Tutorial MS Teams: la guida definitiva (2022)

La guida definitiva al tutorial sui team MS per aiutarti a ottenere il massimo da Microsoft Teams.

Dai suggerimenti per l'utente di base alle funzionalità più avanzate, come con la maggior parte degli strumenti Microsoft, ci sono sempre funzionalità che non avevi realizzato che possono farti risparmiare tempo, renderti più produttivo o semplicemente divertenti e interessanti. Speriamo di averne coperti alcuni per voi qui.

Iniziamo!

1 Riunioni con utenti esterni o Guest

1.1 Riunione Web

1.2 Un utente con un'e-mail aggiunto come utente Ospite

1.3 Chiunque abbia un telefono

2 Pianificazione delle riunioni nei team

3 Ospiti – Le altre cose che possono fare

3.1 Cosa può fare un ospite?

3.2 Proprietari

3.3 Membri

3.4 Ospiti

4 App e azioni dalla casella dei comandi

4.1 Altri utili tasti di scelta rapida

5 Ravviva i tuoi canali con le immagini

6 Ottieni il massimo da chat e conversazioni

7 Messaggi di bookmarking

8 pulsanti di navigazione (<>)

9 schede per tutte le occasioni

10 Non mettere tutte le uova in "Generale"

11 Traduzione dei messaggi dei team

12 Tutti i tuoi wiki in un unico posto

13 Registra le riunioni di Teams

14 Lavora su Visio in una scheda Microsoft Teams

15 Zoom avanti e indietro

16 Lettore immersivo Microsoft per team

17 Qualcosa da nascondere?... Usa gli effetti di sfondo

18 Usa il team esistente come modello o crea un team dal tuo gruppo Microsoft 365 esistente

18.1 Selezione dell'opzione Team

18.2 Selezione del gruppo Microsoft 365

19 Utilizza i profili Chrome per gestire più di un accesso Teams

20 Menu per sviluppatori Secret Teams dalla barra delle applicazioni

21 Invia o inoltra un'e-mail a un canale Teams

22 Come modificare l'ordine di visualizzazione dei tuoi canali?

23 Ricevi le notifiche del pianificatore nel tuo team Teams

23.1 Cosa significa?

24 Pubblica un messaggio su più canali contemporaneamente

25 Annuncio all'interno di un canale

26 Condividere l'audio del sistema in una riunione del team

27 Lavagna nelle riunioni di Teams

28 Trasmissione di una riunione dei team tramite OBS alle piattaforme social

28.1 Che cos'è OBS?

28.2 Perché usare OBS?

29 Come utilizzare le sale riunioni in Teams

30 Utilizzo di tag contro i membri del team per poter @menzionare i gruppi

31 Come creare un quiz o un sondaggio in Microsoft Teams?

31.1 Creazione di un sondaggio nel team di Teams

31.2 Creazione di un quiz nel team di Teams come scheda

Riunioni con utenti esterni o Guest

Molte persone avranno utilizzato Skype for business aggiungendolo alle riunioni direttamente nell'invito in Outlook, una funzionalità utile. Bene, puoi farlo con Microsoft Teams e praticamente allo stesso modo:

Se hai installato il client Teams Desktop, Outlook vedrà un componente aggiuntivo per Teams, che verrà abilitato automaticamente. Se non hai installato il client desktop, non sarai in grado di vedere l'icona della barra multifunzione.

Nell'interfaccia utente online di Outlook, puoi organizzare una riunione di Teams , vai semplicemente al tuo Calendario e crea un " Nuovo evento " e nella finestra dei dettagli della riunione puoi selezionare " Riunione di Teams " come luogo.

Come puoi vedere dallo screenshot qui sotto, in entrambi gli scenari, l'invito alla riunione ha il collegamento alla riunione dei team in basso su cui i partecipanti possono fare clic quando arriva l'ora della riunione.

Allora, chi può partecipare a questi incontri?

Bene, chiunque abbia un indirizzo e-mail può partecipare, indipendentemente dal fatto che abbia o meno un account Teams, il che è davvero carino. Esistono alcuni modi in cui gli utenti esterni e interni all'organizzazione possono partecipare alla riunione di Teams. Ecco i tre principali:

Riunione web

Chiunque disponga di una e-mail e di una connessione a Internet può accedere alla chiamata tramite il browser, semplicemente facendo clic sul collegamento all'interno dell'invito alla riunione e quindi facendo clic sul pulsante "Partecipa invece sul Web".

Sebbene l'interfaccia risultante sia piuttosto limitata per il partecipante sul Web, non è possibile condividere una telecamera o uno schermo ma è possibile visualizzare gli schermi condivisi di altri membri. È comunque un ottimo modo per tenere una teleconferenza in Teams, senza che tutti i partecipanti siano in Teams.

