Comment supprimer complètement les métadonnées personnelles des documents Microsoft Office

Tout ce que vous faites génère des données quelque part. Ces données, une fois collectées et analysées, deviennent des informations. Cette information peut en dire plus sur vous à quelqu'un que vous ne voudriez probablement qu'il en sache.

Les informations recueillies au fil du temps peuvent tout dire à quelqu'un sur vous et peuvent être utilisées pour vous aider ou vous nuire. Ces données sont appelées métadonnées.

Qu'est-ce que les métadonnées ?

Les métadonnées sont des données sur les données. Ne détestez-vous pas que les gens utilisent un mot pour définir ce mot ? Les données sont des faits totalement objectifs. Elle ne peut être raisonnablement contestée. Un est un et zéro est zéro. La température est ce qu'elle est. La date d'aujourd'hui est la date d'aujourd'hui. Tu obtiens le point.

Les métadonnées sont des faits concernant une seule donnée. Illustrons cela avec l'exemple de la rédaction d'une lettre dans Microsoft Word.

Vous tapez une lettre à envoyer aux autorités concernant quelque chose qui se passe au travail et qui est contraire à l'éthique, voire illégal. Oui, nous sommes devenus dramatiques tout de suite.

La lettre est une information faite à partir des caractères que vous avez tapés dans un certain ordre. Les caractères que vous avez tapés sont générés par un tas de uns et de zéros. Les uns et les zéros sont les données qui composent les informations contenues dans la lettre.

Lorsque les uns et les zéros sont transformés en lettre, d'autres données sur la lettre sont créées. Certaines de ces métadonnées incluent le moment où vous avez tapé la lettre, qui a tapé la lettre, quand elle a été enregistrée pour la dernière fois, dans quelle version de Word a-t-elle été créée, toutes ces données sont des données ou des métadonnées.

Que font les métadonnées ?

Dans Microsoft Office, la plupart des métadonnées sont là uniquement pour votre bénéfice. Il peut vous aider à trouver la version la plus récente d'un document ou à voir qui a créé le document afin que vous puissiez lui poser des questions à ce sujet. Il aide à garder une trace des modifications ou des commentaires sur les documents.

Il est également utilisé par le programme Office et d'autres programmes pour travailler avec le document. L'Explorateur Windows utilise les informations pour classer et trier les documents, par exemple.

Pourquoi voudrais-je supprimer des métadonnées ?

Revenons à la lettre que vous envoyez aux autorités au sujet de quelque chose de sommaire qui se passe au travail. Vous faites cela de manière anonyme parce que vous craignez des représailles, ou vous ne voulez tout simplement pas être impliqué au-delà de le porter à l'attention des autorités. C'est de la dénonciation.

Vous faites tout votre possible pour obtenir une adresse e-mail temporaire et l'envoyer à partir d'un ordinateur public dans une bibliothèque pour couvrir vos traces. En raison des métadonnées, le document peut contenir des informations qui peuvent être utilisées pour le relier à vous. Il se peut même que votre nom y soit encore attaché.

Pire encore, les modifications que vous avez apportées au document, bien qu'elles ne soient plus visibles pour vous, peuvent toujours figurer dans le document. Si vous avez écrit un paragraphe sur quelque chose qui vous est spécifique, mais que vous l'avez ensuite supprimé parce qu'il pourrait être utilisé pour vous identifier, il pourrait toujours faire partie du fichier sous la forme de métadonnées.

Comment puis-je afficher les métadonnées Office ?

Voici une liste de méthodes pour voir quelles métadonnées sont jointes à vos fichiers Word, Excel ou PowerPoint. Les métadonnées entourant les e-mails envoyés à partir d'Outlook sont beaucoup plus complexes et dépassent le cadre de cet article.

Afficher les métadonnées dans Word, Excel ou PowerPoint

Avec le document, le classeur ou la présentation ouvert que vous souhaitez vérifier :

Cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche.

Sur l' écran d'informations , vous verrez de nombreuses informations telles que la taille, les pages, les mots, le temps total d'édition, la dernière modification, la création et les personnes associées, entre autres données.

Sous ces données, cliquez sur Afficher toutes les propriétés pour voir plus de données.
REMARQUE : faites attention aux données du modèle. Si vous avez utilisé un modèle qui porte votre nom, ou un nom de société dans son nom de fichier, cela pourrait être suivi jusqu'à vous.

Afficher les métadonnées dans l'Explorateur Windows

Ouvrez l'Explorateur Windows et accédez à l'endroit où vous avez enregistré le fichier.

Faites un clic droit sur le fichier et cliquez sur Propriétés .

Dans la fenêtre Propriétés, cliquez sur l' onglet Détails . Vous verrez toutes les métadonnées dans une liste compacte et concise.

Afficher toutes les métadonnées des fichiers Word, Excel ou PowerPoint

Le langage de balisage extensible (XML) est le document de facto pour le stockage des métadonnées en informatique. Il accompagne toutes sortes de fichiers et les fichiers Microsoft Office ne font pas exception.

La visualisation de ces documents XML est étonnamment facile. Faisons cela avec un fichier Word.

