Cum să faci o listă drop-down în Excel: 2 cele mai bune metode în 2023

Pentru a face sarcinile de introducere a datelor perfecte și rapide, trebuie să învățați cum să creați o listă derulantă în Excel.

Excel este un software puternic de introducere a datelor. Îl puteți folosi pentru nevoi personale și profesionale de introducere a datelor, cum ar fi crearea de liste de rechizite de birou, realizarea de liste de rechizite de uz casnic, crearea unui inventar pentru o afacere mică sau acasă și multe altele.

În orice lucrare de introducere a datelor, trebuie să introduceți date mici precum nume, adrese, cantități, locații, prețuri etc. Când cineva auditează această bază de date, poate dori să introducă comentarii precum auditat, audit în așteptare, eroare găsită etc.

Dacă tu sau angajatul tău începeți să faceți acest lucru manual, atingerea obiectivului va dura câteva zile. Prin urmare, trebuie să automatizați foaia Excel în care capturați datele. Comanda din lista derulantă Excel este o automatizare de bază pe care o puteți utiliza fără a învăța codarea Visual Basic pentru Excel. Citiți mai departe pentru a afla cum să faceți o listă în Excel cu meniul drop-down.

Ce este o listă drop-down în Microsoft Excel?

Cum să faci o listă drop-down în Excel

Lista derulantă Excel este un instrument de validare a datelor al aplicației Excel. Este necesar să selectați un interval sau o listă de date pentru lista derulantă. Apoi, aplicați pur și simplu comanda de validare a datelor pentru lista drop-down în celula țintă sau în intervalele de celule pentru a obține sugestii pentru introducerea datelor.

Listele derulante elimină presupunerile din sarcina de introducere a datelor. De asemenea, nu veți face greșeli de scriere și alte greșeli atunci când utilizați funcția de listă derulantă Excel. Este, de asemenea, cel mai utilizat instrument de automatizare a introducerii datelor pe Microsft Excel.

Când puteți utiliza listele drop-down?

Iată câteva scenarii în care puteți aplica această comandă de validare a datelor:

• Creați o bază de date pe Excel și aveți nevoie de operatorii de introducere a datelor pentru a introduce datele de care aveți nevoie, fără gunoi.
• Doriți ca operatorii de introducere a datelor să utilizeze numai date clasificate atunci când introduc informații într-o foaie de lucru Excel.
• Creați formulare gratuite online sau offline pe Excel și doriți ca utilizatorul să introducă date disponibile numai în formular și nimic altceva.
• Baza de date include nume repetitive, numere de telefon, adrese etc. De asemenea, în funcție de aceste date, plătiți facturi sau facturi. Prin urmare, acuratețea este extrem de critică pentru proiect. Într-un astfel de caz, trebuie să utilizați liste derulante în Excel.
• Creați o foaie Excel pentru rechizite de uz casnic și doriți ca membrii familiei să facă înregistrări numai dintr-o listă permisă de articole.
• Echipa dvs. de introducere a datelor iubește foarte mult să folosească comenzile rapide de la tastatură și, pentru aceasta, listele derulante Excel oferă o comoditate de neegalat.
• Efectuați o bază de date de rechizite sau cereri de achiziții și doriți doar ca angajații să creeze cereri de achiziție pentru articole de papetărie, hardware IT sau accesorii preaprobate.

Cum se face o listă derulantă în Excel: folosind un interval de date

Există două moduri de a face o listă în Excel cu săgeți derulante. Unul folosește un interval de date preconfigurat, iar altul introduce manual opțiunile. Găsiți mai jos pașii pentru cel mai automat meniu drop-down din Excel:

• Creați o nouă foaie de lucru în Excel și denumiți-o Bază de date .
• Acum, creați un antet de coloană în celula A1 în funcție de tipul sau de orice alt nume care vă place. De exemplu, dau listei meniului derulant un antet de coloană Hardware IT în acest tutorial .
• Acum, copiați și inserați datele din altă parte sau introduceți manual pentru a completa celulele de sub antetul coloanei cu elementele pe care le doriți în meniul derulant.
• Introduc opțiuni de solicitare de achiziție de dispozitive IT, cum ar fi Monitor, Difuzor, RAM, CPU, Carcasă PC, GPU, PSU și așa mai departe.

Până acum, ați creat cu succes baza de date din care comanda Excel Data Validation va afișa opțiuni sau opțiuni din lista derulantă. Acum, să creăm lista derulantă reală urmând pașii menționați aici:

• Selectați celula în care doriți să faceți o listă derulantă în Excel.
• Acum, faceți clic pe fila Date din meniul panglică Excel .
• În secțiunea de comandă Instrumente de date , faceți clic pe săgeata derulantă Validare date .
• Se va deschide un meniu contextual cu câteva opțiuni. Alegeți Validarea datelor .
• Acum, ar trebui să vedeți instrumentul de comandă de validare a datelor pe foaia de lucru unde doriți să adăugați o listă derulantă pentru Excel.
• Conține trei file. Acestea sunt Mesaj de intrare, Setări și Alertă de eroare.
• Faceți clic pe Setări .
• Sub opțiunea Criterii de validare , faceți clic pe lista derulantă de sub meniul Permite .
• Alegeți Listă din meniul drop-down.
• În mod implicit, meniul derulant în celulă și bifa Ignorare goală ar trebui să fie bifate. Dacă nu, verificați-le.
• Faceți clic pe săgeata în sus din câmpul Sursă . Caseta de dialog Validare date se va minimiza acum la o bară subțire cu un câmp gol.
• Accesați Foaia de lucru pentru baze de date și selectați intervalul de celule din lista derulantă Excel.
• Alegeți câteva celule goale sub ultimul element. Vă va ajuta să extindeți lista fără a edita din nou Sursa.
• Excel va completa automat datele sursă pentru lista derulantă. Trebuie doar să faceți clic pe săgeata în jos de pe bara subțire de validare a datelor .
• Acum ar trebui să vedeți din nou caseta de dialog extinsă pentru validarea datelor. Dar, de data aceasta, veți vedea un interval de date sursă în câmpul Sursă .
• Doar faceți clic pe OK și sunteți gata.

