Partecipa a Microsoft Teams Meetings: la guida completa (2022)

Questa è una guida completa per partecipare alle riunioni dei team Microsoft.

Se stai cercando di conoscere le riunioni dei team Microsoft, adorerai questa nuova guida.

Entriamo subito.

1 Che cosa sono i team Microsoft?

2 Chiamate e riunioni

2.1 Incontra ora nei canali

2.2 Componente aggiuntivo di Outlook

2.3 Programmazione delle riunioni di canale

2.4 Programmazione di riunioni private

3 Pianificare una riunione

4 Opzioni di riunione dei team Microsoft

4.1 Chi può aggirare la Lobby?

4.2 Consenti sempre ai chiamanti di bypassare la lobby

4.3 Annunciare quando i chiamanti si uniscono o se ne vanno

4.4 Chi può presentare?

5 Partecipazione a una riunione dei team

5.1 Partecipa alla riunione dei team Microsoft utilizzando il collegamento

5.2 Partecipa ai team Microsoft che si incontrano per telefono

5.3 Partecipa dal calendario

5.4 Partecipa a un canale

5.5 Partecipa alla riunione dei team Microsoft utilizzando il browser

5.6 I team Microsoft partecipano alla riunione come ospiti

6 Ospitare la riunione dei team

7 Opzioni di hosting

8 Condivisione dello schermo

9 Come registrare la riunione dei team Microsoft?

9.1 Come si riproduce una riunione in Microsoft Teams?

10 Suggerimento1: errore Opzioni riunione: solo gli organizzatori della riunione possono apportare modifiche

11 Suggerimento2: soppressione del rumore nei team Microsoft

Cosa sono i team Microsoft?

• L'app MS teams è un'area di lavoro basata su chat in Microsoft 365 che semplifica le conversazioni persistenti e in thread, l'organizzazione di riunioni, la condivisione di file, la collaborazione su documenti e il lavoro svolto con i team dell'organizzazione.
• I team Microsoft ti consentono di lavorare in modo naturale e colloquiale, con tutto ciò di cui hai bisogno in un unico posto, disponibile in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo.

Chiamate e incontri

Configura le seguenti impostazioni di Chiamate e riunioni per la tua organizzazione:

• Vai a " Interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams "
• Seleziona " Riunioni " a sinistra e fai clic su " Politiche riunione "
• Seleziona " Globale (impostazione predefinita a livello di organizzazione) "
• Devi assicurarti che tutte le opzioni generali siano attivate.

Microsoft  aumenta a 300  il numero massimo di membri consentiti in una riunione di Teams.

Incontra ora nei canali

Questa impostazione controlla se un utente può avviare una riunione ad hoc  in un canale  Teams  . Se attivi questa opzione, quando un utente pubblica un messaggio in un  canale Teams , l'utente può fare clic su  Meet now  sotto la casella di composizione per avviare una riunione ad hoc nel canale .

Componente aggiuntivo di Outlook

Assicurati che gli utenti dispongano del componente aggiuntivo Teams Meeting abilitato in Outlook per pianificare le riunioni.

Programmazione delle riunioni di canale

Quando è attivato, gli utenti possono pianificare una riunione per un canale a cui tutti i membri del canale possono accedere facilmente con un solo clic.

Programmazione di riunioni private

Quando è attivata, gli utenti possono pianificare riunioni private che non sono elencate in nessun canale.

Pianificare una riunione

In passato, molti di voi hanno utilizzato Skype for Business (SfB) per le riunioni includendo un collegamento virtuale agli inviti alle riunioni di Outlook. Puoi fare lo stesso con Microsoft Teams.

Quali azioni dovrebbero essere intraprese per vedere " New Teams Meeting " in Outlook? Sarà necessario installare il client Teams Desktop e abilitare il componente aggiuntivo Microsoft Teams in Outlook. Al termine, Outlook mostrerà la nuova icona sulla barra multifunzione.

