Che cosè Riunioni coordinate in Microsoft Teams? Perché la tua organizzazione dovrebbe usarlo.

Microsoft Teams è emerso come uno strumento inestimabile durante la pandemia, soprattutto per i luoghi di lavoro strettamente professionali e orientati al business. Non ti consente di giocare e lavorare come alcuni dei concorrenti, ma è anche probabilmente migliore della concorrenza quando si tratta di pura produttività.

Microsoft Teams è una delle soluzioni aziendali più apprezzate di Microsoft. Quindi, non sorprende che l'azienda si impegni al massimo per rendere il servizio il più affidabile e versatile possibile. Alla fine di agosto, Microsoft ha introdotto una di queste funzionalità di produttività per i team chiamata Riunioni coordinate. E oggi ti diremo come potrebbe influenzare il tuo posto di lavoro.

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Che cosa sono gli incontri coordinati?

Microsoft Teams è disponibile su tutte le piattaforme, inclusi i sistemi non Microsoft. E per impostazione predefinita, l'esperienza è coesa come ti aspetteresti. Coordinated Meetings si basa semplicemente sull'idea consentendo una connettività senza interruzioni per determinati utenti di Microsoft Teams.

Con l'aiuto dei dispositivi Teams Rooms e Surface Hub, Coordinated Meetings consente a tutti i tuoi dispositivi di partecipare a una singola riunione di Teams in un batter d'occhio. Quando le riunioni coordinate sono abilitate, una singola connessione da uno dei dispositivi richiederebbe ad altri dispositivi di partecipare alla stessa riunione.

Accedendo automaticamente ad altri dispositivi alla stessa riunione, Coordinated Meetings riduce notevolmente la latenza, rendendo il processo più organico.

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Quali sono i requisiti per le riunioni coordinate?

Come accennato all'inizio dell'articolo, le riunioni coordinate non sono adatte a tutti gli utenti di Microsoft Teams. Per utilizzare questa funzione, dovresti soddisfare alcuni criteri molto specifici ed esigenti.

Primo: le tue organizzazioni devono avere uno o più dispositivi Teams Rooms. Questi dispositivi certificati Microsoft Teams non sono economici, ovviamente, motivo per cui sono una rarità nella maggior parte dei luoghi di lavoro.

Secondo: la tua organizzazione deve avere anche un Microsoft Surface Hub. Questo sarebbe utilizzato principalmente come lavagna. Se hai un Surface Hub 2S, siamo spiacenti di informarti che il dispositivo non è supportato. Poiché Hub 2S ha il proprio sistema operativo, non può funzionare perfettamente con altri sistemi.

Terzo: tutti i dispositivi che partecipano alle Riunioni Coordinate devono disporre della propria casella di posta Exchange room. Devono anche essere preconfigurati. In modo che possano partecipare a una riunione quando vengono chiamati.

Quarto: Microsoft garantisce a tutte le organizzazioni la piena libertà di configurare i propri dispositivi come meglio credono. Tuttavia, è consigliabile che i dispositivi teams Rooms vengano usati come dispositivi audio e video primari, mentre Surface Hub assume il ruolo di illustratore.

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Quali sono i vantaggi degli incontri coordinati?

Se riesci a guardare oltre l'elaborato decoro, noterai che ci sono un paio di vantaggi molto evidenti in questo sistema. Prima di tutto è la facilità d'uso. Una volta che un dispositivo in una sala dei team si connette a una riunione, tutti gli altri dispositivi seguono l'esempio. Questo fenomeno riduce il fastidio e consente ai partecipanti di concentrarsi esclusivamente sulla riunione e non sui problemi di connessione.

Inoltre, poiché le riunioni coordinate sono completamente personalizzabili, la tua organizzazione può semplicemente scegliere di utilizzare i migliori dispositivi audio e video mantenendo gli altri spenti. Ciò garantisce che i partecipanti godano solo della migliore esperienza audio/visiva e che a bordo non siano presenti dispositivi scadenti.

Dal momento che stai aggiungendo solo i migliori dispositivi alla riunione, elimini anche l'eco e il feedback super fastidiosi che la maggior parte dei partecipanti sperimenta durante il tentativo di connettere più dispositivi a una riunione.

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Perché il tuo posto di lavoro dovrebbe optare per le riunioni coordinate?

Ora che hai familiarità con le riunioni coordinate, diamo un'occhiata a come il tuo posto di lavoro potrebbe trarne vantaggio.

In primo luogo, la configurazione di una riunione coordinata assicura che tutti i dipendenti siano sulla stessa pagina e che nessuno soffra di problemi di qualità. Poiché vengono utilizzati solo i migliori dispositivi, la qualità audio e video è la migliore possibile, non c'è eco o feedback e non c'è alcun ritardo evidente nel gioco.

Microsoft ha chiarito che sarebbe necessario un Microsoft Surface Hub per dare il via alle riunioni coordinate. E se usato correttamente, Surface Hub può essere una gemma di un'aggiunta. Poiché è ricco di funzionalità, difficilmente puoi ottenere un secondo schermo/lavagna migliore per le tue riunioni. Lo schermo a 120Hz, abbinato ad un sensore multi-touch da almeno 100 punti, garantisce illustrazioni illimitate per i tuoi meeting.

Per impostare riunioni coordinate, è sufficiente consultare la documentazione dettagliata di Microsoft e sarai subito operativo.