Cum să utilizați listele derulante Google Sheets

Când creați Foi de calcul Google pe care alți oameni trebuie să le completeze, o listă drop-down poate simplifica procesul de introducere a datelor.

Puteți extrage elementele pentru lista dvs. derulantă dintr-un alt interval de celule sau le puteți introduce direct. Aflați cum să faceți ambele, precum și cum să modificați o listă drop-down existentă.

Creați liste derulante manuale în Foi de calcul Google

Cea mai rapidă modalitate de a crea o listă verticală Foi de calcul Google este listarea elementelor din setările de validare a datelor.

Pentru a face acest lucru:

1. Selectați celula în care doriți să creați o listă derulantă. Selectați Date din meniu, apoi selectați Data validation .

2. Lângă Criterii, selectați Listă de articole . 

3. În câmpul de lângă această selecție, tastați elementele pe care doriți să le includeți în lista verticală, separate prin virgule.

4. Selectați butonul Salvare și veți vedea că celula pe care ați selectat-o ​​are acum o listă derulantă.

Opțiuni de validare a datelor

Există câteva setări importante de reținut în fereastra de validare a datelor.

Dacă deselectați Afișare lista drop-down în celulă , săgeata drop-down nu va apărea. Cu toate acestea, atunci când utilizatorul începe să tasteze, vor apărea elementele din listă.

În secțiunea Despre date invalide , dacă selectați Afișare avertisment , va apărea un indicator de avertizare roșu. Aceasta afișează un mesaj care avertizează utilizatorul că elementul introdus nu se potrivește cu nimic din listă.

Dacă în schimb selectați Respingeți introducerea , Foi de calcul Google va respinge intrarea și o va înlocui cu primul element din lista verticală.

În secțiunea Aspect , dacă selectați Afișare text de ajutor pentru validare și introduceți text în câmpul de sub acesta, acel text va apărea atunci când utilizatorul selectează celula drop-down.

Creați liste derulante dintr-o gamă de foi Google

O modalitate mai dinamică de a crea liste drop-down Foi de calcul Google este să utilizați conținutul unei game de celule pentru a completa lista.

Pentru a face acest lucru:

1. Mai întâi, creați listele de validare în orice interval de celule. Acestea nu trebuie să fie în aceeași foaie de calcul. Puteți crea și selecta aceste liste și în alte file ale foilor de calcul.

2. Apoi, selectați celula în care doriți să creați o listă derulantă. Selectați Date din meniu, apoi selectați Data validation .

3. De data aceasta, selectați Listă dintr-un interval din lista verticală Criterii. Apoi, selectați pictograma de selecție a grilei mici pentru a deschide fereastra de selecție a intervalului.

4. Selectați intervalul pe care doriți să îl utilizați ca listă și veți vedea textul intervalului care va apărea în câmpul Selectați un interval de date .

5. Selectați OK pentru a închide fereastra de selecție și a reveni la fereastra de validare. Configurați restul opțiunilor derulante pe care le doriți și apoi selectați butonul Salvare pentru a finaliza.

6. Acum, veți vedea că datele intervalului apar ca elemente din lista drop-down în celula pe care ați selectat-o.

7. Continuați același proces pentru orice alte coloane pe care doriți să le adăugați ca listă derulantă dinamică.

Utilizarea intervalelor ca sursă a datelor este o modalitate excelentă de a vă menține foile de calcul actualizate fără a fi nevoie să parcurgeți și să actualizați manual fiecare listă drop-down creată.

Fapte interesante despre listele dropdown Foi de calcul Google

Listele drop-down Foi de calcul Google conectate la intervale sunt cele mai utile, deoarece reduc dramatic întreținerea generală a foii de calcul.

Actualizați mai multe celule cu o modificare a intervalului

Acest lucru este valabil mai ales dacă aveți mai multe celule care desenează date dintr-un singur interval de elemente. Dacă doriți să actualizați sau să modificați acele elemente din listă, va trebui să faceți modificarea doar într-un singur interval.

Chiar dacă există sute de celule cu acele elemente din listă, actualizarea intervalului o dată va actualiza instantaneu toate aceste celule derulante.

Copierea celulelor validate pentru a economisi timp

De asemenea, puteți economisi timp prin copierea celulelor derulante validate în orice alte celule. Acest lucru economisește timpul necesar pentru a parcurge din nou procesul de trecere prin ecranele de validare.

Copierea celulelor validate este utilă în special pentru listele de selecție, cum ar fi zile, luni, ora și alte seturi de date standard.

Eliminați rapid validarea celulelor

Să presupunem că nu doriți ca elementele din listă să fie incluse în nicio celulă. Le puteți elimina rapid făcând clic dreapta pe celulă, selectând Validare și apoi selectând Eliminați validarea în fereastra de validare a datelor.

Veți vedea săgeata drop-down dispărând din celulă și toate elementele drop-down dispar. Celula va deveni doar o altă celulă normală de foaie de calcul.

Utilizarea listelor dropdown duble în Foi de calcul Google

O altă modalitate utilă de a utiliza listele drop-down Foi de calcul Google este să transferați informații între foi . De asemenea, puteți utiliza această tehnică pentru a transmite informații între oameni.

De exemplu, dacă aveți o foaie originală care conține o listă de sarcini finalizate de o echipă, puteți baza o a doua foaie de calcul pe acele sarcini finalizate.

Este posibil să doriți sau nu să creați prima listă pe baza acelorași liste derulante dinamice descrise în ultima secțiune.

Oricum, selectați celula de pe foaia către care doriți să trimiteți sarcinile finalizate ca altă listă derulantă și deschideți fereastra de validare așa cum este descris în ultima secțiune. Când selectați intervalul de date, comutați la această foaie de calcul pentru activități sursă și selectați întreaga coloană de sarcini (inclusiv celulele goale).

Acum, pe foaia de calcul de destinație, veți vedea că datele din coloana de sarcini sunt extrase. Aceasta înseamnă că a doua echipă își poate îndeplini propriile sarcini de proiect pe baza sarcinilor finalizate de la prima echipă.

Prima echipă poate continua să adauge sarcini nou finalizate la foaia de calcul sursă inițială.

Deoarece ați inclus celulele goale în intervalul sursă, acele noi sarcini unice vor apărea în lista derulantă a celei de-a doua echipe. 

Rețineți că numai sarcinile unice vor apărea în a doua listă derulantă. Nu este cea mai bună modalitate de a trece anumite elemente de rând de la sursă, dar este o modalitate excelentă pentru o a doua echipă de a vedea toate elementele unice adăugate la o foaie de calcul de către alte persoane.

Cum veți folosi listele derulante Google Sheets?

După cum puteți vedea, Foi de calcul Google oferă multe moduri prin care puteți extrage informații din alte celule pentru a completa listele drop-down. Sau, dacă nevoile dvs. de introducere a datelor sunt destul de simple, puteți rămâne la introducerea manuală a elementelor din lista derulantă, separate prin virgule. 

În orice caz, ar trebui să puteți face introducerea datelor pentru oricare dintre foile de calcul cât mai ușor și simplu posibil.