sua organização como o canal de reunião online padrão.
• Selecione Configurações da reunião e alterne as opções LIGADO/DESLIGADO.

Selecione  Configurações de pesquisa  e alterne as  opções de LIGADO/DESLIGADO  .

Observação:  você ainda pode excluir horários de reunião selecionados neste momento selecionando  X  na  lista Horários selecionados  .

• Notifique-me sobre atualizações de enquetes: você receberá um e-mail sempre que um participante votar. A mensagem inclui o status da sondagem atual e uma opção de agendamento.
• Agendar quando os participantes chegarem a um consenso : um evento do calendário é agendado automaticamente se todos os participantes necessários votarem a favor de uma opção de horário específica. Se várias opções estiverem disponíveis, a primeira opção será agendada.
• Manter horários selecionados no meu calendário : Um evento provisório é colocado em seu calendário para cada opção de horário que você propõe. Todas as retenções são removidas quando a reunião é agendada ou a votação é cancelada.
• Bloquear enquete para participantes : os participantes não poderão sugerir novos horários ou editar outros participantes.
• Exigir que os participantes verifiquem sua identidade : Para ajudar a evitar a votação anônima, os participantes deverão se autenticar antes de votar.
• Notificações por e-mail no idioma FindTime : o idioma em que você usa o FindTime será usado para enviar notificações por e-mail relacionadas. Caso contrário, essas notificações serão enviadas em inglês.

Depois de revisar as opções e data/hora, clique em “ Adicionar ao e-mail ”.

Os horários sugeridos serão adicionados ao corpo da sua mensagem. Agora você pode enviar a mensagem.

Marcadores de locais de reunião provisórios serão criados em seu calendário para cada sugestão que você fez. Assim que todas as respostas forem recebidas e você selecionar uma data/hora final para essa reunião, todos os outros espaços reservados serão automaticamente removidos do seu calendário.

FindTime criará eventos de calendário temporários intitulados “ HOLD ” seguidos do nome da reunião. Estes permanecerão no local até que todos os participantes tenham acordado um horário. Depois que todos os convidados concordarem com um horário, o FindTime enviará um evento final do calendário e removerá
todos os eventos com o título “ HOLD ”.

Você receberá confirmações e atualizações por e-mail à medida que os destinatários enviarem seus votos. Os destinatários receberão um e-mail FindTime onde podem votar:

Você sempre pode verificar o status de sua solicitação FindTime clicando em “Ver status/horários atualizados” em uma reunião.

FindTime lhe enviará um e-mail de confirmação com controles de botão para verificar as respostas. Depois de ter todas as respostas que você precisa, você pode clicar no botão “ Agendar ” no e-mail para finalizar a reunião e enviar convites.

Selecione Editar opções para alterar as configurações da reunião, se necessário.

Observação : se você fizer alterações e reinserir os horários da reunião, será necessário excluir manualmente o convite original.

Por que sua empresa precisa do FindTime?

FindTime é fácil de implementar e pode ser usado por qualquer tipo de funcionário. Economizar tempo e espremer mais produtividade nas mesmas 24 horas é algo pelo qual toda organização está se esforçando. A TechRepublic apresenta  vários bons motivos para uma empresa querer usar o FindTime.

• FindTime é fácil de usar.
• FindTime é necessário apenas para o agendamento individual da reunião.
• FindTime acaba com o incômodo de idas e vindas entre aqueles que tentam agendar uma reunião.
• FindTime configura a reunião e informa cada pessoa convidada.
• FindTime faz parte do Microsoft 365, que muitas pessoas já possuem.

O FindTime Outlook é um suplemento que praticamente qualquer tipo de negócio, grande ou pequeno, achará útil. Passar mais tempo tentando agendar uma reunião em vez de realmente participar da reunião será coisa do passado com o FindTime.

FindTime vs Doodle

• Com que frequência procura consultas onde várias pessoas têm tempo? Apetece-lhe todos os dias, quer seja uma reunião, uma festa de empresa, um jantar ou uma ida privada ao cinema com os amigos.
• Pode ser realmente estressante reunir muitas pessoas, mas sabemos como ajudar uns aos outros e permitir que as ferramentas nos apoiem.
• A maioria de vocês provavelmente já ouviu falar do  Doodle  ou até mesmo criou pesquisas.

O que o Doodle oferece?

• Doodle é o  serviço de pesquisa gratuito  que muitos de vocês provavelmente já usaram, inclusive eu. Independentemente de marcar uma consulta ou fazer uma pesquisa de quem gostaria de comer o que no churrasco.
• As enquetes são rápidas e fáceis de criar. Além dos agendamentos, conforme mencionado, outros conteúdos também podem ser consultados.
• Mesmo várias configurações ainda podem ser feitas, como “Se necessário”, ou seja, a opção funciona para mim, mas não é a ideal ou apenas uma opção pode ser selecionada por participante.
• A enquete oculta também é prática para que o nome e o voto sejam confidenciais e apenas o criador possa ver os resultados.
• Quando a pesquisa estiver concluída, você poderá passar o link e qualquer pessoa com o link poderá participar da pesquisa. E tudo como um serviço gratuito. Você nem precisa de uma conta Doodle – nada mal, certo?.

À primeira vista, a versão gratuita não pode:

• Definir prazo – Determina o prazo para votação
• Obter detalhes de contato – Faça com que as pessoas preencham seu e-mail, endereço ou número de telefone
• Atividades de todos os convidados – Veja quem ainda está faltando ou quem já recebeu e abriu o convite
• Você também pode enviar lembretes
• Sem publicidade
• Rabisco 1: 1

Rabisco 1: 1

A  função Doodle 1: 1  está incluída nas duas versões pagas e oferece a opção de informar uma pessoa sobre seus compromissos gratuitos para que ela só tenha que escolher a que melhor lhe convier. Seja com colegas, parceiros externos ou clientes, uma reunião pode ser agendada com apenas alguns cliques.

O aplicativo Doodle

Também testamos o  aplicativo Doodle para você com a conta gratuita  e é super fácil criar pesquisas lá também. E um bom recurso especialmente para uso privado: Depois de criar a pesquisa, você pode não apenas enviar o link, mas também usar o WhatsApp ou o Facebook Messenger para distribuir a pesquisa.

Para obter mais informações sobre Encontrar tempo para reunião no Outlook, visite o site da Microsoft .

Agora eu gostaria de ouvir de você:

Qual descoberta do relatório de hoje você achou mais interessante? Ou talvez você tenha uma pergunta sobre algo que eu abordei.

De qualquer forma, eu gostaria de ouvir de você. Então vá em frente e deixe um comentário abaixo.