Se sei un amministratore, un campione o un utente esperto di Teams, è probabile che parte del tuo ruolo contribuisca a migliorare l'esperienza dell'utente finale di Microsoft Teams.
Diamine, anche se sei una persona amichevole che vuole che le persone usino i loro strumenti in modo più produttivo, ti consigliamo di farlo.
In questo post, esaminiamo alcuni strumenti e funzionalità chiave per migliorare l'esperienza dell'utente finale di Microsoft Teams:
1 – Inizia con un piano di adozione
La creazione di un piano di adozione per gli utenti è molto diversa dalla creazione di un piano di adozione per l'intera organizzazione.
Inizia identificando il motivo per cui desideri utilizzare Microsoft Teams. Quindi comunica il piano, il percorso per l'adozione e i vantaggi ai tuoi stakeholder. A loro volta, devono fornire queste informazioni ai propri utenti.
Man mano che avanzi nella tua implementazione, tieni tutte le parti interessate informate con aggiornamenti regolari. Se tutti sanno cosa sta succedendo (e quando), non sarà una sorpresa.
Lungo il viaggio, molte persone chiederanno materiali tecnici, di apprendimento e di adozione.
Ovviamente puoi crearne uno personalizzato in base alle sfumature interne. Sono disponibili anche molti materiali Microsoft esistenti.
Assicurati di includere materiali di formazione come i percorsi di apprendimento di Microsoft 365, la formazione sull'esperienza dell'utente finale di Microsoft Teams con istruttore e i webinar tenuti da ingegneri di Azure per la formazione sui ticket di supporto.
Dovrai anche comunicare come desideri che gli utenti finali aumentino i ticket quando qualcosa va storto. L'ultima cosa di cui hai bisogno è una casella di posta intasata una volta implementato Teams.
Se desideri che i ticket vengano raccolti tramite un portale centralizzato, puoi utilizzare i servizi di Azure. Tuttavia, esplora prima i piani di supporto.
2 – Personalizzazioni personali disponibili in Microsoft Teams
Una volta che il tuo team ha familiarità con l'uso quotidiano di Teams, è importante aggiungere un tocco personale.
Ad esempio, ci sono un sacco di funzionalità di accessibilità di Microsoft Teams in attesa di essere scoperte. Ma rimarranno sconosciuti a meno che non ne informi i tuoi utenti.
Le funzioni di accessibilità includono:
- Traduzione chat: se la prima lingua dei tuoi colleghi è diversa dalla tua, questo è uno strumento utile. La traduzione dei messaggi in linea aiuta tutti a essere se stessi e a comunicare in modo efficiente.
- Messaggi vocali: alcuni messaggi lunghi vengono trasmessi meglio con messaggi vocali poiché i manierismi possono aiutare con il contesto e il tono. Inoltre, anche uno scrittore con artrite o tunnel carpale troverà utile questo strumento in quanto può digitare di meno. Tieni semplicemente premuta l'icona di registrazione, parla nel microfono e rilascia quando hai finito di registrare.
- Attiva la modalità TTY: questa è un'altra funzione che aiuterà le persone con problemi di parola o con problemi di udito. Per attivare Teletypewriter (TTY) segui questa directory dopo aver fatto clic sull'immagine del tuo profilo – Impostazioni > Chiamate.
- Sottotitoli in tempo reale: ottieni sottotitoli in stile sottotitoli in tempo reale nelle riunioni di Teams.
Registrali anche per un uso successivo.
Innanzitutto, assicurati che Stream sia coperto dalla tua licenza Microsoft 365.
Attiva la registrazione dei sottotitoli in tempo reale quando accedi a Stream. Seleziona il tuo video e fai clic sui tre punti per aprire il menu delle opzioni.
Seleziona la casella "Genera automaticamente un file di sottotitoli".
- Modalità scura: questa funzionalità è stata introdotta in Teams nel 2018 ed è utile per ridurre l'affaticamento degli occhi e mantenere la concentrazione.
