Работаю из дома? Вот как использовать Microsoft Teams, чтобы оставаться на связи

Вас вдруг заставляют работать удаленно? Но понятия не имеете, как это сделать? Не волнуйтесь, здесь мы предлагаем исчерпывающее руководство по использованию Microsoft Teams.

Microsoft Teams - относительно новый игрок на рынке коммуникаций, совместной работы и видеоконференцсвязи . По мере роста озабоченности по поводу конфиденциальности и безопасности, связанной с Zoom, обнаруживаются скрытые жемчужины.

Проще говоря, Microsoft Teams - это инструмент, который интегрируется с Office 365 и сочетает в себе такие возможности, как видеоконференции, хранение файлов, чат и т. Д.

С его помощью вы можете создавать офисные онлайн-документы, обмениваться идеями и опытом, использовать ботов и многое другое.

Важно то, что вам даже не нужно платить за использование этого фантастического инструмента.

Преимущества - бесплатный инструмент Microsoft Teams

• Неограниченные чаты, аудио- и видеозвонки
• 10 ГБ файлового хранилища для команды
• 2 ГБ на каждого человека
• Он интегрируется с приложениями Office Online - Word, PowerPoint, Excel, OneNote и еще 140 бизнес-приложениями.
• Можно добавить до 300 человек в ваш список контактов (внутри или вне организации)

Примечание . Бесплатная версия Microsoft Teams доступна только тем, кто не оплатил коммерческую подписку на Office 365.

Основные моменты - Microsoft Teams

• Собрать команду
• Интеграция с Office 365
• Настраивайте команды с помощью API и фреймворков для ботов.
• Редактируйте и открывайте файлы одновременно
• Интеграция с Azure Active Directory

Не уверены, что все еще хотите использовать Zoom ?

Вот быстрое сравнение Microsoft Teams и Zoom

Обзор - Microsoft Teams

Чтобы начать работу с Microsoft Teams, вам необходимо посетить: веб-страницу Microsoft Teams и создать учетную запись. После того, как у вас есть учетная запись, вы можете сравнить платные и бесплатные планы и решить, какой план вы хотите использовать. Наряду с этим вы также можете загрузить настольное приложение Microsoft Teams.

Команды и каналы

Теперь, когда у вас установлена ​​Microsoft Team, вам нужно создать команду, указав имя и описание. У каждой команды есть подразделы, называемые каналами; Общий канал создается автоматически. Каждый раз, когда есть активность, канал выделяется.

Вкладки каналов. У каждого канала есть вкладки по умолчанию - «Беседы», «Файлы», «Заметки», «Сервисы группы». Если хотите, можете добавить собственные вкладки.

Беседа - это важная и центральная функция Microsoft Teams, которая работает как централизованная доска обсуждений, где все сообщения сохраняются и становятся доступными для поиска.

Файлы - Окно команд позволяет вам выполнять различные задачи внутри окна, такие как общение с группой, удаление, загрузка, копирование, открытие файла и т. Д. Это помогает избежать переключения между различными приложениями.

Заметки - эта вкладка переносит вашу команду в OneNote. Это означает, что вы можете редактировать и просматривать OneNotes.

Добавление вкладок - помогает добавлять панели мониторинга Power BI, планировщик, электронные таблицы и т. Д.

Меню. В левой части Teams вы найдете различные параметры - Чаты, Встречи, Файлы и Действия. Большинство из них говорят сами за себя. Те, которые нуждаются в объяснении, будут описаны.

Действия - показывает последние действия, выполненные командами.

Чат - обеспечивает полную историю чата, сохраняя беседу Skype для бизнеса.

Команды - Обзор всех команд и каналов внутри Команд.

Встречи - извлекает встречи из Outlook и позволяет планировать встречи.

Файлы - просмотр и поиск файлов в OneDrive, OneNote.

Теперь, когда мы знаем о Microsoft Teams и о том, чего с их помощью можно добиться. Пришло время узнать, как использовать Microsoft Teams.

Как использовать Microsoft Teams

Microsoft Teams объединяет четыре основные бизнес-функции на одной платформе. Используя его, вы можете отправлять сообщения, координировать свои действия с командами, совершать голосовые / видеозвонки и, наконец, интегрировать Microsoft 365.

1. Запустите Microsoft Teams.

