Breakout rooms in Teams Meeting: la nuova guida (2022)

Una delle funzionalità più attese di Microsoft Teams è finalmente arrivata! È un potente strumento in Microsoft Teams che consente agli organizzatori di riunioni di dividere una chiamata video o audio di gruppo in sessioni divergenti per discussioni di gruppo più piccole. Possono assegnare utenti a una stanza, aggiungere/rimuovere/rinominare le stanze. Le sale riunioni nei team possono essere amministrate solo dall'organizzatore della riunione e per configurarle è necessario partecipare alla riunione per vedere l'opzione.

Puoi aprire e chiudere le stanze più di una volta durante una sessione o spostare i partecipanti tra le stanze. Quando si accede a una stanza per sottogruppi, l'organizzatore della riunione viene automaticamente disattivato. Per partecipare alla discussione, l'organizzatore deve disattivare l'audio e poi riattivarlo. Le sale riunioni possono essere create solo utilizzando il client Teams, non possono essere create utilizzando Teams Web.

1 Pianifica una riunione

2 Crea stanze per sottogruppi

3 Assegna i partecipanti alle stanze

4 Rinominare le stanze

5 Avviare le stanze per gruppi di lavoro

6 Entra in una stanza di lavoro

7 Invia un annuncio a Breakout Rooms

8 Riassegnare i partecipanti

9 Chatta con i partecipanti in una Breakout Room

10 Aggiungi o elimina una stanza per sottogruppi

11 Chiudere le sale per sottogruppi

12 Salva file, registrazioni e note da Breakout Rooms

13 Modifica le impostazioni della stanza per sottogruppi

14 Suggerimenti per le sale riunioni

15 Domande frequenti

Pianificare una riunione

• Seleziona Calendario > + Nuova riunione. Devi essere l'organizzatore della riunione per creare e gestire le Breakout Room.

• Aggiungi partecipanti come partecipanti.

Crea stanze per gruppi di lavoro

• Partecipa alla riunione all'ora programmata e attendi che i partecipanti si uniscano.
• La tua riunione si aprirà nella sua stessa finestra.
• Quando i partecipanti si sono uniti e sei pronto, seleziona Breakout Rooms dai controlli della riunione.

• Scegli quante stanze desideri creare dal menu a discesa. Scegli se desideri che Teams assegni i partecipanti alle stanze automaticamente o manualmente se preferisci assegnare tu stesso i partecipanti alle stanze.

• Seleziona Crea stanze.

Suggerimento : questa è l'unica volta in cui puoi scegliere di assegnare automaticamente i partecipanti alle stanze. Non potrai scegliere questa opzione in seguito.

Assegna i partecipanti alle stanze

Se hai scelto Automaticamente, i partecipanti saranno già assegnati a diverse stanze per sottogruppi.

Per aggiungere manualmente partecipanti alle stanze:

• Espandi l'elenco in Assegna partecipanti.
• Passa il mouse sopra i nomi dei partecipanti finché non vengono visualizzate le caselle di controllo. Scegli i partecipanti selezionando le caselle di controllo.
• Seleziona Altre opzioni e scegli una stanza dall'elenco.
• Ripetere questa procedura finché tutti i partecipanti non sono stati assegnati alle stanze.
• Per visualizzare i partecipanti assegnati a una Breakout Room, espandi la freccia accanto al nome della stanza.

Rinomina stanze

• Assegna un nome alle tue Breakout Room per riflettere piccoli gruppi o progetti di partecipanti.
• Seleziona Altre opzioni accanto alla stanza, quindi Rinomina stanza.
• Digita il nuovo nome e seleziona Rinomina stanza.

Avvia le sale relax

Per avviare le stanze individualmente:

Seleziona Altre opzioni accanto alla stanza, quindi Apri stanza.

Per avviare le stanze tutte in una volta:

Seleziona Stanze aperte.

Saprai che le stanze sono state aperte correttamente quando il loro stato cambia in Aperto.

Unisciti a una sala relax

Per entrare in una stanza e controllarne l'andamento:

• Seleziona Altre opzioni accanto alla stanza virtuale, quindi Entra nella stanza virtuale.
• Seleziona Ritorna quando sei pronto per lasciare la Breakout Room e tornare alla riunione principale.

Invia un annuncio a Breakout Rooms

Una volta avviate le Breakout Rooms, invia annunci per fornire aggiornamenti sull'orario o condividere richieste.

