Microsoft Teams: mengobrol dengan pengguna eksternal tanpa menambahkan sebagai tamu

Microsoft Teams memungkinkan pengguna untuk mengobrol satu lawan satu dengan anggota tim, atau mengobrol dengan beberapa anggota dalam grup atau melalui saluran. Terlepas dari cara Anda mengobrol dengan seseorang, orang yang dapat Anda ajak bicara selalu terbatas pada orang-orang di organisasi Anda.

Microsoft Teams memiliki dua metode berbeda untuk mengizinkan pengguna memasukkan orang luar ke dalam tim; akses tamu dan akses eksternal. Kedua mode ini harus diaktifkan dari pusat admin Microsoft Teams oleh admin atau pemilik tim. 

Microsoft Teams: Mengobrol dengan pengguna eksternal

Pengguna eksternal didefinisikan sebagai pengguna yang memiliki alamat email di domain yang berbeda dari yang dikonfigurasi untuk Microsoft Teams. 

Misalnya, jika organisasi Anda memiliki email yang dikonfigurasi di domain myteamsdomain.com, maka hanya pengguna yang memiliki email di domain ini yang dapat ditambahkan ke tim. Semua email selain domain yang satu ini dianggap sebagai domain 'eksternal' dan pengguna yang memiliki email di domain eksternal ini adalah pengguna eksternal.

Aktifkan Akses Eksternal di Microsoft Teams

Untuk mengaktifkan akses eksternal di Microsoft Teams, Anda memerlukan;

• Akses ke akun admin tim
• Nama domain tempat Anda ingin menambahkan pengguna

Kami akan menambahkan 'gmail.com' yang memungkinkan kami menambahkan siapa saja yang memiliki email Gmail sebagai pengguna eksternal ke Microsoft Teams.

1. Kunjungi pusat admin Microsoft Teams .
2. Di kolom di sebelah kiri, buka Pengaturan seluruh organisasi >Akses Eksternal.
3. Klik 'Tambahkan domain'.
4. Masukkan domain yang ingin Anda tambahkan.
5. Klik Selesai.

Tambahkan pengguna eksternal

Anda sekarang siap untuk menambahkan pengguna eksternal ke Microsoft Teams. Jika Anda memiliki aplikasi Microsoft Teams yang terbuka di desktop Anda, ada baiknya untuk keluar dan meluncurkannya kembali.

1. Buka Microsoft Teams.
2. Buka tab Obrolan.
3. Klik tombol percakapan baru.
4. Masukkan email untuk pengguna yang ingin Anda ajak mengobrol.
5. Pilih 'Telusuri secara eksternal'. 
6. Kirim pesan.

Catatan: Pengguna harus mendaftar ke Microsoft Teams. Mereka dapat mendaftar untuk mendapatkan akun gratis tetapi mereka harus memiliki akun Microsoft Teams untuk mengobrol dengan Anda. Mengirim pesan akan mengirimkan undangan kepada pengguna untuk mengobrol dengan Anda.

Tim Microsoft: Pengguna eksternal vs Pengguna tamu

Pengguna eksternal memiliki akses yang jauh lebih sedikit ke tim Microsoft Teams Anda daripada pengguna tamu.

Pengguna tamu dapat;

• Gabung rapat
• Lihat saluran dalam tim
• Kirim pesan melalui saluran
• Berkomunikasi dengan anggota tim lainnya

Pengguna eksternal dapat;

• Hanya mengobrol dengan anggota tim Microsoft Teams yang telah menambahkannya
• Hanya dapat berpartisipasi dalam obrolan satu lawan satu dengan pengguna
• Tidak dapat bergabung ke rapat atau melihat saluran tim

Kesimpulan

Akses eksternal menawarkan fitur yang jauh lebih sedikit dibandingkan dengan akses Tamu . Admin dapat mengaktifkannya agar anggota tim dapat dengan mudah berbicara dengan orang di luar organisasi. Admin juga dapat memilih untuk menonaktifkan fitur khusus ini dan jika mereka memilihnya, Anda tidak dapat mengatasinya. Anda tidak akan dapat berbicara dengan pengguna eksternal saat masuk dengan akun Microsoft Teams perusahaan Anda.