Вы можете использовать Microsoft Teams прямо из браузера или можете загрузить настольное приложение (Mac или ПК) или на мобильное устройство (Android и iOS).

Для этого урока мы будем использовать версию браузера. Поскольку он имеет ту же функциональность, вы не столкнетесь с проблемой при использовании его в качестве приложения для настольного компьютера или смартфона.

Чтобы использовать команды, перейдите на https://teams.microsoft.com/start.

Здесь вы получите возможность зарегистрироваться бесплатно. Вы можете создать учетную запись Microsoft прямо сейчас или войти в систему, используя уже существующую.

Однако, если вы уже используете бизнес-версию Microsoft Office 365, у вас будут установлены Teams.

После входа в систему вас спросят, с какой целью вы будете его использовать, например, друзья, бизнес, семья и т. Д. Каждый вариант настраивает профили соответствующим образом, но основные функции остаются неизменными.

Поскольку из-за COVID-19 большинство из нас работает из дома, мы выберем вариант «На работу».

Теперь давайте создадим первую команду.

2. Создайте команду

Чтобы создать команду или присоединиться к ней, щелкните раздел «Команда»> «Присоединиться» или «Создать команду». Если публичные команды уже созданы, вы их увидите, щелкните по нему. Однако, если вы хотите присоединиться к специальной команде, вы можете ввести код.

В этом примере мы выберем опцию Create a team.

Теперь вы можете решить, следует ли сделать команду открытой, частной или общекорпоративной.

• Публичную команду может использовать кто угодно
• Частный доступен только по приглашению
• Org Wide автоматически добавляет всех в бизнес

После того, как вы определились с типом вашей команды, которую хотите создать, вам нужно назвать ее и дать описание.

3. Добавление команд

Вы можете добавлять людей в команды несколькими способами. Но самый простой способ - отправить ссылку по электронной почте. Как только получатель щелкнет по ней, они будут зарегистрированы автоматически. Кроме того, вы можете добавлять адреса электронной почты непосредственно в Teams или импортировать имена, адреса электронной почты из Outlook, People и т. Д.

Как только люди подключены, вы увидите их в списке команд и сможете получать участников и их действия.

По умолчанию в нем есть подраздел «Общие», который называется «Каналы». Вы можете добавить один из этих каналов и начать взаимодействовать с другими.

4. Добавьте канал.

Чтобы создать канал, дайте ему название, описание. Вы можете оставить его стандартным или частным. Если вы хотите поговорить наедине, вы можете выбрать приватный вариант.

После создания канала вы можете загружать файлы, добавлять сообщения и взаимодействовать с членами команды.

5. Канал разговоров

Общение в стандартном канале не является приватным; это похоже на громкую дискуссию. Например, если вы отправили сообщение Джиму, его увидят все в беседе. Но только Джим будет предупрежден, чтобы он мог сосредоточиться на сообщении. Кроме того, если вы хотите, вы можете ответить на канал, даже если он не упомянут.

6. Видеочат

Внизу правой панели вы увидите самую важную опцию: Meet. Он похож на видеокамеру и гласит: «Встречайте сейчас».

Чтобы начать видеочат, щелкните этот значок. Вы можете отключить звук, отключить видео, обмениваться файлами, показывать участников. Вы также можете предоставить общий доступ к своему рабочему столу или использовать функции интерактивной доски.

7. Управление каналами

Вы можете присоединиться и покинуть любой канал. Если вы присоединились к каналу и считаете его неподходящим, вы можете удалить его. Прежде чем вы решите удалить его, помните, как только вы это сделаете, все разговоры, записи и все остальное, связанное с этим каналом, будет удалено.

Однако, если есть какие-либо прикрепленные файлы, они останутся на Sharepoint.

8. Добавление функциональности

Например, мы объяснили только основные функции. Однако вы можете добавить в Teams различные функции и интеграции, например календарь, чтобы планировать собрания и оставаться в курсе.

Вы также можете подключиться к широкому спектру сторонних продуктов, таких как Zoom, Trello, KUDO и т. Д.

Это было; Используя эти простые шаги, вы можете использовать Microsoft Teams и сотрудничать с членами вашей команды. Не только это, вы также можете выразить себя с помощью стикеров, эмодзи и гифок. Мы надеемся, что вы попробуете Microsoft Teams. После того, как вы воспользуетесь им, поделитесь с нами своим опытом.