1. Ouvrez l'Explorateur Windows et accédez à l'endroit où vous avez enregistré le fichier.
2. Faites une copie du fichier afin de ne pas corrompre accidentellement le fichier d'origine.
3. Sélectionnez le fichier à copier et appuyez sur le bouton F2 de votre clavier ou faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez Renommer .

Modifiez l'extension du fichier de .docx à .zip . Oui, chaque type de fichier Office qui se termine par x est un fichier compressé contenant des documents XML. Vous recevrez un avertissement à ce sujet. Cliquez sur Oui .

Faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez Extraire tout…

Dans la fenêtre qui s'ouvre, il vous demandera où vous souhaitez enregistrer les fichiers extraits et si vous souhaitez afficher les fichiers extraits une fois terminé. Les valeurs par défaut sont bonnes. Cliquez sur Extraire .

Une fois l'extraction terminée, vous verrez trois dossiers et un fichier XML. Explorez ces fichiers pour voir quelles informations y sont stockées. Si vous double-cliquez sur un fichier XML, il s'ouvrira probablement dans Internet Explorer.

Cela semblera étrange, mais vous devriez être en mesure de comprendre ce que la plupart des informations signifient. Deux fichiers XML peuvent contenir votre nom : core.xml dans le dossier docProps , et document.xml et people.xml , tous deux dans le dossier word .

Comment supprimer des métadonnées de Microsoft Word, Excel ou PowerPoint

Il a fallu beaucoup de temps pour arriver ici, mais si vous voulez faire quelque chose comme ça, vous devez savoir exactement pourquoi. Allons-y.

Supprimer les métadonnées dans Word, Excel ou PowerPoint

Cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche.

Sur la page d'informations , cliquez sur Vérifier les problèmes à gauche, vers le milieu de la page.

Cliquez sur Inspecter le document . La fenêtre Inspecteur de document s'ouvrira.

 Assurez-vous que toutes les cases à cocher dans l'inspecteur de document sont cochées, puis cliquez sur le bouton Inspecter .

Une fois l'inspecteur de document terminé, vous verrez des informations sur le type de données qu'il a trouvées. Une coche verte dans un cercle signifie qu'aucune donnée de ce type n'a été trouvée. Un point d'exclamation rouge signifie qu'il a trouvé des données de ce type. À côté de la description de ce type de données, vous verrez le bouton Supprimer tout .

Cliquez dessus pour supprimer toutes les données de ce type. Il peut y avoir plusieurs de ces boutons, alors faites défiler vers le bas pour vous assurer de les avoir tous.

Après avoir supprimé les métadonnées, vous pouvez cliquer sur le bouton Réinspecter , juste pour vous assurer qu'il n'a rien manqué.

Enregistrez votre document maintenant pour vous assurer que les données ne seront pas ressaisies.

Comment être certain que les métadonnées ont été supprimées

Suivez les étapes ci-dessus pour Afficher toutes les métadonnées dans Word, Excel ou PowerPoint . En inspectant les fichiers core.xml, document.xml et people.xml, vous devriez voir qu'il n'y a plus de données personnelles dans le document.

Si vous modifiez l'extension de .zip à .docx, vous pourrez à nouveau ouvrir le fichier normalement dans Word.

Comment supprimer des métadonnées dans l'Explorateur Windows

C'est une bonne méthode si vous souhaitez supprimer rapidement les métadonnées de plusieurs fichiers. Faire cela pour 2 fichiers ou plus peut être fait en quelques secondes.

Ouvrez l'Explorateur Windows et accédez au fichier dont vous souhaitez supprimer les métadonnées. Faites un clic droit sur le fichier et cliquez sur Propriétés .

Dans la fenêtre Propriétés, cliquez sur l' onglet Détails puis cliquez sur Supprimer les propriétés et les informations personnelles .

Vous pouvez supprimer des informations de deux manières. Vous pouvez supprimer les métadonnées du fichier d'origine ou faire une copie du fichier sans aucune métadonnée.

Supprimer les métadonnées du fichier d'origine

Sélectionnez Supprimer les propriétés suivantes de ce fichier : puis cochez uniquement les cases souhaitées ou cliquez sur le bouton Tout sélectionner . Cliquez ensuite sur OK .

Faire une copie sans métadonnées

Cela fera une copie du fichier et ajoutera le mot Copier à la fin du nom du fichier. Cette copie n'aura aucune métadonnée associée.

Dans la fenêtre Supprimer les propriétés , sélectionnez Créer une copie avec toutes les propriétés possibles supprimées, puis cliquez sur le bouton OK .

Comparez les propriétés de l'original et de la copie pour voir la différence.

En clair ?

Cela signifie-t-il que vous êtes en clair ? Vous ne pouvez pas être identifié maintenant à partir du document ? C'est difficile à dire. Ce que vous ferez ensuite avec le document déterminera cela.

Tout autre traitement numérique du document, comme l'envoyer par courrier électronique, pourrait ajouter des métadonnées dans la chaîne. Une option viable consiste à imprimer le document et à le poster. Il est difficile d'obtenir des métadonnées sur papier.