Come archiviare le email di Microsoft Outlook

In questi giorni, i nostri account di posta elettronica tendono ad essere invasi, pieni di cose che non vogliamo o di cui non abbiamo bisogno. Le caselle di posta possono intasarsi rapidamente, causando mal di testa quando si cerca di trovare qualcosa di veramente importante. Uso principalmente il mio account Gmail in questi giorni, ma ho ancora un uso per il mio account e programma Outlook. Uno dei miei indirizzi e-mail più vecchi e principali è legato ad esso, con un sacco di connessioni commerciali inserite. Tuttavia, poiché l'account e-mail è così vecchio, puoi immaginare l'enorme quantità di spazzatura che tendo a ottenere lì.

Non è passato molto tempo da quando ho fissato con orrore la mia casella di posta e ho alzato le mani in aria. Ho deciso che era ora - *gulp* - di ripulire la mia Posta in arrivo di Outlook archiviando parte del caos.

L'archiviazione delle cartelle di posta elettronica in Outlook è piuttosto semplice. Spero che questo tutorial su come è fatto ti piaccia.

Come archiviare manualmente le email in Outlook

Per evitare che la tua casella di posta si riempia, puoi spostare rapidamente i file vecchi e indesiderati in un archivio. Questo è un file di dati completamente separato all'interno di Outlook. Puoi quindi accedervi nuovamente dal programma di posta elettronica ogni volta che lo desideri.

Se stai ancora utilizzando Microsoft Outlook 2013, dovrai fare clic su "File" , seguito da "Informazioni" e quindi Strumenti di pulizia" . Infine, scegli "Archivia" .

Per quelli di voi che utilizzano Outlook 2016 o 2019, fare clic su "File" , quindi "Informazioni" , seguito da "Strumenti" e infine scegliere "Ripulisci vecchi elementi" .

Nella casella che si apre, fai clic su "Archivia questa cartella e tutte le sottocartelle" e quindi scegli la cartella che sei pronto per non dover vedere per un po'. Successivamente, trova dove dice "Archivia elementi più vecchi di" e inserisci una data.

Nella parte inferiore della finestra, fai clic su "OK" e presto! Quelle fastidiose cartelle piene che non vuoi gestire ora sono vuote!

Come attivare l'archiviazione automatica delle email di Outlook Outlook

Con l'archiviazione automatica, puoi decidere con quale frequenza verrà eseguito lo strumento di archiviazione, dove desideri archiviare i file e anche per quanto tempo il tuo amato programma di posta elettronica conserverà le e-mail prima di archiviarle per te. Ecco cosa devi fare per attivare questa funzione e configurarla:

Fare clic su "File", quindi su "Opzioni" e quindi su "Avanzate" .

Scorri verso il basso fino a "Archiviazione automatica" e seleziona "Impostazioni di archiviazione automatica" .

Seleziona la casella che dice "Esegui archiviazione automatica ogni n giorni" , quindi scegli la frequenza con cui desideri che questo strumento venga eseguito.

Passa attraverso ciascuna delle altre opzioni e scegli quelle che desideri, inclusa la cancellazione completa delle e-mail invece di inviarle a una cartella di archivio per languire per sempre.

Come disattivare l'archiviazione automatica in Outlook

Hai deciso di non voler più che Outlook archivi automaticamente determinate cartelle? Hai bisogno del controllo per scegliere quando e come farlo da solo? Vai tranquillo! Disattiva l'archiviazione automatica:

Seleziona ancora una volta il pulsante "File" , scegli "Opzioni" , quindi  "Avanzate" . Trova "Archiviazione automatica" e seleziona nuovamente il pulsante Impostazioni.

Deseleziona la casella che dice "Esegui l'archiviazione automatica ogni n giorni" e sei pronto!

Hai altre domande su Outlook con cui posso aiutarti? Lasciami un commento o inviaci un'e-mail e farò del mio meglio per aiutarti.

Buon invio di posta elettronica!