So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel: 2 beste Methoden im Jahr 2023

Um Dateneingabeaufgaben fehlerfrei und schnell zu erledigen, müssen Sie lernen, wie man eine Dropdown-Liste in Excel erstellt.

Excel ist eine leistungsstarke Dateneingabesoftware. Sie können es für persönliche und berufliche Dateneingabezwecke verwenden, z. B. zum Erstellen von Büromateriallisten, zum Erstellen von Haushaltsmateriallisten, zum Erstellen eines Inventars für ein kleines Unternehmen oder zu Hause und für vieles mehr.

Bei jedem Dateneingabeauftrag müssen Sie kleine Daten wie Namen, Adressen, Mengen, Standorte, Preise usw. eingeben. Wenn jemand diese Datenbank prüft, möchte er möglicherweise Kommentare wie geprüft, Prüfung ausstehend, Fehler gefunden usw. eingeben.

Wenn Sie oder Ihr Mitarbeiter manuell damit beginnen, dauert das Erreichen des Ziels Tage. Daher müssen Sie die Excel-Tabelle automatisieren, in der Sie Daten erfassen. Der Excel-Dropdownlistenbefehl ist eine grundlegende Automatisierung, die Sie verwenden können, ohne Visual Basic-Programmierung für Excel zu lernen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie in Excel eine Liste mit Dropdown erstellen.

Was ist eine Dropdown-Liste in Microsoft Excel?

So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel

Die Excel-Dropdown-Liste ist ein Datenvalidierungstool der Excel-Anwendung. Sie müssen einen Bereich oder eine Liste von Daten für die Dropdown-Liste auswählen. Wenden Sie dann einfach den Datenvalidierungsbefehl für die Dropdown-Liste in der Zielzelle oder den Zellbereichen an, um Vorschläge für die Dateneingabe zu erhalten.

Drop-down-Listen eliminieren das Rätselraten bei der Dateneingabe. Außerdem machen Sie keine Tippfehler und andere Fehler, wenn Sie die Excel-Dropdown-Listenfunktion verwenden. Es ist auch das am weitesten verbreitete Tool zur Automatisierung der Dateneingabe in Microsoft Excel.

Wann können Sie Dropdown-Listen verwenden?

Hier sind einige Szenarien, in denen Sie diesen Datenvalidierungsbefehl anwenden können:

• Sie erstellen eine Datenbank in Excel und benötigen die Dateneingabeoperatoren, um die benötigten Daten einzugeben, kein Datenmüll.
• Sie möchten, dass die Dateneingabeoperatoren nur kategorisierte Daten verwenden, wenn sie Informationen in ein Excel-Arbeitsblatt eingeben.
• Sie erstellen kostenlose Online- oder Offlineformulare in Excel und möchten, dass der Benutzer Daten eingibt, die nur im Formular verfügbar sind, und sonst nichts.
• Ihre Datenbank enthält sich wiederholende Namen, Telefonnummern, Adressen usw. Außerdem bezahlen Sie abhängig von diesen Daten Rechnungen oder Rechnungen. Daher ist die Genauigkeit für das Projekt von entscheidender Bedeutung. In einem solchen Fall müssen Sie Dropdown-Listen in Excel verwenden.
• Sie erstellen eine Excel-Tabelle für Haushaltsartikel und möchten, dass die Familienmitglieder nur Einträge aus einer zulässigen Liste von Artikeln vornehmen.
• Ihr Dateneingabeteam verwendet sehr gerne Tastenkombinationen, und dafür bieten Excel-Dropdown-Listen unübertroffenen Komfort.
• Sie erstellen eine Datenbank für Bürobedarf oder Kaufanfragen und möchten, dass Mitarbeiter nur Kaufanfragen für vorab genehmigte Schreibwaren, IT-Hardware oder Zubehör erstellen.

So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel: Verwenden eines Datenbereichs

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Liste in Excel mit Dropdown-Pfeilen zu erstellen. Einer verwendet einen vorkonfigurierten Datenbereich und ein anderer gibt die Optionen manuell ein. Nachfolgend finden Sie die Schritte für das am stärksten automatisierte Dropdown-Menü in Excel:

• Erstellen Sie ein neues Arbeitsblatt in Excel und nennen Sie es Database .
• Erstellen Sie nun in Zelle A1 eine Spaltenüberschrift entsprechend dem Typ oder einem beliebigen anderen Namen. Zum Beispiel gebe ich der Dropdown-Menüliste in diesem Tutorial eine Spaltenüberschrift IT-Hardware .
• Kopieren Sie jetzt Daten von einer anderen Stelle oder geben Sie sie manuell ein, um die Zellen unter der Spaltenüberschrift mit den gewünschten Elementen im Dropdown-Menü zu füllen.
• Ich gebe Optionen für den Kauf von IT-Geräten wie Monitor, Lautsprecher, RAM, CPU, PC-Gehäuse, GPU, Netzteil usw. ein.