Fare clic sul pulsante con tre punti e aprire Impostazioni. Immediatamente sotto Generale, puoi vedere le tre scelte dei sistemi di illuminazione Predefinito, Scuro e Contrasto elevato.
Un'altra parte cruciale della personalizzazione in Teams è il tipo e la frequenza delle notifiche che ricevi.
Frequenza? Giusto!
Sebbene non si possa fare nulla per il numero di messaggi che le persone ti inviano (anche se ne parleremo più avanti), puoi personalizzare quando e come ricevere le notifiche.
3 – Best practice per le notifiche di Teams
Potresti essere preoccupato per le notifiche se gestisci diversi team e canali sul tuo account Teams.
O forse sei solo un membro di questi team e canali.
Il sovraccarico di notifiche e l'affaticamento delle notifiche sono cose reali che possono influenzare il tuo output se non gestiti correttamente.
Quindi, come puoi gestire le notifiche di Teams?
È facile:
- Crea impostazioni di notifica personalizzate: ciò include la disattivazione delle notifiche di recupero e la modifica delle normali notifiche per includere solo elementi specifici come @menzioni personali, risposte alle conversazioni che ho iniziato, ecc.
- Lascia i progetti che non richiedono più il tuo coinvolgimento: probabilmente ci sono team o canali che non sono rilevanti per te o per il lavoro che svolgi. Elimina il disordine lasciando questi progetti.
4 – Quando usare le chat di gruppo contro i canali
Dopo aver scelto i canali in cui devi essere e aver ordinato la tua strategia di notifica, è importante sapere quando è meglio usare le chat di gruppo e quando i canali sono più appropriati.
Per gli utenti che non conoscono piattaforme di collaborazione come Teams, è necessario ricordare che questa è un'esperienza completamente nuova. Microsoft Teams non è una piattaforma in stile messaggistica istantanea come potrebbero essere abituati a utilizzare.
Può essere così semplice se vuoi, ma può essere molto di più per la collaborazione dei tuoi team.
Le chat di gruppo sono un'estensione delle conversazioni individuali per coinvolgere altri colleghi. Qui, tutti i membri del gruppo Teams possono condividere messaggi, GIF, emoji, adesivi e persino organizzare riunioni.
Se hai bisogno di portare un po' di più la collaborazione, tuttavia, puoi mantenere tutto organizzato nei canali di Teams. Due importanti caratteristiche distinguono i canali Teams dalle chat di gruppo:
Thread dei messaggi: le conversazioni nelle chat di gruppo possono diventare disordinate e perdere la loro sostanza nel tempo. Nei canali, tuttavia, i membri del team possono tenere traccia dei messaggi nel contesto in cui sono stati pubblicati.
Ciò è possibile tramite thread di messaggi che condensano le conversazioni in un unico blocco di chat. Puoi vedere tutte le risposte e puoi @menzionare qualcuno sotto la risposta in thread.
2. File: a differenza delle normali chat di gruppo, i canali hanno una scheda file. Questo è ottimo per la collaborazione sui documenti e ogni file che carichi viene sincronizzato anche con SharePoint.
5 – Vantaggi dei thread di messaggi
Uno dei maggiori vantaggi dell'utilizzo dei canali rispetto alle chat di gruppo è l'accesso ai thread dei messaggi.
Si tratta di facilità di collaborazione, giusto?
Dopotutto, ecco perché un buon piano di adozione e l'eliminazione del sovraccarico di notifiche sono in cima alla nostra agenda.
Ma anche mentre lavori, i thread di messaggi sono anche un ottimo strumento per ottimizzare l'esperienza dell'utente finale di Microsoft Teams.
Le discussioni forniscono il contesto del tuo messaggio, mostrando con chi stai parlando.
I vantaggi di alto livello includono:
- I thread preservano il contesto significativo e organizzano le conversazioni.
