Cómo descargar, firmar y enviar por correo electrónico un archivo PDF

Adobe PDF (que es la abreviatura de Portable Document Format) es en realidad uno de los tipos de archivos más comunes en la Web en estos días. ¿Por qué? Queridos amigos, sencillo: un PDF es la forma más sencilla de conservar el formato en cualquier tipo de documento. Digamos, por ejemplo, que crea un boletín con Microsoft Word y lo guarda en el formato predeterminado de Word. Envías tu boletín y la mitad de las personas que intentan leerlo NO están usando Microsoft Word. Gran parte de su formateo y trabajo duro puede perderse y hacer que el documento sea ilegible. Al convertir su documento en un archivo PDF, se asegurará de que todo se vea exactamente como estaba cuando lo completó. Es un formato simple para trabajar, para convertir archivos y hay una multitud de programas gratuitos disponibles para usar para abrirlos.

El IRS es un gran ejemplo de dónde puede encontrar un documento PDF. Si se dirige a su sitio web e intenta descargar cualquier tipo de formulario o instrucciones, recibirá un archivo PDF. Algunos de sus formularios, junto con los que se encuentran en miles de otros sitios web, son del tipo que se puede completar directamente en línea. Estos utilizan una función llamada Campos de formulario que le permite hacer clic en un cuadro (como escribir su nombre o dirección) e ingresar la información adecuada antes de guardar.

Sin embargo, puede haber ocasiones en las que deba firmar, fechar y devolver un formulario PDF a una empresa, como las que se encargan de sus necesidades de seguro o atención médica. Si ha intentado hacer esto en línea porque no desea imprimir el documento, firmarlo y escanearlo, es posible que haya tenido ganas de golpearse la cabeza contra una pared o dos. Puede ser una pesadilla descubrirlo al principio. Sin embargo, le mostraré cómo lograr esto en solo un par de pasos rápidos y sencillos.

Cómo descargar, firmar y enviar por correo electrónico un documento PDF

Primero, necesitará descargar Adobe Acrobat Reader DC gratis. Una vez que haya instalado el programa, ábralo y luego use la opción "Abrir archivo" para elegir su PDF que ya debería haber guardado en su computadora o computadora portátil desde su correo electrónico.

Con el documento abierto, mire a la derecha y elija la opción "Rellenar y firmar" . En la barra de herramientas que aparece, haga clic en el botón "Firmar" y luego seleccione "Agregar firma".

Hay tres opciones para agregar una firma. Lo más fácil es simplemente escribir su nombre y permitir que Adobe lo convierta en una "firma". Obviamente, esto no se verá como SU firma, la forma en que firma su propio nombre. Si bien hacer esto es legal y aceptable para la mayoría de los propósitos, no es la opción más segura.

El segundo método es usar el mouse o el dedo (si está usando un dispositivo de pantalla táctil) para dibujar su firma usted mismo y luego insertarla. Probé este método antes de usar un mouse. Permítanme decirles esto: nunca conseguí que mi firma se viera en absoluto como realmente se ve cuando la escribo en papel ... ¡ni siquiera cerca!

El método final es firmar físicamente su nombre con tinta oscura sobre papel blanco. Escanee este papel en su computadora como una imagen y luego cárguelo usando la función "Crear firma" anterior .

Una vez que haya terminado de crear su firma, haga clic en el botón "Aplicar" para agregarla al documento. Asegúrese de mantener marcada la casilla "Guardar firma" para que pueda volver a utilizar esta misma firma en el futuro en otros documentos. (La encontrará rápidamente en el menú "Firmar" la próxima vez que tenga que pasar por este proceso). Coloque la firma en el lugar adecuado dentro del PDF haciendo clic con el mouse, manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse y arrastrando el firma en el lugar apropiado.

Una vez que haya terminado de firmar el documento, guárdelo en su computadora haciendo clic en "Archivo" en la esquina superior izquierda y luego seleccionando "Guardar". Nombra el archivo como elijas y guárdalo en una ubicación que recordarás. Regrese a su correo electrónico y adjúntelo en una respuesta a quien le envió el documento en primer lugar, ¡y habrá terminado!

Sé que esto puede parecer difícil y llevar mucho tiempo con solo leer las instrucciones, pero realmente no lo es. Solo toma un par de minutos configurar su firma y guardarla. Una vez hecho esto, ¡habrá ganado la mitad de la batalla!