12 Tipps zur effizienten Verwaltung von Google Meet-Teilnehmern

Google Meet gewinnt an Bedeutung, da es ständig Updates veröffentlicht , um zu versuchen, mit den großen Videokonferenz-Apps des Tages zu konkurrieren. Mit dem neuesten Update kann Google Meet jetzt bis zu 250 Nutzer aufnehmen (erfordert Enterprise-Plan). Google Meet ist ebenfalls kostenlos , aber wir müssen noch erfahren, wie viele Nutzer in der kostenlosen Version zugelassen werden und wie lange Besprechungen dauern werden.

Google Meet wird auch für Bildungszwecke stark verklagt, wo eine gute Kontrolle über die Teilnehmer (Studenten, wissen Sie!) für den Abschluss eines erfolgreichen Meetings von größter Bedeutung ist. Hier sind die besten Tipps zum Verwalten von Google Meet-Teilnehmern während eines Meetings.

► So verwenden Sie Google Meet von Gmail aus

Inhalt

• 1. Einen Teilnehmer anpinnen
• 2. Einen Teilnehmer stummschalten und die Stummschaltung aufheben
• 3. Entfernen Sie einen Teilnehmer
• 4. Chatten Sie mit Teilnehmern während eines Meetings
• 5. Teilnehmer zu einer Veranstaltung hinzufügen
• 6. Teilnehmer zu einem laufenden Meeting hinzufügen
• 7. Bleiben Sie während der Präsentation mit den Teilnehmern in Verbindung
• 8. Organisationseinheiten (OU) erstellen
• 9. Behalte deine Chats beim Präsentieren im Auge
• 10. Verhindern Sie, dass Teilnehmer ohne Sie ein Meeting erstellen
• 11. Verhindern Sie, dass Teilnehmer einem Meeting wieder beitreten, nachdem Sie es verlassen haben
• 12. Interoperabilität zulassen

Einen Teilnehmer anpinnen

Mit der Pin-Funktion in Google Meet können Nutzer entscheiden, wer in der Mitte ihres Bildschirms bleibt und den meisten Platz einnimmt. Standardmäßig startet Google Meet eine Videokonferenz im Layout "Automatisch". Dieses Layout ermöglicht es Google Meet, die beste Option für den Video-Feed Ihres Meetings auszuwählen, abhängig von Präsentationen, aktiven Sprechern usw.

Wenn Sie jedoch einen bestimmten Teilnehmer unabhängig vom verwendeten Layout in der Mitte des Bildschirms festhalten möchten, können Sie die Vorgabe überschreiben und ihn „anheften“.

Einmal angepinnt, bleibt dieser Teilnehmer in der Mitte des Bildschirms markiert, bis er wieder losgepinnt wird.

So pinnen Sie einen Teilnehmer an

Auf einem PC : Bewegen Sie den Mauszeiger über die Miniaturansicht des Teilnehmers im Video-Feed und klicken Sie auf das Symbol „Pin“.

Auf einem Telefon : Drehen Sie das Telefon horizontal in den Querformatmodus. Tippen Sie nun im Video-Feed auf das Miniaturbild des Teilnehmers und tippen Sie auf das „Pin“-Symbol.

So entkoppeln Sie einen Teilnehmer

Wenn Sie einen Teilnehmer anheften, erhalten Sie anstelle des Anheften-Symbols auch das Abheftsymbol, mit dem Sie den Teilnehmer abheften können.

Einen Teilnehmer stummschalten und die Stummschaltung aufheben

Meeting-Gastgeber können andere Teilnehmer während des Gesprächs stummschalten, um einen besseren Fluss zu schaffen. Nach der Stummschaltung müssen die Teilnehmer die Stummschaltung jedoch selbst aufheben. Das bedeutet, dass, wenn ein Host Sie stummschaltet, er Sie nicht aufheben kann, es sei denn, Sie heben die Stummschaltung selbst auf.

Google gibt an, dass dies eine Sicherheitsfunktion ist, um zu verhindern, dass andere (der Gastgeber) Ihr Mikrofon ohne Ihre Erlaubnis aufheben. Folgen Sie dieser Anleitung, um zu erfahren, wie Sie einen Teilnehmer in einem Google Meet-Meeting stummschalten.

