Présentation de la boîte aux lettres darchivage Office 365

Je pensais écrire un article sur la vue d'ensemble de la boîte aux lettres d'archivage d'Office 365 depuis longtemps et cela va arriver aujourd'hui.

Une boîte aux lettres d'archivage est une boîte aux lettres spécialisée qui apparaît à côté des dossiers de boîte aux lettres principaux de l'employé dans Outlook et Outlook Web App. Comme la boîte aux lettres principale, les archives peuvent être recherchées et les éléments supprimés récupérés.

1 Fonctionnalités d'archivage en ligne

2 Comment activer l'archivage en ligne dans Microsoft 365

2.1 Utilisation d'Exchange sur site

2.2 Centre d'administration Exchange dans Microsoft 365

2.3 Portail de conformité Microsoft Purview

3 Comment configurer une politique sur une boîte aux lettres d'archivage pour déplacer automatiquement les e-mails de la boîte aux lettres principale ?

4 Comment déplacer des messages dans ma boîte aux lettres d'archivage cloud dans Outlook ?

5 Comment accéder à une boîte aux lettres d'archivage ?

5.1 Accès Web Outlook :

5.2 Outlook 2013 et versions ultérieures :

6 Comment rechercher à la fois dans Outlook et dans Exchange Online ?

7 Puis-je donner à quelqu'un d'autre l'accès à ma boîte aux lettres d'archivage cloud ?

Fonctionnalités d'archivage en ligne

• La boîte aux lettres d'archivage dans le cloud a un stockage illimité et aucune limitation comme une boîte aux lettres principale, ce qui est cool.
• Les archives en ligne sont facilement accessibles via Outlook 2013 et les versions ultérieures et OWA.
• Les e-mails sont facilement consultables sur la boîte aux lettres d'archivage et vous pouvez y accéder de n'importe où.
• Les e-mails peuvent être déplacés vers une boîte aux lettres d'archivage à partir d'une boîte aux lettres principale à l'aide d'un effort manuel et automatique.

Comment activer l'archivage en ligne dans Microsoft 365

Il existe quelques options pour activer l'archive en ligne dans le cloud et elles sont répertoriées ci-dessous.

Utilisation d'Exchange sur site

Si vous êtes dans un environnement hybride, vous pouvez utiliser sur site pour activer l'archivage en ligne sur la boîte aux lettres des utilisateurs. Une fois la synchronisation terminée, vous pouvez voir les modifications dans Microsoft 365.

• Pour ce faire, accédez à Powershell Exchange sur site
• Exécutez la commande. Activer-RemoteMailbox "nom d'affichage" -Archive

• Attendez que les modifications soient répliquées dans le cloud.
• Vérifiez l'état via Exchange Online PowerShell.

Centre d'administration Exchange dans Microsoft 365

Oui, vous pouvez utiliser le centre d'administration Exchange dans le centre d'administration Microsoft 365 pour activer l'archivage en ligne sur les boîtes aux lettres des utilisateurs. Il n'est pas nécessaire d'attendre une synchronisation comme la méthode précédente.

• Allez dans " Centre d'administration Exchange "
• Sélectionnez " Destinataires " > Boîtes aux lettres "
• Recherchez l'utilisateur et cliquez sur Autres
• Cliquez sur « Gérer les archives de la boîte aux lettres »

• Activez l'option Activé et cliquez sur Enregistrer .

Portail de conformité Microsoft Purview

Nous avons une autre option pour activer l'archive dans Microsoft 365 qui est le portail de conformité Microsoft Purview. Semblable au centre d'administration Exchange, cette option ne nécessite pas de synchronisation.

• Accédez au « Portail de conformité Microsoft Purview »
• Dans le volet gauche du portail de conformité Microsoft Purview, cliquez sur  Gestion du cycle de vie des données , puis cliquez sur l'   onglet Archiver
• Dans la liste des boîtes aux lettres, sélectionnez l'utilisateur pour lequel vous souhaitez activer la boîte aux lettres d'archivage et sélectionnez  Activer l'archivage .
• Recherchez l'utilisateur et cliquez sur Activer à droite.

Comment configurer une politique sur une boîte aux lettres d'archivage pour déplacer automatiquement les e-mails de la boîte aux lettres principale ?

Les utilisateurs finaux peuvent choisir une stratégie pour chaque dossier d'une boîte aux lettres principale afin de déplacer les e-mails vers une boîte aux lettres d'archivage. Pour faire ça,

• Accéder à « Outlook Web Access (OWA) »
• Faites un clic droit sur un dossier (boîte de réception par exemple)
• Sélectionnez « Attribuer une politique »
• Choisissez une politique que vous souhaitez appliquer.

• Si vous souhaitez supprimer des e-mails d'un dossier spécifique, suivez les étapes ci-dessus, mais utilisez la politique de rétention qui supprime automatiquement les e-mails.

Comment déplacer des messages dans ma boîte aux lettres d'archivage cloud dans Outlook ?

• Vous pouvez déplacer des éléments de votre boîte aux lettres principale vers votre boîte aux lettres d'archivage cloud par un simple glisser-déposer. C'est idéal pour déplacer de petites quantités d'e-mails vers votre boîte aux lettres d'archivage. Utiliser Copier/Coller/Supprimer pour déplacer de plus grandes quantités d'e-mails.
• Sélectionnez plusieurs messages dans votre boîte aux lettres principale, appuyez sur CTRL+C pour les copier.
• Ouvrez le dossier cible dans votre boîte aux lettres d'archivage.
• Cliquez sur CTRL-V pour les coller dans le dossier cible.
• Revenez à votre boîte aux lettres principale et supprimez les messages que vous venez de copier dans votre boîte aux lettres d'archivage.

Comment accéder à une boîte aux lettres d'archivage ?

C'est la question que beaucoup d'entre vous peuvent se poser. Voici la réponse.

• Outlook, vous verrez une boîte aux lettres supplémentaire appelée « Archive en ligne – Votre adresse e-mail ».
• Dans Outlook Web Access (OWA), l'archive en ligne s'appelle « Archive sur place – Votre nom ». Voir les images ci-dessous.

Accès Web Outlook :

Outlook 2013 et versions ultérieures :

Comment rechercher à la fois dans Outlook et dans Exchange Online ?

Vous pouvez choisir toutes les boîtes aux lettres dans le champ de recherche pour rechercher à la fois votre boîte aux lettres principale et votre boîte aux lettres d'archivage. Cela affichera les résultats non seulement de la boîte aux lettres principale, mais également en ligne.

Puis-je donner à quelqu'un d'autre l'accès à ma boîte aux lettres d'archivage cloud ?

Si un utilisateur a besoin d'accéder à une boîte aux lettres d'archivage cloud d'un autre utilisateur, des droits d'accès complets à la boîte aux lettres de l'utilisateur doivent être accordés. Les mêmes droits seront accordés automatiquement à la boîte aux lettres de l'utilisateur.

Toutes nos félicitations! Vous avez appris la vue d'ensemble de la boîte aux lettres d'archivage Office 365.

A lire également : Comment chiffrer efficacement les e-mails Office 365 ?

Vous souhaitez améliorer votre expérience Exchange Online pour une meilleure productivité ? Découvrez les trucs et astuces mentionnés ici .

Maintenant, j'aimerais avoir de vos nouvelles :

Quelle conclusion du rapport d'aujourd'hui avez-vous trouvé la plus intéressante ? Ou peut-être avez-vous une question sur quelque chose que j'ai couvert.

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