Comment utiliser le chat Zoom et des conseils utiles

Zoom est actuellement l'une des applications de visioconférence les plus utilisées sur le marché. En plus de ses vastes capacités de visioconférence, le chat intégré de Zoom dispose de nombreuses fonctionnalités en attente d'accès.

Zoom a différencié ses discussions en discussions « en réunion » et en « discussions privées ». Les paramètres de chacun d'entre eux peuvent être modifiés individuellement. Plongeons dans le vif du sujet et découvrons la fonction de chat de Zooms.

Contenu

• Comment activer le chat Zoom
• Comment modifier l'accès au chat lors d'une réunion
• Comment discuter en privé
• Comment indiquer votre statut
• Comment utiliser les mentions de chat
• Comment envoyer des fichiers
• Comment envoyer une capture d'écran
• Comment utiliser les réactions de Zoom
• Comment activer les discussions cryptées
• Comment accéder aux chats tout en partageant l'écran
• Comment utiliser l'espace de discussion personnel
• Comment enregistrer les discussions
  • Comment enregistrer automatiquement
  • Comment économiser sur le Cloud
• Comment définir la date d'expiration

Comment activer le chat Zoom

L'hôte d'une réunion Zoom a la possibilité d'autoriser ou d'interdire aux participants d'utiliser la fonction de chat pendant la réunion. Une fois activé, les participants peuvent cliquer sur l'icône « Chat » en bas de l'écran et sélectionner à qui ils souhaitent s'adresser dans le groupe. Suivez le guide ci-dessous pour savoir comment activer ou désactiver le chat en réunion.

Étape 1 : Connectez-vous au portail Web Zoom et accédez à « Mon compte ».

Étape 2 : Sous « En réunion (de base) », faites défiler jusqu'à « Chat ». Ici, vous pouvez activer ou empêcher les participants d'utiliser l'option de discussion.

Comment modifier l'accès au chat lors d'une réunion

En plus d'activer ou de désactiver le chat en réunion, l'hôte d'une réunion peut restreindre les personnes avec lesquelles les participants peuvent discuter. Il y a 4 options parmi lesquelles un hôte peut choisir :

• Aucun : les participants ne peuvent pas discuter avec qui que ce soit dans la réunion
• Hôte uniquement : les participants peuvent uniquement envoyer un message à l'hôte de la réunion, mais pas aux autres participants.
• Tout le monde publiquement : les participants peuvent discuter avec tout le monde dans la réunion, mais uniquement publiquement.
• Tout le monde en public et en privé : En plus de discuter en public, les participants peuvent également envoyer des messages aux autres participants en privé.

Suivez ce guide pour modifier ou restreindre l'utilisation de la fonctionnalité de chat dans une réunion Zoom.

Étape 1 : Connectez-vous à l'application Zoom et démarrez une nouvelle réunion.

Étape 2 : Sélectionnez le bouton 'Chat' en bas de l'écran. Cela fera apparaître la barre de discussion contextuelle.

Étape 3 : Cliquez sur le bouton « Plus » (trois points) situé dans le coin droit juste au-dessus de la boîte de discussion. Ici, vous pouvez régler différentes autorisations pour que les participants utilisent la fonctionnalité de chat.

Comment discuter en privé

Zoom permet aux utilisateurs de discuter entre eux via un chat privé. Les utilisateurs peuvent s'envoyer des fichiers, des captures d'écran, des images sans déranger le reste du groupe. Afin de garder les chats privés « privés », les utilisateurs doivent activer les « chats cryptés » (lire la suite).

Suivez ce guide pour démarrer une nouvelle discussion dans Zoom :

Étape 1 : Connectez-vous à Zoom et sélectionnez le bouton « Chat » en haut de l'application. Cela fera apparaître la page d'accueil du chat.

Étape 2 : Cliquez sur le petit bouton « + » à côté de « Récents » dans le panneau de gauche et sélectionnez « Nouvelle discussion ». Une fois que vous aurez créé un chat, vous pourrez ajouter la personne avec qui vous souhaitez discuter, en haut de la page.

Comment indiquer votre statut

Les icônes d'état sont un moyen discret d'indiquer si un utilisateur est occupé, en cours d'appel, en réunion, etc. Elles apparaissent à côté du nom d'un utilisateur et aident à identifier l'état actuel de l'utilisateur.

Les seules icônes d'état pouvant être implémentées sont les icônes « Absent » et « Ne pas déranger/Occupé ». Si un utilisateur active le statut « Ne pas déranger », il ne recevra plus de notifications de chat ou d'appel.

Pour modifier votre statut dans Zoom, cliquez sur la photo de profil dans le coin supérieur droit et sélectionnez le statut souhaité dans la liste déroulante

Pour une liste complète des icônes d'état et leur signification, rendez-vous sur la page des icônes d'état Zoom.