So schalten Sie einen Teilnehmer (als Gastgeber) stumm

Wenn Sie Gastgeber sind und einen oder mehrere Teilnehmer stummschalten möchten, folgen Sie dieser Anleitung.

Schritt 1: Klicken Sie im Filmstreifen neben dem Videofeed auf den Namen des Teilnehmers.

Schritt 2:  Klicken Sie auf die Mikrofonschaltfläche, die neben ihrem Namen angezeigt wird. Nach dem Anklicken wird das Mikrofon grau und zeigt damit an, dass der Teilnehmer jetzt stummgeschaltet ist.

So heben Sie die Stummschaltung eines Teilnehmers auf (als Gastgeber)

Das können Sie aus Datenschutzgründen nicht selbst tun. Nur ein Benutzer selbst kann die Stummschaltung aufheben. Sie müssen also den Teilnehmer bitten, die Stummschaltung aufzuheben.

So schalten Sie sich selbst stumm und heben die Stummschaltung auf

Als Teilnehmer können Sie entscheiden, ob Ihr Mikrofon aktiv sein soll oder nicht.

• Um stumm schalten sich, klicken Sie auf die Mikrofontaste am unteren Rand des Video - Feed. Die Schaltfläche wird rot, um anzuzeigen, dass Ihr Mikrofon jetzt stummgeschaltet ist. Wenn die Schaltfläche bereits rot ist, bedeutet dies, dass Sie von einem Host stummgeschaltet wurden.
• Um die Stummschaltung aufzuheben , klicken Sie einfach erneut auf die rote Mikrofontaste. Die Schaltfläche wird nun weiß.

Hinweis: Wenn Sie sich über ein Telefon in das Meeting einwählen, können Sie *6 auf Ihrer Wähltastatur wählen, um sich selbst in einem Meeting stummzuschalten oder die Stummschaltung aufzuheben (je nachdem, in welchem ​​Status sich das Mikrofon befindet).

Einen Teilnehmer entfernen

Im April 2020 führte Google Meet ein Update ein, das es NUR dem/den Gastgebern des Meetings erlaubte, andere Teilnehmer zu entfernen, wenn sie dies wollten. Dies war auf mehrere Beschwerden über Benutzer zurückzuführen, die die Entfernungsfunktion missbraucht haben.

So entfernen Sie einen Teilnehmer

Auf einem PC: Um einen Teilnehmer aus einem Meeting zu entfernen, klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche „Zurück“, um zum Bildschirm des Teilnehmers zurückzukehren. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Teilnehmers und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Entfernen' . 

Auf einem Smartphone: Wählen Sie den Teilnehmer aus und tippen Sie auf seinen Namen. Tippen Sie auf die Schaltfläche „Entfernen“ .

Nach dem Entfernen können Teilnehmer dem Anruf nicht wieder beitreten, es sei denn, der Gastgeber/die Gastgeber werden innerhalb des Anrufs ausdrücklich eingeladen.

Chatten Sie mit Teilnehmern während eines Meetings

Während eines Videoanrufs können Teilnehmer Nachrichten senden, die für alle Teilnehmer des Anrufs sichtbar sind. Diese Nachrichten bleiben nur für die Dauer des Anrufs erhalten. Nach Beendigung des Anrufs werden alle während des Anrufs gesendeten Nachrichten automatisch gelöscht. Verwenden Sie die Nachrichtenfunktion, um Links, Google-Dokumente usw. zu senden.

So senden Sie eine Chat-Nachricht

Auf einem PC:  Bewegen Sie den Mauszeiger über den Video-Feed und klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Chat“. Dadurch wird eine Seitenleiste geöffnet, in der Sie Chatnachrichten anzeigen und an die Gruppe senden können.

Auf einem Smartphone:  Tippen Sie auf die Schaltfläche „Chat“ unter dem Video-Feed, um das Chat-Fenster aufzurufen.

Hinweis: Teilnehmer können keine Nachrichten anzeigen, die gesendet wurden, bevor sie dem Anruf beigetreten sind.

Teilnehmer zu einer Veranstaltung hinzufügen

Auch nach dem Anlegen können neue Teilnehmer zu einer Veranstaltung hinzugefügt werden. Nach dem Hinzufügen erhalten Sie eine Option zum Versenden von Einladungen an die neuen Einladungen. Wenn Sie dies wünschen, werden Einladungen nur an die zu diesem Zeitpunkt hinzugefügten Teilnehmer gesendet, nicht an die gesamte Liste. Um neue Teilnehmer hinzuzufügen, folgen Sie der Anleitung unten.

