Come usare Microsoft Flow invece di IFTTT

Ecco cosa ti serve per iniziare a usare Microsoft Flow.

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Microsoft Flow è una piattaforma di automazione del flusso di lavoro che connette diverse app e servizi per automatizzare le attività. Flow si integra con molte app e servizi Microsoft esistenti (Office 365), nonché con altre app per l'ambiente di lavoro per automatizzare le attività e aumentare la produttività. Flow è la risposta di Microsoft a IFTTT.

Nel 2016, CloudO3 ha fornito informazioni su come iniziare con Microsoft Flow e come creare un Microsoft Flow . Da quel momento, Microsoft Flow è cambiato in modo significativo. Sempre più flussi sono stati aggiunti da Microsoft e dagli utenti di tutti i giorni che aiutano ad aumentare la produttività, l'automazione e l'efficienza.

Microsoft ha creato Flow per "creare flussi di lavoro automatizzati tra le app e i servizi preferiti per ricevere notifiche, sincronizzare file, raccogliere dati e altro ancora". Se hai esperienza di lavoro con IFTTT (If This Then That), Microsoft Flow è simile a IFTTT, tranne che Flows può essere integrato con più servizi e gestire le esigenze specifiche di un'azienda a livello aziendale.

Microsoft Flow è diverso da IFTTT

Microsoft Flow consente agli utenti di creare flussi di lavoro, noti anche come "flussi". I flussi si basano su eventi trigger. Ad esempio, gli utenti possono creare un flusso che scarica risposte o risposte a un'e-mail e quindi carica tali messaggi su OneDrive a intervalli prestabiliti. Un flusso può anche scaricare ogni tweet inviato dal tuo account aziendale in un file Excel e salvarlo su OneDrive .

Come usare Microsoft Flow

Microsoft Flow fa già parte delle suite di applicazioni Microsoft 365 , Office 365 e Dynamics 365 . Se non ti abboni a nessuno di questi servizi Microsoft, puoi comunque utilizzare Microsoft Flow gratuitamente; tutto ciò di cui hai bisogno è un browser web e un account Microsoft. Attualmente, Microsoft Flow supporta tutte le versioni di Microsoft Edge, così come altri browser, inclusi Chrome e Safari. Ecco un breve tutorial video per darti una migliore comprensione di come funziona Microsoft Flow.

Modelli di flusso Microsoft

Sono necessari molti compiti umili da svolgere quotidianamente. I modelli di flusso ti aiutano a svolgere queste attività utilizzando Microsoft Flow per eseguirle automaticamente risparmiando tempo nel processo.

Ad esempio, Flow può avvisarti automaticamente su Slack quando il tuo capo invia un'email al tuo account Gmail . I modelli di flusso sono "flussi" predefiniti per i processi comuni. Tutti i modelli di flusso sono spiegati nel vasto database Microsoft Flow, disponibile per tutti gli utenti.

Quindi, se pensi di avere in mente un ottimo flusso, assicurati di controllare l' ampia libreria di modelli di flusso esistenti , prima di crearne uno che potrebbe già esistere. Anche se sono disponibili molti modelli di flusso, Microsoft aggiunge spesso i modelli di flusso più utilizzati creati da altri utenti all'elenco dei modelli generali.

Come creare un flusso da un modello

Creare un Microsoft Flow da un modello è facile, a condizione che tu disponga di un account Microsoft Flow. Se non lo fai, iscriviti per uno qui . Una volta che hai un account Microsoft Flow, puoi scegliere tra uno qualsiasi dei modelli Flow attualmente disponibili per iniziare. La navigazione tra i modelli di flusso disponibili ti darà un'idea migliore di come funzionano i flussi e di come i flussi possono aiutarti ad automatizzare il tuo flusso di lavoro.

Una volta deciso quale modello di Microsoft Flow si desidera utilizzare, potrebbe essere necessario modificare tre elementi per il flusso:

Frequenza : specificare la frequenza con cui si desidera eseguire il flusso.

Contenuto : Tipo di contenuto del modello di flusso.

Connetti : Collega gli account a cui desideri connettere i servizi.

Quando crei un flusso per un'azione ricorrente, puoi modificare il modello per lavorare sulla tua pianificazione e nel tuo fuso orario. I flussi di lavoro e-mail possono essere modificati per attivarsi durante le ore non lavorative, le vacanze o durante una vacanza programmata.

Ecco i tre tipi principali di flussi di lavoro che puoi creare utilizzando Microsoft Flow:

Automatizzato : un flusso progettato per essere eseguito automaticamente, in base al verificarsi di un evento, ad esempio un'e-mail, modifiche apportate a un file o una scheda aggiunta a Microsoft Teams.

Pulsante : un flusso manuale, che viene eseguito solo quando si fa clic su un pulsante.

Pianificato : un flusso ricorrente, in cui si specifica la frequenza del flusso.

Oltre ai flussi di lavoro personalizzati, Microsoft supporta l'integrazione con le applicazioni più diffuse per una migliore interconnettività. Questi includono i servizi di Microsoft, inclusi Office 365 e Dynamics 365. Microsoft Flow supporta anche l'integrazione con app di terze parti popolari come Slack , Dropbox , Twitter e altro. Inoltre, Microsoft Flow ha abilitato anche altri protocolli di connessione, inclusi FTP e RSS, per un'integrazione ancora più personalizzata.

Prezzi

Attualmente, Microsoft Flow ha tre piani mensili. Un piano mensile gratuito e due a pagamento. Ecco una ripartizione di ogni piano e il suo costo.

Anche se Flow Free è gratuito e puoi creare flussi illimitati, sei limitato a 750 esecuzioni al mese e controlli di 15 minuti. Flow Plan 1 offre controlli di 3 minuti e 4.500 esecuzioni al mese per $ 5 per utente al mese. Flow Plan 2 offre la maggior parte dei servizi e delle funzionalità a $ 15 per utente al mese.

Per gli utenti di Office 365 e Dynamics 365 non è necessario un canone mensile aggiuntivo per utilizzare Microsoft Flow, ma alcune funzionalità sono limitate. L'abbonamento a Office 365 e/o Dynamics 365 include fino a 2.000 esecuzioni per utente al mese e una frequenza di flusso massima di 5 minuti.

Inoltre, il numero di esecuzioni del flusso viene aggregato tra tutti gli utenti coperti dall'abbonamento a Office 365 o Dynamics 365. Se un utente supera più delle corse incluse al mese per utente, puoi acquistare altre 50.000 corse a un extra di $ 40,00 al mese. I dettagli del piano Microsoft Flow sui limiti per le esecuzioni e le configurazioni sono disponibili qui .

Funzionalità avanzate

Naturalmente, più servizi e funzionalità sono disponibili per gli abbonati a pagamento. Nell'ultimo aggiornamento di Microsoft Flow, la seconda ondata di rilascio del 2019, Microsoft ha aggiunto AI Builder per monitorare e automatizzare i flussi per gli utenti a pagamento. Microsoft fornisce un video di YouTube che illustra tutte le funzionalità e i servizi disponibili nel nuovo aggiornamento.