Come utilizzare le modifiche al tracciamento in Google Documenti

Che tu sia uno scrittore solista o che collabori con un team, il potere collaborativo di Google Documenti è innegabile. Tuttavia, ti sei mai ritrovato perso nelle modifiche, chiedendoti chi ha apportato quel cambiamento cruciale o quando è stato fatto? Non aver paura! Questo articolo ti guiderà su come tenere traccia delle modifiche in Google Documenti in modo efficiente.

Ma perché dovresti tenere traccia dei cambiamenti in primo luogo? In primo luogo, quando si lavora con più collaboratori, il monitoraggio delle modifiche elimina la confusione su chi ha apportato quali modifiche e quando. Semplifica inoltre il processo di fornitura di feedback e di ottenimento delle approvazioni.

Inoltre, se lavori da solo, il monitoraggio delle modifiche può fungere da cronologia personale delle revisioni, consentendoti di ripristinare facilmente le versioni precedenti del documento, se necessario. Con questa comprensione, iniziamo con l'articolo.

Come attivare la modalità di suggerimento su Google Documenti

La modalità suggerimento ti consente di proporre modifiche senza timore di alterare accidentalmente il testo originale. Con la modalità suggerimento attivata, le tue modifiche appariranno evidenziate o barrate e una casella di suggerimento accompagnerà ogni modifica. In questo modo, il proprietario del documento può rivedere e accettare o rifiutare rapidamente le tue proposte. 

Iniziamo con i passaggi per il desktop.

Sulla scrivania

Passaggio 1 : apri Google Documenti nel tuo browser preferito sul tuo computer Windows o Mac. Una volta avviato, vai al documento a cui desideri suggerire modifiche e fai clic su di esso.

Apri Google Documenti

Passaggio 2 : nel documento, fai clic sull'icona della matita nell'angolo in alto a destra e dal menu a discesa seleziona Suggerimento.

Questo è tutto. La modalità suggerimento è ora abilitata. D'ora in poi, tutte le tue modifiche verranno tracciate ed evidenziate con una barratura verde e il colore del testo. Tieni presente che il testo esistente nel documento rimarrà in nero. 

Se non riesci ad accedere al tuo PC e vuoi fare lo stesso utilizzando un dispositivo mobile, continua a leggere.

Nell'app per dispositivi mobili di Documenti Google

Passaggio 1 : avvia l'app mobile Google Documenti sul tuo dispositivo Android o iOS. Una volta avviato, vai al documento in cui desideri abilitare i suggerimenti.

Passaggio 2 : tocca l'icona a tre punti nell'angolo in alto a destra una volta caricato il documento. Dal menu a discesa, attiva Suggerisci modifiche.

Ecco qua. Ora le tue modifiche appariranno evidenziate o barrate e potrai anche lasciare commenti per spiegare il tuo ragionamento. Suggerire equivale a tenere traccia delle modifiche in Google Docs, chiedi? Beh si. Il suggerimento è praticamente uguale all'opzione di tracciamento delle modifiche in Google Documenti. Entrambe le funzionalità ti consentono di proporre modifiche a un documento senza modificare direttamente il testo originale.

Come invitare altri utenti a suggerire modifiche

Anche se tenere traccia delle modifiche ti consente di perfezionare efficacemente il tuo lavoro, richiede molto tempo. Tuttavia, puoi invitare occhi acuti a contribuire e dare suggerimenti penetranti. Esploreremo come concedere l'accesso ai commenti, suggerire miglioramenti specifici e tenere tutti aggiornati. 

Iniziamo con i passaggi per il desktop.

Sulla scrivania

Passaggio 1 : apri Google Documenti nel tuo browser preferito sul tuo computer Windows o Mac. Una volta avviato, vai al documento a cui desideri suggerire modifiche e fai clic su di esso.

Apri Google Documenti

Passaggio 2 : ora fai clic sull'opzione File nel menu della barra in alto. Quindi, scegli l'opzione Condividi dal menu a discesa e seleziona "Condividi con altri" dal menu esteso.

Passaggio 3 : nella modalità Condividi, aggiungi l'e-mail della persona che desideri invitare per suggerire modifiche al documento su cui stai lavorando. Sotto l'autorizzazione, fai clic sull'icona della freccia (freccia) e scegli Commentatore.

Nota : l'accesso Editor consente agli utenti di apportare modifiche senza essere monitorati e il Visualizzatore può solo visualizzare il documento.

Passaggio 4 : una volta terminato, fare clic su Invia.

Ecco qua. L'utente invitato riceverà un'e-mail sull'invito, dalla quale potrà accedere a Google Docs e fornire i suggerimenti necessari sotto forma di commenti. In qualità di editor, puoi tenere traccia e scegliere di aggiornare o ignorare i loro suggerimenti, di cui parleremo nella sezione successiva. 

Se sei in viaggio e desideri invitare qualcuno utilizzando il tuo dispositivo mobile, continua a leggere. 

