O guia definitivo para descoberta eletrônica avançada O365

O Advanced eDiscovery O365 fornece um fluxo de trabalho de ponta a ponta para preservar, coletar, revisar, analisar e exportar conteúdo que responde às investigações internas e externas de sua organização. Também permite que as equipes jurídicas gerenciem todo o fluxo de trabalho de notificação de retenção legal para se comunicar com os responsáveis ​​envolvidos em um caso.

Este artigo discute as etapas necessárias para configurar a descoberta eletrônica avançada. Isso inclui garantir o licenciamento adequado necessário para acessar a descoberta eletrônica avançada e adicionar custodiantes aos casos, além de atribuir permissões à sua equipe jurídica e de investigação para que eles possam acessar e gerenciar casos. Este artigo também fornece uma visão geral de alto nível dos casos de uso para gerenciar o fluxo de trabalho de descoberta eletrônica avançada para uma investigação legal.

1 licença de descoberta eletrônica avançada do Microsoft 365

2 Atribuir permissões de descoberta eletrônica

3 Configure o caso de descoberta eletrônica avançada

4 Adicionar guardiões ao caso de descoberta eletrônica avançada

5 Configurar pesquisas

6 Crie um conjunto de revisão

6.1 Desenvolver estratégia de revisão

6.2 Configurar painel de tags

7 Configurar o registro de atividades de auditoria

8 Configurações – Configurações de análise e/ou informações básicas

9 Criar e enviar notificação de espera

10 Visão geral dos trabalhos

11 Exportar

Licença de descoberta eletrônica avançada do Microsoft 365

O licenciamento para descoberta eletrônica avançada requer a assinatura da organização apropriada e o licenciamento por usuário.

• Assinatura da organização:  para acessar a descoberta eletrônica avançada no centro de conformidade do Microsoft 365 ou no centro de conformidade e segurança, sua organização deve ter um dos seguintes:
  • Assinatura do Microsoft 365 E5 ou Microsoft 365 E5
  • Assinatura do Microsoft 365 E3 com complemento de conformidade do E5
  • Assinatura do Microsoft 365 E3 com o complemento de descoberta eletrônica e auditoria E5 se você não tiver um plano existente do Microsoft 365 E5 e quiser experimentar a descoberta eletrônica avançada, poderá  adicionar o Microsoft 365  à sua assinatura existente ou  inscrever-se para uma avaliação  do Microsoft 365 E5 .
• Licenciamento por usuário:  para adicionar um usuário como custodiante em um caso de descoberta eletrônica avançada, esse usuário deve receber uma das seguintes licenças, dependendo da assinatura da sua organização:
  • Microsoft 365: os usuários devem receber uma licença do Microsoft 365 E5, uma licença complementar de conformidade E5 ou uma licença complementar de descoberta eletrônica e auditoria E5.
  • Microsoft 365: os usuários devem receber uma licença do Microsoft 365 E5. Para obter informações sobre como atribuir licenças, consulte  Atribuir licenças a usuários .

Atribuir permissões de descoberta eletrônica

Para acessar a descoberta eletrônica avançada ou adicionado como membro de um caso de descoberta eletrônica avançada, um usuário deve receber as permissões apropriadas. Especificamente, um usuário deve ser adicionado como membro do grupo de funções de eDiscovery Manager no Centro de Conformidade e Segurança. Os membros desse grupo de função podem criar e gerenciar casos de descoberta eletrônica avançada. Eles podem adicionar e remover membros, colocar guardiões e locais de conteúdo em espera, gerenciar notificações de retenção legal, criar e editar pesquisas associadas a um caso, adicionar resultados de pesquisa a um conjunto de revisão, analisar dados em um conjunto de revisão e exportar e fazer download de um Caso de descoberta eletrônica avançada.

Conclua as etapas a seguir para adicionar usuários ao grupo de funções do eDiscovery Manager:

• Navegue até permissões .
• entre usando as credenciais de uma conta de administrador em sua organização do Microsoft 365.
• Na página Permissões, clique em eDiscovery Manager
• Clique em Editar grupo de funções

• Clique em escolher eDiscovery Administrator e clique em Editar

• Agora, clique em Adicionar para adicionar um administrador e selecione um usuário. Você pode clicar em Remover para remover um usuário do gerenciador de descoberta eletrônica

• Feito isso, clique em salvar
• Essas alterações levarão algumas horas para refletir.
• Para obter mais informações sobre as permissões avançadas de descoberta eletrônica, visite o site da Microsoft .

Configurar o caso de descoberta eletrônica avançada

• Navegue até o portal de conformidade do Microsoft Purview
• Na navegação à esquerda, clique em Descoberta Eletrônica e, em seguida, em Descoberta Eletrônica Avançada .

