Cum să imprimați etichete din Excel folosind MS Word Mail Merge

Când aveți nevoie să imprimați etichete pentru a trimite felicitări de Crăciun, nuntă și alte invitații la evenimente acasă? Doriți să imprimați adrese de expediere în vrac pentru site-ul dvs. de cumpărături online? Citiți acest articol pentru a afla cum să imprimați etichete din Excel utilizând funcția de îmbinare a corespondenței din Microsoft Word.

Microsoft Excel este o aplicație excelentă pentru a crea baze de date mari pentru contacte de afaceri sau personale. Cu toate acestea, nu este atât de ușor de utilizat atunci când vine vorba de imprimarea etichetelor de transport sau a altor etichete pe hârtie de etichetă.

Puteți crea manual celule asemănătoare etichetelor în Excel și puteți scrie manual conținut în el. Puteți face acest lucru manual pentru câteva etichete, dar atunci când trebuie să trimiteți felicitări, invitații și mărfuri către sute de destinatari, munca manuală nu este o opțiune.

Prin urmare, trebuie să învățați cum să imprimați etichete din Excel folosind funcția de îmbinare prin corespondență a Microsoft Word citind acest articol până la sfârșit. De asemenea, veți explora câteva sfaturi inteligente la sfârșit!

Cum să imprimați etichete în Excel: Pregătire

Procesul de imprimare a etichetelor de adresă din Excel sau de tipărire a etichetelor de corespondență din Excel implică compatibilitatea încrucișată a fișierelor Excel cu Word. Prin urmare, trebuie să faceți următoarele ajustări în Word dacă imprimați etichete în Word folosind liste de contacte Excel:

• Deschideți aplicația Microsoft Word pe computer sau mac.
• Faceți clic pe Fișier și apoi selectați Opțiuni .
• Faceți clic pe Avansat în fereastra Opțiuni Word.
• Derulați în jos până când vedeți secțiunea General .

Confirmați conversia formatului de fișier la deschidere

• Acolo, bifați caseta de lângă Confirmați conversia formatului fișierului la deschidere .
• Apăsați OK pentru a salva modificările și a ieși din fereastra Opțiuni Word.

Înainte de a putea imprima etichetele, trebuie să verificați dacă funcția Word Mail Merge acceptă sau nu eticheta. Microsoft a compilat specificațiile autocolantelor de la cei mai buni furnizori din aplicație. Iată cum puteți vedea lista și codul documentului pentru etichetele autocolante:

• Faceți clic pe fila Mailings din meniul panglică Word.
• Alegeți Start Mail Merge și apoi selectați Etichete din  lista verticală .
• Acum va apărea caseta de dialog Opțiuni etichetă.

Alegeți furnizorul de etichete de corespondență și codul de produs în Word Mail Merge

• În secțiunea Informații etichete , ar trebui să vedeți lista de furnizori de etichete și numere de produs .
• Selectați numele furnizorului de hârtie de etichetă și codul produsului. Veți găsi detalii pe ambalajul hârtiei de etichetă pe care le-ați cumpărat.
• Faceți clic pe OK pentru a aplica modificările acestui proiect de imprimare a etichetelor.

Dacă nu vedeți numele furnizorului de etichete în lista de mai sus, puteți introduce manual specificațiile acestuia. Astfel, Word se va sincroniza cu imprimanta în mod corespunzător, astfel încât să puteți imprima etichetele de adrese, etichetele de corespondență și etichetele de expediere fără efort.

Pentru a crea o nouă configurație de etichetă, urmați acești pași:

• Faceți clic pe Etichetă nouă în caseta de dialog Opțiuni etichetă .

Crearea unei noi configurații de etichetă pe Mail Merge

• Acum, tastați un nume pentru noul fișier de configurare.
• Apoi, ajustați parametrii precum marginea superioară, marginea laterală, înălțimea etichetei, lățimea etichetei, dimensiunea paginii etc.
• Faceți clic pe OK pentru a salva modificările.

Asta este! Nu uitați să salvați documentul Word de îmbinare prin corespondență, astfel încât să îl puteți utiliza mai târziu sau să îl recuperați dacă se întrerupe alimentarea în timpul lucrului.

