Comment ajouter un suivi des modifications au menu du ruban Excel

Après avoir subi de récentes mises à jour logicielles de certaines versions de Microsoft Excel à l'été 2017, Microsoft a attribué le suivi des modifications en tant que fonctionnalité héritée. Pour faciliter la facilité d'utilisation, vous pouvez l'ajouter à votre barre d'outils d'accès rapide pour suivre chaque fichier. Alternativement, vous pouvez ajouter le ruban Excel via la création d'un nouveau groupe et l'ajouter à ce nouveau groupe.

Comme avec Word, Microsoft a mis à jour son programme avec l'inclusion d'une nouvelle fonctionnalité de co-création afin de permettre le partage de classeurs en ligne et l'historique des modifications entre collègues, pairs, amis, famille, etc. Les classeurs partagés ont été conçus pour permettre aux utilisateurs de accéder et modifier ensemble une fois qu'ils reçoivent l'approbation.

Disons, par exemple, que vous avez demandé à quelqu'un de relire ou de collaborer sur un projet Excel avec vous. C'est un mécanisme assez simple car Excel vous permet virtuellement de marquer les fautes d'orthographe (et dispose d'un correcteur orthographique), d'insérer des commentaires dans la marge, etc. électroniquement, et relativement similaire à celui d'un document Word.

La seule exception à noter est qu'Excel mettra en évidence les cellules modifiées, alors que dans Word, vous observerez des modifications des mots et des phrases. Il y a cependant deux choses à prendre en considération avant de commencer.

Si votre feuille Excel contient un tableau, la fonctionnalité Suivi des modifications refuse de fonctionner dans une feuille de calcul. Pour autoriser l'utilisation, vous devrez activer « Suivre les modifications » sur les classeurs en sélectionnant d'abord le tableau préexistant, puis sélectionnez « Onglet Conception » et après cela, choisissez « Convertir vers la plage ». Si vous avez besoin de modifications d'autres utilisateurs, les classeurs devront être partagés dans un emplacement mutuellement disponible.

En raison du fait que les versions diffèrent en ce qui concerne le niveau de mises à jour, vous ne pourrez peut-être pas afficher cette fonctionnalité sur le ruban par défaut. Mais ne vous inquiétez pas. Ajoutez simplement le bouton « Suivre les modifications » au menu du ruban par vous-même en suivant les étapes ci-dessous :

Dans le menu du ruban, utilisez votre souris pour faire un clic droit pratiquement n'importe où et choisissez l' option contextuelle « Personnaliser le ruban ».

À partir de l' écran de dialogue « Personnaliser le ruban », faites glisser votre souris sur la route « Choisir les commandes de » dans le panneau de droite : un « menu déroulant/liste » devrait apparaître à partir duquel vous devrez sélectionner soit « Toutes les commandes » ou l' option " Les commandes ne sont pas dans le ruban ".

A partir de la commande parallèle " Personnaliser le ruban ", vous entrerez dans un menu déroulant. Cela en soi doit être défini sur « Onglets principaux » déjà en mode par défaut (c'est-à-dire que la liste déroulante située en dessous doit afficher les onglets principaux au préalable). Après cette vérification, cliquez sur le signe + situé à côté de " Review " dans la liste, continuez à cliquer sur le choix " New Group " sous la liste. Cela entraînera l'ajout d'un nouveau groupe à la section « Révision ».

Ensuite, pour renommer ce groupe nouvellement créé, cliquez simplement avec le bouton droit sur la ligne " Nouveau groupe ", modifiez-le comme vous voulez le nommer et n'hésitez pas à ajouter une icône si vous le souhaitez. Pour des raisons de démonstration, nous allons le changer en « Suivi des modifications ». (Excel ajoutera lui-même une étiquette « Personnalisée » après votre nom, uniquement lorsqu'il s'agit de cette liste.) Si vous cliquez puis faites glisser le « Groupe XYZ » , vous pouvez le déplacer vers une autre zone de la liste de révision.

Une fois que vous avez mis en surbrillance le groupe de suivi des modifications, choisissez deux commandes dans la liste de commandes disponible sur le côté gauche :

• " Mettre en évidence les changements "
• « Accepter/Rejeter les modifications »

Afin de déplacer chacune des commandes vers le groupe, vous devez cliquer sur le bouton « Ajouter ».

Vous remarquerez qu'une fois le nouveau groupe est maintenant sur le ruban. Ensuite, vous devez :

Appuyez sur la commande « Surligner les modifications ».

« Suivre les modifications lors de l'édition » apparaîtra, utilisez votre souris pour cliquer et vérifier. Répétez l'opération pour « Surligner les modifications à l'écran ».

Pour terminer, cliquez sur « OK ».

Une fois ces tâches terminées, chaque modification apportée dans la feuille de calcul Excel souhaitée sera suivie et mise en évidence via un indicateur de bordure bleue unique et dans le coin supérieur gauche un petit triangle bleu qui apparaîtra dans les cellules modifiées. Pour plus de convivialité, le programme attribue une couleur différente pour identifier l'utilisation de la plate-forme multi-utilisateurs.

De plus, si vous déplacez le curseur de votre souris sur une cellule déjà éditée, vous accédez aux éléments suivants :

• Date
• Auteur
• Heure à laquelle le document a été modifié
• Résumé contextuel des modifications suivies, à examiner avant d'accepter les révisions apportées de manière permanente.

Notez que seule la modification la plus récente sera archivée et présentée dans ce résumé contextuel.

Maintenant, une fois que chaque éditeur/participant potentiel a terminé sa partie, vous pouvez passer à accepter/rejeter les modifications proposées dans le cadre de la tâche.

• Cliquez sur « Review » dans la partie supérieure du menu « Ribbon » et cliquez sur la commande « Accept/Reject ».
• Une fois la fenêtre contextuelle Excel reconfirmée avec la fonction de déclaration « Enregistrer le classeur », cliquez sur « OK ».
• Excel marquera la cellule modifiée d'origine et affichera simultanément à côté de cela la boîte de dialogue Sélectionner les modifications pour « Accepter ou rejeter ».
• Vous serez au courant de toutes les modifications en cours qui sont apportées dans la liste affichée. À partir de ce qui précède, vous êtes libre de sélectionner la version modifiée préférée ou vous pouvez vous en tenir à l'original. Choisissez ce qui a du sens pour vous. Une fois que vous avez décidé, cliquez sur « Accepter » après avoir choisi dans la liste la meilleure version.
  Cependant, si vous pensez qu'aucune des versions répertoriées ne vous convient, répétez le processus mais remplacez-le en cliquant sur l' option " Rejeter ". Après la décision, à la suite de cette commande, le curseur se déplacera automatiquement vers la cellule modifiée suivante pour un traitement ultérieur.
• Si la modification que vous optez doit porter sur l'intégralité de la feuille de calcul (par exemple, toutes les esperluettes étant modifiées dans un format spécifique), cliquez sur le bouton « Tout accepter ». Avec cette commande, toutes les modifications sélectionnées sont corrigées et acceptées à cet instant.
• Maintenant, vous voudrez peut-être revenir à la désactivation de la fonction « Suivi des modifications ». Pour ce faire, retournez dans le groupe « Review Group » et dirigez-vous vers le groupe « Track Changes ». Cliquez sur « Surligner les modifications » et décochez simplement la case précédemment cochée intitulée « Suivre les modifications lors de l'édition… »