• Selecione Casos no Menu superior.
• Em Casos, clique em Criar um caso para criar um novo caso.

• Na página Novo caso de descoberta eletrônica, mencione o nome e o número do caso .
• Deseja definir configurações adicionais depois de criar este caso?: Não, basta ir para a página inicial. Vou usar as configurações de caso padrão por enquanto.
• No formato Caso, selecione “Novo (recomendado)”

• Clique em Salvar.

Adicionar responsáveis ​​ao caso de descoberta eletrônica avançada

• Na página Test12, clique na guia Coleções
• Clique em + Nova coleção

• Na página Nova coleção, mencione um nome e um número .

• Em Escolher fontes de dados de custódia, verifique se o Exchange e o OneDrive estão selecionados como fontes de dados e clique em Avançar

• Escolha a seção Custodiantes para adicionar os usuários ao caso

• Na página Escolher locais de custódia, verifique se o Exchange e o OneDrive estão selecionados como fontes de dados e clique em Avançar.

• Se você estiver interessado em suspender o canal de equipes do custodiante, clique em Adicionar

• Escolha equipes

• Você verá todas as equipes onde o guardião tem acesso. Selecione uma equipe que você deseja colocar em espera

• Na página Selecionar locais adicionais, clique em Avançar

• Na página Colocar uma retenção nos custodiantes selecionados, verifique se a Retenção está selecionada para os custodiantes

• Clique em concluir

Observação : na página Investigação, clique na guia Trabalhos e certifique-se de que o Status do trabalho de indexação para o custodiante seja Bem-sucedido antes de continuar.

Configurar pesquisas

• Na página Test12, clique na guia Pesquisas e clique em Nova pesquisa

• Insira a página de nome e descrição e clique em Avançar

• Na página Custodians, insira os nomes dos custodians sugeridos e clique em Next

• Na página Não custodiante, clique em +Adicionar fontes não custodiais. Se não, vá para a próxima etapa

Observação : pode haver conteúdo localizado em caixas de correio e sites que não estejam associados a um custodiante, mas que sejam relevantes para o caso. Os locais de conteúdo em que os responsáveis ​​pelo caso não têm controle administrativo, mas podem ser proprietários de dados relevantes, são conhecidos como fontes de dados sem custódia.

• Na página Locais adicionais, clique em Avançar

• Na página de critérios de pesquisa, clique em +Adicionar condições

• Selecione a data

• Configure a data e clique em Avançar
• Na página Revisar sua pesquisa, revise suas seleções, clique em Enviar

Criar um conjunto de revisões

• Na página Test12, clique na guia Conjuntos de revisão e clique em + Adicionar conjunto de revisão

• Na página Adicionar conjunto de revisão, insira o Nome e clique em Adicionar

Desenvolver estratégia de revisão

Se você tiver um volume muito grande de dados, o painel de descoberta eletrônica avançada permite que você visualize os dados de relatórios e de descoberta eletrônica visualmente.

Mesmo antes de iniciar o processo de revisão, o painel pode ajudá-lo a analisar rapidamente seu conteúdo no conjunto de revisão para identificar tendências ou estatísticas importantes e desenvolver sua estratégia de revisão. O painel dinâmico é personalizável para que você possa adicionar, remover e configurar widgets apropriados ao seu caso e detalhar seu conteúdo por meio dos recursos visuais.

Aqui, por exemplo, quero apenas revisar todos os casos de um domínio de remetente específico. Para fazer isso, vou criar um widget que me permite ver esses dados com um gráfico de barras. Depois de criar o widget, posso usá-lo para me ajudar a criar minha pesquisa. Ao aplicar uma condição ao widget, posso filtrar ainda mais minha pesquisa, que neste exemplo quero ver apenas pelo domínio dos remetentes. Depois de especificar o domínio, posso usar isso para criar minha pesquisa e salvá-la como uma consulta.

• Clique em Conjuntos de revisão na parte superior e abra o conjunto de revisão de dados de custódia

• Em resultados individuais, clique em Pesquisar visualização de perfil

• Clique em +Novo widget e clique em criar widget personalizado

• Adicione o título e escolha o pivô (domínio do remetente) e escolha o tipo de gráfico (barra) e clique em Avançar

• Clique no widget e, no canto superior direito do widget, clique em Aplicar condição

• Na página desdobrável, clique em um elemento na chave do widget ou no gráfico do widget para criar um filtro

• Quando terminar, clique em  Salvar como consulta  para salvar suas condições como uma nova consulta de pesquisa para o conjunto de revisão

• Feche a  visualização do perfil de pesquisa  para retornar à visualização dos resultados da pesquisa.