Cum să imprimați etichete din Excel: Pregătiți lista de contacte

Acum, trebuie să creați o bază de date din care instrumentul Word Mail Merge poate extrage numele, adresa destinatarului și alte detalii. Urmați acești pași pentru a crea și salva lista de contacte Excel pentru acest proiect:

• Deschideți o nouă foaie de lucru goală în Excel.
• Salvați-l ca etichete de expediere Lista de contacte sau orice alt nume doriți.
• Începeți să populați datele din colțul de sus al foii de lucru fără a lăsa celule goale, fie pe rânduri, fie pe coloane.

Cum să imprimați etichete din Excel Pregătiți lista de contacte

• Introduceți anteturile de coloană pe care instrumentul de îmbinare prin corespondență al Word le va detecta și utiliza în opțiunea Match Fields.
• Sub acest antet de coloană, tastați datele corespunzătoare.
• Cel mai bine este să importați un fișier CSV (valori separate prin virgulă) din orice aplicație de contact și apoi să îl formatați în Excel adăugând antetele coloanei.
• Faceți dublu clic pe fila foii de lucru din partea de jos a aplicației Excel și redenumiți-o în Lista de contacte sau orice alt nume de care vă veți aminti.
• După ce ați terminat, salvați din nou întregul fișier Excel.

Cum să imprimați etichete din Excel: Utilizați Combinarea corespondenței în Word

Odată ce baza de date Excel pentru adresele de expediere este gata, accesați fișierul Word unde ați salvat un format de etichetă care se potrivește cu hârtia fizică pe care veți imprima adresele poștale. Acum că fișierul de etichete Mail Merge este deschis, urmați acești pași:

• În secțiunea Start Mail Merge din fila Mail Merge , alegeți Selectați destinatari .
• Selectați opțiunea Utilizați o listă existentă din lista verticală.
• Se va deschide fereastra de dialog Selectare sursă de date .
• Navigați la fișierul Excel în care ați salvat lista de contacte.

Importați lista de contacte în Mail Merge pentru a imprima etichetele de adrese din Excel

• Selectați fișierul și apoi faceți clic pe Deschidere .
• Acum, trebuie să vedeți fereastra Selectați tabel .
• Această fereastră arată toate foile de lucru disponibile în fișierul Excel pe care tocmai l-ați importat.
• Selectați foaia de lucru în care ați creat lista de contacte.
• În acest tutorial, este foaia de lucru Lista de contacte . Faceți clic pe OK pentru a continua.
• Acum, ar trebui să vedeți autocolantele etichetei ca Următoarea înregistrare .

Dispunerea etichetelor autocolante

• Prima etichetă autocolantă va fi goală. Este în regulă.

Acum că ați populat rândurile și coloanele de etichetă în Word Mail Merge, sarcina dvs. este să importați date reale din baza de date a listei de contacte pe Excel. Pentru a îndeplini această sarcină, încercați acești pași din partea dvs.:

• Având în vedere că vă aflați în fila Mailings, faceți clic pe Editați lista destinatarilor .

Lista tabelului destinatarilor

• Consultați tabelul de contacte și adresele acestora. Vezi dacă există probleme.
• Dacă totul arată bine în tabelul de mai sus, faceți clic pe OK .

Cum să imprimați etichete din Excel Utilizați Combinarea corespondenței în Word

• Acum, faceți clic pe Insert Merge Field în meniul Write & Insert Fields al instrumentului Mail Merge .
• Va apărea o listă derulantă cu toate anteturile de coloană care se află în baza de date a listei de contacte a fișierului Excel pe care l-ați importat.
• Faceți clic pe Titlu .
• Apăsați Shift + Enter .
• Apoi faceți din nou clic pe Inserare câmp de îmbinare și selectați Prenume .
• Apăsați Shift + Enter și repetați pașii de mai sus până când aveți toate anteturile coloanelor în eticheta autocolantă din colțul din stânga sus.
• Puteți personaliza diverse componente ale instrumentului de autocolant pentru etichete.
• Accesați fila Acasă și selectați textul sau textele de pe etichetă pentru a aplica opțiuni de formatare precum tipul fontului, dimensiunea fontului, culoarea, culoarea evidențierii și așa mai departe.
• După ce toate lucrurile arată bine, reveniți la fila Mailing .