Un utente con un'e-mail aggiunta come utente Ospite

Se l'utente è stato aggiunto come utente Guest in Teams e ha accesso all'applicazione Teams sul proprio dispositivo, invece di fare clic su "Partecipa sul Web", selezionerà l'opzione "Apri Microsoft Teams" e otterrà un'esperienza molto più ricca della riunione in Microsoft Teams come Ospite.

Chiunque abbia un telefono

Puoi avere opzioni di conferenza con accesso esterno in modo che le persone possano partecipare alle tue riunioni in Microsoft Teams da quasi tutti i dispositivi, ovunque. È necessario disporre di Audioconferenza, che viene fornito con l'abbonamento a Microsoft 365 Enterprise E5 o è disponibile con pagamento al minuto come componente aggiuntivo per l'abbonamento a Microsoft 365 E1 o E3. Quando l'audioconferenza è abilitata, gli utenti vedranno automaticamente le opzioni di accesso per le riunioni di Microsoft Teams create.

Dai un'occhiata a questi due post del blog per ulteriori informazioni:

• 9 suggerimenti per l'incontro con Microsoft Teams
• 9 suggerimenti per avere la migliore esperienza di riunione online con Microsoft Teams

Pianificazione delle riunioni nei team

Questo è strettamente correlato al numero 1; tuttavia, le funzionalità semplici sono sempre le migliori, secondo me, quindi ho pensato che valesse una sezione separata.

Puoi pianificare riunioni da Teams. Dall'interno di un team o di un canale, puoi fare clic sull'icona della piccola fotocamera per incontrarti ora o utilizzando la stessa icona puoi anche scegliere di pianificare una riunione come faresti in Outlook.

Puoi anche visualizzare il calendario e le riunioni all'interno dei team facendo clic sull'icona delle riunioni nel pannello di sinistra. Quando si pianifica da Teams, si ottiene questa finestra:

Ha la possibilità di aggiungere il canale Teams o mostrerà il canale Teams da cui hai attivato la riunione. Puoi utilizzare l'assistente di pianificazione come puoi in Outlook e la possibilità di selezionare le persone che desideri invitare dalla tua organizzazione.

Una volta pianificato, il risultato è un invito del calendario in Outlook con il collegamento Teams pertinente per fare clic e partecipare alla riunione quando arriva il momento. Questa voce del diario verrà visualizzata anche in Teams quando fai clic sull'icona Calendario dal pannello di sinistra di Teams.

Ospiti – Le altre cose che possono fare

La funzionalità della riunione sopra mostra che ci sono varie funzionalità che tu o il tuo ospite potete utilizzare nei vostri team, fornendo alcuni ottimi modi per lavorare con persone al di fuori della vostra organizzazione. Ebbene, non si ferma qui. Gli ospiti possono partecipare a canali, conversazioni, chat e riunioni; possono condividere file nei canali, aggiungere nuovi canali e utilizzare il Wiki, che offre fantastiche opportunità di collaborazione. Questa pagina della documentazione fornisce un buon riepilogo delle capacità dei membri Guest rispetto a Team.

Nota : l'accesso come ospite è disponibile sulle app desktop, Web, iOS e Android.

Tutto ciò di cui un utente ha bisogno per essere un Ospite è un indirizzo email. Una volta che hai questo, l'aggiunta di un ospite può essere eseguita da un proprietario del team ed è quasi troppo semplice.

Fai clic sui tre punti '...' accanto alla squadra a cui vuoi aggiungerli, assicurati che sia quello corretto. Come ho detto sopra, è quasi troppo semplice, quindi potresti facilmente aggiungere qualcuno alla squadra sbagliata e finire nei guai di ogni tipo. Nella finestra che si apre, inserisci l'e-mail e fai clic su Aggiungi. Puoi aggiungerne più di uno alla volta nella stessa finestra.

Cosa può fare un ospite?

Questo post dal sito di supporto Microsoft descrive al meglio le diverse capacità del proprietario del team, del membro e dell'ospite. Ogni membro di Teams ha un ruolo e ognuno ha autorizzazioni diverse.

Proprietari

I proprietari del team gestiscono determinate impostazioni per il team. Aggiungono e rimuovono membri, aggiungono ospiti, modificano le impostazioni del team e gestiscono attività amministrative. Possono esserci più proprietari in una squadra.

Membri

I membri sono le persone nella squadra. Parlano con altri membri del team nelle conversazioni. Possono visualizzare e di solito caricare e modificare i file. Fanno anche i soliti tipi di collaborazione che i proprietari del team hanno consentito.

Ospiti

Gli ospiti sono persone esterne all'organizzazione che il proprietario di un team invita, come partner o consulenti, a unirsi al team. Gli ospiti hanno meno capacità rispetto ai membri del team o ai proprietari del team, ma c'è ancora molto che possono fare.