Configurar painel de tags

Como parte do conjunto de revisão, você pode configurar um painel de marcação personalizável para organizar seu conteúdo. Por exemplo, você pode criar tags que identificam o conteúdo como responsivo ou não responsivo, privilegiado etc. Mais tarde, você pode usar essas tags para fluxos de trabalho downstream, como redigir conteúdo confidencial apenas nos dados marcados como "responsivos" ou exportar todo o conteúdo marcado “pronto para exportação”.

Isso ajuda os revisores a classificar e selecionar antecipadamente os dados para limitar as exportações ao conjunto de dados mais responsivo e relevante. Você também pode aproveitar modelos de Machine Learning pré-treinados para ajudá-lo a identificar conteúdo potencialmente confidencial. Para usar os modelos, basta adicionar seções de etiquetas inteligentes ao seu painel de etiquetas.

• Na guia Conjuntos de revisão , clique no conjunto de revisão de dados de custódia
• Na página Dados de Custódia, clique em Gerenciar Conjunto de Revisão

• Role até a parte inferior e, em Tags, clique em Gerenciar tags

• Na página Dados de custódia, Tags, clique na seção +Adicionar

• Insira o título e a descrição da seção (opcional)

• Clique em Salvar
• Na seção Conjunto de tags , clique nas reticências verticais e clique no botão + Adicionar opção

• Abaixo da seção Tag set, no novo item Selection, clique no campo Enter selection label e digite Tag select

• Clique em Salvar.

Configurar o registro de atividades de auditoria

• Na página Test12, clique na guia Fontes de dados e selecione os responsáveis

• Na página de detalhes do custodiante, clique em Exibir atividade do custodiante

• Se necessário, clique em Iniciar gravação de atividades de usuário e administrador e clique em Ativar

• Especifique um intervalo de datas e selecione Pesquisar para visualizar os dados recentes de atividade do custodiante

Nota : Se nenhum dado estiver disponível, faça login como o custodiante e abra alguns arquivos.

• Clique em Fechar para fechar a página de atividades do Custodiante.

Configurações – Configurações de análise e/ou informações básicas

Depois de criar o caso, você pode definir as configurações do caso dependendo do tipo de caso e da complexidade esperada. A guia Configurações é usada para configurar a análise de pesquisa no nível do caso.

• Na página Test12, clique na guia Configurações

• Na seção Pesquisa e análise , clique em Selecionar

• Revise as configurações do Analytics
• Marque as caixas de seleção e altere as seguintes configurações:

Limite de semelhança de documento e e-mail : 70%
Número máximo de temas : 10

• Role até o final e clique em Salvar

• Clique em Sair .

Criar e enviar notificação de espera

Muitas vezes, as organizações são obrigadas a informar aos custodiantes que estão em retenção legal e precisam ser capazes de rastrear quando os custodiantes foram notificados e quando reconheceram a retenção legal. As organizações agora podem gerenciar seu fluxo de trabalho legal em torno das comunicações de custódia de dentro da descoberta eletrônica avançada no Centro de Conformidade.

Os administradores podem enviar, coletar e rastrear notificações de retenção legal. Você pode personalizar os fluxos de trabalho e o conteúdo da notificação de espera para atender às necessidades da sua organização.

Você pode pré-preencher notificações, como lembretes e escalações. Ao criar essas notificações, você pode adicionar links para garantir que os responsáveis ​​reconheçam o recebimento dessas informações. Um editor de rich text é fornecido para criar o Aviso de Retenção e estão disponíveis variáveis ​​que podem ser usadas para criar o aviso.

O administrador pode definir se esta é uma nova emissão, reemissão ou liberação de retenção para a comunicação e definir o conteúdo da retenção, bem como utilizar variáveis ​​comuns, como nome de exibição, link de confirmação e muito mais.

• Clique na guia Comunicações e selecione + Nova comunicação

• Digite o nome e selecione um oficial emissor

• Clique em Avançar

Nota : Todas as notificações de custódia serão enviadas em nome do Oficial de Emissão.

• Crie o Aviso de retenção usando o editor de rich text e os campos de mesclagem. Você pode copiar a carta da seguinte forma e atualizar os campos para o aviso de retenção. No editor de texto, realce Substituir por LINK DE RECONHECIMENTO e clique no botão Link de Reconhecimento localizado na parte superior do editor para inserir o campo de mesclagem.

Reter pedido

Confidencial

Para: {{DisplayName}}
De: Escritório do Conselho Geral
Data: {{IssuingDate}}

A empresa recebeu uma intimação da SEC que exigirá a coleta e produção de determinados documentos da empresa em conexão com uma investigação de abuso de informações privilegiadas. Pretendemos cumprir integralmente a intimação e cooperar com a investigação da SEC.