- Un thread incoraggia la discussione aperta sugli argomenti, senza distrarre gli altri.
- I thread ti danno un modo per ottenere maggiore chiarezza, senza iniziare un nuovo DM.
- I tuoi thread rendono più facile tenere traccia delle informazioni guardando conversazioni specifiche.
- I thread mantengono i canali di annuncio liberi da ulteriore disordine.
- I fili sono appiccicosi. Quando condividi un messaggio, anche le risposte in thread vengono condivise.
More specifically, with message threads, you get asynchronicity in your Teams messaging.
What this means is that messages in the channel don’t have to be synchronized – you don’t have to be replying to all messages in real-time.
Even if your notifications are completely turned off, you can return to a conversation thread to see new updates. In a group chat, you’d normally be worried that you might lose track of what happens when you’re not in the group.
This means you will have more time to focus on other things and still be in the loop.
6 – What you can do with the Teams mobile app
Lots of people will be using Teams on the move. Rather than having to pull out their laptop each time they need to chat with someone in the office or at home, they can use the Teams mobile app instead.
Some of your users may end up using the mobile app because they prefer the message threading experience in the mobile UI.
Here are some other neat features of the Teams mobile app:
Quick swipe gestures: Clear your activity feed of notifications when you mark messages as read or unread with just the swipe of your finger.
Quiet hours & quiet days: Notate specific hours and days when you will be taking PTO. This will turn off notifications for you during those times.
Click your profile, and then Notifications. Under the Blocked Notifications segment, click During Quiet Time.
Here you’ll have the option to toggle Quiet Hours and Quiet Days off and on, as well as customize further settings on your own.
Integrated Office Lens: The ease of taking pictures is already a cool feature.
However, Office Lens is integrated into the Teams mobile app so that when you capture a whiteboard or document, it automatically recognizes it.
Whatever medium it is, Office Lens will automatically optimize the picture, which you can with text or drawings.
Reorder the bottom bar: You can increase accessibility to your most visited tabs on teams by reordering the navigation bar.
Click the three dots icon below and you’ll see the option to drag the Edit Navigation window into full display. You can then reorder the tabs to better meet your preferences.
Easy mobile to laptop transition: Switch your conference calls and notifications between your laptop and mobile device in real time.
If you need to be on the move, but you’re on a conference call, you can switch to your mobile device, without interrupting the meeting.
You can also set notifications for your mobile device to shut off once you log in to Teams on your desktop, which decreases notification overload.
7 – Message interoperability
When you only talk to people in Teams, there’s no need for another app.
But what happens when you work with a contractor who uses Slack? Or a client who insists on using Webex?
The most common scenario? You download their app to keep them happy.
But what does that mean for you? Constant switching between apps to manage your external contacts.
Message interoperability is the process of joining these apps together so you can send a message from Microsoft Teams to your external contact on either Slack or Webex.
Interoperability improves internal communications and enables genuine intercompany collaboration.
If your team works with people who use collaboration software that is different from yours, interoperability will save you the headache of having to manage each separate platform, including notifications and integrations.
You simply communicate with them, without leaving where you are. This frees up time that you would’ve wasted managing other platforms.
More focus means better communication and better productivity for your team.
Interoperability between today’s most popular collaboration platforms is easy with Mio. If Mio is installed on your Teams tenant, you can message any member of your team and enjoy the features and integrations you’re already used to.
Install Mio on Microsoft Teams
Mio is simple to set up:
- Sync all the chat apps your teams use by creating a Mio Hub
- Team members in your Mio Hub can immediately chat in DMs or groups with members on other platforms
- File sharing, threaded messages, reactions, and the ability to edit and delete messages are all supported
- New channels or spaces an employee is invited to will be synced in the primary chat platform they prefer to use.
To find out more about Mio’s chat platform interoperability, visit m.io.
8- Video interoperability
Video calls between team members are just as essential as messaging in team collaboration.