Questa tabella fornisce un ottimo riepilogo delle capacità di ciascun ruolo tramite il desktop:

E sul cellulare:

Puoi anche gestire le autorizzazioni degli ospiti tramite l'opzione " Gestisci squadra ", sempre facendo clic sui tre punti "..." accanto alla squadra.

In questo menu puoi vedere i tuoi membri, aggiungere ed eliminare membri, gestire i canali, gestire le impostazioni e gestire le app. Con un mix di autorizzazione Ospite e altre impostazioni, puoi scegliere di impostare il team in modo che sia completamente interattivo con tutti i membri e gli ospiti, oppure puoi bloccare solo il proprietario in grado di pubblicare, il che potrebbe essere utile come canale di annunci o informazioni.

Tutto sommato, la funzionalità e la collaborazione abilitate dall'accesso Guest per utenti e organizzazioni sono fantastiche.

Leggi anche : Come rimuovere completamente Guest da Microsoft Teams?

App e azioni dalla casella dei comandi

La barra di ricerca in alto nasconde più della semplice funzionalità di ricerca, ha alcune fantastiche app "scorciatoie" e opzioni di comando, alcune delle quali sono davvero utili. Un ottimo tasto di scelta rapida per accedere alla barra è CTRL+E.

All you have to do to see what’s on offer is type ‘/’ for the commands that work standalone or ‘@’ to see the Apps commands, give it a go.

Once installed, the apps can be accessed by clicking on the ‘…’ at the bottom of the conversation window. This allows you to share the search result, or item from the relevant app in the conversation, a great way to interact with Apps and your teams.

So back to the Command Bar, the shortcuts in here can be useful, here are just a few of my favorites:

• /whatsnew – This has to be the most useful one given the speed that MS release changes these days. This takes you to the Release notes tab in the T-Bot channel. Worth a regular check.
• @Wikipedia – Allows you to do a Wikipedia search. Returns a summary that you can click on to go to the full Wikipedia page.
• /goto – If you have a lot of teams or channels or spend a lot of time, as I do, in the Chat part of teams, then this is a good way to hop straight to your destination.
• /unread – Helps in those busy times and pulls up a list of all your unread items.
• /mentions – Gives a list of all your @Mentions. This will include direct tags or where a team you are in has been tagged.
• /files – Shows your recent files and allows you to search and go to the file you want rather than having to click around your teams to find what you need.
• /keys – This is a shortcut to show shortcuts. Nice quick reference for the MS Teams Keyboard Shortcuts.
• /call – This allows you to type the first few letters of the person you want to call and select them to call. In big organizations, this could be very timesaving.
• /help – Pretty self-explanatory and straightforward. A really good quick way to ask a question of the Teams help via the T-Bot.
• /saved – This takes you straight to your list of saved messages.

Other Useful Shortcut Keys

• Navigation of the Left navigation panel – Ctrl + 1+ 2 + 3 – i.e. Ctrl + 1 = Activity feed; Ctrl +2 = Chat; Ctrl + 3 = Teams etc.
• An Emoji for every occasion – Type a colon “:” immediately followed by a word – to discover additional emojis (e.g.: disappointed or: frog)
• Move your Teams around – Ctrl + Shift + up or down arrow – Moves the Team you have selected up in the Teams Panel on the left hand side, up or down in your list of Teams.
  
  What you really need! – CTRL + ‘.’ – Ctrl and the Full stop key together, probably should be first in this list, as it gives you all the shortcuts you can use.

Spruce up your channels with images

If you want to give your channels a bit of an eye-catching makeover, then fear not, it’s easy! To achieve this, all you need to do is edit the channel name, copy a Unicode character, and paste it in.

To locate a relevant image, use a Unicode Character Finder resource. Once you have found the image you want, copy the Unicode to the clipboard, edit the channel, paste the code in front of the channel name and save it.

This is an ideal tip if you want to bring more prominence to a particular channel.

Get the most out of Chats and Conversations

So, we all know on how chat works and can pretty much do it without thinking, but I figured it was worth putting together a list of basic and best bits for Chats and Conversations in Teams.

Chats – These are done via the Chat tab on the left-hand menu and are more traditional chats where you can have 1-to-1 or group chats. Probably best compared to a chat in domestic Skype.

Conversations – While on the face of it very similar to chats, this gives some structure and context to your conversation, to allow better collaboration in a more focused way. The interface is very similar to chat; however, with some subtle differences worth mentioning, so below is an example of a couple of conversations within a channel:

As you can see, there can be several conversations going on at once, around specific subjects or documents. If used correctly, this helps keep track of conversations, here are some tips for conversations:

