Comment partager ou collaborer sur un document Word avec dautres

Vous cherchez un moyen de collaborer avec d'autres sur un document Word ? Si c'est le cas, vous pouvez le faire très facilement dans Word lui-même. La fonctionnalité existe depuis quelques versions d'Office et elle fonctionne même si le destinataire n'a pas installé Word sur son système.

Notez que pour démarrer avec le partage de documents dans Word, vous devez enregistrer vos documents dans le cloud. Pas tous vos documents, mais au moins celui qui va être partagé. Cela signifie que vous devez d'abord configurer un compte OneDrive, puis vous connecter à votre compte Microsoft à partir de Word.

Partager un document Word

Une fois que vous avez correctement configuré OneDrive dans Word, continuez et cliquez sur le bouton Partager en haut à droite de l'écran.

Cela fera apparaître un volet sur le côté droit de l'écran. Si le document n'a pas encore été enregistré dans le cloud, vous devrez cliquer sur le bouton Enregistrer dans le cloud .

Cela fera apparaître la boîte de dialogue Enregistrer sous , qui devrait déjà être définie sur OneDrive. Donnez un nom à votre fichier et enregistrez-le.

Une fois qu'il a été enregistré et téléchargé sur le cloud, revenez à la boîte de dialogue Partager et vous pourrez désormais inviter des personnes à vous rejoindre. Saisissez une adresse e-mail, choisissez s'ils peuvent la modifier ou simplement la consulter, puis incluez un message facultatif.

Le destinataire recevra un e-mail contenant un lien vers le document stocké dans le compte OneDrive de l'expéditeur :

Lorsque l'utilisateur clique sur le lien, il l'amènera à une version de navigateur de Word appelée Word Online, où le document peut être modifié.

Cliquez sur le bouton Modifier dans le navigateur et vous obtiendrez l'interface de ruban familière du programme Word de bureau. L'utilisateur peut modifier le document sans avoir besoin d'installer Word ou d'avoir un compte OneDrive.

Le document est automatiquement enregistré, de sorte que l'utilisateur n'a pas à se soucier d'essayer d'enregistrer lui-même le document. De votre côté, vous verrez un message s'afficher indiquant que d'autres personnes modifient le document et vous demandant si vous souhaitez partager automatiquement les modifications au fur et à mesure qu'elles se produisent. Je recommande de cliquer sur Oui ici.

Notez que vous ne verrez pas les modifications des autres utilisateurs tant que vous n'aurez pas enregistré le document. Si vous cliquez sur Fichier, vous verrez un nouveau message dans l'onglet Info indiquant Mises à jour du document disponibles .

Allez-y et enregistrez votre document et vous recevrez un autre message expliquant que les nouvelles modifications apportées par d'autres seront affichées avec une superposition verte.

Cliquez sur OK et parcourez votre document. Tout ce qui est en vert est ce qui a été modifié ou ajouté par quelqu'un d'autre. Lors de mes tests, si quelqu'un supprimait quelque chose du document, il ne montrait rien en vert.

Notez qu'une fois que vous avez enregistré le document, la surbrillance verte disparaîtra jusqu'à ce que de nouvelles modifications soient apportées. Si vous souhaitez suivre les modifications apportées, vous devez activer le suivi des modifications sur le document avant de le partager, sinon il est difficile de dire ce qui se passe, surtout si plusieurs personnes modifient le document.

Ci-dessus, j'ai activé le suivi des modifications  dans l' onglet Révision et maintenant, en plus du texte surligné en vert, j'ai également les barres verticales rouges dans la colonne de gauche. Étant donné que les suppressions ne s'affichent pas en vert, vous ne pouvez les voir qu'en suivant les modifications. Cliquez sur la ligne rouge et elle vous montrera le contenu supprimé barré.

Dans l'ensemble, Word est un excellent outil pour collaborer en temps réel avec plusieurs auteurs ou éditeurs et l'aspect synchronisation fonctionne très bien. Une caractéristique que j'ai remarquée est que lorsque quelqu'un d'autre modifie un certain paragraphe, cela empêche les autres de modifier cette section jusqu'à ce que la première personne ait terminé. Cela garantit que les gens n'écrasent pas les mêmes sections en même temps. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à commenter. Prendre plaisir!