Actualizați etichetele pentru a completa datele pentru etichetele la îmbinare prin corespondență

• Acum faceți clic pe butonul Actualizare etichete .
• Aceasta va popula datele pentru toate etichetele de pe pagină.

Faceți clic pe Previzualizare rezultate pentru Cum se imprimă etichete din Excel utilizând Word Mail Merge

• Acum, faceți clic pe Previzualizare rezultate pentru a afișa datele reale pe etichete.

Când creați adrese de e-mail sau etichete de expediere pe Mail Merge folosind liste de contacte din Excel, nu importați prea multe componente în etichete. Va aglomera etichetele. Alegeți componente care sunt absolut necesare pentru a livra cu succes un pachet.

Cum să imprimați etichete din Excel: imprimare document

Până acum, ați creat etichetele cu succes pe un document de îmbinare prin corespondență. Acum, este timpul să-l imprimați urmând acești pași:

• Scoateți toate hârtiile din imprimantă.
• Introduceți hârtie autocolantă pentru etichete fizice în alimentatorul de hârtie al imprimantei.
• Reveniți la pagina de etichete din Word și apăsați Ctrl + P. Aceasta este comanda de imprimare.
• Acum, ajustați setările de imprimare din panoul de navigare din stânga.
• Trebuie să vă asigurați că setările de imprimare reflectă condițiile de imprimare adecvate, cum ar fi imprimanta, setările, dimensiunea hârtiei, marginile etc.
• Faceți clic pe print pentru a începe tipărirea etichetelor pe hârtie de imprimare a etichetelor.

Minunat! Tocmai ați imprimat niște adrese de expediere sau etichete poștale frumoase pentru uz personal sau profesional.

Cum să imprimați etichete din Excel: Întrebări frecvente

Is There a Way to Print Address Labels From Excel?

Da! Puteți crea o bază de date cu liste de contacte în Excel. Puteți crea coloane precum Nume, Adresă, Cod poștal, Țară, Număr de telefon, Stat etc., apoi puteți completa datele sub aceste anteturi de coloană.

După ce ați terminat, puteți importa această bază de date în Word Mail Merge pentru a crea etichete de adrese utilizând instrumentul de creare a etichetelor din Mail Merge. Urmați pașii menționați mai sus în acest articol pentru a descoperi mișcările exacte.

How Do I Create Labels From Excel to Word?

Puteți utiliza funcția Word Merge pentru a importa datele listei de contacte dintr-o foaie Excel. Apoi, puteți utiliza expertul pentru crearea etichetelor din fila Mailings din Word pentru a crea etichete și a completa datele din Excel. Comanda Insert Merge Field vă va ajuta să adăugați câmpuri în etichetă.

How Do I Print Multiple Labels on One Page?

Imprimarea etichetelor de corespondență din Excel folosind funcția de îmbinare prin corespondență a Word vă va permite întotdeauna să imprimați etichete în numere precum 10, 20, 30 etc., pe pagină. Tot ce trebuie să faceți este să alegeți numerele de produs adecvate și furnizorii de etichete în caseta de dialog Informații etichete.

Concluzie

Deci, acum știți cum să imprimați etichete din Excel utilizând funcția Word Merge.

Partea critică a acestui proces este folosirea paginii de etichete adecvate înainte de a completa datele de etichetă în Combinarea corespondenței. Dacă selectați hârtia greșită, este posibil să pierdeți hârtia fizică prin imprimarea etichetelor nealiniate.

Când nu sunteți sigur de furnizorul de hârtie și codul produsului, creați întotdeauna o nouă hârtie de etichetă înainte de a urma întregul proces.

Cred că am ratat orice altă modalitate de a imprima etichetele de adresă din Excel, menționați metoda și procesul acesteia în caseta de comentarii de mai jos.

În continuare,  cum să combinați două coloane în Excel .