• Reply – The ‘Reply’ option under each conversation should be used to add further points to that conversation.
• New Conversation – The bottom chat entry is used to start a new chat, this is the one most commonly misused, as people try to use it to reply to the conversation above when they should have used the ‘Reply’ option.
• Conversation on a Document – To start the conversation on an existing document, open the document in teams and then click ‘Start Conversation’ at the top. To start on a new document, click the paperclip and upload the document, this will start the conversation and upload the document to the Files tab of the Channel or Chat you are in at the same time.
• Subject – When creating a conversation, it is good to add a subject – By Clicking the ‘A’ icon you get more edit options. Adding the title helps keep focus and context to that conversation.
• @mention – Also when starting a conversation or asking a specific question, it’s good to use the @mention functionality to either get the whole channel’s attention, by using the name of the channel, or a given team member name. The relevant people then get alerted to this new reply or conversation.
• GIFs – In both chat and conversation, if it is enabled on your Microsoft Teams by the administrator, you can brighten up everyone’s day and use the GIFs. Just click the GIF icon and have a look around, don’t blame me if it distracts you from your work for a while.
• Praise – A Great little option on the chat and conversation boxes is the small medal/badge icon that allows you to give open Praise to teams members that appears in the conversations feed. Good for Team Morale.
• Meetings – I have already mentioned this earlier in the post, but worth a mention again – you can click the camera icon Under the new message box to either start a meeting now or schedule one for the future.

Bookmarking Messages

This is a handy piece of functionality that allows you to save a particular message, or more accurately a position in a conversation or chat, just by clicking on the 3 dots ‘…’ menu next to the message:

Then to recall all your saved messages, you simply click on your profile picture top right and select ‘Saved’ or possibly quicker would be to type in the command bar ‘/saved’. This gives you a list of all your saved points in the left-hand pane and clicking on them takes you back to the point in the conversation you saved them from.

Navigation Buttons (<>)

The simple tips are the best! When I first started using Teams, my impression was that it was great, but had some challenges in regards to multitasking. Every time I went from working in a tab in a given team to continue a chat, by clicking on the chat icon, and then to go back, I would always have to click all the way through back to where I was. I was missing something, and it was these navigation buttons:

Now when I have come from another channel because someone messages me or similar, I can easily click back, and also forward again to toggle. I’m finding this vastly improves my Teams Experience.

Tabs for all occasions

A must for productivity and ease of access within your working group is taking advantage of the tabs within your Teams and Channels. They can be used to simply expose a website or file to be easily accessible, or to show more complex Apps to manage work and help with day to day activities.

All you need to do to add a tab is click the ‘+’ sign on the right-hand side of your Channel and then search for the thing you want to add in.

The more popular Apps are at the top with more available below:

There are too many to mention them all; however, here are some of the ways I have found tabs useful in Teams:

• Simply Exposing Office documents or Websites on a tab for quick reference – I have found this useful in many scenarios from quick access to templates through to tracking spreadsheets of various kinds. In fact, we recently placed the Teams live show onto a tab in our Teams based Community (so far with over 1800 Members in as Guests to our tenant). My recommendation would be that any File or Website that all team members reference daily is worth considering adding as a tab.
• Task Management – Here at Techieberry, we have used tabs to expose both Microsoft Planner and tools like Trello, depending on the audience involved – The quick access to tasks and scheduling is useful. There are more complex task and project management apps that you can use from the store.
• OneNote – for those that love OneNote, you can create a OneNote tab and off you go using OneNote within your Channel.
• Forms – Simply select ‘Forms’, and you can easily create a very powerful form/survey that can be managed in teams, and with a tweak of the share permissions, shared and filled in by anyone that has the link. The responses can be seen on the tab by the form owner and also stored in a spreadsheet in the files tab.
• Expose any existing SharePoint Document Library – Just select the ‘SharePoint’ icon fill, in site URL, select the document library you want from the list, give the tab a name, and the library will be exposed in a Teams channel.

That is just a few of the tabs we have found useful, however, you only have to look at the number of Apps in the store to know there are going to be tools of all shapes and sizes, have a look around.

Don’t put all your eggs in ‘General’

When you first start using Teams, it is tempting to keep everything in the General channel of your team, adding tab after tab for each need you come across. Now in some circumstances with small teams, this is fine. However, in most, it will lead to confusion and makes it hard to find stuff as the Teams resources grow (or use of the team grows.)

So, here are some recommendations:

• Think of the General channel as the landing page for your Team, the hub for the high-level interaction.
• Then for each subject area or main function in that Team, create a new Channel.
• When adding a tab to General, always ask yourself if this would work better as a separate channel, or as a tab within another channel.
• The more tabs you add to General, the fewer people will find them. So, try the rule that when the number of tabs doesn’t fit on your standard working screen size (different for everyone), start thinking about flipping the tabs to existing or new channels.
• Finally, don’t forget you can have more than one Team, so if you have a subject area for files and conversations that don’t fit in your existing Teams, create a new Team with Channels and tabs for them.

Translation of Teams Messages

You can now translate messages to your base language in Microsoft Teams on a message by message basis. Simply click the ‘…’ and choose ‘Translate‘.

You can set it back to show the original language via the same menu. A great feature – I think you will agree.