Se stai già utilizzando l'app Microsoft Teams, puoi pianificare una riunione direttamente dall'app Teams. Basta selezionare la " Scheda Calendario " sul lato sinistro della barra delle applicazioni di Teams per aprire il calendario. Da qui, fai clic su " Nuova riunione " nell'angolo in alto a destra e inserisci i tuoi dati come richiesto.

In alternativa, puoi impostare una riunione dei team nel calendario di Outlook selezionando l' opzione " Nuova riunione dei team " dal calendario in Outlook.

L'invito del calendario avrà un collegamento ipertestuale " Fai clic qui per partecipare alla riunione " su cui i partecipanti possono fare clic al momento della riunione, per partecipare come richiesto.

Opzioni di riunione dei team Microsoft

Una volta impostata la riunione, puoi andare alla riunione e modificare le opzioni della riunione facendo clic su " Opzioni riunione "  sulla barra degli strumenti di Microsoft Teams:

Si aprirà la pagina delle opzioni. È quindi possibile impostare le opzioni necessarie:

Chi può aggirare la Lobby?

• La Lobby è un'area di attesa virtuale in cui gli invitati aspettano di essere ammessi alla riunione. Hai impostato la tua riunione per consentire a tutti di ignorare la lobby impostando questo su Tutti.
• Se lo imposti su Persone nella mia organizzazione e organizzazioni fidate o Persone nella mia organizzazione, dovrai ammettere i partecipanti alla riunione una volta che ti verrà chiesto di farlo (verrà visualizzata una finestra di ammissione).
• Inoltre, se si seleziona Tutti, i partecipanti riconosciuti dal sistema (dipendenti di Outlook/City) non verranno annunciati all'ingresso della riunione.

Nota : se i partecipanti utilizzano un telefono cellulare non riconosciuto dalla città (telefono non urbano), il sistema annuncerà comunque il loro ingresso e uscita da una riunione.

Consenti sempre ai chiamanti di bypassare la lobby

• Quando questa impostazione è abilitata, le persone che chiamano per telefono si uniranno alla tua riunione senza dover aspettare che qualcuno le ammetta.
• Seleziona l'interruttore per attivarlo o disattivarlo.

Annunciare quando i chiamanti si uniscono o se ne vanno

• Potresti voler ricevere un avviso quando qualcuno che chiama tramite telefono si unisce o lascia la riunione. (Il tuo amministratore potrebbe aver abilitato questi avvisi per impostazione predefinita.)
• Per modificare questa impostazione, seleziona l'interruttore per attivarla o disattivarla.

Chi può presentare?

• Se desideri limitare o consentire ad altri partecipanti l'opportunità di presentare (condividere il loro schermo), dovrai modificare questa opzione.
• Tutti : consente a qualsiasi partecipante di condividere il proprio schermo.
• Persone nella mia organizzazione: controlla l'elenco dell'organizzazione per determinare chi sarebbe incluso qui.
• Persone specifiche: puoi aggiungere più relatori selezionando questa opzione e aggiungendo i loro nomi al menu a discesa Seleziona relatori per questa riunione.
• Solo io : consente solo all'organizzatore della riunione di presentarsi alla riunione.
• Una volta selezionate le opzioni. Fare clic su Salva.

Partecipazione a una riunione dei team

Esistono diversi modi per accedere e partecipare a una riunione in Teams, anche tramite collegamento, telefono, calendario, canale o browser.

Partecipa alla riunione dei team Microsoft utilizzando il collegamento

• Seleziona " Fai clic qui per partecipare alla riunione" nell'invito alla riunione per essere indirizzato a una pagina in cui puoi scegliere di partecipare sul Web o scaricare l'app desktop. Se hai già l'app Teams, la riunione si aprirà automaticamente lì.

• Se non disponi di un account Teams, potresti avere la possibilità di inserire il tuo nome nella riunione come ospite, a condizione che l'organizzatore della riunione ti abbia concesso l'autorizzazione.
• Quindi, a seconda delle impostazioni dell'organizzatore, puoi partecipare immediatamente alla riunione o accedere alla lobby dove le persone nella riunione possono ammetterti.