Schritt 1:  Öffnen Sie die Veranstaltung in Ihrem Google Kalender. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Ereignis bearbeiten'.

Schritt 2:  Beginnen Sie unter dem Reiter „Gäste“ auf der linken Seite, die Namen der Teilnehmer einzugeben, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie einen Teilnehmer mit seiner E-Mail-ID hinzufügen möchten, geben Sie einfach seine vollständige E-Mail-ID ein und drücken Sie die Eingabetaste.

Schritt 3:  Klicken Sie auf „Speichern“. Sie werden nun in einem Popup gefragt, ob Sie Einladungen an die neuen Teilnehmer versenden möchten.

Teilnehmer zu einem laufenden Meeting hinzufügen

Sie können sogar direkt aus dem Meeting selbst neue Teilnehmer zu einem laufenden Meeting hinzufügen. Diese Teilnehmer erhalten einen Einladungslink, auf den sie klicken können, um zum Meeting weitergeleitet zu werden.

Folgen Sie der Anleitung unten, um einem Meeting neue Teilnehmer hinzuzufügen.

Schritt 1: Klicken Sie auf die Registerkarte „Personen“ in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.

Schritt 2:  Klicken Sie auf „Personen hinzufügen“ und beginnen Sie mit der Eingabe des Namens der Person. Wenn Sie einen Teilnehmer mit seiner E-Mail-ID hinzufügen möchten, geben Sie einfach seine vollständige E-Mail-ID ein und drücken Sie die Eingabetaste.

Alternativ können Sie unten links auf dem Bildschirm auf den „Spitznamen“ des Meetings und dann auf „Beitrittsinformationen kopieren“ klicken. Fügen Sie die kopierten Informationen in eine E-Mail ein und senden Sie sie an die Benutzer, die Sie hinzufügen möchten.

Bleiben Sie während der Präsentation mit den Teilnehmern in Verbindung

Sie möchten Ihre Studierenden nicht während des Präsentierens im Auge behalten? Sobald Sie mit der Bildschirmfreigabe beginnen, können Sie die Teilnehmer leider nicht mehr anzeigen. Glücklicherweise können Sie sich mit Google Meet auf mehreren Geräten mit denselben Anmeldeinformationen anmelden. Auf diese Weise können Sie ein Gerät zum Präsentieren und ein anderes zum Zuschauen der Klasse verwenden.

Folgen Sie dieser einfachen Anleitung, um es einzurichten.

Schritt 1:  Anmelden und ein Meeting auf dem Gerät starten 1. Klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf „Jetzt präsentieren“ und wählen Sie die Registerkarte/das Fenster aus, das Sie präsentieren möchten.

Schritt 2: Melden Sie sich mit einem anderen Gerät (Mobiltelefon, Laptop, Tablet) mit Ihren eigenen Zugangsdaten an. Sie können sich jetzt die Rasteransicht der Gruppe ansehen . Sie können das gekachelte Layout (bis zu 16 Teilnehmer) verwenden oder die inoffizielle Google Grid Chrome-Erweiterung verwenden , um eine Ansicht aller Benutzer zu erhalten.

► So lösen Sie das Problem mit der Google Meet Grid View funktioniert nicht

Organisationseinheiten (OU) erstellen

Organisationseinheiten helfen dabei, verschiedenen Benutzern unterschiedliche Berechtigungen zuzuweisen. Dies ist praktisch, wenn Sie die Benutzer einschränken möchten, die Besprechungen erstellen, andere stummschalten usw.

Das Erstellen und Bearbeiten von Organisationseinheiten erfordert Administratorrechte. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue Organisationseinheit zu erstellen.

Schritt 1:  Melden Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen bei der Google Admin-Konsole an.

Schritt 2:  Wählen Sie die Schaltfläche „Einstellungen“ und klicken Sie auf Verzeichnis > Organisationseinheit.

Schritt 3:  Klicken Sie auf das kleine +-Zeichen, um eine neue Organisationseinheit hinzuzufügen. Benennen Sie die Einheit und klicken Sie auf „Erstellen“.