Note: If you do not see this option, then talk to your IT admin, as they may need to turn it on for you to access it.

All your Wikis in one place

If you are using the Wikis within teams, then this is a fantastic feature to help with your productivity. Simply click ‘…’ on the left-hand menu and choose ‘Wiki’.

This will take you to the Wiki home page on your ‘Personal ‘Wiki tab, and this is a great place for taking private notes.

Click on the ‘All ‘tab, and it gives you a summary view of all the Wikis you are involved in, making it easy to navigate, consume, and update them.

A nice extra on the Personal Wiki is being able to add notes from anywhere using the top command box. Just type ‘/wiki’ and press enter, and you can then type your note. Press enter again, and your note will be added. Press enter a third time, and it will take you to your Personal Wiki.

Record your Teams meetings

You can record your Microsoft Teams meetings. The recording captures Audio, Video, and any screen sharing activities. The meeting is recorded in the cloud and saved to Microsoft Stream, meaning you can manage, download, and share along with all your organisation’s other Video content.

At the most basic level, this allows you to have a record of what was discussed, so you can go back to it at a later stage, or share with team members that could not attend. This can also be used to easily create a company or department announcements, management team updates, news items, demos, solutions to common problems, or any other communications you might use video for in your organization.

So how do we do it? Well, it couldn’t be easier – once in the meeting just click the ‘…’ and click ‘Start Recording’ like this:

Once clicked, you will be told you are recording in a message at the top of the meeting. Once finished, click stop recording from the same menu. The video is saved to Stream. However, you will also see a link to it in the meeting chat window and be emailed a link to it from Stream. Obviously, as with all your Stream video content, it does take up space, so you need to ensure this use of Stream is included in your storage planning.

Work on Visio in a Microsoft Teams Tab

If there was ever a tool that got the best products and results when worked on collaboratively, it’s Microsoft Visio. Well, now you can do this with your team from within Teams. How cool is that?

Once you have uploaded the Visio file into a channel, you and your colleagues can alter the diagram from directly inside Teams! You can also discuss the diagram within the Teams conversation window while working on it as you go. I am sure you will agree, this is a great way to get input and agreement from all stakeholders as you go, saving everyone time and getting a better quality result.

Zoom in and out

No doubt are used to zooming in and out on your browser many times. Did you know you can do exactly the same in the Teams desktop client?. All you need to do is press ‘CTRL+’ to zoom in and ‘CTRL-‘ to zoom out.

At the time of writing this, there’s no way to zoom on the mobile apps.

Note: If you’re using Teams in the browser you can also use the normal browser zoom functionality.

Microsoft Immersive Reader for Teams

This functionality has been around in other Microsoft Tech for a little while and is predominantly a tool in the Microsoft Education space, that’s aimed at schools, colleges, and teachers billed as a learning and accessibility tool. However, it can, of course, be useful to a much wider audience than just schools, especially now that it is available in Microsoft Teams. How do you use it, and what can it do?

Firstly, to access a given message, use the three dots ‘…’ and select it from the drop-down.

It can read the text aloud, at different speeds. It can show in larger font size with different colours and spacing. It can show syllables, verbs, nouns, adjectives, and sub-clauses all in different colours, and even with labels.

Something to hide?… Use Background Effects

If you’ve got something you don’t want to share in the background, then it’s pretty easy to blur it out or add a background effect in a Teams video call/meeting.

This is handy functionality if you work in a busy office and have confidential information on your walls. It’s also helpful if you work from home and have the risk of family life crossing over to work-life in the background of your video calls.

To activate Background Blur during meetings, just click on the More actions ‘…’ three dots on the call menu and select ‘Background effects’.

EXTRA TIP: If your device supports it, click CTRL+Shift+P when you’re on the call to toggle the blur.

And to top it off you can add your own background effects just by clicking the ‘Add New‘ option at the top and upload any of your photos. A nice way to brighten up meetings and cover up your settings.

Use Existing Team as a Template or Create a Team from your existing Microsoft 365 Group

While there is not the concept of a Template for your teams as such, there is some great functionality for using existing teams as your template for creating a new team.

Within Microsoft Teams and on the ‘Teams‘ list, at the bottom select ‘Join or create a team‘. Here you will have the option to create or join a team.

Choose the ‘Create Team‘ option.

Then in the window that pops up, you have the different options to create a team – From scratch, from a group or team or select from a template.

Selecting Team Option

You will then be able to choose from a list of your existing Teams and will be guided through the process where you are asked for the new team name, description and which aspects of the originating team you would like to copy over.

For Larger Organizations or the initial rollout and adoptions of Teams, it may be worth creating a team that is solely used as the template, possibly called ‘Template Teams’. This will help your users get started, as well as maintain a standard approach for your Channels and Tabs within each team.

Selecting Microsoft 365 Group

You will be presented with a list of existing Microsoft 365 Groups that you own and that don’t currently have a Microsoft Team associated with them.

