Как делать заметки о собраниях в Microsoft Teams

К настоящему времени мы знаем, что сервисы для совместной работы с видео никуда не денутся, и такие приложения, как Microsoft Teams, были на переднем плане, предлагая решения для удаленной конференц-связи с несколькими пользователями, в зависимости от этого, ежедневно. Хотя видеозвонки являются основным аспектом любой службы конференц-связи, существует множество других вещей, которые делают вашу работу более удобной и легкой. 

Одна из таких функций - возможность делать заметки во время встречи и быстро получать к ней доступ в любое время в будущем. В этом посте мы поможем вам понять, чем полезны Заметки о собраниях в Microsoft Teams и как вы можете начать их использовать. 

Связанный: Как использовать чат на панели задач в Windows 11

СОДЕРЖАНИЕ

• Зачем делать заметки о собраниях в Microsoft Teams?
• Кто может использовать Заметки к собранию в Microsoft Teams?
• Как делать заметки о собраниях в Microsoft Teams
  • До / после встречи
  • Во время встречи
• Как получить доступ к своим заметкам после встречи

Зачем делать заметки о собраниях в Microsoft Teams?

Хотя вы можете использовать приложения «Блокнот» или «Заметки» на своем компьютере, чтобы освещать ход собрания, вам может быть трудно переключаться между обоими приложениями, когда собрание продолжается, или искать одну конкретную заметку, которая указывает непосредственно на обсуждение, которое состоялось. место на встрече. 
Здесь на сцену выходит опция «Примечания к собранию». В Microsoft Teams есть встроенная опция заметок к собранию, которая позволяет вам создавать заметки для конкретной встречи, пока она выполняется. Вы можете записывать, что происходит на собрании, или делиться своими мыслями или мнениями по конкретному обсуждению в созданных заметках собрания. 

Заметки о собрании, которые вы создаете, будут видны и доступны другим участникам собрания, что позволит легко анализировать и сравнивать различные варианты любого обсуждения. Этими заметками легко поделиться с помощью ссылок, которые любой участник собрания может использовать для быстрого доступа к заметкам собрания, не ища их вручную. 

Кто может использовать Заметки к собранию в Microsoft Teams?

Хотя записывать заметки о собраниях в Microsoft Teams очень просто, возможность доступа к ним зависит от нескольких факторов:

• Участники собрания могут начинать или получать доступ к заметкам собрания только в том случае, если они находятся в той же организации, что и организатор или организатор собрания. 
• Доступ к заметкам о собраниях можно получить только внутри собраний, в которых участвует не более 100 человек. Хотя стандартный размер собраний Teams составляет 350 участников, вам придется ограничить обсуждение до 100, если вы хотите использовать заметки о собрании для данного сеанса. 
• Участники, которые пришли на встречу до того, как были сделаны заметки встречи, будут иметь доступ к заметкам напрямую. Те, кто входит в собрание после того, как были созданы заметки о собрании, должны будут запросить доступ к заметкам. Когда они это сделают, организатор встречи получит электронное письмо с просьбой разрешить доступ к заметкам для людей, которые его запросили.

Связанный: Как настроить и использовать комнаты обсуждения в Microsoft Teams

Как делать заметки о собраниях в Microsoft Teams

Возможность создавать заметки о собраниях будет доступна как до, во время, так и после собрания в Microsoft Teams. Выполните следующие действия, чтобы начать делать заметки о встрече в обоих сценариях. 

До / после встречи

Примечание : вы можете делать заметки о собрании перед собранием, если собрание создается в частном порядке, а не внутри канала группы. Заметки, которые вы хотите создать после встречи, где заметки еще не были созданы, также можно делать внутри ваших личных бесед чата, а не внутри канала. 

Чтобы делать заметки о собрании до или после собрания, откройте настольный клиент Microsoft Teams, щелкните вкладку «Чат» на левой боковой панели и выберите одно из собраний, на котором вы хотите делать заметки. 

Когда беседа загрузится на правой панели, щелкните вкладку «Заметки о встрече» вверху. 

Примечание . Вкладка «Заметки о встрече» вверху не будет отображаться внутри каналов, для которых вы ранее не создавали заметки о встрече. Однако вы можете добавить дополнительные разделы к уже созданным заметкам. 

В заметках к собранию выберите параметр «Делать заметки».

