So verwenden Sie Microsoft Planner, um den Überblick über Aufgaben bei der Remote-Arbeit zu behalten

So verwenden Sie Microsoft Planner, um Aufgaben bei der Remote-Arbeit zu verfolgen:

Erstellen Sie einen Plan.

Erstellen Sie Buckets, um Phasen eines Prozesses darzustellen.

Erstellen Sie Aufgaben und ziehen Sie sie zwischen Buckets, um den Fortschritt zu veranschaulichen.

Microsoft Planner ist ein Aufgabenverwaltungssystem im Kanban-Stil , das sich an vielbeschäftigte Teams und Remote-Mitarbeiter richtet. Planner kann Ihnen helfen, Aufgaben zu organisieren, zuzuweisen und zu verfolgen, wenn Sie diese nicht persönlich besprechen können.

Planerarbeit erfolgt in „Plänen“, die an Office 365-Gruppen gebunden sind. Wenn Sie einen neuen Plan erstellen, wird automatisch eine neue Gruppe erstellt (es sei denn, Sie fügen den Plan zu einer bestehenden Gruppe hinzu). Die Gruppe existiert wie jede andere in Office 365 – sie verfügt über eine eigene SharePoint-Site, ein OneNote-Notizbuch und andere Ressourcen.

Dies mag zunächst kompliziert klingen, hilft jedoch bei einigen der erweiterten Integrationen von Planner. Im täglichen Gebrauch sollten Sie sich um das zugrunde liegende Gruppenmodell nicht allzu viele Gedanken machen müssen. Sie können die Planner-Oberfläche verwenden, um Pläne zu erstellen und ihnen Benutzer hinzuzufügen, ohne sich in die Office 365-Gruppenverwaltung einmischen zu müssen.

Pläne und Aufgaben

Melden Sie sich unter task.office.com bei Planner an und klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Neuer Plan“. Benennen Sie Ihren Plan und wählen Sie, ob Sie ihn öffentlich oder privat machen möchten. Öffentliche Pläne sind automatisch für jeden in Ihrer Organisation sichtbar.

Aufgaben innerhalb von Plänen werden in einer säulenförmigen Kanban-Struktur angeordnet. Sie werden als vertikale Listen („Eimer“) von Karten dargestellt, die horizontal auf Ihrem Bildschirm angezeigt werden. Sie können so viele Buckets hinzufügen, wie Sie benötigen.

Klicken Sie zum Erstellen einer Aufgabe in einen beliebigen Bucket und geben Sie einen Namen für die Aufgabe ein. Wählen Sie optional ein Fälligkeitsdatum und weisen Sie die Aufgabe einem Benutzer zu. Es wird dann als Aufgabe angezeigt, die sie erledigen müssen.

Sobald eine Aufgabe erstellt wurde, können Sie darauf klicken, um weitere Optionen anzuzeigen. Dazu gehört die Möglichkeit, Notizen, Checklisten, Kommentare und Anhänge hinzuzufügen. Sie können auch die Priorität und den aktuellen Fortschritt einer Aufgabe angeben.

Auf der rechten Seite des Fensters können Sie aus farbcodierten Beschriftungen auswählen, die Sie der Aufgabe hinzufügen möchten – diese werden auf der Kartenrückseite auf dem Board-Bildschirm angezeigt. Klicken Sie auf ein beliebiges Label, um seinen Namen zu ändern. Labels helfen Ihnen, zwischen verschiedenen Arten von Aufgaben zu unterscheiden.

Planner verwenden

Es gibt keine festgelegte Möglichkeit, die verfügbaren Optionen zu verwenden. Für kleinere Teams kann ein einfaches Setup mit den Buckets „To do“, „Doing“ und „Done“ ausreichen. Sie können dann Aufgabenkarten zwischen den Buckets ziehen, um einen klaren Überblick über den Fortschritt zu erhalten.

Größere Teams mit einem höheren Aufgabenvolumen können von einem strukturierteren Ansatz profitieren. Pläne, die einen linearen Prozess repräsentieren, können einen Bucket für jede Phase des Prozesses enthalten (wie „Design“, „Develop“, „Test“ und „Release“ für die Softwareentwicklung oder „Plan“, „Write“, „Edit“ , „Rezension“ zum Schreiben). Sie können dann die Option „Fortschritt“ auf Karten verwenden, um den Abschlussstatus anzuzeigen.

Um mehr Einblick in Aufgaben zu erhalten, können Sie die integrierten Analysefunktionen von Planner verwenden. Klicken Sie oben in der Anzeige auf die Registerkarte „Diagramme“, um eine visuelle Aufschlüsselung Ihres Plans zu erhalten. Dieser berichtet über Aufgabenstatus, Bucket und Priorität, sodass Sie klar sehen können, wie die Arbeit voranschreitet. Die Registerkarte Zeitplan bietet Ihnen eine Kalenderansicht, in der Sie sehen können, wann die Arbeit abgeschlossen werden soll.

Dieser Artikel hat Ihnen einen allgemeinen Überblick über die grundlegenden Konzepte von Planner gegeben. Wir haben detailliertere Anleitungen zu bestimmten Funktionen zur Verfügung, falls Sie mehr erfahren möchten. Planner ist hervorragend geeignet, Whiteboards im Büro zu ersetzen, die mit Spalten von Haftnotizen bedeckt sind. Sie erhalten einen Überblick über Ihre Aufgaben, so dass auch in verteilten Remote-Arbeitsteams alle auf dem Laufenden bleiben.