Partecipa alla riunione dei team Microsoft per telefono

Se l'invito alla riunione elenca un numero di telefono e un ID conferenza, puoi partecipare a quella riunione tramite telefono.

Per partecipare a una riunione di Teams tramite telefono:

• L'invito, se può essere raggiunto telefonicamente, riporterà sia un numero verde che un numero verde. Puoi selezionare uno di questi numeri, a seconda delle tue esigenze e preferenze.
• Comporre il numero di telefono appropriato.
• Immettere l'ID conferenza quando richiesto.

L'invito avrà anche un elenco di numeri locali tra cui scegliere. Puoi invece selezionare un numero di telefono da questo elenco se i numeri verdi e verdi non sono locali per te.

Se vedi un numero di telefono nel tuo invito, ma non è locale per te, seleziona Numeri locali e trova quello che fa per te.

Partecipa dal calendario

Seleziona Calendario sul lato sinistro dell'app per vedere le tue riunioni. Trova la riunione desiderata, quindi seleziona Partecipa .

Oppure, se qualcuno avvia la riunione, riceverai una notifica che puoi utilizzare per partecipare.

Entra in un canale

I canali sono sottoinsiemi del team; consentono ai membri del team di tenere conversazioni e condividere file su progetti separati che non richiedono la partecipazione di tutti i membri del team. Puoi partecipare a una riunione di Teams anche da un canale e la riunione includerà solo il membro elencato nel canale.

Per partecipare a una riunione di Teams tramite il canale, fare clic sul pulsante " Partecipa"  .

Partecipa alla riunione dei team Microsoft utilizzando il browser

Cosa succede se non riesci ad accedere alla versione desktop di Microsoft teams e desideri partecipare a una riunione e presentare il tuo schermo. Senza rancore.

• Puoi copiare il link della riunione facendo clic con il pulsante destro del mouse sul link "Fai clic qui per partecipare alla riunione" sul tuo calendario e seleziona " Copia collegamento ipertestuale" e incollalo su un browser per partecipare.

• Dopo aver incollato il collegamento, ti verrà chiesto di scaricare la versione desktop o di utilizzare l'interfaccia web. Seleziona la versione web.
• Devi consentire al tuo microfono e alla tua videocamera e questo aiuta le altre persone che partecipano alle riunioni a sentirti e vedere il tuo viso o sfondi personalizzati .

Ovviamente, le opzioni di cui sopra funzionano per una o due riunioni, ma sarai stanco di farlo per molte riunioni, quindi potresti considerare i seguenti passaggi poiché fornisce l'interfaccia come la versione desktop.

• Vai alla versione web dei team
• Seleziona l' app Web e seleziona il calendario

• Seleziona la riunione a cui partecipare.

I team Microsoft partecipano alla riunione come ospiti

• Hai bisogno di incontrare qualcuno al di fuori della tua organizzazione? Non preoccuparti, con  Anonymous  Join puoi pianificare una riunione di Teams con chiunque disponga di un indirizzo di posta elettronica valido anche se non fa parte della tua organizzazione.
• Puoi invitare qualsiasi indirizzo di posta elettronica valido a una riunione durante la pianificazione da Teams o da Outlook e riceveranno l'invito alla riunione nella loro posta elettronica con le informazioni su come partecipare alla riunione.
• Gli invitati alla riunione possono fare clic sul collegamento, inserire il proprio nome e partecipare alla riunione.

• Il tuo ospite potrà accedere sul Web senza dover installare alcun client o se desidera funzionalità aggiuntive, come la possibilità di iniziare a condividere il proprio schermo, può anche installare il client desktop e partecipare in modo anonimo.
• Per impostazione predefinita, tutti i partecipanti che non appartengono alla tua organizzazione arriveranno in una  lobby virtuale  , dopodiché dovranno essere ammessi a partecipare alla riunione effettiva.

• Questo viene fatto per migliorare la privacy delle tue riunioni, ma ti dà anche il tempo di assicurarti di essere pronto per un'importante riunione con i clienti. In futuro, un amministratore avrà la possibilità di aggiornare le impostazioni per consentire agli utenti anonimi di partecipare direttamente senza dover entrare nella lobby.

