Советы и рекомендации по Microsoft Teams Desktop для лучшего общения

В отличие от Skype, Microsoft Teams — непростой инструмент. Вы можете рассматривать Teams как комбинацию Slack и Skype. Это универсальный инструмент для общения и видеоконференций, который можно настроить в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Он огромен и имеет множество функций, скрытых под поверхностью. Итак, с учетом сказанного, вот несколько советов и приемов Microsoft Teams для лучшего общения.

Советы и рекомендации по Microsoft Teams

1. Размытие фона и виртуальный фон

Подобно Skype, Microsoft Teams также предоставляет возможность размытия фона. Эта опция очень удобна, особенно когда мы все работаем из дома. Однако, в отличие от Skype, вы не можете постоянно включать «Размытие фона» на данный момент. Вы должны делать это отдельно для каждого видеозвонка. Вот как вы включаете размытие фона.

Во время видеовызова нажмите три кнопки в крайнем правом углу плавающей панели. В расширенном меню нажмите « Фоновые эффекты ». На странице фоновых эффектов вы увидите кучу эффектов. Самый первый вариант — « Размытие моего фона » . Нажмите на него, и он перезапустит ваш видеопоток, и у вас должен быть размытый фон.

Помимо параметра «Размыть мой фон», Teams также предоставляет виртуальный фон. Очевидно, что когда вы выбираете их, они заменяют исходный фон. Но на данный момент Microsoft позволяет вам использовать только фоновые шаблоны, предоставленные в приложении Teams. Чтобы узнать больше об этом, ознакомьтесь с нашей специальной статьей о виртуальном фоне и режиме размытия в Teams .

2. Сочетания клавиш

Сочетания клавиш — самая удобная вещь, независимо от того, имеете ли вы дело с Outlook или Teams. В Microsoft Teams вы можете нажать «Ctrl +». в любой момент, чтобы увидеть сочетания клавиш. Однако наиболее важными из них являются следующие.

• Ctrl+E (⌘+E на Mac ): перейти к строке поиска.
• Ctrl+плюс (⌘+плюс на Mac ): увеличение
• Ctrl+минус (⌘+минус на Mac ): уменьшить масштаб
• Esc: закрыть всплывающие окна
• Ctrl+G (⌘+G на Mac ): Перейти к любой команде/каналу

3. Слеш-команды

Как и в Slack, в Microsoft Teams также есть команды с косой чертой . Но эти слэш-команды работают не везде. Работает только на самой верхней строке поиска. Чтобы быстро перейти к строке поиска, нажмите Ctrl+E (⌘+E на Mac ).

Команда косой черты, которую я часто использую, — «/dnd». Как следует из названия, он включает режим «Не беспокоить», и вы будете получать срочные сообщения только от ваших приоритетных контактов. Точно так же вы также можете выполнить «/ available», чтобы изменить свой статус на «Доступно». Еще одна полезная команда Slash — «/goto». Это поможет вам быстро перейти к каналу или команде.

Before enabling DND mode, make sure you set your Priority contacts under the Privacy tab in the Settings menu.

Вот несколько полезных команд Slash.

• /goto — Перейти к команде или каналу
• /call – Позвонить кому-нибудь
• /mentions — просмотреть все чаты и действия, в которых вас упомянули.
• /unread — увидеть все ваши непрочитанные действия
• /saved — просмотреть сохраненные сообщения.

4. Упоминания

Теперь, когда вы ищете полезную информацию в канале, лучше читать то, что адресовано вам. В основном, сообщения, которые вы упомянули. Чтобы добраться до них, введите «/mentions» в строке поиска. Кроме того, вы можете перейти на вкладку «Активность» и нажать значок «Фильтр» рядом с параметром «Лента». Затем нажмите на 3 точки и выберите «@Mentions».

5. Уведомления

По умолчанию Microsoft Teams будет отправлять вам уведомления обо всех пустяках. Например, Slack не отправляет вам уведомления о сообщениях канала, если вы не упомянуты в них. Но Microsoft Teams отправляет баннерное уведомление, а также электронное письмо для того же. Чтобы отключить это:

• Нажмите на значок профиля в правом верхнем углу и нажмите « Настройки ».
• Во всплывающем меню настроек перейдите на вкладку « Уведомления ».

На странице уведомлений вы увидите действия, которые можно предпринять для каждого типа уведомлений. По сути, существует 3 типа действий для уведомления: Баннер и электронная почта, Баннер и Только показывать в ленте. В то время как первые 2 говорят сами за себя, выбор третьего предполагает, что эти уведомления будут отображаться только на вкладке «Активность».

Например, Microsoft Teams по умолчанию отправляет вам электронное письмо, а также баннерное уведомление, когда вы упоминаетесь в команде или на канале. Хотя у меня нет проблем с уведомлением о баннере, мне не нравится получать электронные письма обо всех этих упоминаниях. Поэтому я превратил их только в «Знамя».

6. Боты и приложения

Microsoft Teams позволяет вам иметь неограниченное количество приложений и ботов в вашей команде. Если вы не знаете, боты и приложения либо предоставляют дополнительные функции Microsoft Teams, либо помогают интегрироваться с другими платформами. Вот некоторые из полезных приложений, которые вы можете использовать.

• Полли — проводить опросы в рамках встреч
• RememberThis — установка напоминаний для чатов в Teams.
• Mio — чат с контактами Slack и WebEx
• Zoom — проводить групповые конференции

У нас есть специальная статья о лучших приложениях Microsoft Teams , в которой подробно рассматривается установка и функции этих приложений. Вы можете пройти его для большей ясности.

7. Смените доску

Пока мы говорим о сторонних приложениях, вот еще одно важное — Freehand. Теперь белая доска в Microsoft Teams является базовой и ограничена только рукописным вводом. Если вы часто используете доску для моделей программирования Sprint, каркасных проектов, прототипирования, раскадровки видео и т. д., вам следует попробовать доску Freehand by Invision. По сравнению с MS Whiteboard он предоставляет больше форм, таких как прямоугольник, линии и круги.

Freehand также можно использовать во время видеоконференции вместо доски Teams. Кроме того, вы даже можете презентовать доску Freehand без проведения видеозвонка. Мы часто используем его для раскадровки наших заставок к видео на YouTube.

Интеграция  Freehand от InVision

8. Иммерсивное чтение

Иммерсивное средство чтения популярного браузера Edge также интегрировано в Microsoft Teams. Иммерсивное чтение не было бы очень полезной функцией, но режим чтения вслух, который вы получаете с ним, полезен. Чтобы перейти в режим иммерсивного чтения, нажмите на 3 точки над сообщением и выберите «Иммерсивное чтение».

Как только вы войдете в режим иммерсивного чтения, вы увидите кнопку «Воспроизвести» внизу. Как только вы нажмете на него, он прочитает вам все сообщение. Я часто использую его для чтения статей и сценариев, которые мне присылают в Teams.

Заключительные слова

Многие другие функции, такие как идентификаторы электронной почты каналов и групп, запись облачных собраний, общение в Skype, работают только при наличии учетной записи Microsoft 365. Если у вас возникнут дополнительные проблемы или вопросы, касающиеся Microsoft Teams, дайте мне знать в комментариях ниже.

Читайте также: Slack vs. Teams: какой инструмент для общения и совместной работы использовать