Select your desired group, and a team with the same name will be created automatically. The team will share the same group privacy (public or private) and members as the original group.

Use Chrome profiles to Manage more than one Teams Login

There are many reasons for needing to log into Teams with two different accounts. Unfortunately, Microsoft Teams doesn’t make account switching easy. If you have to manage more than one login account for Teams, then it’s a challenge as you can only be logged into one account at a time.

There are a few options here. You can either use multiple (different) browsers, or you can create another user within Chrome. Once set up, you can easily switch between the two instances. The best part is that everything is separate, including logging on to other Microsoft 365 services.

Don’t have Chrome?

• Join the other team as a guest using your ID.
• Login to the Teams desktop with one account and the browser version of Teams with the other.

Secret Teams Developer Menu from the System Tray

That’s right – there is a secret Developer menu you can access via the Teams icon in the system tray. If you go into the system tray and right-click the Teams icon, you usually get the standard menu that can take you to your status, settings, or open or quit the Teams window.

However, there is a menu that can be accessed from here that has all sorts of goodies on it for the Developers amongst you. Now don’t laugh when I tell you the secret handshake, I promise it works. All you have to do is double click the icon, then right-click all in quick succession.

If it doesn’t work the first time, keep trying as it often takes 2 or 3 goes.

This Menu gives you access to various tools to help with your work with Teams. However, the most useful is the ‘Open DevTools’ options, which allows you to debug like you are in a browser.

Send or Forward an Email into a Teams Channel

Now it might sound a little odd that the new way we all talk can get a message from the old way we all used to talk. However, emails are still widely used, and this flexibility with Teams provides some great uses, in particular when dealing with larger teams.

This is a great way to get an announcement, news, or information in front of your team quickly. You may send the message to their email addresses as well, however, as people are moving increasingly towards managing their day-to-day work and communications within Teams, sending a message in this way is likely to get the highest (and probably fastest) read rate.

All you need to do is click the three dots ‘…’ against the channel and select ‘Get email address’. You can then copy the address and use it in your emails as you would any other.

When a message is sent to the channel, it will appear as a conversation on that channel.

How to change the display order of your Channels?

As the number of channels within your team grows, you may realize one day, maybe for the efficiency of use or Logical layout, that you would like to change the order of your channels.

Well, you cannot as such change or fix the order of your channels, and the General Channel is always fixed at the top no matter what. However, it is worth noting that the channels display order is alphabetical or to be more accurate alphanumerical order.

If you have the following set of Channels you want to re-order, you could give them different names to get a better order:

Or, an easier option would be to give numbers to your Channel names:

There you have it, your teams nicely ordered on how you want them.

Note: There is, however, one thing to be aware of; renaming the Channel retrospectively in this way does not rename the SharePoint folder.

Get Planner Notifications in your Teams Team

In your Teams channel, you can organize your tasks by adding one or more Planner tabs. You can then work on your plan from within Teams or in Planner for web, remove or delete your plan, and get notified in Teams when a task is assigned to you in Planner.

What does this mean?

Team members of a team with a Planner tab will receive a Teams notification when a Planner task is assigned to them by another person. This provides a fantastic way to manage and assign tasks with your team, all within the Teams workspace.

The Teams notification appears in the Teams Activity Feed and in Chat. It contains the task title, who assigned you the task, the plan the task belongs to, and a link to open the task details in Teams. You can see a record of past Teams notifications in the chat conversation with the Planner.

Gli avvisi e le funzionalità possono essere abilitati o disabilitati sia a livello individuale che di amministratore.

Pubblica un messaggio su più canali contemporaneamente

Una funzione interessante se hai informazioni o un annuncio che deve essere condiviso tra più team e canali.

Vai alla scheda delle conversazioni del canale da cui vuoi iniziare. Nella casella Inizia nuova conversazione in basso, fai clic sul pulsante del formato, la "A" con una matita accanto ad essa.

Quindi nella parte superiore della finestra, puoi selezionare "Pubblica in più canali" come puoi vedere di seguito.

Once posted, the message will appear as a new conversation in each of the channels you have selected. From that point onwards, they are separate conversations, and reply messages in each of the channels will only show in that channel like it would with a normal message. Even so, with an @General mention in the message, it is a great way of getting an important message across a number of teams quickly.

Announcement within a Channel

Another great way to catch your user’s attention is an Announcement. Which, if used in conjunction with posting to multiple channels, can be really powerful.

To start, go to the conversations tab of the channel you want to start from. In the Start new conversation box at the bottom, click the format button, the ‘A’ with a pencil next to it.

Questa volta in alto a sinistra, seleziona la freccia giù accanto a "Nuova conversazione" e scegli "Annuncio", come mostrato di seguito.