Bisher haben Sie erfolgreich die Datenbank erstellt, aus der der Excel-Datenvalidierungsbefehl Dropdown-Listenoptionen oder Auswahlmöglichkeiten anzeigt. Lassen Sie uns nun die eigentliche Dropdown-Liste erstellen, indem Sie die hier genannten Schritte ausführen:

• Wählen Sie die Zelle aus, in der Sie eine Dropdown-Liste in Excel erstellen möchten.
• Klicken Sie nun im Menüband von Excel auf die Registerkarte Daten .
• Klicken Sie im Befehlsbereich „Datentools“ auf den Dropdown-Pfeil „Datenvalidierung“ .
• Es öffnet sich ein Kontextmenü mit einigen Optionen. Wählen Sie Datenvalidierung .
• Jetzt sollten Sie das Datenvalidierungs-Befehlstool auf dem Arbeitsblatt sehen, in dem Sie eine Dropdown-Liste für Excel hinzufügen möchten.
• Es enthält drei Registerkarten. Dies sind Eingabenachricht, Einstellungen und Fehlerwarnung.
• Klicken Sie auf Einstellungen .
• Klicken Sie unter der Option Validierungskriterien auf die Dropdown-Liste unter dem Menü Zulassen .
• Wählen Sie Liste aus der Dropdown-Liste aus.
• Standardmäßig sollten das Dropdown-Menü In Zelle und Leeres Häkchen ignorieren aktiviert sein. Wenn nicht, überprüfen Sie sie.
• Klicken Sie im Feld Quelle auf den Pfeil nach oben . Das Dialogfeld „Datenvalidierung“ wird nun auf einen dünnen Balken mit einem leeren Feld minimiert.
• Gehen Sie zum Datenbank-Arbeitsblatt und wählen Sie den Zellbereich in der Excel-Dropdown-Liste aus.
• Wählen Sie einige leere Zellen unter dem letzten Element aus. Es hilft Ihnen, die Liste zu erweitern, ohne die Quelle erneut zu bearbeiten.
• Excel füllt die Quelldaten für die Dropdown-Liste automatisch aus. Sie müssen nur auf den Abwärtspfeil in der dünnen Datenvalidierungsleiste klicken .
• Sie sollten jetzt wieder das erweiterte Dialogfeld „Datenvalidierung“ sehen. Aber dieses Mal sehen Sie einen Quelldatenbereich im Feld Quelle .
• Klicken Sie einfach auf OK, und schon sind Sie fertig.

Glückwunsch! Sie haben Ihre erste Dropdown-Liste in Excel erstellt. Kopieren Sie dies jetzt einfach an eine andere Stelle, wo Sie dieselben Elemente anzeigen müssen, wenn ein Mitarbeiter oder ein anderer Benutzer Daten in ein Dateneingabeblatt einträgt.

Möglicherweise möchten Sie das Datenbank-Arbeitsblatt sperren, damit niemand Änderungen an der Liste der Optionen in den Dropdown-Listen im Dateneingabe-Arbeitsblatt vornehmen kann. Befolgen Sie diese schnellen Schritte, um Listenelemente zu sichern:

• Wählen Sie die Zellbereiche aus, die Sie sperren müssen.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste, und wählen Sie dann Zellen formatieren aus .
• Gehen Sie zur Registerkarte Schutz und aktivieren Sie die Option Gesperrt .
• Klicken Sie auf OK, um die Änderungen an Zellen formatieren zu übernehmen .
• Wechseln Sie nun zur Registerkarte „Überprüfen“ im Excel-Menüband.
• Wählen Sie das Symbol „Blatt schützen“ aus .
• Geben Sie im Dialogfeld „Blatt schützen“ ein Kennwort in das leere Feld ein.
• Geben Sie das Kennwort erneut ein, und Excel sperrt das Arbeitsblatt endgültig.

Von nun an kann niemand die Listenelemente des Dropdown-Menüs ändern.