Теперь вы можете создавать свои заметки, добавляя заголовок, а также свои мысли и обсуждения в появившемся разделе.

Вы можете добавить сюда больше заметок, щелкнув значок «+» под разделом. 

Во время встречи

Чтобы делать заметки о собрании внутри собрания, вам необходимо сначала войти в собрание в Microsoft Teams. Находясь на экране собрания, щелкните значок с тремя точками вверху, чтобы получить доступ к другим элементам управления собранием. 

Когда на экране появится раскрывающееся меню, выберите параметр «Заметки о встрече». 

С правой стороны откроется боковая панель «Заметки о встрече». Здесь нажмите кнопку «Сделать заметки» ниже. 

Теперь вы вернетесь в окно Microsoft Teams с открытым текущим каналом. Внутри этого окна вы должны увидеть новую вкладку «Заметки о встрече» вверху, если она не была создана ранее. 

Здесь вы можете осветить ход встречи, присвоив ей название, а затем упомянуть цели, примечания и пункты, требующие действий, под заголовком.

Вы можете создать как можно больше заметок, добавив новые разделы с дополнительной информацией, нажав на опцию «Добавить здесь новый раздел».

Все ваши заметки теперь будут видны и доступны другим участникам собрания. 

Как получить доступ к своим заметкам после встречи

Участники, у которых есть доступ к заметкам собрания, могут просматривать все заметки, созданные другими участниками собрания. Есть три способа получить доступ к заметкам о собраниях в Microsoft Teams: внутри канала Teams, в календаре Teams или на вкладке Wiki канала вверху. 

Просмотр заметок внутри канала Teams 

Самый простой способ получить доступ к своим заметкам - в канале вашей команды, поскольку они будут видны вместе с сеансом встречи внутри канала. Чтобы просмотреть заметки к собранию, щелкните вкладку «Команды» слева, выберите свою команду, а затем выберите канал, на котором были созданы заметки.

Внутри этого канала прокрутите вверх или вниз до собрания, на котором были сделаны заметки. Когда вы найдете конкретное собрание, щелкните значок скрепки в правом верхнем углу окна собрания. 

Теперь команды развернут собрание, и вы увидите заметки, сделанные вами для конкретного собрания, в тексте «Созданные примечания для этого собрания» под меткой времени «Совещание началось» внутри цепочки каналов. Чтобы просмотреть эти заметки, нажмите на опцию «Показать заметки в полноэкранном режиме» внутри расширенного окна встречи. 

Теперь вы должны видеть, что заметки появляются прямо внутри вкладки «Заметки к собранию». 

Просмотр заметок на панели вкладок канала Teams

Другой способ получить доступ к заметкам о собраниях, которые были созданы внутри собрания канала, - это внутри панели вкладок канала вверху. Чтобы попасть сюда, щелкните вкладку «Команды» слева, а затем выберите «Команда»> «Канал», на котором были созданы ваши заметки, на боковой панели «Команды» слева. 

Когда ветка канала команды загрузится, вы можете щелкнуть вкладку «Заметки о встрече» вверху. 

Должна открыться вкладка «Заметки о встрече», и теперь вы должны увидеть все заметки, созданные для этого конкретного канала. 

Просмотр заметок в приватных чатах

Если у вас была частная встреча с кем-то в Microsoft Teams, вы можете получить доступ к заметкам, которые были созданы во время этой встречи, в ваших обсуждениях чата в Microsoft Teams. Чтобы получить доступ к этим личным заметкам о встрече, щелкните вкладку «Чат» слева и откройте событие встречи, для которого вы или кто-то другой в собрании создали заметки, на боковой панели чата слева. 

Когда открывается событие собрания, вы можете увидеть заметки, созданные во время сеанса, щелкнув вкладку «Заметки к собранию» вверху. Теперь вы должны увидеть все заметки, которые были созданы для этого выбранного события встречи на текущем экране. 

Это все, что нужно знать о заметках о собраниях в Microsoft Teams. 

СВЯЗАННЫЙ

• Как настроить и использовать комнаты обсуждения в Microsoft Teams
• Как удалить чат Microsoft Teams с панели задач в Windows 11
• Интеграция с Windows 11 Teams: как получить и использовать чат с панели задач
• Otter работает с командами Microsoft?
• Что такое личная учетная запись в Microsoft Teams?