So weisen Sie Benutzern OUs zu

Da Sie nun über eine Organisationseinheiten verfügen, müssen Sie der Einheit Benutzer hinzufügen. Alle Benutzer, die einer bestimmten Einheit hinzugefügt werden, haben dieselben Berechtigungen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Benutzer zur neuen Organisationseinheit hinzuzufügen.

Schritt 1: Melden Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen bei der Google Admin-Konsole an.

Schritt 2:  Gehen Sie zum Tab „Benutzer“ und wählen Sie die Benutzer aus, die Sie der neuen Organisationseinheit hinzufügen möchten. Klicken Sie nach der Auswahl oben auf der Seite auf "Mehr" und dann auf "Organisationseinheit ändern".

Schritt 3:  Wählen Sie die erstellte OU aus und klicken Sie auf „Ändern“.

Behalten Sie Ihre Chats beim Präsentieren im Auge

Wenn Sie in einem Google Meet-Meeting präsentieren möchten, haben Sie die Möglichkeit, den gesamten Bildschirm, einen bestimmten Browser-Tab oder ein bestimmtes Fenster freizugeben. Sobald die Bildschirmfreigabe beginnt, wird nur die ausgewählte Registerkarte/das ausgewählte Fenster im Video-Feed aktualisiert. Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie den Chat-Tab lesen möchten, ständig zwischen den Registerkarten wechseln müssen. Zum Glück gibt es Abhilfe!

Befolgen Sie diese einfache Anleitung, um Ihre Chats während der Präsentation im Auge zu behalten.

Step 1: When presenting, do not share the whole screen. Selecting either a browser tab or a window gives you more control over your privacy.

Step 2: If you are using a windowed application, scale down the application so that it fits in the Google Meet window without covering the chat column.

Similarly, if you are sharing a tab on a web browser, first, separate the tab to a new windowed browser. Now scale down the browser so that it fits in the Google Meet window without covering the chat column.

You can now present and keep an eye on your chat column for questions and other discussions.

Prevent participants from creating a meeting without you

As a host, once you leave a meeting, users can still remain in the meeting. If the right settings are not in place, they can even reuse the old meeting room without you.

This is a problem with Educational accounts since teachers would not want students using the room with them in it. The first thing that needs to be done is creating separate Organizational Units for teachers and students.

Step 1: Follow the guide above to create new Organizational Units.

Step 2: Once created separate the students and teachers into the 2 OU’s.

Step 3: In the Meet Admin Console, Select the ‘students OU and go to ‘Meet video settings’. Turn off the ‘Video calling’ option at the bottom.

Students will still be able to join meet video calls, but will not be able to create them. Also, once everyone leaves a room, the room will expire and cannot be reused.

Prevent participants from rejoining a meeting after you leave

This is another problem that users are facing. Google Meet allows users to stay back in a meeting even after the host has left. This comes down to how the meeting was created.

When starting a meeting, you are given an option to add a nickname. If you do not add a nickname and simply click ‘Continue’, Google Meet will automatically assign a PIN to your meeting. This PIN does not expire when you leave a meeting.

Follow this simple guide to set up a meeting that expires when the host leaves.

Step 1: Sign in to Google Meet, and click ‘Join or create a meeting’.

Step 2: Add a nickname to the meeting and hit ‘Continue’.

Step 3: Send this nickname to the participants. They need only type in the nickname to get into the meeting.

Now when you leave the meeting, the nickname expires, and the meeting ends with you.

Allow Interoperability

Google Meet supports interoperability with other 3rd-party videoconferencing systems like Cisco, Polycom, Lifesize, Sony, Skype for Business, etc. by allowing users from these services to join a Meet video meeting. The Interoperability function requires users to download and set up the Pexip Infinity gateway.

For a full list of compatible third-party applications and devices, check out the Pexip.com website. Pexip acts as a gateway to allow users to dial into a Google Meet meeting without using a Google Meet client.

To download and learn how to set up Pexip, check out the link below.

► Set up Interoperability on Google Meet

Dies ist zwar noch weit von der Anpassbarkeit anderer Videokonferenz-Apps wie Zoom entfernt, aber es ist ein willkommener Schritt in die richtige Richtung. Google gibt an, dass es sich bemüht, das Gsuite-Erlebnis für Bildungskonten zu verbessern. Wir hoffen, auch bei den Geschäftskonten viel mehr Aufwand zu sehen. 

Haben Sie einen dieser Tipps ausprobiert? Hast du eigene Tipps? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen.