So verwenden Sie den erweiterten Listeneditor von Microsoft Lists

So öffnen Sie den erweiterten Listeneditor von Microsoft Lists:

Öffnen Sie eine Liste in Microsoft-Listen.

Klicken Sie oben rechts auf das Symbol Einstellungen.

Klicken Sie auf "Listeneinstellungen", um die Einstellungen der Liste in SharePoint zu öffnen.

Microsoft Lists ist ein neues Datenspeicher- und Organisationssystem, das Tabellenkalkulationen, Datenbanken und Web-Apps zusammenführt. Lists ist wirklich eine neue Schnittstelle auf der bestehenden SharePoint-Listen-Infrastruktur. Wir haben bereits gezeigt, wie Sie eine neue Liste in Lists selbst erstellen ; Jetzt werden wir die Listenkonfiguration mithilfe der SharePoint-Benutzeroberfläche ausführlich behandeln.

Listen macht gute Arbeit, um sich so zugänglich wie möglich zu machen. Das SharePoint-Backend wird nur angezeigt, wenn Sie danach suchen. Wenn Sie eine Liste anzeigen, klicken Sie oben rechts auf das Symbol Einstellungen und dann auf „Listeneinstellungen“, um die Konfigurationsoptionen in SharePoint zu öffnen.

Der Bildschirm SharePoint-Listeneinstellungen ist viel dichter als der, den Sie in der Listen-App erhalten. Sie haben umfangreiche Verwaltungsoptionen zum Anpassen der Felder, Validierung, Berechtigungen und Metadaten der Liste.

Allgemeine Einstellungen

Von oben beginnend enthalten die „Allgemeinen Einstellungen“ globale Steuerelemente, die für die Liste selbst oder alle Daten innerhalb der Liste gelten. Wir werden hier nicht jede Option behandeln, da viele von ihnen nur in der SharePoint-Listen-Benutzeroberfläche verwendet werden, nicht in der Listen-App.

Einige bemerkenswerte Einstellungen finden Sie unter „Erweiterte Einstellungen“. Mit "Berechtigungen auf Elementebene" können Sie steuern, was Benutzer in freigegebenen Listen sehen können, z. B. alle Elemente oder nur Elemente, die sie selbst erstellt haben.

Die Option "Anhänge" kann verwendet werden, um die standardmäßig aktivierte Möglichkeit zum Hinzufügen von Anhängen zu neuen Elementen in Listen zu deaktivieren. Weiter unten auf dem Bildschirm gibt es Einstellungen, um zu steuern, ob Listenelemente in Suchergebnissen angezeigt und auf die Geräte der Benutzer heruntergeladen werden können.

Säulen

Zurück auf dem Bildschirm mit den Hauptlisteneinstellungen verdient der Abschnitt „Spalten“ weitere Aufmerksamkeit. Wenn Sie auf einen Spaltennamen klicken, können Sie seine Eigenschaften bearbeiten. Die hier verfügbaren Optionen hängen vom Datentyp der Spalte ab. Einige Beispiele, die Sie möglicherweise sehen, umfassen die Möglichkeit, maximale Zeichenlängen (für Textfelder) festzulegen, den Standardwert für neue Elemente festzulegen und umzuschalten, ob das Feld eine erforderliche Eingabe ist.

Interaktive Datentypen wie die Multiple-Choice-Auswahlkomponente haben mehr Einstellungen. Dazu kann die Möglichkeit gehören, den verwendeten Eingabetyp zu ändern, sodass Sie zwischen Optionsfeldern oder einem Dropdown-Menü wählen können. Die meisten – aber nicht alle – dieser Optionen sind beim Bearbeiten von Spalten in der Haupt-Listen-App verfügbar. Wenn Sie den SharePoint-Einstellungsbildschirm verwenden, werden alle möglichen Einstellungen angezeigt, sodass Sie die größte Kontrolle darüber haben, wie Daten gespeichert und präsentiert werden.

Über den Link „Spalte erstellen“ auf der Seite mit den Listeneinstellungen können Sie eine neue Spalte erstellen. Sie müssen einen Spaltennamen auswählen, den Datentyp auswählen und die Einstellungsfelder für diesen Datentyp ausfüllen. Das Kontrollkästchen "Zur Standardansicht hinzufügen" sollte aktiviert bleiben, um sicherzustellen, dass das Feld standardmäßig in der Listenoberfläche angezeigt wird.

Ansichten

Zum Thema Ansichten können Sie diese im Abschnitt „Ansichten“ am unteren Rand der Einstellungsseite verwalten. Sie können neue Ansichten erstellen und vorhandene bearbeiten. Eine „Ansicht“ definiert die Felder, die in der Listen-Benutzeroberfläche angezeigt werden sollen. Sie beginnen standardmäßig mit einer einzigen Ansicht "Alle Elemente". Wenn Sie zusätzliche Ansichten hinzufügen, können Sie in Listen darauf zugreifen, indem Sie oben rechts auf den Namen der aktuellen Ansicht klicken.

Auf dem Bildschirm Ansichtseinstellungen können Sie auswählen, welche Felder und in welcher Reihenfolge sie angezeigt werden sollen. Sie können auch die Sortierreihenfolge für Datenzeilen festlegen und Standardfilter konfigurieren. Im Abschnitt zur Spaltenauswahl sehen Sie mehrere standardmäßig deaktivierte Felder, die normalerweise ausgeblendet sind. Aktivieren Sie sie, um der Listenansicht Standardmetadaten hinzuzufügen, z. B. den Namen des Autors des Elements („Erstellt von“) oder seine Änderungszeit („Geändert“).

Weiter unten im Bildschirm mit den Ansichtseinstellungen finden Sie Abschnitte, in denen Sie konfigurieren können, ob Summen am unteren Rand der Spalten angezeigt werden, ob Daten gruppiert werden sollen und wie viele Datenelemente auf einem einzigen Bildschirm angezeigt werden sollen. Im letzten Abschnitt „Mobil“ können Sie auswählen, ob diese Ansicht auf mobilen Geräten verfügbar sein soll. Die Standardlisten für Desktop und Mobile können unabhängig voneinander eingestellt werden, sodass für kleinere Geräte eine benutzerdefinierte Ansicht bereitgestellt werden kann.

Die Bildschirme mit den SharePoint-Einstellungen sind weit weniger zugänglich als die Listen selbst. Sie müssen sie jedoch möglicherweise nicht oft verwenden, da die am häufigsten verwendeten Funktionen in den eigenen Konfigurationsfenstern von Lists unterstützt werden.

Die Stärke von Listen liegt in seiner Vielseitigkeit - Sie können sehr schnell mit einer einfachen Liste beginnen und dann im Laufe der Zeit erweiterte Funktionen hinzufügen. Schließlich können Sie einen Punkt erreichen, an dem Sie eine SharePoint-Option benötigen, die nicht in der Listen-Benutzeroberfläche verfügbar gemacht wird. Wenn es soweit ist, klicken Sie auf „Listeneinstellungen“, durchbrechen Sie die Listenfassade und beginnen Sie stattdessen, die Fähigkeiten – und Komplexität – von SharePoint zu nutzen.