Comment utiliser les mentions de chat

Les « mentions de chat » permettent aux utilisateurs de diriger leur conversation vers des utilisateurs spécifiques dans un canal ou un chat. L'utilisateur mentionné recevra une notification indiquant qu'il a été mentionné. Cliquer sur la notification les amènera au message de discussion dans lequel ils ont été mentionnés. Ceci est particulièrement utile pour créer un flux de conversation, car l'utilisateur sait qu'il est adressé.

Pour mentionner un utilisateur, tapez simplement '@' et commencez à taper le nom de l'utilisateur. Une liste avec tous les utilisateurs de l'appel en cours apparaîtra pour vous aider à choisir.

Les mentions de chat peuvent également être utilisées pour créer un lien vers un certain canal. Utilisez les mentions de chat suivantes pour informer les autres utilisateurs :

• @all : Envoie une notification à tous les utilisateurs de la chaîne.
• @[User's name] : Mentionnez un utilisateur en particulier
• #[nom de la chaîne] : Lien vers une certaine chaîne. Seuls les membres de cette chaîne pourront accéder à ce lien.

Comment envoyer des fichiers

La fonction de chat de Zoom permet aux utilisateurs non seulement de s'envoyer des messages, mais également des fichiers. Cela élimine le besoin d'utiliser d'autres applications de partage de fichiers pour partager des fichiers puisque toutes les transactions peuvent se produire dans la fenêtre de discussion elle-même.

Pour envoyer un fichier, cliquez sur le bouton « Fichier » juste au-dessus de la zone de texte. Vous pouvez maintenant sélectionner l'emplacement à partir duquel vous souhaitez télécharger le fichier (Dropbox, Google Drive, Microsoft Onedrive, Box ou Votre ordinateur) et sélectionner le fichier à envoyer.

Comment envoyer une capture d'écran

Zoom permet également aux utilisateurs de prendre une capture d'écran directement depuis la fenêtre de discussion. Cet outil intuitif vous permet de découper une partie de votre écran, de dessiner dessus pour mettre en évidence les aspects que vous souhaitez, puis de le télécharger ou de l'envoyer via le chat.

Suivez ces étapes pour envoyer une capture d'écran à partir de la fenêtre de discussion Zoom

Étape 1 : Connectez-vous à l'application de bureau Zoom et ouvrez la fenêtre de discussion dans laquelle vous souhaitez envoyer la capture d'écran.

Étape 2 : Cliquez sur le bouton 'Capture d'écran' situé juste au-dessus de la zone de texte.

Étape 3 : Maintenant, cliquez et faites glisser votre curseur pour sélectionner la partie de l'écran que vous souhaitez recadrer. Une fois sélectionnée, vous pouvez éditer l'image avec les outils fournis en bas de l'image.

Étape 4 : Vous pouvez choisir de « Télécharger » l'image ou de « L'envoyer » dans le chat.

Remarque : Pour la version mobile de l'application, les utilisateurs doivent utiliser les paramètres de capture d'écran par défaut du téléphone (Différents téléphones utilisent différentes manières de prendre des captures d'écran. Par exemple, sur un téléphone Samsung, maintenez le bouton d'alimentation + bouton de volume bas pendant 1 seconde. une capture d'écran de l'écran actuel). Les utilisateurs peuvent ensuite partager la capture d'écran en utilisant Partager> Photo.

Comment utiliser les réactions de Zoom

Dans le but de rendre la fonction de chat plus amusante, Zoom permet aux utilisateurs d'intégrer des emojis ainsi que des gifs dans leur chat. Le chat Zoom permet également de réagir aux messages. Pour réagir à un certain message, passez votre souris sur le message. Cliquez maintenant sur le smiley d'ajout de réaction qui apparaît. Vous pouvez choisir une réaction parmi une longue liste d'émojis.

En plus de cela, il existe également des fonctionnalités cachées. Par exemple, essayez de taper « Joyeux anniversaire » et d'appuyer sur envoyer.

Comment activer les discussions cryptées

Cette fonctionnalité, lorsqu'elle est activée, crypte tous les messages de discussion envoyés entre les utilisateurs de Zoom. Même l'administrateur et les hôtes ne peuvent voir que le nom de l'utilisateur, ainsi que la date et l'heure de leur dernier message dans l'historique des discussions. Bien que les utilisateurs puissent toujours partager des fichiers, des captures d'écran et des emojis, ils ne pourront pas utiliser les GIF intégrés ni modifier les messages envoyés.

Suivez ce guide pour activer les chats cryptés dans le chat zoom.

Remarque : vous devez disposer de privilèges d'administrateur pour effectuer ces modifications.

Étape 1 : Connectez-vous au portail Web Zoom et cliquez sur « Gestion du compte » dans le panneau de gauche.

Étape 2 : Sélectionnez Gestion de messagerie instantanée. Cliquez maintenant sur l'onglet Paramètres de messagerie instantanée situé en haut de la page.

Étape 3 : Faites défiler jusqu'à « Activer le cryptage avancé du chat » et activez-le.