But like messaging platforms, you’ll often find clients or even other departments who aren’t using the same video platform as you.
This means finding solutions for meetings when people are using Webex, Zoom, Skype, and all the other video platforms out there.
Enter Microsoft Cloud Video Interop (CVI).
CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.
With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.
Certified Microsoft CVI partners include:
- Poly Real Connect Service
- Pexip Infinity
- BlueJeans Gateway by Verizon
- Cisco Webex Video Integration
How to deploy a cloud video Interop
There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:
Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.
Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.
Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.
Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.
Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.
9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings
When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:
- You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.
- You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
- Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
- Share your screen by clicking the screen icon.
- You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option.
10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings
How to add members to Microsoft Teams meetings
There are various ways that you can add people to a meeting in Microsoft Teams.
For example, if you have Anonymous Join enabled, then anyone can join the conference as an anonymous user by clicking on the meeting link invitation.
You can turn on Anonymous Join by visiting the Microsoft Teams admin center, clicking on Meetings > Meeting Settings > Participants:
If you want more control over who attends your meetings, toggle this switch off, and send invitations to individual team members instead.
In addition to inviting everyone in a channel or conversation to a meeting all at once, you can also send an email and phone number invitations too.
Before a meeting, you can use the Invite People box when you start your meeting to search for people and invite whomever you like.
When you’re in a meeting, click on the Show participants icon your meeting controls to see who’s there, who’s been invited, and who isn’t there yet.
To ask someone to join a meeting, you can click on More Options (…), then Ask to Join.
Alternatively, type a person’s name into the search box (if they’re in your organization), or their phone number or email address.
In-meeting controls and what you can do with Microsoft Teams
As an admin, you’ll be able to use your Meetings settings to control plenty of factors, including whether anonymous people can join teams.
You can:
- Allow audio conferencing: With an audio conferencing license, people will be able to dial-in to your meetings from over 90 different countries.
- Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation.
- Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself.
- Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share.
- Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted.
- Access call analytics and recordings: Clicking the … More Options button on Teams will allow you to record a meeting, which can be sent straight to your inbox after the discussion is finished. Microsoft offers a range of analytics to help troubleshoot potential issues with your meetings too.
11- Using live events
Live events is a specific feature within Teams for ….live events! Live events are similar to meetings, however, they allow you to broadcast to an online audience outside of your team members, and in real-time.
In addition to Microsoft Teams, you can also host live events with Stream and Yammer.
These types of live events have the potential to replace the functionalities of Skype Meeting Broadcasts, which you may be familiar with.
Implicano comunicazioni uno-a-molti tra l'ospite e il pubblico. La partecipazione del pubblico implica la visualizzazione, l'interazione tramite domande e risposte moderate o conversazioni di Yammer e la visione di eventi registrati.
Se stai organizzando o producendo, avrai bisogno di determinate licenze Microsoft. Tuttavia, la partecipazione a un evento dal vivo e il download delle registrazioni non richiede una licenza.
Impostazione di una politica per gli eventi dal vivo
I criteri per gli eventi dal vivo aiutano a gestire le funzionalità accessibili all'interno di un evento dal vivo. Ecco come puoi configurare i team per gli eventi dal vivo:
- Dall'interfaccia di amministrazione di Teams, segui questa directory, Riunioni > criteri per gli eventi live.
- Hai due opzioni dopo:
Modifica il criterio predefinito facendo clic su Globale (impostazione predefinita a livello di organizzazione).
Crea un criterio personalizzato per gli eventi live selezionando Aggiungi, quindi facendo clic su Modifica.
Ecco le impostazioni che puoi modificare per soddisfare le esigenze della tua organizzazione. Ora puoi impostare le tue preferenze per la pianificazione, le registrazioni e le trascrizioni per i partecipanti.
12 – Trasmissioni di Microsoft Teams
Le trasmissioni degli eventi in diretta devono essere della massima qualità per i partecipanti, che è l'aspetto più critico di questa funzione di Teams.
