Come creare un flusso in Microsoft Teams e perché potresti voler aiutarti a rimanere produttivo

Con Power Automate e Microsoft Flow, puoi creare determinati "flussi" per aiutarti a tenere traccia della tua attività e aumentare la tua produttività. Ecco come.

Configura l'app Power Automate su Microsoft Teams installandola dal Catalogo app nella barra laterale sinistra di Teams

Una volta configurato, verrai indirizzato alla home page in Power Automate. Fare clic sul pulsante Nuovo flusso. Quindi, scegline uno che si adatti a Microsoft Teams.

Assicurati di collegare i tuoi account con il flusso, per farlo illuminare in verde

Continua e segui le istruzioni sullo schermo, quindi fai clic su Crea flusso

Il flusso si popolerà in Teams e apparirà nell'elenco nella pagina principale di Power Automate

Hai mai desiderato ricevere una notifica sulle attività in corso all'interno dei team relative ai documenti caricati, ai moduli firmati o persino alle attività completate in Planner? Di solito, potresti dover controllare singolarmente ciascuna di queste app Microsoft 365 per essere aggiornato sulle cose. Tuttavia, con Power Automate e Microsoft Flow, puoi creare determinati "flussi" per aiutarti a tenere traccia della tua attività e aumentare la tua produttività. Oggi ti mostreremo come puoi farlo.

Aggiunta di Power Automate a Teams

Per prima cosa, dovrai aggiungere Power Automate a Microsoft Teams per procedere. Per fare ciò, fai clic sulla sezione App nella barra laterale di Teams. Da lì, cerca Power Automate. Quindi, scegli l'app Power Automate che si apre e scegli il pulsante Aggiungi viola. Se desideri i flussi in un canale specifico o in un intero team per tutti gli utenti, puoi anche scegliere la freccia giù e selezionare Aggiungi al team, se disponi dei privilegi per aggiungere un'automazione per tutti. Al termine, dovresti vedere l'app Power Automate aprirsi nella barra laterale in Teams.

Creazione di un flusso "popolare" predefinito in Teams

Successivamente, dovresti essere indirizzato a un'opzione filtrata che mostra solo flussi e modelli di Microsoft Teams. Se lo desideri, puoi filtrare altri flussi facendo clic sul pulsante del filtro accanto al pulsante Flussi di ricerca (ma ne parleremo più avanti). Ad ogni modo, dovresti anche notare alcuni modelli popolari per i flussi in Teams. Questi sono modelli predefiniti di Microsoft, che puoi abilitare con pochi clic, senza bisogno di codifica!

Ci concentreremo prima su questi, poiché sono i più popolari e aiutano a soddisfare alcune delle esigenze più comuni per le notifiche in Teams. Di seguito è riportato un elenco, ma tieni presente che puoi visualizzare un elenco di tutti i flussi di Teams scegliendo di visualizzare tutti i modelli di Teams nella parte inferiore dell'app Power Automate. In generale, qualsiasi flusso nell'elenco dei team sarà semplice da configurare, richiedendo solo pochi semplici passaggi.

• Notifica a un team quando viene inviata una nuova risposta ai moduli
• Quando lo stato di un'attività in Planner cambia per essere completata, invia una notifica a un canale
• Notifica a un team quando viene creato un nuovo elemento in un elenco di SharePoint
• Salva un messaggio in OneNote
• Crea un oggetto di lavoro da un messaggio
• Notifica a un team quando viene aggiunta una nuova attività a una bacheca Trello
• Notifica a un team quando lo stato di un elemento di lavoro cambia in Azure DevOps
• Notifica a un team quando viene attivato un avviso in PowerBI.

Se il flusso che desideri è in questo elenco, fai clic su di esso. Riceverai un messaggio popup che ti consentirà di configurarlo. Utilizziamo il flusso per le modifiche alle attività in Planner, come esempio. Di solito, dovresti vedere una casella che ti consente di nominare il flusso. Quindi, sotto quello, ci sarà un elenco di accessi (o connettori) di cui avrai bisogno. Assicurati di accedere a ciascuno di essi, quindi fai clic su Continua e segui le istruzioni sullo schermo. Nel nostro caso, dovremo configurare e scegliere l'ID gruppo Planner, l'ID piano, il team Teams e quindi il canale per continuare.

Al termine, puoi scegliere Crea flusso. E dovresti quindi vedere un messaggio popup che dice che il tuo flusso di lavoro è stato creato. Ora appare nell'elenco dei flussi nella pagina principale di Power Automate! E verrà eseguito automaticamente da ora in poi.

Creazione di altri flussi personalizzati in Teams

Grazie a Power Automate, non sei limitato solo ai flussi a tema verso i team. Se lo desideri, puoi anche creare altri flussi. Puoi passare a questi facendo clic sul pulsante Filtro nella parte superiore dello schermo, accanto alla casella di ricerca e scegliendo Tutti i modelli. Quindi, guarda a sinistra per scegliere una categoria. I passaggi saranno gli stessi, richiedendoti di accedere e connettere gli account, come abbiamo fatto sopra.

Se sei un utente più avanzato, puoi anche creare un flusso vuoto, da solo, senza seguire un modello. Fare clic sulla scheda Crea in Power Automate e quindi scegliere Crea da vuoto. Da lì, vedrai un elenco di trigger e azioni. Vedrai anche alcuni temi, in Tutti. Scegli il tuo tema, per filtrare il trigger e le azioni.

Quindi, scegli un trigger, seguendo le istruzioni sullo schermo. Al termine del trigger, impostare l'azione seguendo le istruzioni e la procedura guidata sullo schermo. Ogni flusso ha un diverso set di istruzioni, ma è abbastanza semplice da capire. Puoi quindi Testare il flusso facendo clic sul pulsante Test in alto. Puoi anche controllare il flusso per errori scegliendo anche Flow Checker. Quando sei pronto, fai clic su Salva e il tuo flusso verrà messo in azione.

Controllo ed eliminazione dei flussi

Ora che hai creato i tuoi flussi, puoi facilmente eliminarli o anche modificarli. Apri semplicemente l'app Power Automate in Teams facendo clic su ( . . .) nella barra laterale e quindi facendo clic sulla scheda Home. Da lì, dovresti vedere un elenco dei tuoi flussi. Puoi spostare il mouse all'estrema destra e fare clic sui tre punti nell'elenco, quindi scegliere Modifica o Elimina per eliminare il flusso. Ancora più importante, puoi anche controllare la cronologia delle corse per vedere come funziona, se è diventata canaglia.

Solo l'inizio di infinite possibilità!

Creare un flusso in Teams con Power Automate è solo l'inizio delle possibilità. Microsoft ha una piattaforma nota come PowerApps, che ti consente di creare le tue app personalizzate per la tua azienda utilizzando modelli simili. Puoi saperne di più qui . E ricorda, controlla il nostro hub Microsoft 365 per ulteriori notizie e informazioni.