• Seleziona Altre opzioni > Fai un annuncio.
• Digita il tuo annuncio e quindi seleziona Invia.
• I partecipanti riceveranno una notifica nella chat della riunione per verificare il tuo annuncio

Riassegna i partecipanti

Sposta i partecipanti in diverse Breakout Room individualmente.

Nota : al momento, puoi spostare i partecipanti solo quando le sale riunioni sono chiuse.

Per spostare i partecipanti individualmente:

• Espandi l'elenco dei partecipanti in una Breakout Room.
• Passa il mouse sopra il nome di un partecipante e seleziona la casella di controllo visualizzata.
• Seleziona Altre opzioni e poi la Breakout Room in cui desideri spostare il partecipante.

Chatta con i partecipanti in una Breakout Room

• Ogni Breakout Room avrà la propria chat. Tu e i partecipanti potrete accedervi dall'elenco delle chat e dalla chat nella Breakout Room, proprio come le normali riunioni.
• I partecipanti verranno aggiunti a una chat di Breakout Room solo quando avvii la stanza. Verranno rimossi non appena la sala sarà chiusa.
• Avrai accesso a tutte le chat della Breakout Room.
• I partecipanti possono ancora vedere la cronologia della chat e tutti i file condivisi dopo la chiusura della Breakout Room.

Aggiungi o elimina una stanza per sottogruppi

Per aggiungere un'altra Breakout Room:

• Seleziona Aggiungi stanza. Assegna un nome alla tua nuova stanza e conferma.
• Aggiungi partecipanti alla stanza seguendo le istruzioni sopra.

Per eliminare una Breakout Room:

Seleziona Altre opzioni accanto alla stanza, quindi Elimina stanza.

Chiudi le sale per gruppi di lavoro

Per chiudere le stanze singolarmente:

Seleziona Altre opzioni accanto alla stanza virtuale, quindi Chiudi stanza.

Per chiudere le stanze tutte in una volta:

Seleziona Chiudi stanze.

Saprai che le stanze sono state chiuse correttamente quando il loro stato cambia in Chiuso. Seleziona Riprendi quando tutti sono tornati dalle loro Breakout Room e sei pronto per incontrarti di nuovo come un gruppo più grande.

Salva file, registrazioni e note da Breakout Rooms

È possibile accedere a file, registrazioni e note da una Breakout Room nella sua chat. Tu e i tuoi partecipanti potrete accedere a questi materiali dopo la chiusura della sala, ma i partecipanti non potranno chattare o aggiungere materiali aggiuntivi.

Modifica le impostazioni della stanza per sottogruppi

Per impostazione predefinita, le Breakout Rooms saranno impostate per spostare automaticamente i partecipanti nelle stanze aperte. Se desideri modificare questa impostazione:

• Seleziona Altre opzioni > Impostazioni stanze.
• Deseleziona la casella di controllo Sposta automaticamente le persone nelle stanze aperte.

Quando l'impostazione automatica è disattivata, i partecipanti riceveranno un messaggio che chiede loro di entrare in una Breakout Room. Dovranno selezionare Unisciti alla stanza prima di essere spostati.

Suggerimenti per la sala relax

Essere preparato

• Fai un test con Breakout Rooms prima della tua riunione per assicurarti di capire come funziona tutto.
• È una buona idea inviare un PDF dei materiali di presentazione nel file Generali e suggerire ai partecipanti di scaricarlo.
• Gli allegati non sono consentiti, ma potrebbero essere inclusi collegamenti a file.
• Se prevedi di comunicare con i gruppi utilizzando post o annunci, puoi suggerire ai gruppi di designare una persona che tenga d'occhio la chat del canale Breakout Room per gli annunci.

Annunci

• L'annuncio può essere composto in anticipo pronto per essere inviato al momento giusto.
• Immediatamente dopo aver avviato i canali di breakout, è utile se l'organizzatore invia un annuncio a tutti che include il tempo di riconvocazione.
• 5 minuti prima della fine del tempo assegnato, l'organizzatore invia un altro messaggio per ricordare ai gruppi di tornare alle 00:00.

Domande frequenti

Chi può avviare una sala relax?

• Solo l'organizzatore della riunione può avviare le sale riunioni.

Come posso utilizzare le sale relax?