Ciò fornisce un paio di opzioni in più per il tuo messaggio rispetto a quello di un messaggio standard; puoi aggiungere un titolo, formattarlo e aggiungere un'immagine di sfondo con i pulsanti sul lato destro. Quindi puoi aggiungere il sottotitolo e il contenuto del messaggio come con una conversazione standard.

Come accennato in precedenza, puoi quindi scegliere di pubblicare questo messaggio anche su più canali, offrendoti un ottimo modo per comunicare quell'annuncio importante su molti canali e team. Una volta pubblicato, il messaggio apparirà in ciascuno dei canali selezionati e avrà una piccola icona rossa sul lato destro, da quel momento in poi si tratta di conversazioni separate. Con una menzione @General nel messaggio, è un ottimo modo per ottenere rapidamente un annuncio attraverso un certo numero di team.

Condividi l'audio del tuo sistema in una riunione del team

Ora puoi condividere l'audio del tuo sistema con una riunione del team in modo da poter condividere l'audio di un video che stai mostrando mentre condividi lo schermo. Lavoriamo da remoto e gestiamo molte sessioni di summit online e contenuti video generali, questo è un miglioramento davvero utile per collaborare in modo efficace.

Farlo è davvero semplice quando fai clic sul pulsante "Condividi" per condividere lo schermo da una riunione di Teams.

Nella schermata che si apre in cui selezioni la finestra, lo schermo o l'applicazione che desideri condividere, assicurati di fare clic sulla casella di controllo "Includi audio di sistema".

Questo condividerà tutti i suoni del tuo sistema, il che è ottimo per visualizzare video o ascoltare dell'audio durante la condivisione con la tua riunione. Tuttavia, vale anche la pena notare che durante la riunione verranno emessi anche avvisi e suoni di notifica. Ecco un paio di altri punti chiave da considerare se si utilizza questa funzione:

• I team e il computer devono essere impostati sullo stesso altoparlante. Regola l'uscita audio del tuo computer nelle impostazioni di sistema e l'uscita audio di Teams nelle impostazioni del tuo dispositivo in Teams.
• Per evitare l'eco, ricorda di tenere accesi il microfono e l'altoparlante di un solo dispositivo in una stanza.

Dai un'occhiata a questa pagina del supporto Microsoft sulla condivisione dell'audio del tuo sistema in una riunione di Teams per ulteriori informazioni al riguardo.

Lavagna nelle riunioni di Teams

La lavagna deve essere abilitata per poterla utilizzare in Teams, ma una volta che lo è, è un ottimo modo per interagire in remoto. Ecco un post su Come gestire la lavagna in Microsoft Teams .

Per utilizzare Whiteboard in una riunione di Teams, fai semplicemente clic sul pulsante "Condividi" come faresti per condividere lo schermo, quindi seleziona Microsoft Whiteboard.

Qui puoi quindi collaborare su una lavagna, utilizzando il mouse o la penna per Surface se ne hai uno.

È possibile accedere alla lavagna prima o dopo la riunione, tramite la scheda Lavagna all'interno della riunione.

Puoi quindi accedere e condividere tutte le lavagne in cui sei coinvolto scaricando l'app Lavagna da Microsoft Store . Da questa app puoi anche creare nuove lavagne e condividerle direttamente nei tuoi canali Teams.

Trasmissione di una riunione dei team tramite OBS alle piattaforme social

È diventato un punto di discussione, come trasmettere le riunioni di Microsoft Teams e gli eventi dal vivo sulle tue piattaforme di social media?

Sebbene ci siano diversi modi per raggiungere questo obiettivo. In questo suggerimento per i team, ti mostriamo come farlo utilizzando OBS Studio che offre numerosi modi per integrarsi con Microsoft Teams.

Cos'è l'OBS?

Open Broadcast Software comunemente denominato "OBS" è una piattaforma di registrazione e streaming gratuita utilizzata principalmente per lo streaming di videogiochi dal vivo sui social media, il che lo rende un ottimo strumento per la codifica di video dal vivo su Teams. Essendo open-source, la sua community è vasta e dispone di un'audace libreria di plug-in interessanti e utili per aiutare la tua produttività e creatività.

Perché usare OBS?

È gratis! Offre un sacco di potenza senza alcun costo. Dimostrerò come puoi utilizzare OBS per preparare le tue presentazioni in un modo che manterrà i tuoi studenti e clienti concentrati solo sugli aspetti importanti. Le tue cose private rimarranno private in un modo che sembrerà molto organizzato e professionale.

Come usare le sale riunioni in Teams

Breakout Rooms and Breakout sessions are subgroups of the main Session, Meeting or Lesson to enable the larger groups to be split into smaller working groups to discuss and collaborate on the given subject. Although most use in training and education situations, this can also be used for project planning, requirements, and other types of workshops.

We have put together a full blog post explaining on how to do this here – How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams?