So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel: Verwenden von Listenelementen

Wenn Sie ein kurzes Dropdown-Menü wie Ja/Nein, Geprüft/Nicht geprüft, Zugewiesen/Offen, Vollständig/Unvollständig usw. wünschen, können Sie die manuelle Liste anstelle der Datenbereichsmethode verwenden. Es spart Zeit. So können Sie mithilfe von Listenelementen eine Dropdown-Liste in Excel erstellen:

• Klicken Sie auf eine Zelle, um ein Dropdown-Menü zu füllen.
• Wählen Sie Datenvalidierung auf der Registerkarte Daten des Menübands aus.
• Klicken Sie im Menü Zulassen auf Liste .
• Geben Sie nun einfach die Liste der Elemente in das Feld Quelle ein .
• Stellen Sie sicher, dass Sie jedes Element mit einem Komma trennen.
• Klicken Sie auf OK, um die Dropdown-Liste zu übernehmen.

Dies ist die einfachste und schnellste Methode zum Erstellen einer einfachen Dropdown-Liste in Excel. Die erste Methode ist jedoch zuverlässiger, wenn Sie reichlich Dropdown-Listen verwenden.

So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel: Eingabenachricht anzeigen

Eine leere Dropdown-Liste sagt den Dateneingabeoperatoren möglicherweise nicht viel aus. Sie müssen spezifische Anweisungen hinzufügen, damit sie keine Fehler machen. So können Sie Dropdown-Listen in Excel eine Anweisungsmeldung hinzufügen:

• Klicken Sie auf eine beliebige Zelle, die einen aktiven Datenvalidierungsbefehl enthält .
• Gehen Sie nun zur Registerkarte Daten > Datenvalidierung > klicken Sie auf Datenvalidierung .
• Klicken Sie im Dialogfeld „Datenvalidierung“ auf die Registerkarte „Eingabenachricht“ .
• Geben Sie einen kleinen Text für den Titel und dann eine ausführliche Nachricht in das Feld Eingabenachricht ein .
• Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen.

Immer wenn ein Benutzer eine Zelle mit einem aktiven Dropdown-Listen-Datenvalidierungsbefehl auswählt, wird ihm jetzt eine Meldung angezeigt, wie er die Zelle mit Elementen aus der Dropdown-Liste füllen kann.

So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel: Zeigen Sie eine Fehlermeldung an

Wenn jemand bei der Verwendung der Dropdown-Listen auf Ihrem Excel-Dateneingabeblatt einen Fehler macht, können Sie auch eine Fehlermeldung anzeigen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Benutzer Maßnahmen zur Behebung des Fehlers ergreift und die Zelle nicht überspringt. Hier sind die Schritte zum Aktivieren von Display an Error Alert:

• Befolgen Sie die zuvor erwähnten Schritte, bis Sie das Dialogfeld „Datenvalidierung“ erhalten .
• Wählen Sie nun die Registerkarte Fehlerwarnung .
• Wählen Sie einen Fehlerstil aus drei Optionen: Stopp, Warnung und Information.
• Geben Sie dann einen kurzen Text für den Titel der Fehlermeldung ein .
• Geben Sie nun im Feld Fehlermeldung eine ausführliche Meldung ein .

Gute Arbeit! Bei aktivierter Fehlermeldung anzeigen zeigt das Arbeitsblatt ein Fehlerdialogfeld an, wenn jemand etwas anderes als die in der Dropdown-Liste in Excel genannten Elemente eingibt.

Dropdown-Liste in Excel: Schlussworte

Jetzt wissen Sie, wie Sie eine Liste in Excel mit Dropdown auf zwei verschiedene Arten erstellen. Sie können Möglichkeiten ausprobieren, Excel-Dropdown-Listen zu erstellen und Dateneingabeformulare zu erstellen, um Ihren Mitarbeitern zu helfen.

Sie können mithilfe von Dropdown-Listen in Excel auch eine intuitive Liste für Haushaltsbedarf für Lebensmittel, Hardware, Kleidung, Dienstprogramme und mehr erstellen.

Vergessen Sie nicht, unten einen Kommentar abzugeben, wenn Sie eine andere coole Möglichkeit kennen, eine Dropdown-Liste in Excel zu erstellen.

Als Nächstes erfahren Sie, wie Sie  Zeilen oder Spalten in Excel  und einigen  Excel-Kalendervorlagen für jedes Jahr einblenden .