Come aggiungere lo zoom a Microsoft Outlook

Zoom ha reso possibile alle organizzazioni e alle istituzioni educative di collaborare per il lavoro, registrare sessioni, condividere schermi tra loro e interagire con clienti e colleghi. Il servizio include videoconferenze di gruppo, chiamate individuali, sfondi virtuali, riunioni ricorrenti e altro ancora.

La sua caratteristica migliore si presenta sotto forma di disponibilità e integrazione perfetta con altre piattaforme e servizi. Se usi regolarmente sia Zoom che Outlook, puoi integrare la tua app Outlook con Zoom in modo da poter pianificare facilmente le riunioni su Zoom dall'interno del servizio di gestione della posta elettronica e modificarle in un secondo momento quando necessario.

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Contenuti

• Che cos'è Microsoft Outlook?
• Come aggiungere Zoom a Microsoft Outlook
  • Utilizzo del componente aggiuntivo Zoom per Outlook nel portale di amministrazione di Office 365
  • Utilizzo del componente aggiuntivo Zoom per Outlook sul client desktop Outlook
  • Utilizzo del plug-in Zoom per Microsoft Outlook su Windows/macOS
  • Utilizzo del componente aggiuntivo Zoom per Outlook su Outlook sul Web

Che cos'è Microsoft Outlook?

Outlook è il provider di servizi di posta elettronica di Microsoft e l'applicazione di gestione della posta per l'invio e la ricezione di messaggi di posta elettronica. Il servizio è disponibile come parte della suite Microsoft Office e offre la pianificazione del calendario, la gestione delle attività, l'acquisizione di note, la gestione dei contatti e persino la navigazione sul Web.

Se accedi al telefono e al PC utilizzando un account Microsoft, Microsoft Outlook può sincronizzare tutti i dati tra i tuoi dispositivi e consentirti di utilizzare l'applicazione indipendentemente da dove ti trovi. Puoi ottenere Microsoft Outlook quando acquisti Office 2019 e Office 365 su dispositivi Windows, Mac, Android e iOS.

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Come aggiungere Zoom a Microsoft Outlook

Se utilizzi Zoom per tutte le tue esigenze di videoconferenza e Outlook per le e-mail, puoi facilmente pianificare riunioni su Zoom utilizzando Microsoft Outlook. La guida seguente ti aiuterà ad aggiungere Zoom al tuo client Outlook sul desktop, sul web o sul portale di amministrazione, a seconda di come utilizzi il servizio di gestione della posta.

Utilizzo del componente aggiuntivo Zoom per Outlook nel portale di amministrazione di Office 365

Se desideri abilitare Zoom per tutti gli utenti iscritti al tuo account Office 365, puoi farlo accedendo al portale di amministrazione di Office 365 , facendo clic sull'icona a forma di ingranaggio e selezionando "Servizi e componenti aggiuntivi". Nella pagina Servizi e componenti aggiuntivi, fare clic sul pulsante "Distribuisci componente aggiuntivo", quindi selezionare "Desidero aggiungere un componente aggiuntivo da Office Store" e fare clic su "Avanti".

Inside the Office Store, search for ‘Zoom for Outlook’, and when you find the app, click on ‘Get it now’.

You can now choose whether you want Zoom for Outlook to be enabled for all users in your organization optionally or mandatorily. You can keep the option disabled for everyone but in a way, others can enable it on their own. Confirm the changes by clicking ‘Next’, selecting the users and groups to add it to, and then clicking on ‘Save’.

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Using Zoom for Outlook add-in on Outlook desktop client

If you’re using the Outlook desktop app (2013 or higher) on your Windows or macOS computer, then you can install the Zoom for Outlook add-in to create and schedule meetings on Zoom. Before you install the add-in, you have to ensure that you have a Microsoft Exchange and that you have added that to your Outlook app.

To install the Zoom for Outlook add-in on Outlook, open the Outlook desktop client, go to File > Manage Add-ins, then click on the ‘+’ icon and select ‘Add from the Office Store’. When the Office Store opens, search for ‘Zoom for Outlook’ (make sure the apps is developed by Zoom Video Communications, Inc) and click on the ‘Get in now’ button to install the Zoom for Outlook add-in.

You will now be able to use Zoom inside Microsoft Outlook. Open the Outlook desktop app and switch to the Calendar view. Here, go to Home > New Meeting and enter all the meeting details. When all the info has been added, click on the Meeting tab and hit the ‘Add a Zoom Meeting’ button.

In the next screen, you can choose your desired settings for the meeting like selecting a Meeting ID, turning OFF for host and participants, choosing whether you want audio through computer or telephone, recurring meetings, or requiring a meeting password. After all of that, click on the ‘Add Zoom Meeting’ to confirm scheduling a meeting on Zoom.

Scheduled Zoom meetings can also be edited and view after creation using the calendar view inside the Outlook desktop app. You will be able to see all your scheduled meetings in your Outlook Calendar and to edit one, you will have to double-click on the meeting and hit the ‘Add a Zoom Meeting’.

Here you can make changes to your meeting and to finalize your changes, click on the ‘Update’ button.

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Using Zoom Plugin for Microsoft Outlook on Windows/macOS

Zoom also offers a Zoom Plugin if you’re using an older version of Microsoft Outlook like Outlook 2010 on a Windows PC, Outlook 2011 on macOS, or higher.

Note: Zoom has acknowledged that the plugin will be blocked later this year as Microsoft will soon disable injection-based plugins on Outlook. You can thus use this plugin if the Zoom for Outlook add-in isn’t working for you. 

To use this, download the Zoom Plugin for Microsoft Outlook and install the MSI file. For the plugin to load on Outlook, close the Outlook app on your computer and open it again. Zoom allows you to instantly create a meeting without scheduling which you can do by opening Outlook and clicking on the ‘Start Instant Meeting’ button at the top.

When you want to schedule a meeting through Outlook, open the app and click on the ‘Schedule a Meeting’ button from in the main ribbon bar at the top. In the new window, enter all the meeting details like meeting ID, enabling video for host or participant, Audio Options, meeting password, muting participants on entry, recording, and more.

Click on ‘Continue’ after you have filled up the meeting details.

Using Zoom for Outlook add-in on Outlook on the web

Even if you primarily use Outlook on the web, you will have to install the Zoom Scheduler Add-in from the Microsoft App Store. When the add-in is installed, open the Outlook web calendar and create a new calendar event.

Note: To use the Zoom for Outlook add-in, you will need to request permission from your Office 365 admin. 

Once you have entered all the meeting details, click on the 3-dots icon on the toolbar at the top and go to Zoom > Add a Zoom Meeting.

You will be taken to the Zoom sign-in page and if you’re already signed-in to Zoom, you will be able to link Outlook to Zoom automatically. If not, enter your Zoom credentials and then log in. Your Zoom meeting will now appear on your Outlook Web Calendar.

To edit an already-scheduled meeting, open the Outlook Web Calendar, select a meeting and click on the ‘Edit’ button.

Now, click on the 3-dots icon on the top toolbar, head over to Zoom > Settings, make the necessary changes, and then click on the ‘Update’ button at the top.

You can also delete a meeting from your calendar by clicking on the ‘Remove’ button at the top.

Were you able to use Zoom on Outlook on your device? 

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