Le trasmissioni degli eventi in diretta sono propagate da quanto segue:
- Servizi multimediali di Azure: Servizi multimediali di Azure è responsabile dell'accessibilità, della distribuzione e della scalabilità sicure e migliorate dei servizi di streaming per il pubblico locale e mondiale.
- Rete per la distribuzione di contenuti (CDN) di Azure: la rete CDN di Azure esegue il rendering del contenuto per i visualizzatori una volta pubblicato. Con la rete CDN di Azure, i tuoi flussi di alta qualità vengono trasmessi a un pubblico di tutto il mondo senza buffering.
- Enterprise Content Delivery Network (eCDN): questo strumento trasmette i tuoi contenuti video da Internet in tutta l'azienda, pur mantenendo le prestazioni della rete. Alcuni partner eCDN certificati per le trasmissioni di eventi live su Microsoft Teams, Stream e Yammer includono Hive, Kollective, Ramp e Riverbed.
13 – Come usare la sfocatura dello sfondo di Teams
Durante qualsiasi tipo di riunione di Teams, potresti lavorare in un posto che non vuoi mostrare al mondo.
Una soluzione consiste nell'usare l'opzione di sfocatura dello sfondo all'interno di Teams.
Per farlo, semplicemente:
- Fai clic sulla schermata delle impostazioni audio e video quando partecipi a una riunione
- Scegli i puntini di sospensione "..." per ulteriori opzioni
- Tocca Sfoca il mio sfondo.
Se non sei un fan di uno sfondo sfocato, puoi invece optare per una sostituzione completa dello sfondo.
14 – Utilizzo di uno sfondo virtuale di Teams
Se stai cercando qualcosa di un po' più eccitante di una sfocatura, puoi personalizzare il tuo video con sfondi virtuali.
Microsoft ha introdotto gli sfondi virtuali per Teams nell'aprile 2020, in modo che gli utenti possano sostituire il loro vero sfondo della riunione con un "ufficio domestico fresco e luminoso".
Per trovare sfondi virtuali:
- Avvia una chat video e tocca i puntini di sospensione “…”
- Fare clic su Mostra effetti di sfondo.
- Verrà visualizzata una barra laterale con opzioni di sfondo alternative.
- Seleziona la tua scelta.
Per qualcosa di più avanzato e per distinguerti di fronte al tuo capo, colleghi o clienti, puoi optare per uno sfondo di terze parti.
Per scaricare una selezione di sfondi premium di Microsoft Teams, scegli tra 300 immagini di alta qualità qui.
15 – Come aggiungere integrazioni in Teams
Microsoft Teams ha oltre 600 app elencate nel suo App Store, che includono integrazioni come bot, connettori e strumenti di messaggistica.
L'App Store è tecnicamente la prima integrazione poiché puoi accedere direttamente alle altre integrazioni facilmente dall'app Teams.
Puoi aggiungere un'integrazione attraverso diversi terminali dell'app:
- Dalla barra laterale: sul lato sinistro dello schermo c'è la barra laterale e in basso c'è l'icona Aggiungi.
Dopo aver fatto clic su di esso, vedrai l'opzione Aggiungi l'app.
- Aggiungere app a una scheda: fai clic su + in una chat, un gruppo o un canale per aggiungere un'app alle tue schede.
Seleziona l'app che desideri dalla finestra delle app.
Ogni app può avere passaggi successivi diversi in base a dove si desidera utilizzare l'app (in messaggi, canali, riunioni, ecc.)
Questo esempio mostra quanto sia facile l'integrazione può rendere la collaborazione su Microsoft Teams.
Tuttavia, l'aggiunta di 600 integrazioni significa annullare tutto il buon lavoro svolto finora per migliorare la tua esperienza utente su Teams.
Invece, seleziona dalla nostra selezione le migliori integrazioni di Microsoft Teams che possono migliorare l'esperienza dell'utente finale di Microsoft Teams.