Using tags against Team Members to be able to @Mention Groups

This is a fantastic way of grouping your team members so that you can send messages in the Team with @mentions that only alert a subset of people in the team. It can be particularly useful for larger Teams.

Esistono un paio di modi per allocare i tag, puoi farlo utente per utente oppure puoi aggiungere in blocco utenti ai tag utilizzando l'opzione Gestisci tag.

Per fare ciò, vai al tuo Team, fai clic sul menu "..." e seleziona "Gestisci tag".

Da qui, puoi vedere tutti i tuoi tag e quali membri del team li hanno, nonché creare nuovi tag e assegnarli ai membri del team, come mostrato di seguito:

Il secondo modo per farlo è scegliere l'opzione "Gestisci squadra" dallo stesso menu "...". Qui, rispetto a ciascun membro del tuo team, puoi scegliere l'opzione tag per poter allocare e tag non allocati per quell'utente, puoi anche creare nuovi tag qui se necessario:

Una volta impostati i tag, ciò ti consente di utilizzare ciascun tag in un formato @menzione in una conversazione. Ad esempio, nell'esempio seguente, questo messaggio apparirà come avviso nel feed attività per tutte le persone con il tag 'Challenger'.

Ciò offre una buona flessibilità per applicare alcuni raggruppamenti ai membri del tuo team in modo da poter indirizzare loro messaggi diversi, senza dover avere ogni gruppo di membri in un team diverso.

Come creare un quiz o un sondaggio in Microsoft Teams?

Entrambi sono un ottimo modo per ottenere più coinvolgimento nei team e possono essere sia divertenti che utili.

Creazione di un sondaggio nel team di Teams

Questo è così facile e veloce da fare che una volta che inizi, non sarai in grado di fermarti. Nel team e nel canale in cui vuoi fare un sondaggio, fai clic sul menu "..." sotto la casella di inizio conversazione e digita "Moduli" nella barra di ricerca che appare.

Seleziona "Moduli" e questo aprirà la finestra Crea nuovo sondaggio in cui puoi inserire la tua domanda e le opzioni di risposta, puoi anche consentire risposte multiple se necessario. Lo strumento ti suggerirà anche le risposte dopo aver digitato la domanda.

Fai clic su "Avanti" per visualizzare un'anteprima della domanda del sondaggio, quindi su "Invia" al feed della conversazione del canale.

Il sondaggio apparirà nel feed Conversazione con la domanda prima seguita dal riepilogo delle risposte sotto di essa. Un modo davvero semplice per fare un sondaggio veloce.

Creazione di un quiz nel team di Teams come scheda

Questo è un po' più complicato rispetto all'aggiunta di sondaggi ai tuoi team, ma è un ottimo modo per infondere un po' di divertimento nel tuo team o per valutare l'apprendimento e la comprensione su un argomento particolare.

Microsoft Teams for Education ha alcune lievi aggiunte a Microsoft Teams standard, rendendo i quiz e i test leggermente più semplici. Per questo suggerimento, ci stiamo concentrando su come utilizzare Microsoft Teams e moduli standard per creare un quiz in una scheda su un canale Teams. Questo approccio può essere utilizzato anche per creare un sondaggio Team.

Innanzitutto, apri Moduli nel tuo browser, dovrai accedere con lo stesso account con cui accedi a Teams. Qui puoi creare un nuovo quiz e iniziare ad aggiungere le tue domande. Esistono molti tipi di domande che puoi porre dalla scelta multipla o singola standard, insieme alle risposte di testo, fino a formati più insoliti come classificare l'ordine delle cose o valutare come ti senti riguardo a qualcosa. Puoi anche assegnare punti per le risposte corrette e aggiungere diverse sezioni al tuo quiz per dargli una struttura.

Una volta che abbiamo il nostro quiz pronto in Moduli, andiamo semplicemente al Team Channel di Teams in cui vogliamo che il quiz venga visualizzato e facciamo clic sull'icona "+" per aggiungere una scheda.

I moduli saranno probabilmente una delle migliori app, tuttavia, in caso contrario, puoi cercare digitando "Moduli" nella barra di ricerca e quindi selezionandolo.

Ora ti verranno presentate diverse opzioni, scegli l'opzione "Aggiungi un modulo in uscita" e seleziona il tuo quiz.

Ecco qua, un bel quiz nel tuo canale Microsoft Teams e ogni membro del team ne ha informato.

Questo è un ottimo modo per interagire con il tuo team, sia solo per divertimento che per testare la comprensione. Averlo lì nel luogo in cui si svolgono lavoro e collaborazione dovrebbe anche portare a un tasso di risposta più elevato.

Questo è tutto per il tutorial dei team MS. Ora vorrei sentirti:

Quale risultato del rapporto di oggi hai trovato più interessante? O forse hai una domanda su qualcosa che ho trattato.

Ad ogni modo, mi piacerebbe avere tue notizie. Quindi vai avanti e lascia un commento qui sotto.