Use o e-mail de arquivo no Outlook para liberar espaço (2022)

Hoje, vou mostrar como usar o e-mail de arquivo no Outlook para limpar sua caixa de correio (RÁPIDO)

Todos nós confiamos nos e-mails de uma forma ou de outra, mas esses e-mails ocupam espaço à medida que se acumulam, tudo é mais lento, os e-mails não chegam até você e um dia você abre sua caixa de correio e você “caixa de correio CHEIO Sua caixa de correio está cheia , você pode não conseguir enviar ou receber itens”. O que você faz? Como você limpa uma caixa de correio transbordando, especialmente depois de anos coletando mensagens? Felizmente, não é difícil quando você conhece alguns truques.

Determinar o tamanho da caixa de correio

• Vamos começar descobrindo qual é o tamanho da sua caixa de correio atual. Para fazer isso, basta clicar no arquivo na parte superior, isso o levará às informações da conta. Nas configurações da caixa de correio, você verá o tamanho geral.

• Você precisa clicar com o botão direito do mouse na caixa de correio e selecionar as propriedades do arquivo e clicar no tamanho da pasta.

• O número interessante é o tamanho total, incluindo as subpastas.

• Este é o tamanho da sua caixa de correio atualmente. Se estiver acima de 5 GB, você deve considerar trabalhar nele.

Excluir e-mails da lixeira

Como você pode reduzir o tamanho da sua caixa de correio? Bem, vamos às opções. A primeira opção é usar a limpeza manual. Uma boa maneira de começar é sempre esvaziar o lixo. Basta clicar com o botão direito em seus itens excluídos e selecionar a pasta vazia. Ele excluirá permanentemente os itens lá. Isso não pode ser revertido, então, obviamente, certifique-se de não precisar mais desses itens. No meu caso, tenho certeza.

Limpar itens antigos - arquivamento manual

O próximo passo é arquivar mensagens antigas às quais você pode precisar acessar em algum momento. Muitas vezes, você precisa manter os itens por um certo número de anos por motivos fiscais e legais, para não excluí-los, mas também não deseja que eles ocupem espaço em sua caixa de correio. Isso é para o arquivamento. O arquivamento remove fisicamente os itens antigos da sua caixa de correio do Outlook para separar o arquivo de dados ou o arquivo PST em seu computador local.

• Deixe-me mostrar como você pode fazer isso. Vamos voltar ao arquivo na parte superior e no menu suspenso Ferramentas, vamos selecionar limpar itens antigos na caixa de diálogo .

• Vamos selecionar a segunda opção para arquivar esta pasta e todas as subpastas. Você pode selecionar pastas individuais, como Caixa de entrada ou itens enviados, mas geralmente clico na caixa de correio na parte superior, o que significa que ela passará por tudo.
• A configuração principal é a data limite para que todos os itens mais antigos que os dias selecionados sejam removidos e movidos para o arquivo morto.
• Você pode alterar o local e o nome do arquivo com o navegador. Vou apenas usar o padrão, depois pressionar uma tecla e o arquivamento começará a funcionar.

• Agora, deixe-me mostrar onde você pode encontrar as mensagens arquivadas novamente, caso precise delas. Você verá a pasta chamada Arquivos.

• Todas as pastas em que as mensagens estavam antes estarão disponíveis para que não despeje tudo em uma pasta grande. Claro, você pode usar a pesquisa para encontrar o que precisa. Desta forma você ainda tem acesso aos emails antigos no Outlook e eles não ocupam espaço na sua caixa de correio. Mas lembre-se de que eles não estarão disponíveis no Outlook online ou no seu celular.

Criar pastas pessoais

Alguns não gostam da ideia de deixar o Outlook decidir o que mover. Então, deixe-me mostrar outra maneira manual de descarregar itens da sua caixa de correio, e isso é criando pastas pessoais. Tecnicamente, é muito semelhante ao arquivamento porque as pastas pessoais também são arquivos de dados em seu computador local. Exceto aqui, você mesmo move os itens e pode criar sua própria estrutura de pastas para criar uma pasta pessoal.

