Comment utiliser Microsoft Flow au lieu dIFTTT

Voici ce dont vous avez besoin pour commencer à utiliser Microsoft Flow.

Créez un compte sur le site Web de Microsoft Flow

Parcourir les modèles de flux Microsoft

Choisissez un modèle et modifiez-le selon vos besoins

Microsoft Flow est une plate-forme d'automatisation des flux de travail qui connecte différentes applications et services pour automatiser les tâches. Flow s'intègre à de nombreuses applications et services Microsoft existants (Office 365), ainsi qu'à d'autres applications sur le lieu de travail pour automatiser les tâches et augmenter votre productivité. Flow est la réponse de Microsoft à IFTTT.

En 2016, CloudO3 a fourni des informations sur la façon de démarrer avec Microsoft Flow et de créer un Microsoft Flow . Depuis lors, Microsoft Flow a considérablement changé. De plus en plus de flux ont été ajoutés par Microsoft et les utilisateurs quotidiens qui contribuent à augmenter la productivité, l'automatisation et l'efficacité.

Microsoft a créé Flow pour « Créer des flux de travail automatisés entre vos applications et services préférés pour recevoir des notifications, synchroniser des fichiers, collecter des données, etc. » Si vous avez de l'expérience avec IFTTT (If This Then That), Microsoft Flow est similaire à IFTTT, sauf que Flows peut être intégré à plus de services et gérer les demandes spécifiques d'une entreprise au niveau de l'entreprise.

Microsoft Flow est différent d'IFTTT

Microsoft Flow permet aux utilisateurs de créer des workflows, également appelés « flux ». Les flux sont basés sur des événements déclencheurs. Par exemple, les utilisateurs peuvent créer un flux qui télécharge les réponses ou les réponses à un e-mail, puis télécharge ces messages sur OneDrive à des intervalles définis. Un flux peut également télécharger chaque tweet envoyé depuis votre compte professionnel dans un fichier Excel et l'enregistrer sur OneDrive .

Comment utiliser Microsoft Flow

Microsoft Flow fait déjà partie des suites d'applications Microsoft 365 , Office 365 et Dynamics 365 . Si vous ne vous abonnez à aucun de ces services Microsoft, vous pouvez toujours utiliser Microsoft Flow gratuitement ; tout ce dont vous avez besoin est un navigateur Web et un compte Microsoft. Actuellement, Microsoft Flow prend en charge toutes les versions de Microsoft Edge, ainsi que d'autres navigateurs, y compris Chrome et Safari. Voici un didacticiel vidéo rapide pour vous permettre de mieux comprendre le fonctionnement de Microsoft Flow.

Modèles de flux Microsoft

De nombreuses tâches subalternes doivent être effectuées quotidiennement. Les modèles de flux vous aident à prendre en charge ces tâches en utilisant Microsoft Flow pour les effectuer automatiquement tout en vous faisant gagner du temps.

Par exemple, Flow peut vous avertir automatiquement sur Slack lorsque votre patron envoie un e-mail à votre compte Gmail . Les modèles de flux sont des « flux » prédéfinis pour les processus courants. Tous les modèles de flux sont expliqués dans la vaste base de données Microsoft Flow, accessible à tous les utilisateurs.

Donc, si vous pensez avoir un bon Flow en tête, assurez-vous de consulter la grande bibliothèque de modèles de flux existants avant d'en créer un qui existe peut-être déjà. Même s'il existe de nombreux modèles de flux disponibles, Microsoft ajoute fréquemment les modèles de flux les plus utilisés créés par d'autres utilisateurs à la liste des modèles généraux.

Comment créer un flux à partir d'un modèle

La création d'un Microsoft Flow à partir d'un modèle est simple, à condition que vous disposiez d'un compte Microsoft Flow. Si ce n'est pas le cas, inscrivez-vous ici . Une fois que vous avez un compte Microsoft Flow, vous pouvez choisir parmi l'un des modèles Flow actuellement disponibles pour commencer. Parcourir les modèles de flux disponibles vous donnera une meilleure idée du fonctionnement des flux et de la façon dont les flux peuvent vous aider à automatiser votre flux de travail.

Une fois que vous avez décidé du modèle de flux Microsoft que vous souhaitez utiliser, vous devrez peut-être modifier trois éléments pour le flux :

Fréquence : spécifiez la fréquence à laquelle vous souhaitez que le flux s'exécute.

Contenu : Type du contenu du modèle de flux.

Connecter : Liez le(s) compte(s) où vous souhaitez connecter les services.

Lors de la création d'un flux pour une action récurrente, vous pouvez modifier le modèle pour qu'il fonctionne selon votre planning et dans votre fuseau horaire. Les workflows de courrier électronique peuvent être modifiés pour se déclencher pendant les heures creuses, les jours fériés ou pendant les vacances programmées.

Voici les trois principaux types de workflows que vous pouvez créer à l'aide de Microsoft Flow :

Automatisé : un flux conçu pour s'exécuter automatiquement, en fonction de l'occurrence d'un événement, tel qu'un e-mail, des modifications apportées à un fichier ou une carte ajoutée à Microsoft Teams.

Bouton : Un flux manuel, qui ne s'exécute que lorsqu'un bouton est cliqué.

Planifié : Un flux récurrent, où vous spécifiez la fréquence du flux.

En plus des flux de travail personnalisés, Microsoft prend en charge l'intégration avec des applications populaires pour une interconnectivité améliorée. Ceux-ci incluent les services de Microsoft, notamment Office 365 et Dynamics 365. Microsoft Flow prend également en charge l'intégration avec des applications tierces populaires telles que Slack , Dropbox , Twitter , etc. En outre, Microsoft Flow a également activé d'autres protocoles de connecteur, notamment FTP et RSS, pour une intégration encore plus personnalisée.

Prix

Actuellement, Microsoft Flow propose trois forfaits mensuels. Un forfait mensuel gratuit et deux forfaits mensuels payants. Voici une ventilation de chaque plan et de son coût.

Même si Flow Free est gratuit et que vous pouvez créer des flux illimités, vous êtes limité à 750 runs par mois et des contrôles de 15 minutes. Flow Plan 1 propose des contrôles de 3 minutes et 4 500 exécutions par mois pour 5 $ par utilisateur et par mois. Flow Plan 2 offre le plus de services et de fonctionnalités à 15 $ par utilisateur et par mois.

Pour Office 365 et Dynamics 365, les utilisateurs n'ont pas besoin de frais mensuels supplémentaires pour utiliser Microsoft Flow, mais ils sont limités dans certaines fonctionnalités. Leur abonnement Office 365 et/ou Dynamics 365 comprend jusqu'à 2 000 exécutions par utilisateur et par mois et une fréquence de flux maximale de 5 minutes.

De plus, le nombre d'exécutions de flux est agrégé pour tous les utilisateurs couverts par votre abonnement Office 365 ou Dynamics 365. Si un utilisateur dépasse le nombre de courses incluses par mois et par utilisateur, vous pouvez acheter 50 000 courses supplémentaires pour 40,00 $ supplémentaires par mois. Les détails du plan Microsoft Flow sur les limites des exécutions et des configurations sont disponibles ici .

Fonctionnalités améliorées

Bien entendu, davantage de services et de fonctionnalités sont disponibles pour les abonnés payants. Dans la dernière mise à jour de Microsoft Flow, version 2019, vague 2, Microsoft a ajouté AI Builder pour surveiller et automatiser les flux pour les utilisateurs payants. Microsoft fournit une vidéo YouTube décrivant toutes les fonctionnalités et tous les services disponibles dans la nouvelle mise à jour.