Nell'app per dispositivi mobili di Documenti Google

Passaggio 1 : avvia l'app mobile Google Documenti sul tuo dispositivo Android o iOS. Una volta avviato, vai al documento in cui desideri invitare gli utenti a modificare il tuo documento.

Passaggio 2 : tocca l'icona Condividi nella parte superiore del documento. Nella schermata successiva, inserisci l'indirizzo email dell'account utente. 

Passaggio 3 : una volta aggiunto l'indirizzo email, modifica le autorizzazioni dell'utente da Editor a Commeter dal foglio inferiore. Infine, tocca l'icona Invia in alto. 

Questo è tutto. La persona che hai invitato riceverà una notifica via email con un collegamento alla sezione specifica del documento in cui hai richiesto i suoi suggerimenti. Possono quindi digitare i loro suggerimenti nella casella dei commenti e scegliere di suggerire modifiche dalle opzioni.

Leggi anche : Come utilizzare Google Docs offline su desktop e dispositivi mobili

Come accettare o rifiutare richieste di suggerimenti su Google Docs

Accettare o rifiutare le modifiche proposte ti consente di modellare il tuo documento nella sua forma finale. Che si tratti di incorporare critiche costruttive o di rifiutare educatamente le modifiche, i passaggi seguenti ti forniranno gli strumenti per gestire con sicurezza il processo di editing collaborativo.

Iniziamo con i passaggi per il desktop.

Sulla scrivania

Passaggio 1 : apri Google Documenti nel tuo browser preferito sul tuo computer Windows o Mac. Una volta avviato, vai al documento a cui desideri suggerire modifiche e fai clic su di esso.

Apri Google Documenti

Se i commentatori hanno dato suggerimenti, li vedrai in verde. Puoi accettarli o rifiutarli.

Passaggio 2 : tocca la sottolineatura nel documento di Google Documenti. Per accettare, fare clic sul segno di spunta. Per rifiutare, fare clic sulla crocetta (X). Se hai dubbi o vuoi capire di più sul suggerimento avanzato puoi lasciare un commento.

Ecco qua. Ora puoi integrare o eliminare senza problemi le modifiche proposte nei tuoi documenti Google. E se volessi fare lo stesso sul cellulare? Continua a leggere.

Nell'app per dispositivi mobili di Documenti Google

Passaggio 1 : avvia l'app mobile Google Documenti sul tuo dispositivo Android o iOS. Una volta avviato, vai al documento in cui hai invitato i suggerimenti delle persone.

Qui vedrai il suggerimento del tuo commentatore evidenziato in verde, che puoi accettare o rifiutare.

Passaggio 2 : per accettare o rifiutare, fare clic sul segno di spunta o sulla croce (X). Puoi anche inviare un commento se hai domande sul suggerimento.

Questo è tutto. Ora che sai come accettare o rifiutare i suggerimenti, passiamo alla comprensione della cronologia delle revisioni su Google Documenti.

Come utilizzare la cronologia delle revisioni per tenere traccia delle modifiche

La cronologia delle revisioni su Google Docs funge sostanzialmente da macchina del tempo per i tuoi documenti. Registra ogni modifica apportata a un documento, consentendoti di visualizzare le versioni precedenti, ripristinare le bozze precedenti, tenere traccia delle modifiche e collaborare in modo efficace con altri. Abbiamo trattato in modo approfondito come  visualizzare e gestire la cronologia delle versioni in Google Docs . 

Consulta la sezione Domande frequenti di seguito se hai domande a cui non abbiamo risposto.

Domande frequenti sull'utilizzo delle revisioni in Google Documenti

1. Più utenti possono collaborare e tenere traccia delle modifiche contemporaneamente?

Sì, più utenti possono collaborare su un documento Google con il rilevamento delle modifiche abilitato. Le modifiche di ciascun utente vengono evidenziate con il colore assegnato, facilitando l'identificazione di chi ha apportato ciascuna modifica.

2. Posso disattivare il rilevamento delle modifiche per un utente specifico in un documento condiviso?

No, non puoi disattivare il rilevamento delle modifiche per un utente specifico. Tuttavia, puoi scegliere di nascondere le modifiche apportate da un utente specifico facendo clic sul suo colore nel menu "Mostra modifiche suggerite".

3. Le modifiche tracciate vengono salvate automaticamente?

Sì, le modifiche apportate con Track Changes vengono salvate automaticamente in Google Docs. Non è necessario salvare manualmente il documento; Google Docs salva continuamente il tuo lavoro.

Collaborazioni più fluide

Ora che sai come tenere traccia delle modifiche in Google Documenti, puoi assicurarti che ogni modifica, suggerimento o commento venga visualizzato e curato, il che sincronizza e organizza intrinsecamente l'esperienza di collaborazione. Potresti anche voler leggere come eseguire un rientro sporgente su Google Docs .