• Vá para o arquivo na parte superior e, em seguida, no menu suspenso para configurações da conta, selecione configurações da conta.

• Vamos para a guia de arquivos de dados e clique em Adicionar.

• Você pode fornecer o nome do arquivo de dados ou alterar o local. Eu recomendo manter esses dados e arquivos compactados no mesmo local. Eu vou te dizer o porquê no final deste post. Quando terminar, clique em OK e pronto.

• Agora você criou sua própria pasta pessoal. Vamos ver esta pasta aparecer no painel de pastas.

• Você pode estruturar esta pasta como quiser. Vou apenas criar uma nova pasta chamada Contratos clicando com o botão direito do mouse na pasta pessoal e selecionando nova pasta.

• Agora, você pode selecionar mensagens ou pastas inteiras e movê-las da sua caixa de correio para esta pasta pessoal.
• Dessa forma, você tem controle total sobre o que está sendo removido e arquivado. Estas são as opções de limpeza manual no Outlook. Apenas lembre-se de que o arquivamento manual e as pastas pessoais são baseados em arquivos locais e em seu computador, portanto, tudo o que você mover para esses arquivos não estará disponível para você em outro computador ou online.

Arquivar itens antigos automaticamente

• Agora, vamos dar uma olhada em outra opção que você tem, que é o arquivamento automático. Ter que fazer essa abordagem manual repetidamente pode ser bastante irritante. Uma maneira mais eficiente de fazer isso no Outlook é usar o arquivamento automático.
• Esse recurso existe desde sempre. Acho que foi introduzido no Outlook 2003 com base em suas configurações definidas.
• Ele é executado em segundo plano e passa por todas as pastas da sua caixa de correio. Em seguida, ele move fisicamente e-mails antigos dessas pastas para um arquivo de dados separado ou arquivo PST em seu computador local, assim como o arquivamento manual. Exceto que uma vez configurado, você não precisa mais pensar sobre isso.
• O desafio do arquivamento automático é entender as configurações, é importante acertar, mas infelizmente não é muito intuitivo.

No entanto, não se preocupe, basta seguir aqui e colocaremos você em funcionamento rapidamente para acessar as configurações de arquivamento automático.

• Vá para o menu arquivo e selecione opções e, em seguida, selecione Avançado e você verá o AutoArquivar.

• Caso você não o veja, você está em um ambiente corporativo e seu administrador desativou esse recurso ou você tem uma conta do Exchange e o arquivo online do Microsoft 365 foi habilitado para você. Nesses casos, o Outlook arquivará de acordo com suas políticas corporativas e você não poderá usar o arquivamento automático de outra forma.

Configurações de arquivamento automático

• Você verá as configurações de arquivamento automático ao clicar. Com a primeira caixa de seleção, você ativa o arquivamento automático e pode especificar com que frequência você deve executar se quiser ser notificado antes do início do processo, marque a caixa de seleção prompt antes do arquivamento automático. Desta forma, você poderá cancelá-lo se precisar excluir itens expirados apenas se referir a e-mails com data de expiração. Isso às vezes é usado para mensagens sensíveis ao tempo.
• Você pode querer que os e-mails expirados desapareçam. Nesse caso, marque a caixa que diz Excluir itens expirados (somente pastas de e-mail).
• Queremos arquivar ou excluir itens, mantendo-o ativado.
• Mostrar pasta de arquivo na lista de pastas deve ser verificado. Os arquivos serão facilmente acessíveis a você no painel de pastas.
• Você pode especificar a idade padrão na qual deseja que os itens sejam arquivados. Eu vou com 12 meses, mas verifique o que funciona para você. Queremos que nossos itens sejam movidos e não excluídos permanentemente.
• Ele já tem uma pasta padrão, o que é bom para mim. Se você quiser usar uma pasta diferente, clique em, navegue.
• Apenas marque excluir permanentemente se tiver certeza de que realmente deseja se livrar desses itens, pois isso ignorará a pasta de itens excluídos.
• Finalmente, temos a opção de aplicar essas configurações padrão a todas as pastas. Isso é importante para entender clicando neste botão. Essas configurações padrão que acabamos de alterar serão aplicadas a todas as suas pastas. Dessa forma, você não precisa fazer alterações para cada pasta individualmente. Se você tiver muitas pastas que deseja arquivar da mesma maneira, essa pode ser a escolha certa. Mas se você quiser ter mais controle sobre o processo, não use este botão.
• Por exemplo, digamos que você tenha várias pastas que deseja arquivar após três meses, outras talvez após seis meses, algumas nem um pouco. Para alguns, você pode querer que o conteúdo seja excluído após um certo tempo. Se for esse o caso, é melhor aplicar as configurações no nível da pasta.
• Vamos fazer isso. Não vou clicar no botão aplicar a todos, em vez disso, vou apenas apertar uma tecla para as configurações de segurança.

