Cómo Configurar una Reunión Recurrente en Teams

¿Necesitas programar reuniones recurrentes en MS Teams con los mismos miembros del equipo? Aprende a configurar una reunión recurrente en Teams.

Microsoft Teams es a menudo la primera opción para organizar reuniones virtuales por equipos remotos y distribuidos que utilizan la suite de Microsoft 365. Además de ellos, otras empresas también utilizan esta aplicación para realizar reuniones en línea. Configurar una reunión en Teams es bastante simple. Al confirmar la programación de la reunión, todos los participantes agregados recibirán correos electrónicos individuales sobre ella.

A veces, ciertos equipos necesitan tener reuniones regularmente (mensualmente, semanalmente o incluso diariamente). Si tus reuniones recurrentes tienen un gran número de participantes, programar estas reuniones por separado podría ser un proceso agotador y que consume tiempo. Pero no te preocupes. La función de reunión recurrente de Microsoft Teams está aquí para ayudarte.

Si sabes que tus reuniones de Teams se repiten de manera regular, puedes configurar una reunión recurrente. De esta manera, no necesitas crear manualmente la reunión cada vez que quieras informar a las personas sobre ella. Puedes crear la reunión una vez y habilitar la opción de recurrencia para que todos los participantes sean conscientes del horario recurrente.

Contenido

• 1 ¿Qué Es una Reunión Recurrente?
• 2 Pasos Para Crear una Reunión Recurrente en Teams
  • 2.1 Ir a la Pestaña Calendario de Teams
  • 2.2 Agregar Información de la Reunión
  • 2.3 Configurar Una Reunión Recurrente
• 3 Preguntas Frecuentes sobre Reuniones Recurrentes en Teams
  • 3.1 ¿Cómo Configurar una Reunión Recurrente con Fecha Final en Teams?
  • 3.2 ¿Cómo Enviar a Alguien a Una Reunión Recurrente en Teams?
  • 3.3 ¿Las Reuniones Recurrentes en Teams Usan el Mismo Enlace?
• 4 Conclusión

¿Qué Es una Reunión Recurrente?

Como su nombre indica, una reunión recurrente es una reunión que ocurre repetidamente. La reunión puede repetirse todos los días, semanalmente, quincenalmente, mensualmente, trimestralmente, etc. Puede que necesites organizar reuniones recurrentes con tus gerentes, líderes de equipo o todos los miembros del proyecto cuando necesites asegurar un seguimiento y responsabilidad consistentes.

Estas reuniones aseguran que los proyectos siempre se mantengan en el camino correcto y que se fomente una relación saludable entre los miembros del equipo. En Microsoft Teams, tienes la oportunidad de programar reuniones recurrentes para tus equipos. Usando esta función, no tienes que programar cada reunión por separado agregando las direcciones de correo electrónico de los participantes individualmente para cada reunión.

Puedes agregar el rango de tiempo para las reuniones recurrentes y configurar el intervalo de tiempo para programar todas las reuniones recurrentes de una sola vez. Si eres un profesional ocupado o necesitas establecer reuniones diarias u otras reuniones recurrentes, esta función de Teams te será beneficiosa. Puedes programar todas las reuniones a la vez y los participantes añadidos recibirán la alerta.

Pasos Para Crear una Reunión Recurrente en Teams

Como usuario, puedes acceder a MS Teams desde la aplicación web (Microsoft 365) o a través de tu aplicación de escritorio. La buena noticia es que la función de reunión recurrente está disponible en ambas versiones de esta aplicación. Las interfaces son similares, por lo que puedes realizar los mismos pasos para ambas. Vamos a descubrir cómo configurar una reunión recurrente en Teams. Para una fácil comprensión, te mostraré los pasos en múltiples secciones.

Ir a la Pestaña Calendario de Teams

1. Abre tu aplicación Teams en tu computadora o inicia sesión en la aplicación web de Teams en un navegador web.

   

2. La aplicación de escritorio se abrirá con la pestaña Chat abierta. Selecciona la pestaña Calendario desde el panel izquierdo.
3. Sin embargo, la aplicación web de Teams se abrirá con la pestaña Calendario.

