Come utilizzare i turni in Microsoft Teams per gestire lorario di lavoro, le pianificazioni e altro

Ecco uno sguardo a come iniziare a utilizzare Microsoft Teams per gestire gli orari e gli orari di lavoro di te e dei tuoi dipendenti.

Apri l'app Turni cercandola da … Altre app nella barra laterale di Teams.

Verifica se il tuo manager ti ha assegnato un orario o un turno. In caso contrario, chiedi loro di configurarlo.

I manager possono impostare i turni creando una pianificazione del team all'avvio iniziale in turni

I manager possono fare clic sul pulsante "aggiungi persone al gruppo" per aggiungere turni e orari per i dipendenti

I gestori possono quindi aggiungere un orario specifico. note e altre informazioni per i turni.

I turni possono quindi essere condivisi con un team facendo clic sul pulsante Condividi con il team

I dipendenti possono quindi effettuare richieste di permessi, timbrare entrate e uscite e altro ancora tramite Turni

Se il tuo amministratore IT lo ha abilitato , potresti notare un'esperienza di "turni" in Microsoft Teams. Questo è uno strumento di gestione della pianificazione destinato a manager e lavoratori in prima linea (che sono quelle persone che entrano in contatto direttamente con i clienti o il pubblico in generale). È incluso nei piani di Teams senza costi aggiuntivi e sostituisce anche la vecchia esperienza di Microsoft Staff Hub .

Ma non è solo per i lavoratori in prima linea. Con Turni, i manager sono in grado di mettere insieme pianificazioni, scambiare turni, creare gruppi, inserire richieste di permessi e persino tenere un orologio. La funzionalità può essere molto utile per le piccole imprese in quanto è fortemente ottimizzata per l'esperienza di Microsoft Teams. Ecco uno sguardo completo su come iniziare a gestire le ore di lavoro e gli orari di lavoro di te e dei tuoi dipendenti.

Aprire l'app Turni e iniziare a gestire i nuovi turni

Per iniziare, dovrai aprire l'app Turni. È integrato nel lato sinistro di Teams. Se non lo vedi lì, dovrai fare clic su ... Altre app e trovarlo nell'elenco. Una volta lì, vedrai un elenco di turni assegnati a te per la settimana corrente. Se non c'è nulla, devi avere un manager o un amministratore che ti assegni un turno o chiedi loro di aggiungerne uno tramite l'app.

Stiamo per discutere in che modo i manager o gli amministratori possono farlo in seguito, ma tieni presente che questi passaggi successivi sono in genere destinati solo ai manager o a coloro che dispongono delle autorizzazioni di amministratore corrette. I manager possono creare una pianificazione in Turni solo se sono impostati come proprietario del team di Office 365 . Tutti gli altri avranno ancora accesso ai turni, ma avranno solo le opzioni per vedere il proprio turno per la settimana o gestire le ferie e altre richieste.

Se sei un manager e disponi delle autorizzazioni appropriate , per continuare con la creazione di un turno, ti consigliamo di scegliere Crea dall'elenco delle squadre nella pagina. Una volta selezionato Crea, ti verrà chiesto di selezionare un fuso orario per il turno. Se ti capita di lavorare a livello globale, poiché siamo qui a CloudO3, potresti voler scegliere un fuso orario che tutti possano capire. Mentre scriviamo su Microsoft, utilizziamo il fuso orario del Pacifico, in cui ha sede la società di Redmond, Seattle.

Dovrai quindi concedere a Teams un po' di tempo per creare una pianificazione. Al termine, ti verrà chiesto di fare un tour. Questo mostra come puoi aggiungere membri del team, creare turni e altro ancora. Ne parleremo nelle prossime sezioni.

Come i manager possono creare turni e orari

I manager e quelli con le giuste autorizzazioni di Office 365 possono creare turni e pianificazioni per i dipendenti con turni in Microsoft Teams. Questo può essere fatto facendo clic sul pulsante "aggiungi persone al gruppo". Questa icona viene visualizzata come l'immagine di una persona all'estrema destra dello schermo. Sarai in grado di aggiungere chiunque al turno e alla pianificazione purché disponga di un profilo valido con il tuo piano di Office 365.

Una volta che qualcuno viene "aggiunto" al gruppo, puoi creare un turno per lui. Per fare ciò, fai doppio clic su uno slot vuoto nella loro pianificazione per la settimana. Per impostazione predefinita, questa pianificazione sarà suddivisa nei giorni della settimana. Da lì, puoi fare doppio clic su un giorno specifico e compilare alcuni dettagli sul turno specifico. Ciò include gli orari di inizio e fine, un colore per un tema (o attività) specifico, alcune note su a cosa serve il turno. Puoi anche aggiungere alcune attività più specifiche non coperte facendo clic sul pulsante Aggiungi attività.