Configurações de AutoArquivamento Específico de Pasta

• Digamos que você queira definir opções de arquivamento específicas para os itens enviados, basta clicar com o botão direito do mouse na pasta e selecionar propriedades, depois ir para a guia de arquivamento automático.
• Você verá três opções. Para não arquivar esta pasta, arquive os itens de acordo com as configurações padrão. Essas são as configurações que acabamos de ver. Quando você clica nas configurações de arquivo padrão, ele o levará de volta a essa janela para as configurações específicas da pasta selecionadas.
• Terceira opção. Digamos que queremos que os itens enviados sejam movidos após três meses, então vou alterar o período para três meses. Uma pasta de arquivo padrão é boa para mim. Quando terminar, clique em OK.

• Vamos também definir as opções para itens excluídos. Não quero arquivar todos os itens, mas quero que sejam excluídos permanentemente.
• Clique com o botão direito do mouse na pasta, vá para as configurações de arquivo padrão e selecione a terceira opção novamente, digamos, para itens excluídos. Eu quero que eles sejam limpos após quatro meses e porque eu não quero mover, mas sim apagá-los, eu seleciono a última opção, apagar permanentemente os itens antigos.

• Basta percorrer as pastas que deseja arquivar e fazer as alterações.
• Admito que começar com o arquivamento automático no Outlook não é a experiência mais intuitiva, mas depois de configurá-lo da maneira desejada, ele funcionará silenciosamente em segundo plano, liberando espaço para você.

Backup de arquivos PST do Outlook

• Agora, vamos falar rapidamente sobre backup. Independentemente de você optar por pastas pessoais, arquivamento manual ou automático, todas essas soluções movem todas as mensagens para um arquivo local em seu computador.
• O risco é que os discos rígidos falhem e os arquivos sejam corrompidos, por isso é muito importante que você faça backup desses arquivos em um disco rígido externo ou em qualquer outra solução de armazenamento. É por isso que recomendo manter todos os seus arquivos em um só lugar. Isso facilita o backup deles.

• Um último conselho. Muitas vezes vejo pessoas colocando os arquivos PST de arquivo em uma unidade de rede da empresa para acessá-los diretamente com suas perspectivas. Agora, eu sei que pode ser tentador tirar proveito de um backup central, mas não faça isso, conectar-se a um PC pela rede pode resultar em desempenho ruim ou até corrupção de dados. A Microsoft também afirma em seu site que esta é uma configuração sem suporte.

Estas são as diferentes maneiras de usar o email de arquivo no Outlook para limpar sua caixa de correio.

Agora quero passar para você:

Qual estratégia do guia de hoje você vai tentar primeiro? Ou talvez você tenha uma pergunta sobre algo que eu abordei. De qualquer forma, eu gostaria de ouvir de você. Então vá em frente e deixe um comentário abaixo.