Agregar Información de la Reunión

1. Con la pestaña Calendario abierta frente a ti, haz clic en el botón Nueva reunión en la esquina superior derecha.

   

2. Se abrirá un nuevo programador de reuniones en la pantalla.
3. En la parte superior, verás tu zona horaria actual. Puedes cambiarla desde la lista desplegable.
4. En el campo Agregar título, necesitas añadir el nombre de la reunión.
5. En el campo Agregar asistentes requeridos, escribe las direcciones de correo electrónico de los participantes.
6. Necesitas añadir la fecha y hora para la primera instancia de la reunión.

   

7. Selecciona la duración de la reunión desde los menús desplegables para horas de inicio y fin, o programa la reunión para Todo el día.
8. También puedes añadir la ubicación y la agenda o detalles para la reunión.

Lee también: Microsoft Teams: ¿Cuánto Tiempo Puede Durar una Reunión?

Configurar Una Reunión Recurrente

1. Para cualquier tipo de configuración de reunión recurrente, haz clic en No se repite para abrir una lista desplegable.

   

2. Al elegir cada día de la semana (Lun-Vie), puedes seleccionar los días de la semana para la reunión, el tiempo de repetición y la fecha de finalización.
3. Si seleccionas Diario, aparecerá un asistente donde podrás elegir la fecha de finalización y cada cuántos días deseas repetir el horario.
4. Puedes seleccionar Semanal para elegir el día de la reunión semanal y la fecha de finalización. También elige esta opción para reuniones quincenales seleccionando Repetir cada 2 semanas.
5. Para reuniones Mensuales, puedes elegir entre una fecha o un día de la semana.

   

6. La opción Anual te permitirá seleccionar entre la fecha de un mes o el día de la semana del mes, como el primer lunes de febrero.
7. Con la opción Personalizado, puedes realizar cualquier tipo de reuniones recurrentes mencionadas anteriormente.
8. Haz clic en el botón Guardar para cerrar el asistente.
9. Haz clic en el botón Enviar para completar el proceso de creación de una reunión recurrente.

Preguntas Frecuentes sobre Reuniones Recurrentes en Teams

¿Cómo Configurar una Reunión Recurrente con Fecha Final en Teams?

Para configurar una reunión recurrente en Teams, necesitas comenzar a crear una nueva reunión. Mientras lo haces, haz clic en el menú desplegable No se repite y elige cualquiera de tus opciones preferidas. Luego, aparecerá el asistente de Configurar recurrencia. Allí, verás el campo de Fin. Coloca el cursor en ese campo y elige la fecha de finalización para las reuniones recurrentes.

¿Cómo Enviar a Alguien a Una Reunión Recurrente en Teams?

Ve a tu calendario de Teams para encontrar la programación de las reuniones recurrentes. Haz clic en la reunión y luego haz clic en el botón Editar. Elige Editar ocurrencia para agregar a alguien a una instancia de reunión o elige Editar serie para agregar a alguien a cada reunión recurrente. Ahora agrega personas en el campo de participantes de la reunión y haz clic en Enviar actualización.

¿Las Reuniones Recurrentes en Teams Usan el Mismo Enlace?

No, para cada reunión recurrente en Teams, hay diferentes enlaces de reunión. Sin embargo, el ID de la reunión para cada reunión recurrente será el mismo. Así que, aquellos que quieran unirse a las reuniones recurrentes en Teams usando el ID de la reunión pueden hacerlo fácilmente con el mismo ID.

Conclusión

Muchas organizaciones utilizan Microsoft Teams para sus reuniones oficiales. A veces, las reuniones oficiales deben programarse a intervalos regulares, lo que es un proceso complicado para cualquiera. Para ayudarte, Teams te ofrece la función de configurar reuniones recurrentes en esta aplicación.

Usándola, puedes reducir el tiempo necesario para configurar cada reunión manualmente. Aquí, he añadido el método sencillo y más reciente para configurar reuniones recurrentes en Teams. ¿Necesitas a menudo usar reuniones recurrentes en Teams? ¿Cómo crees que este método fácil te ayudará a configurar reuniones recurrentes en Teams? ¿Hay algo que te gustaría que Microsoft mejorara sobre esta función? Háznoslo saber en los comentarios a continuación.

Además, no olvides compartir este artículo con tus amigos y en las redes sociales. A continuación, lee cómo solucionar el error de Teams lo siento, no pudimos conectarte.