Ospitare le riunioni dei tuoi team

• Quando ti unisci alla riunione di Teams, verrai accolto con una pagina di destinazione. Qui puoi selezionare alcune opzioni iniziali per la riunione, come le opzioni video e audio.
• Dopo aver selezionato " Unisciti ora ", ti troverai in una lobby in attesa dell'arrivo dei partecipanti.
• Vedrai una barra di opzioni ai piedi dello schermo: l'icona ' persone ' ti consente di accedere alla scheda dei partecipanti. Facendo clic su questo si aprirà una scheda sul lato destro dello schermo, che mostra chi è arrivato, chi deve ancora arrivare e chi è stato invitato.
• Una volta che sei pronto per iniziare, puoi portare le persone alla riunione invitandole dalla lobby utilizzando la scheda partecipanti.
• Se il partecipante è un collega interno, si unirà automaticamente. Tuttavia, se stai ospitando una riunione per clienti esterni, dovrai selezionare manualmente l'utente e consentirgli di partecipare dalla lobby.

Opzioni di hosting

Quando la riunione di Teams è attiva, vedrai una barra degli strumenti che offre 9 diverse opzioni:

• Persone : questo ti mostrerà chi è arrivato, chi deve ancora arrivare. Puoi anche scegliere le singole opzioni utente, come "disattiva l'audio dei partecipanti" o "crea un partecipante".
• Chat : questo apre la casella della chat di testo, in modo da poter inserire commenti ai partecipanti alla riunione. Uno strumento utile se hai problemi con l'audio o desideri inviare link/commenti durante l'organizzazione del tuo meeting.
• Reazioni : oltre ad alzare virtualmente  la mano in una riunione di Teams , puoi esprimerti in altri modi per rendere le riunioni di Teams più inclusive, coinvolgenti e divertenti.
• Stanze : consente di creare e gestire le stanze di lavoro .
• Altro : vengono visualizzate alcune opzioni più avanzate tra cui selezionare, come la registrazione della riunione , la sfocatura dello sfondo o la visualizzazione delle note della riunione.
• Fotocamera : attiva/disattiva la webcam.
• Mic: consente di disattivare/riattivare l'audio degli altoparlanti della macchina, se necessario.
• Condividi : questa opzione ti consente di condividere lo schermo o le singole schede che potresti aver aperto.
• Abbandona : una volta conclusa la riunione, hai la possibilità di abbandonare la riunione o terminare la riunione. Tutti i partecipanti usciranno dalla riunione se scegli di terminare la riunione.

Condivisione del tuo schermo

Quando selezioni l'icona " Condividi ", verrà visualizzata una barra degli strumenti per mostrare tutte le schede aperte che hai attualmente, insieme a tutti i documenti recenti su cui potresti aver lavorato.

• Modalità relatore : utilizzando una modalità relatore come Standout, Side-by-side o Reporter in una riunione di Teams invece di condividere solo il contenuto dello schermo o della finestra, diventi una parte più coinvolgente e integrante della tua presentazione.
• Schermo : se selezioni lo schermo, condividerai l'intero schermo con i partecipanti. Ciò significa, tuttavia, che se si passa da una scheda aperta all'altra, i partecipanti possono vedere tutto ciò che si fa sul computer.
• Finestra : puoi selezionare singole pagine o schermate che desideri condividere nella riunione. Quindi, se vuoi che le persone vedano solo un documento PDF, puoi selezionare questo elemento, lasciandoti libero di saltare tra i programmi e le schede sul desktop, senza che i partecipanti lo vedano.
• Lavagna Microsoft : non appena l' area di disegno della lavagna è stata avviata, i partecipanti alla riunione di Teams potranno scriverci sopra.
• Contenuto dalla fotocamera : questa opzione consente agli utenti di riprodurre in  streaming il contenuto  direttamente da artefatti fisici come lavagne bianche e documenti in modo leggibile.
• PowerPoint Live: With PowerPoint Live, Teams users don’t need to open a PowerPoint deck and share their PC’s screen with an audience. Instead, the presenter can just open PowerPoint Live within Teams to deliver a presentation.
• Browse Options: For those more familiar with Teams, you can use advanced features like PowerApps that you have set up to link to your Teams profiles.

