Простые, но эффективные советы по управлению электронной почтой

Все мы получаем множество писем. От менеджеров до их сотрудников, коллег, информационных бюллетеней от различных сервисов, на которые вы подписаны, и тому подобное!

Просеивание таких объемных данных электронной почты - пустая трата времени и энергии. Почему бы не пересмотреть то, как эффективно управлять электронной почтой.

Знаете ли вы, что можно запланировать рассылку писем с помощью простых трюков?

• Избавьтесь от хлама

Предположим, вы получаете в среднем сто писем в день, из которых только половина писем важна, а остальные - «мусор». Если вы сталкиваетесь с повторяющимися экземплярами спама / нежелательной почты, используйте файлы нежелательной почты для захвата большей части спама и просматривайте его дважды в день, чтобы избавиться от нежелательных писем. Это уменьшит количество нежелательной почты в вашем почтовом ящике на тридцать процентов.

См. Также:  Как использовать помощника «Нет в офисе» в Outlook 2016, 2013, 2010 и 365.

• Настроить умные папки

Когда вы откроете свой почтовый ящик, вы заметите, что четверть писем - это специальные предложения, скидки, пересылаемые шутки или рекламные уведомления. В основном, маркетинг по электронной почте. Это уловка продаж, чтобы привлечь больше клиентов. Итак, расставьте приоритеты в своих письмах по подкатегориям, чтобы почтовый ящик был организован. Будет легко узнать электронные письма в экстренных случаях или удалить несколько электронных писем вместе.

• Отключить все уведомления по электронной почте

Электронная почта не является средством мгновенного общения. Для этого мы используем сотовые телефоны и обмен мгновенными сообщениями. Электронная почта хороша для предприятий, от которых не требуется немедленный ответ. Итак, не позволяйте другим мешать вашей работе. Уведомления по электронной почте и звуковые сигналы нарушают вашу концентрацию, могут отвлечь вас от встреч и разговоров. Отключите вибрацию или звуковой сигнал телефона при каждом новом письме.

• Отписаться от нежелательных рекламных писем

Вы никогда не захотите читать все рекламные и рекламные электронные письма. Отпишитесь от ненужных. Это простой и быстрый процесс. Чтобы отказаться от подписки на информационные бюллетени, которые вам не нужны, войдите в свою учетную запись электронной почты и найдите «отказаться от подписки» в почтовых программах, которые вам надоели. Просмотрите результаты поиска и решите, какое письмо вы хотите продолжить. Вы также можете посетить www.unroll.me и отказаться от подписки на информационные бюллетени, которые хотите удалить . Он упорядочит папку «Входящие» с различными категориями и папками.

• Планируйте  свое время, чтобы прочитать и ответить на электронное письмо

Получение предупреждения или уведомления лишает вас внимания к своим обязанностям. Хотя рассмотрение ваших электронных писем в запланированное время поможет вам в срочной помощи, а также поможет вам в ведении и обновлении вашего календаря о встречах.
Вы также можете написать письмо на случай чрезвычайной ситуации, обновив свой контактный номер и указав удобное время, чтобы с вами связаться. Из-за большой нагрузки вы также можете проверять свою электронную почту каждый час в течение десяти-пятнадцати минут или проверять свою электронную почту 3-4 раза в день, например, утром, днем ​​и вечером.

Читайте также:  Как настроить электронную почту в приложении Outlook для Android

• Сортировка писем по категориям

Когда вы получаете много писем вместе, вы можете забыть обратить внимание на важные письма или иногда можете удалить их по ошибке, не прочитав. Это происходит, когда вы получаете все электронные письма в свой почтовый ящик, и нет доступных папок и категорий, чтобы поместить электронное письмо в соответствующие папки. Иногда, когда вы удаляете нежелательную почту из своего почтового ящика, вы в конечном итоге удаляете электронные письма, связанные с работой. Тем не менее, вы можете восстановить их из корзины, но иногда вы не знаете, сделали ли вы это!

Вам также может понравиться:  Как использовать Outlook с Gmail

У каждого свой способ справляться со своими вещами. Это всего лишь совет, как эффективно управлять электронной почтой и как сделать это просто. Однако вы можете найти систему, которая подойдет вам.