Una volta fatto, il turno può essere aggiunto alla pianificazione facendo clic sul pulsante Salva. Puoi sempre tornare indietro e modificare i dettagli facendo clic con il pulsante destro del mouse nella pianificazione e scegliendo Modifica turno. Se vuoi copiarlo anche in un altro giorno (cosa che facciamo perché abbiamo molti turni di scrittura simili qui su CloudO3), puoi fare clic con il pulsante destro del mouse, scegliere Copia e quindi fare clic con il pulsante destro del mouse nel punto in cui desideri posizionare il MAIUSC e scegli Incolla. 

Se stai cercando di personalizzare un po' il programma, puoi inserire un nome o dettagli aggiuntivi nella casella sopra gli slot dei turni. Puoi anche aggiungere alcune note nella sezione Note del giorno per darti alcune informazioni aggiuntive.

Puoi anche creare dei turni aperti facendo clic sull'area Turni aperti. Ciò ti consentirà di creare turni "gratuiti" prima di assegnarli agli altri membri. Quando crei un turno aperto, potrai assegnarlo ai membri del team. Basta fare clic su ... sotto di esso e scegliere Assegna turno aperto. 

Sono inoltre disponibili ulteriori controlli per filtrare la vista in base ai membri, stampare la vista corrente o modificare la vista in base a turni, disponibilità o gruppi. Se necessario, puoi anche passare a una visualizzazione giornaliera, settimanale o mensile.

Condividere i turni con il tuo Team

Una volta creato, un turno non diventa ufficiale né viene visualizzato nella versione di Teams del tuo dipendente finché non viene condiviso. Puoi farlo facendo clic sul pulsante viola Condividi con il team in alto a destra dello schermo. Questo ti darà ulteriori controlli su come condividerlo con i membri del team. Vedrai alcune opzioni per selezionare i giorni che desideri condividere con i membri del team. Sentiti libero di selezionare un intervallo che desideri includere. Saranno anche caselle di controllo per informare l'intero team (che è tutti elencati nel programma) o solo le persone che sono state colpite (le persone a cui hai appena assegnato i turni).

Gestire o concedere permessi e altre richieste

Turno e pianificazioni creati, gli utenti e i dipendenti di Teams avranno nuove opzioni per vedere il loro programma quando si fa clic sulla sezione Turni di Teams. Oltre a visualizzare il loro programma, tuttavia, possono anche richiedere del tempo libero e inserire altre richieste. Questo viene fatto facendo clic sull'icona nell'angolo in alto a destra dello schermo che ha la forma di un orologio con un punto interrogativo.

Gli utenti possono inviare una richiesta di tempo libero e quindi controllarne lo stato. Possono anche annullarlo, se necessario. Possono anche richiedere di scambiare il loro turno o fare un'offerta anche per un altro. C'è una bella interfaccia utente che consente loro di scegliere un motivo, lasciare una nota per questo, come visto sopra.

In qualità di manager o amministratore, spetterà a te approvare queste richieste. Puoi farlo facendo clic sulla scheda Richieste in Turni. Lo vedrai sotto In corso. Puoi quindi controllarlo sul lato destro dello schermo. Ci saranno opzioni per approvarlo o negarlo, come abbiamo lasciato sopra. Quando approvi come gestore, l'utente riceverà una notifica al riguardo.

Impostazione dell'orologio a turni

L'aspetto finale di Shifts in Teams che tratteremo è il Time Clock. Questa opzione Orologio consentirà ai tuoi dipendenti di entrare e uscire utilizzando i loro dispositivi mobili. In qualità di gestore, puoi anche impostare il rilevamento della posizione opzionale. Questo rileverà dove si trovano i dipendenti quando entrano e escono. Queste impostazioni possono essere modificate o rimosse in qualsiasi momento facendo clic sulla scheda Impostazioni in Turni in Teams. Vedrai un pulsante Inizia configurazione lì per configurarlo.

I tuoi dipendenti possono utilizzare l'orologio in Microsoft Teams sui loro dispositivi mobili iOS o Android. Quando fanno clic su di esso, saranno in grado di attivare l'orologio e quindi uscire dall'orologio per le pause rivisitando l'app Teams. Avranno anche un'opzione per confermarlo. Sarai quindi in grado di esportarlo come foglio di calcolo Excel e verificarlo e scaricare il rapporto di ingresso e uscita tramite la stessa sezione Orologio che abbiamo menzionato sopra.

Come utilizzerai i turni?

Come puoi vedere, Shifts in Teams è una soluzione abbastanza completa. Se non hai accesso a servizi di buste paga come ADP, può essere utilizzato per tenere traccia delle ore di lavoro e molto altro ancora. È anche semplice da configurare e non ci vuole troppo tempo per abituarsi. Hai trovato utile la guida? Faccelo sapere nei commenti qui sotto e assicurati di rimanere sintonizzato su CloudO3 questa settimana mentre ci addentriamo più a fondo nell'esperienza Shifts.