Comment accéder aux chats tout en partageant l'écran

Par défaut, Zoom masque la barre d'outils lorsqu'un utilisateur partage son écran. Si vous souhaitez accéder à la fonction de discussion pendant le partage d'écran à l'aide de l'application de bureau, recherchez d'abord l'onglet vert avec l'ID de réunion sur l'écran.

C'est là que la barre d'outils est minimisée. Remarque : par défaut, la barre d'outils est en haut de l'écran, mais elle peut également être déplacée vers le bas. Déplacez simplement le curseur sur l'ID de la pièce et la barre d'outils apparaîtra. Cliquez sur « Plus » > « Chats » pour ouvrir la fenêtre de discussion contextuelle.

Ne vous inquiétez pas, personne ne peut voir ce que vous tapez puisque Zoom ne vous permet de partager qu'un écran à la fois.

Remarque : La version mobile de l'application ne permet pas aux utilisateurs de discuter tout en partageant leur écran. Les utilisateurs doivent mettre fin au partage d'écran avant d'activer la fonctionnalité de chat.

Comment utiliser l'espace de discussion personnel

Zoom offre aux utilisateurs un espace personnel dans leur onglet de chat. Ce chat reste un espace de travail vide que vous pouvez remplir avec des mémos, des images ou des documents. Ce chat reste visible uniquement par l'utilisateur.

Pour accéder à l'espace de discussion personnel sur Zoom, cliquez sur l'onglet « Chat » en haut de l'application. Dans le panneau de gauche, sous « Étoilé », cliquez sur votre nom d'utilisateur. Cela fera apparaître une page de discussion noire. Utilisez les « Fichiers », les « Captures d'écran » et d'autres options comme vous le feriez dans une conversation avec une autre personne.

Comment enregistrer les discussions

Zoom permet à l'hôte, au co-hôte ou aux participants d'une réunion d'enregistrer toutes les discussions qui ont eu lieu pendant la durée de la réunion. Ce faisant, ils peuvent ensuite parcourir les discussions en réunion pour prendre des notes ou les partager avec le groupe lui-même.

Suivez ce guide pour enregistrer manuellement les discussions dans une réunion Zoom.

Étape 1 : Pendant une réunion, cliquez sur le bouton « Chat » en bas de l'écran. Cela fera apparaître le panneau de discussion.

Étape 2 : Cliquez sur le bouton « Plus » (trois points) dans le coin droit juste au-dessus de la zone de texte et sélectionnez « Enregistrer le chat ». Le chat sera enregistré localement sur l'appareil. Par défaut, la conversation est enregistrée dans le dossier Documents. Pour accéder à ce chat, allez dans Documents>Zoom et localisez le dossier avec la date et l'heure correspondant à la réunion.

Comment enregistrer automatiquement

Les utilisateurs peuvent également configurer leur compte Zoom pour enregistrer automatiquement toutes les discussions au cours d'une réunion. De cette façon, ils n'ont pas à enregistrer manuellement les discussions à la fin de chaque réunion. Suivez ce guide pour activer l'enregistrement automatique des chats en réunion.

Étape 1 : Connectez-vous à Zoom.us et sélectionnez « Paramètres » dans le panneau de gauche.

Step 2: Under the ‘Meetings’ tab, select ‘In Meeting (Basic)’ and scroll down to ‘Auto saving chats’. Toggle ON to have Zoon save your chats after every meeting.

How to save on Cloud

If you have a paid account (Pro or higher) and have Cloud Recording enabled, you may choose to save chats on the Zoom cloud. This way you can access the chats no matter where you log in from. To save in-meeting chats to the Zoom cloud, follow this guide below:

Step 1: Sign in to Zoom.us and select ‘Settings’ from the left panel. 

Step 2: Next to recording, (on the right side of the page) click ‘Edit’. Select ‘Save chat text from the meeting’ and hit ‘Save changes’

To access chats saved on the cloud, log in to the web client, and select ‘Recordings’ from the left panel. You can either download the meetings or share them.

How to set expiry date

Chats have an expiry date on them. After a certain time, they disappear from the chat window. Paid account users can decide the duration for which chats will remain before being automatically deleted. 

To set the time duration, follow the steps below:

Step 1: Sign in to Zoom.us and go to Account Management > IM Management.

Step 2: Click ‘IM settings’ and scroll down to ‘Storage’

Step 3: Select the duration you would like to keep the chats, and hit ‘Save changes’

By default, Zoom messages stored on the cloud remain for 2 years and those stored on local devices remain for 1 year.

Zoom a certainement fait beaucoup d'efforts dans sa fonctionnalité de chat et cela se voit. Nous espérons que vous avez apprécié la lecture de cet article. Avez-vous remarqué des caractéristiques qui sortent du lot ? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous. Oh et faites-nous savoir si vous avez déjà essayé l'œuf de Pâques « Joyeux anniversaire » !