Para cumprir integralmente a intimação da SEC, é vital que todos os documentos descritos no anexo (incluindo documentos impressos, bem como dados e documentos eletrônicos) sejam preservados e toda destruição ou descarte rotineiro de tais documentos ou dados, sejam eles de acordo com as políticas formais da empresa ou de outra forma, ser suspensa até novo aviso. Isso inclui desativar quaisquer funções de “exclusão automática” e garantir que as fitas de backup sejam preservadas e não substituídas ou excluídas. Se você tiver uma dúvida sobre se algo precisa ou não ser preservado, do lado de preservá-lo até que seja aconselhado o contrário por um advogado.

Esta política se aplica a todos esses documentos mantidos no escritório, em instalações de armazenamento externas ou em sua casa. Inclui não apenas documentos formais da empresa, mas também materiais como notas manuscritas, rascunhos, calendários e similares. Além disso, se alguém sob sua supervisão tiver custódia ou controle de tais documentos ou dados e não estiver listado como destinatário deste memorando, encaminhe-o imediatamente. Se você souber de outras pessoas que devem receber este memorando, ou se souber de documentos além de nosso controle que devem ser preservados, notifique {{IssuingOfficerEmail}} imediatamente.

Instruções detalhadas sobre os procedimentos para a coleta de documentos seguirão em breve e serão projetadas para minimizar a interrupção de suas atividades diárias de negócios. Até que tais instruções sejam fornecidas, todos os documentos e arquivos devem ser mantidos como são mantidos no curso normal dos negócios.

A intimação não deve ser discutida fora de quaisquer discussões necessárias para preservação e conformidade de documentos, ou em comunicações com os advogados da empresa. Não deve haver discussões com terceiros.

Exigimos que você reconheça este aviso clicando no link abaixo

Substituir por LINK DE RECONHECIMENTO

Se você tiver alguma dúvida sobre este aviso, entre em contato com {{IssuingOfficerEmail}}

• Depois que o conteúdo do portal for criado, clique em Avançar
• Na página Definir Notificações – Obrigatório, clique em Editar e crie novas notificações de Emissão, Reemissão e Liberação

Emissão :
Destinatário: Todos os custodiantes
Assunto: Emissão de notificação de retenção
Órgão: Esta é a emissão da notificação de retenção.
{{EssuingOfficerEmail}}

Reemissão :
Destinatário: Todos os custodiantes
Assunto: Reemissão da notificação de retenção
Órgão: Esta é a reemissão da notificação de retenção.
{{EssuingOfficerEmail}}

Liberação :
Destinatário: Todos os custodiantes
Assunto: Liberação da notificação de retenção
Órgão: Esta é a liberação da notificação de retenção.
{{EssuingOfficerEmail}}

Nota : Você pode adicionar um CC\BCC se necessário.

• Depois que as notificações de conjunto necessárias forem criadas, clique em Avançar
• Na página Definir Notificações – Opcional , clique em Avançar. As notificações opcionais incluem um fluxo de trabalho de lembrete e escalonamento para enviar mensagens recorrentes para os responsáveis ​​especificados e/ou seu gerente
• Na página Escolha os responsáveis ​​que você deseja notificar, verifique se todos os responsáveis ​​estão selecionados e clique em Avançar

• Na página Revisar suas configurações, verifique as configurações e clique em Enviar.

Visão geral dos trabalhos

Qualquer processo na descoberta eletrônica avançada que leve mais do que alguns segundos é criado como um trabalho. A guia Trabalhos rastreia o status dos trabalhos em execução ou concluídos.

• Na página Teste 12, clique na guia Trabalhos . Clique no botão Filtrar

• Ao lado de Tipo, selecione os itens para mostrar e oculte para expor seus detalhes

• Opcional : Role até a parte inferior dos filtros e repita a exibição e ocultação dos filtros aplicados nas seções Status e Escopo .

• Clique em Aplicar .

Exportar

Em alguns casos, um advogado ou outro terceiro pode precisar apenas baixar cinco documentos de um processo para um depoimento específico e, nesse caso, disponibilizamos a opção de download.

• Na página Test12, clique na guia Conjuntos de revisão e, em seguida, clique no conjunto de revisão de dados de custódia
• Clique no menu suspenso Ação e clique em Exportar

• Digite o nome da exportação e clique em Exportar

• No Um trabalho foi criado! diálogo, clique em OK

• Para rastrear seu status, vá para a página Test12, clique na guia Jobs

• Após o sucesso, selecione o trabalho e clique em Exportar para baixar os dados.

Leia também : Microsoft Cloud App Security: O guia definitivo

É assim que o ediscovery avançado O365 se concentra nos principais documentos para tomar decisões mais rápidas e informadas.

Agora é sua vez:

Qual estratégia do guia de hoje você vai tentar primeiro? Ou talvez você tenha uma pergunta sobre algo que eu abordei.

Deixe-me saber deixando um comentário rápido abaixo agora.