• L'organizzatore della riunione può avviare una stanza interattiva solo sul client desktop.
• I partecipanti possono entrare in una stanza di lavoro da desktop, Web o dispositivo mobile. Le sale riunioni di Microsoft Teams non dispongono ancora di funzionalità per le sale riunioni.
• I partecipanti che hanno effettuato l'accesso da più dispositivi avranno tutti gli endpoint che si uniranno alla stessa stanza di lavoro.

Non vedo l'icona "Breakout Rooms"?

• Devi essere nella riunione per vedere questa icona, usa " Incontra ora " o " Nuova riunione " per vedere l'opzione.

Posso creare le sale riunioni con Teams sul Web?

• Non al momento, gli organizzatori di riunioni devono utilizzare il client Teams per creare stanze per sottogruppi. Questo è un miglioramento futuro su cui Microsoft sta lavorando. Tieni presente che i partecipanti possono partecipare a Teams sul Web.

Cosa arriverà presto per le sale relax?

• Preconfigurazione delle sale relax.
• Più organizzatori di riunioni.
• Condividi il contenuto della riunione dalle sale riunioni alla riunione principale.
• Assegna stanze di lavoro aggiungendo tag.
• Aggiunta di clienti/partner esterni.

Cosa possono fare gli organizzatori di riunioni con le sale riunioni?

• Crea fino a 50 sale riunioni all'interno di riunioni programmate o Incontra ora
• Muoviti liberamente tra le stanze di lavoro
• Aggiungi, sposta ed elimina stanze di lavoro
• Assegna titoli alle stanze di lavoro
• Decidi se i partecipanti vengono aggiunti automaticamente alle stanze per sottogruppi o se il partecipante deve confermare
• Riassegna i partecipanti a stanze diverse
• Avere accesso a tutti gli artefatti della sala riunioni (chat, file, registrazioni)

Come posso assicurarmi di poter iniziare a utilizzare le sale relax?

• Assicurati che la nuova esperienza di riunione sia abilitata (Teams -> Impostazioni -> Generali -> Seleziona "Attiva nuova esperienza di riunione")
• Controlla e assicurati di avere gli ultimi aggiornamenti di Teams ( Aggiorna Microsoft Teams - Supporto di Office )
• Gli amministratori IT possono verificare la frequenza con cui i tenant ricevono gli aggiornamenti, il che potrebbe avere un impatto quando i loro utenti ricevono nuove funzionalità come le sale riunioni ( Configurare le opzioni di rilascio standard o mirate – Microsoft 365 admin | Microsoft Docs )

Cosa possono fare i partecipanti alla riunione con le sale riunioni?

I partecipanti possono:

• Partecipa alle sale riunioni da Teams per browser, desktop e dispositivi mobili
• Condividi i contenuti (presentazioni PowerPoint, lavagne) nella sala riunioni
• Chatta nella stanza di lavoro (questo sarà visibile solo a quelli nella stanza e all'organizzatore della riunione)

I partecipanti non possono:

• Muoviti liberamente tra le sale riunioni e la riunione principale.
• I partecipanti devono attendere fino a quando l'organizzatore non li riporta alla riunione principale o li riassegna a un'altra breakout room. Tuttavia, possono richiedere che l'organizzatore della riunione li richiami.

Nota : le stanze per sottogruppi non sono spazi di chat privati, mentre solo i partecipanti assegnati a una stanza per sottogruppi possono vedere le conversazioni e le presentazioni in tale stanza per sottogruppi, l'organizzatore della riunione può entrare in qualsiasi stanza per sottogruppi in qualsiasi momento.

Sono un educatore, cosa saranno in grado di fare i miei studenti?

• Gli educatori avranno la possibilità di spingere gli studenti nelle aule del gruppo e riportarli alla riunione principale, senza che lo studente necessiti di alcuna azione aggiuntiva.
• Gli studenti possono essere assegnati a stanze per sottogruppi, unirsi a stanze per sottogruppi, utilizzare la lavagna o la condivisione dello schermo se consentito durante le normali riunioni scolastiche, rientrare nella riunione principale e vedere la chat della stanza per sottogruppi.
• Poiché le sale riunioni sono riunioni di Teams, le stesse politiche e opzioni di sicurezza si applicano alla sala riunioni.
• Scopri di più sull'utilizzo delle aule per gruppi di lavoro nella tua scuola o università  qui .