Oltre al suo utilizzo noto per la comunicazione tramite posta elettronica e la gestione del calendario, Microsoft Outlook dispone di altre funzionalità che possono favorire la produttività . Un esempio è l'utilizzo di Microsoft Outlook per inviare e-mail ricorrenti. La maggior parte delle persone ha familiarità con l'utilizzo di Microsoft Outlook per impostare riunioni ricorrenti; tuttavia, non sanno che può essere utile anche con le e-mail ricorrenti.
Le e-mail ricorrenti sono particolarmente utili quando si hanno attività ripetitive che devono essere eseguite in un determinato momento. Ad esempio, se devi inviare un promemoria al tuo team per fatturare ai propri clienti alla fine di ogni settimana. Invece di inviare manualmente un'e-mail ogni mese, puoi impostare l'invio automatico dell'e-mail a una determinata ora. Questo articolo spiega come inviare e-mail ricorrenti in Microsoft Outlook, inclusi gli strumenti necessari per farlo.
Lo scopo di impostare un'e-mail ricorrente è garantire che l'e-mail venga inviata automaticamente durante il periodo richiesto. Tuttavia, per configurarlo su Microsoft Outlook, avrai bisogno dello strumento Microsoft Power Automate. Microsoft Power Automate è uno strumento utile per automatizzare le attività ricorrenti. Lo strumento Power Automate è accessibile in Outlook per il Web. Ecco come accedervi:
Passaggio 1: su un browser preferito di tua scelta, accedi a Outlook.
Passaggio 2: in alto a sinistra nell'app, fai clic sull'icona a forma di griglia. Verrà aperto un elenco di app accessibili tramite Microsoft 365.
Passaggio 3: fare clic su Power Automate. Se Power Automate non è visibile nell'elenco iniziale delle app, fai clic su Esplora tutte le tue app, quindi su Power Automate. Questo dovrebbe portarti alla home page di Power Automate.
In Power Automate, le automazioni vengono definite flussi. Ecco come puoi creare un flusso per pianificare un'e-mail ricorrente:
Passaggio 1: sul lato sinistro della pagina Microsoft Power Automate fare clic sul pulsante Crea.
Passaggio 2: nella pagina Crea vedrai diversi modi per creare un flusso, tra cui:
Seleziona Flusso cloud pianificato poiché determinerai i tempi e la frequenza di invio della tua email.
Passaggio 3: inserisci il nome di un flusso nella scheda "Crea un flusso cloud pianificato" o lascia che l'AI ne generi uno per te (se disponi di un account a pagamento).
Passaggio 4: nel campo Esegui questo flusso, seleziona una data di inizio e un'ora assegnata per il flusso.
Passaggio 5: nel campo Ripeti ogni, seleziona una ricorrenza per il flusso.
Passaggio 6: fai clic su Crea per salvare il nuovo flusso.
Passaggio 7: fare clic sull'icona Ricorrenza sullo schermo.
Passaggio 8: configura altri parametri per il flusso. Ad esempio, fuso orario, minuti, ecc.
Passaggio 9: chiudi la pagina selezionando la freccia indietro.
Ora che hai il tuo flusso, il passaggio finale è incorporarlo in Microsoft Outlook. Ecco come.
Passaggio 1: fare clic sull'icona + per aggiungere un'azione.
Passaggio 2: nella casella di ricerca, inserisci una query per Microsoft Outlook per ridurre l'ambito delle app visualizzate.
Passaggio 3: seleziona Office 365 Outlook se disponi di un account 365 a pagamento o Outlook.com se utilizzi un account gratuito.
Passaggio 4: fare clic su Invia un'e-mail (V2).
Passaggio 5: inserisci gli indirizzi email a cui desideri inviare l'email, nonché l'oggetto e il corpo dell'email.
Passaggio 6: fai clic su Mostra opzioni avanzate per includere CC, BCC e allegati e assegnare importanza alla tua email.
Passaggio 7: fare clic su Salva per salvare le modifiche.
Per assicurarti che la tua email pianificata funzioni come dovrebbe in Outlook, puoi eseguire un test dopo averla configurata. Ecco come.
Passaggio 1: fare clic su Test nell'angolo in alto a destra della pagina per eseguire un test del nuovo flusso per inviare un'e-mail ricorrente in Outlook.
Passaggio 2: fare clic su Flusso di prova manualmente.
Passaggio 3: fare clic su Salva e prova.
Passaggio 4: fare clic su Esegui flusso. Dovresti ricevere un messaggio che dice "il tuo flusso è stato eseguito correttamente".
Microsoft Power Automate può essere utilizzato con altre app Microsoft 365. Ad esempio, puoi utilizzare Power Automate per rimanere aggiornato sulle tue menzioni su X (precedentemente noto come Twitter). Puoi anche usarlo per inviare messaggi Teams ricorrenti. Fateci sapere i vostri casi d'uso preferiti per Microsoft Power Automate nei commenti seguenti.
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