How to record Microsoft teams meeting?

• You can record Video, Audio, and shared screen activities for your Teams meeting. The recording is automatically saved to Microsoft Stream so later you can download, manage or even share it with your organization.
• Hai una registrazione di ciò che è stato discusso durante la riunione da rivedere e/o condividere con i partecipanti assenti. Inoltre, la registrazione può essere utilizzata in seguito per altri casi d'uso aziendali nella tua organizzazione come annunci di nuovi prodotti, notizie aziendali, demo di formazione, ecc.
• Sia l'organizzatore della riunione che i partecipanti interni possono avviare o interrompere la registrazione.
• I partecipanti esterni non saranno in grado di farlo.

Per registrare la riunione dei team Microsoft:

• Avvia o partecipa alla riunione
• Fare clic sulle altre opzioni "..." e quindi selezionare "Avvia registrazione" come mostrato di seguito:

• In qualità di organizzatore, riceverai una notifica che stai registrando e ti verrà dato un promemoria per informare i partecipanti alla riunione che stanno registrando:

• Questo è ciò che vedranno i partecipanti alla riunione:

• Per interrompere la registrazione, vai ai controlli della riunione sulle altre opzioni "..." e fai clic su " interrompi registrazione " dallo stesso menu.
• La registrazione apparirà nella cronologia chat per l'organizzatore e tutti i partecipanti interni.

Per saperne di più sulla registrazione nelle squadre, consulta questo articolo .

Come si riproduce una riunione in Microsoft Teams?

Sia l'organizzatore della riunione che tutti i partecipanti interni possono riprodurre una riunione registrata.

Nota : gli ospiti esterni NON POSSONO riprodurre una riunione registrata.

A tale scopo, andrai alla cronologia delle conversazioni del canale in Teams se la riunione è stata creata in un canale di Teams OPPURE alla cronologia della chat in Teams se la riunione è stata creata al di fuori di un canale di Teams (direttamente da Outlook o da una chat di gruppo). Trova la registrazione video per la riunione e fai clic su " Riproduci " per riprodurre automaticamente la registrazione della riunione tramite Microsoft Stream .

Suggerimento1: errore Opzioni riunione: solo gli organizzatori della riunione possono apportare modifiche

• Quando si fa clic su Opzioni riunione quando si tenta di creare o modificare una riunione del team.
• Viene visualizzato un messaggio "Solo gli organizzatori della riunione possono apportare modifiche".
• L'account associato al prompt è un account Guest (per l'organizzazione di un cliente)

• Causa: questo errore si verificherà anche se hai effettuato l'accesso al browser con l'account corretto, ma nel client Teams sei attualmente passato a un altro tenant di cui sei ospite.

• Correzione 1 : all'interno di Teams, assicurati che il menu a discesa in alto a destra sia impostato sul tuo dominio (inquilino domestico) e quindi prova a fare nuovamente clic sul pulsante Opzioni riunione.
• Correzione 2 : aprire l'URL delle opzioni della riunione in un browser diverso.
• Correzione 3 : svuota la cache del browser.

Suggerimento2: soppressione del rumore nei team Microsoft

Vai su Microsoft Teams > Fai clic su altre opzioni (...) in alto > vai su Impostazioni > Dispositivi > Soppressione del rumore . Nel menu, seleziona Alto per una soppressione ancora più forte dei suoni di sottofondo. Quindi, se il tuo compagno di stanza abbaia al postino o fa ginnastica fuori dalla tua porta, Teams ti copre con una coperta di tranquillità.

Ecco come mi unisco alle riunioni dei team Microsoft.

Ora voglio passare a te: quale strategia della guida di oggi proverai per prima?

Fammi sapere lasciando un breve commento qui sotto in questo momento.