Felicitări! Ați creat prima listă derulantă în Excel. Acum, pur și simplu copiați acest lucru oriunde altundeva unde trebuie să afișați aceleași articole atunci când un angajat sau orice alt utilizator completează date într-o foaie de introducere a datelor.

Este posibil să doriți să blocați foaia de lucru Bază de date, astfel încât nimeni să nu poată face modificări listei de opțiuni din listele derulante din foaia de lucru pentru introducerea datelor. Urmați acești pași rapidi pentru a securiza elementele din listă:

• Alegeți intervalele de celule pe care trebuie să le blocați.
• Faceți clic dreapta și apoi selectați Formatare celule .
• Accesați fila Protecție și bifați opțiunea Blocat .
• Faceți clic pe OK pentru a aplica modificările Format Cells .
• Acum, accesați fila Revizuire din panglica Excel.
• Selectați pictograma Foaie de protecție .
• În caseta de dialog Protejare foaie , introduceți o parolă în câmpul gol.
• Reintroduceți parola și Excel va bloca definitiv foaia de lucru.

De acum înainte, nimeni nu poate modifica elementele din meniul derulant.

Cum să faci o listă derulantă în Excel: Folosirea elementelor din listă

Dacă doriți un meniu derulant scurt, cum ar fi Da/Nu, Auditat/Neauditat, Alocat/Deschis, Complet/Incomplet etc., puteți utiliza lista manuală în loc de metoda intervalului de date. Economisește timp. Iată cum puteți crea o listă derulantă în Excel folosind elemente din listă:

• Faceți clic pe o celulă pentru a completa un meniu derulant.
• Selectați Validare date din fila Date din meniul panglică.
• Sub meniul Permite , faceți clic pe Listă .
• Acum, tastați pur și simplu lista de articole în câmpul Sursă .
• Asigurați-vă că separați fiecare element cu o virgulă.
• Faceți clic pe OK pentru a aplica lista derulantă.

Aceasta este cea mai simplă și rapidă metodă de a crea o listă derulantă simplă în Excel. Cu toate acestea, prima metodă este mai fiabilă atunci când veți folosi din abundență listele derulante.

Cum să faci o listă drop-down în Excel: Afișarea mesajului de intrare

O listă derulantă goală poate să nu spună mare lucru operatorilor de introducere a datelor. Trebuie să adăugați instrucțiuni specifice, astfel încât să nu facă greșeli. Iată cum puteți adăuga un mesaj de instrucțiuni la listele drop-down din Excel:

• Faceți clic pe orice celulă care conține o comandă de validare a datelor activă .
• Acum, accesați fila Date > Validare date > faceți clic pe Validare date .
• În caseta de dialog Validare date , faceți clic pe fila Mesaj de intrare .
• Introduceți un text mic pentru Titlu și apoi un mesaj detaliat în câmpul Mesaj de intrare .
• Faceți clic pe OK pentru a aplica modificările.

Acum, ori de câte ori un utilizator selectează o celulă cu o comandă de validare a datelor din listă derulantă activă, va vedea un mesaj despre cum să completeze celula folosind elemente din lista derulantă.

Cum se face o listă drop-down în Excel: Afișează o alertă de eroare

Dacă cineva face o eroare în timp ce folosește listele derulante din foaia de introducere a datelor Excel, puteți afișa și un mesaj de eroare. Acest lucru va asigura că utilizatorul ia măsuri pentru a rezolva eroarea și nu omite celula. Iată pașii pentru a activa Afișarea unei alerte de eroare:

• Urmați pașii menționați mai devreme până când obțineți caseta de dialog Validare date .
• Acum, selectați fila Alertă de eroare .
• Alegeți un stil de eroare dintre trei opțiuni: Stop, Warning și Information.
• Apoi, tastați un text scurt pentru titlul alertei de eroare .
• Acum, introduceți un mesaj detaliat în câmpul Mesaj de eroare .

Buna treaba! Cu Afișarea unei alerte de eroare activată, Foaia de lucru va afișa o casetă de dialog de eroare dacă cineva scrie altceva decât elementele menționate în lista derulantă în Excel.

Listă drop-down în Excel: cuvinte finale

Acum știi cum să faci o listă în Excel cu drop-down în două metode diferite. Puteți încerca modalități de a crea liste derulante Excel și de a crea formulare de introducere a datelor pentru a vă ajuta angajații.

De asemenea, puteți crea o listă intuitivă de rechizite pentru casă pentru alimente, hardware, îmbrăcăminte, utilități și multe altele folosind listele derulante în Excel.

Nu uitați să comentați mai jos dacă cunoașteți un alt mod minunat de a face o listă derulantă în Excel.

În continuare, învață să  afișezi rândurile sau coloanele în Excel  și în unele  șabloane de calendar Excel pentru orice an .